Процесс работы с договорами Версия 2.3.0 необходимый набор

Процесс работы с договорами Версия 2.3.0

необходимый набор функций электронного док/оборота : Создание и учёт регистрационных карточек документов Работа с вложениями, поддержка версионности файлов Регистрация документов Согласование документов Рассылка док. с внесением отметок об ознакомлении Выдача резолюций и контроль исполнения док. Сканирование, распознавание и штрихкод-е Ведение журналов (на контроле, на регистрации и др.) с настройкой фильтров 2

необходимый набор функций электронного док/оборота : Атрибутный и полнотекстовый поиск карточек документов Формирование документов по шаблонам для печати и экспорта Формирование отчетов Списание документа в дело Ведение номенклатуры дел организации Электронный архив документов Учёт мест хранения документов Учёт сроков хранения документов 3

Этапы автоматизированного процесса 4

Кратко о решении Система ESCOM.BPM позволяет комплексно автоматизировать процесс работы с договором Вся работа с договором регламентирована. Весь жизненный цикл договора описан в виде графической исполняемой модели процесса. Модель можно менять. 5

Этапы автоматизированного процесса 6

Карточка договора Карточки договоров хранятся в базе данных системы документооборота Договоры имеют специальную атрибутную карточку 7

Учёт договоров по инициаторам Система позволяет вести учёт договоров в разрезе Инициаторов и подразделений При создании карточки в неё автоматически записывается информация об инициаторе договора 8

Учёт по организациям Система позволяет вести раздельный учёт договоров по организациям. Это могут быть самостоятельные юр. лица холдинга или группы компаний, или филиалы компании В карточке договора указывается, в интересах какой организации заключается договор Система позволяет отбирать карточки договоров и строить отчёты в разрезе организаций. Так же имеется возможность видеть общий реестр договоров 9

Учет по контрагентам В карточке договора фиксируется контрагент, с которым заключен договор, контактное лицо корреспондента по этому договору, Эти данные используются для поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов. 10

Сроки действия договора В карточке договора фиксируется начало действия договора, окончание действия, порядок продления договора. Эти данные используются для контроля и продления сроков действия подробнее будет рассмотрено далее. 11

Сумма и валюта договора В карточке договора фиксируется Сумма договора, Валюта договора. Статья движения денежных средств Центры финансовой ответственности Эти данные используются для поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов 12

Валюта договора Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют Курсы валют загружаются с сайта РБК Есть возможность настроить валюту по умолчанию Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например: счет, счет-фактура, накладная, акт приема-передачи, и прочие. 13

Видимость договора в системе Карточка договора в системе доступна для: Инициатора договора Всех согласующих лиц: Руководитель инициатора Эксперта (если указан в карточке договора) Юристы Гл. бухгалтер Фин. директор Подписанта (Ген. Директор или его Замы) Регистратора (Секретарь или сотрудник договорного отдела) Других сотрудников можно добавлять индивидуально в роль Читатель договора. Тогда они смогут видеть договор и создавать комментарии, но не более того. 14

Этапы автоматизированного процесса 15

Согласование договоров Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс В системе реализованы расширенные возможности согласования: Смешанное (последовательно-параллельное) согласование Согласование с условиями Механизм автоподстановок Согласование с учетом графиков работы 16

Типовые участники согласования Модель типового согласования включает в себя следующие этапы: Согласование с Руководителем Инициатора Согласование с экспертом (если требуется) Согласование в юридической службе Минимально один участник Возможна произвольная схема согласования Схему можно задать в виде шаблона Согласование с Главным бухгалтером Согласование с Фин. Директором Модель можно менять и настраивать произвольным образом 17

Смешанное согласование Имеется возможность последовательно-параллельного согласования: то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно, затем несколько следующих исполнителей – последовательно, затем следующие – параллельно и т. п. 18

Электронное согласование На специальной странице отображаются основные параметры электронного согласования для данного договора 19

Статус согласования В ходе согласования автоматически меняется статус согласования: Проводится согласование Документ отклонён Документ согласован Если согласование не проводилось, то у документа будет статус «Согласование не проводилось» В карточке отображается текущий этап согласования и номер итерации (кол-во циклов, при повторных согласованиях) 20

Условное согласование Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например: договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя, или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов. Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора. Условие маршрутизации может быть создано в режиме конструктора 21

Завершение согласования Если замечаний нет, то документу присваивается статус «Документ согласован». Согласованный договор направляется в системе Инициатору. Если есть замечания, то документу присваивается статус «Документ отклонён» и договор возвращается Инициатору для устранения замечаний. Так настроено в модели процесса, но это можно изменить. Например, возвращать договор Юристу или другой роли. 22

Учет графиков работы При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника 23

Корпоративный календарь Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным В календаре задаётся стандартное рабочее время 24

Рабочее время В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней Можно указать специальный график - особое рабочее время для некоторых дней. 25

Уведомления согласующим Согласующим лицам автоматически отправляются уведомления о поступлении нового документа на согласование Уведомления могут дублироваться на электронную почту 26

Журнал уведомлений Из карточки договора можно открыть журнал сообщений, связанных с данным договором. Журнал отображает статусы уведомлений и получателей. Это позволяет контролировать получение уведомлений. Можно отправить уведомление со ссылкой на договора 27

Комментарии В карточку договора все участники процесса могут заносить произвольные комментарии. О новом комментарии можно известить сотрудника с помощью уведомления Читатели договора так же могут вносить комментарии 28

Формирование версий документов Согласующий может создать версию документа. Актуальная версия отображается первой 29

Подписание документа ЭЦП Версии документов можно подписывать ЭЦП 30

Формирование замечаний Согласующий может внести свои замечания в специальный раздел карточки договора Замечания имеют статус По каждому замечанию может быть отметка об устранении и отчёт об изменениях 31

Формирование листа согласования Система автоматически формирует лист согласования договора 32

Уведомления Инициатору Система автоматически уведомляет Инициатора договора о событиях: Договор отклонён и отправлен на доработку Договор согласован Договор подписан Договор зарегистрирован 33

История событий Все события работы с договором автоматически записываются 34

Этапы автоматизированного процесса 35

Контроль возврата переданного экземпляра Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок. Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту. 36

Срок возврата В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Дата контроля». Система будет автоматически контролировать срок 37

Документы, находящиеся у корреспондентов Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи». Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами 38

Отражение отправки корреспонденту При отправке исходящего документа, созданного из договора, система автоматически создаёт связь между документами В карточке исходящего документа можно проследить весь процесс отправки документа 39

Регистрация и оформление договора После того как договор подписан, он передаётся Регистратору для оформления: проставляются печати, листы сшиваются Если договору ранее не был присвоен номер, то это должен сделать Регистратор. Номера могут формироваться автоматически или вводиться вручную. Формат номеров может быть единым для всех видов договоров или задаваться индивидуально, для каждого вида О готовности договора система сообщает Инициатору с помощью уведомления 40

Учёт мест хранения документов В карточке договора имеется специальный раздел, в котором отображается информация о местах хранения документа 41

Этапы автоматизированного процесса 42

Сопроводительные документы С договором может быть связано значительное количество документов: приложения доп. соглашения протоколы переговоров протоколы разногласий подрядные договоры акты накладные переписка по договору и т.п. В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п. 43

Механизм связей Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов Связь создаётся автоматически Из карточки договора доступны все связанные документы Количество уровней не ограничено В карточке документа автоматически отображается вся структура связей по документу в виде дерева 44

Контроль наличия документов Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п. Для проверки наличия сопроводительных документов используется специальный отчет Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные. 45

Этапы автоматизированного процесса 46

Планирования исполнения договора Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев. 47

Периодические бизнес-процессы При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием. 48

Расписание повторения В диалоге расписания повторения указывается дата начала и дата окончания повторения, время, в которое будет создаваться бизнес-процесс, периодичность создания бизнес-процесса: ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение. Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение. 49

Настройка повторения Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Мои повторяющиеся задания В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения. При необходимости можно изменить расписание повторения или принудительно завершить повторение 50

Этапы автоматизированного процесса 51

Учет срока действия В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце. 52

Продление срока действия В карточке договора можно указать порядок продления договора Для этого предназначен реквизит Продление, который принимает следующие значения Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости). Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда). Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против). автоматическое продление на год, на квартал, на месяц, на бессрочный срок. 53

Автоматическое продление Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления. При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте. 54

Этапы автоматизированного процесса 55

Расторжение договора Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут, в карточке договора. При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут доп. соглашение, решение суда и т.п. 56

Отчет по расторгнутым договорам Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам В отчете выводится: дата и номер расторгнутого договора, контрагент когда договор был расторгнут, каким документом и пр. 57

Отчеты по договорам В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров Список заключенных договоров (действующие) Договоры с истекающим сроком действия Сопроводительные документы по договору Расторгнутые договоры Суммы и количество договоров в любых разрезах (по состояниям, инициаторам, контрагентам и т.д.) 58

Этапы автоматизированного процесса 59

Прочие процессы К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся Потоковое сканирование документов Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду Поиск документов (договоров) по атрибутам 60

Спасибо за внимание! 61 Посетите наш сайт www.escom-bpm.com