Проблемы определения типовых функциональных требований к системам хранения электронных документов Суровцева Наталия Геннадиевна, к. и. н. , доцент заместитель директора ВНИИДАД
• II. Полномочия Росархива • 6. На основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации разрабатывает и утверждает: • …. 4) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов; Указ Президента РФ от 22. 06. 2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (вместе с "Положением о Федеральном архивном агентстве")
– собственно электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронной среде; – электронные (цифровые) копии документов на бумажной основе и других носителях информации; – базы данных (реестры, списки, кадастры и др. ); – веб-документы (электронная почта, сайты) Проблема хранения электронных документов
Делопроизводство • В федеральном органе исполнительной власти используются • электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и • электронные копии документов. Архив • Аудиовизуальные документы; • Электронные копии документов, полученные в результате их оцифровки Постановление Правительства РФ от 15. 06. 2009 N 477 (ред. от 26. 04. 2016) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" п. 38 Категории электронных документов
Как обеспечить долговременное хранение юридически значимых электронных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), подписанных электронной подписью ? проблема
• обеспечение информационной и функциональной совместимости систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, возможности передачи на хранение электронных документов и/или электронных дел в условиях поддержания непрерывности жизненного цикла электронных документов Главная цель
• Поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД; • Обеспечение преемственности метаданных в СЭД и СХЭД задачи
• Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов до передачи на хранение в архив государственного органа (в СХЭД) • Система хранения электронных документов (СХЭД) - информационная система, обеспечивающая включение электронных документов (созданных без предварительного документирования на бумажном носителе и переданных из СЭД или иных информационных систем), их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до уничтожения или передачи на постоянное хранение в государственный архив определение
Постановление Правительства РФ от 29. 12. 2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 27. 05. 2015 № 186/258, Федеральной службы охраны РФ 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» ; Распоряжение Правительства РФ от 02. 04. 2015 года № 583 -р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» ; Нормативная база
Перечень видов документов, предусмотренный Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 1. Переписка по основным (профильным) направлениям деятельности. 2. Переписка структурных подразделений Аппарата Правительства Российской Федерации с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственными внебюджетными фондами по основным (профильным) направлениям деятельности. 3. Переписка о ходе выполнения постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации. 4. Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Правительства Российской Федерации (до выпуска протокола заседания Правительства Российской Федерации). 5. Документы по разработке проектов нормативных правовых актов (справки, доклады, предложения) до внесения проекта нормативного правового акта в Правительство Российской Федерации. 6. Копии протоколов, постановлений, распоряжений, поручений, документы (справки, доклады, информация, докладные записки, сводки, выписки) к ним, направляемые для ознакомления и исполнения. 7. Проекты приказов, распоряжений, правил, инструкций, регламентов, направляемые на предварительное согласование, и документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) к ним. 8. Документы (справки, доклады, отчеты) о выполнении приказов, распоряжений. 9. Переписка о реализации решений межведомственных совещаний. 10. Переписка о разработке, об утверждении и о реализации стандартов качества предоставляемых услуг. 11. Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию, документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке. 12. Переписка по применению правил, инструкций, регламентов и рекомендаций.
Постановление Правительства РФ от 15. 06. 2009 N 477 (ред. от 26. 04. 2016) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Приказ Минкультуры России от 31. 03. 2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07. 09. 2015 N 38830) Приказ Росархива от 29. 04. 2011 N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности"
Документы постоянного срока хранения Государственный архив Документы временного свыше 10 лет срока хранения Архив организации Документы, срок хранения которых до 10 лет включительно Структурные подразделения организации Документальный фонд организации состоит из трех документальных массивов в соответствии с их архивной ценностью
• «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» / Отчет о научноисследовательской работе по государственному контракту от 29 мая 2013 г. № 016 -2 • «Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций» / Отчет о научно-исследовательской работе по государственному контракту № 075 от 24 февраля 2014 г. • Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23. 12. 2009 N 76)
П. 14 предложения уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, федеральных органов государственной власти и организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями; 1. Инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями, с приложением заключений специалистов; 2. Решение ЭПК федерального государственного архива; ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела; ЦЭК федерального органа государственной власти по этому вопросу. ПЕРЕЧЕНЬ основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве
26. Федеральный орган исполнительной власти: …. б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения; Постановление Правительства РФ от 15. 06. 2009 N 477 (ред. от 26. 04. 2016) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утв. приказом Минкультуры РФ от 31. 03. 2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07. 09. 2015 N 38830); формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим • контент и • метаданные электронного документа, • файлы электронных подписей и • визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
• Прием электронных документов в архив организации по информационно- телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.
• Требование – это желание пользователя, которое должна выполнять система • Функциональные требования – что должна делать система? • Пользовательские требования – что может сделать пользователь описывают цели/задачи пользователей системы, которые должны достигаться/выполняться пользователями при помощи создаваемой системы. Целесообразно дополнять вариантами использования (прецедентами). понятие функциональных требований
• Требования определяют функциональность (поведение) системы, которая должна быть создана разработчиками для предоставления возможности выполнения пользователями своих обязанностей в контексте пользовательских требований. Что будут делать разработчики, чтобы выполнить пользовательские требования. понятие функциональных требований
• Документы, работу с которыми должны обеспечивать системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов в архивах государственных органов. проблемы
• В архиве используются понятия единица учета, единица хранения • Для документов на бумажном носителе дело является и единицей хранения и единицей учета • А для электронных? • Формы учетных документов разработаны для традиционных технологий проблемы
• Все ли метаданные о структуре и содержании электронных дел, документов должны переносится из СЭД в СХЭД? • Все ли основные функции архива должны реализовываться в рамках единой системы? • Использование ЭП в СХЭД проблемы
БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ! surovceva@vniidad. ru
Скачать презентацию Проблемы определения типовых функциональных требований к системам хранения
9d99990800a1e3fce15696aa8fcf8dd3.ppt