Проблемы архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» , член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 1
Традиционная роль архива в деловой деятельности организации n Хранит информационные ресурсы (как бумажные, так и электронные), имеющие долговременную деловую, юридическую и историческую ценность n Обеспечивает хранение документов в соответствии с законодательством и нормативными требованиями, и своевременное их уничтожение после истечения сроков хранения n Разгружает деловые подразделения от бумажных документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 2
Изменение роли и статуса архива n Уже не «пыльный чулан с мышами» , и не чисто затратное подразделение n Своевременное уничтожение документов временного срока хранения = амнистия старых грешков. – Пример: Юкос – Необходимые элементы: установление сроков хранения, экспертиза ценности n Защита имущественных и иных прав организации – Пример: депозиты физических лиц n Информационная поддержка основной деятельности 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 3
Идеальный современный архив n Превращает информацию в корпоративный ресурс. Обеспечивает централизованное хранение, резервирование, управление доступом, коллективная работа, удалённый доступ, поддержку версий документа n Управляет как электронными документами, так и иными ресурсами (путём создания учётных карточек и управления ими) n Обеспечивает быстрый поиск нужной информации, средствами систематизации и поиска 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 4
Архив и электронные документы n Архив должен (совместно с ИТ) брать под контроль электронные документы, потому что: – ЭД позволяют работать более эффективно, и они должны стать корпоративным ресурсом – Важно обеспечить сохранность и быстрый доступ к ЭД, пока они нужны, - и уничтожить их по истечении срока хранения n Некоторые ЭД придется хранить долго – Пример: различные досье клиентов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 5
Использование электронных документов в судебных разбирательствах в США q 1996 год – менее 5% электронных документов q 2002 -2005 годы – 90% электронных документов Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 6
Нормативное регулирование: отечественный и зарубежный опыт 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 7
Законодательство n Сломана вертикальная структура управления архивным делом в стране n Региональные архивы оказались в более выигрышном положении, чем федеральные n Архивы коммерческих структур оказались «на обочине» – всё зависит от собственников и от их понимания (или непонимания) роли архива в деловой деятельности организаций и его значения для защиты долгосрочных интересов организации, её сотрудников и клиентов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 8
Нормативные акты n Существует хорошая нормативная база для архивной работы с бумажными документами с использованием традиционных технологий n Слабая нормативная база для работы с электронными документами – – – 31 октября 2007 г. Федеральное законодательство Региональное законодательство Стандарты и руководство V конгресс-практикум Инфодокум 2007 9
Новые правила работы государственных архивов n n n Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 Минюст сдался! Заметный прогресс по сравнению с Типовой инструкцией по делопроизводству: 32 упоминания электронных документов вместо 5 – – 31 октября 2007 г. Организация хранения – 16 Организация учета – 12 Организация комплектования – 1 Организация использования – 3 V конгресс-практикум Инфодокум 2007 10
Новые правила работы государственных архивов n Великолепный памятник ушедшей эпохе n Главный недостаток – ориентирует архивы на чисто бумажное внутреннее делопроизводство n Поверхностное описание вопросов, относящихся к хранению электронных документов n Содержит положения, противоречащие действующему законодательству (Минюст устал? ) 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 11
Температурно-влажностный режим n Правила устанавливают для документов на магнитной ленте и дисковых носителях следующий режим: – Температура: +8 … +18 °С – Относительная влажность воздуха: 45… 65 % n Рекомендации NARA (США) по обеспечению долговременного хранения документов (2003 год) – Температура: +15…+18 °С – Относительная влажность воздуха: 35… 45 % 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 12
Правила: Новое слово в науке и технике n Проверка технического состояния … электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения: – наличия "вирусов" в электронных документах; – наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя; n Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 13
«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» n Утвержден приказом Министерства культуры № 1182 от 31 июля 2007 года и зарегистрирован в Минюсте n Отменена часть II «Перечня типовых документов с указанием сроков хранения» , утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года Министр культуры А. С. Соколов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 14
Очень оригинальный подход к исчислению сроков хранения Перечень 1988 года (часть II) Перечень 2007 года n 2. 11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. . Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта. n 3. 4. Сроки хранения НТД исчисляются с момента передачи ее на хранение в архив (СТД) организации. Сроки хранения других документов - с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив (СТД) организации. n 2. 11. … Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями. n 3. 3. 3. Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5 лет. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 15
«Подарочек» ведомственным архивам – срок хранения «до ликвидации организации» n Согласно п. 3. 3. 1, организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения "постоянно" в соответствующие архивы по истечении сроков их ведомственного хранения. Остальные – хранят такие документы до ликвидации организации, после чего они «подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке» . n Согласно п. 3. 3. 4, документы со сроком хранения «до ликвидации организации» хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственных или муниципальных архивов. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 16
Сроки хранения электронных документов n п. 1902: Описи электронных документов – постоянно (Что это за описи? , Каких электронных документов? Что всех имеющихся в наличии? ) n п. 1924: Машинограммы выходных документов – постоянно (Всё, что распечатано на принтере, должно храниться постоянно? ); n п. 1925: Электронный документ в составе БД (распределенной БД) – постоянно. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 17
Технология применения ЭЦП 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 18
Стандарты n Не стоит «изобретать велосипед» в тех вопросах, по которым в мире уже накоплен и обобщен немалый опыт n В мире существуют хорошие стандарты, которые описывают уже имеющийся в мире опыт работы с документами (особенно электронными) – Обеспечение юридической значимости электронных документов, миграция и конверсия – Долговременное хранение электронных документов – Современные методы защиты, консервации и реставрации документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 19
Технический отчет ИСО 18492: 2005 n n Упор на доказуемые целостность, аутентичность электронных документов при длительном хранении n 31 октября 2007 г. В первую очередь, опыт «электронных архивистов» из Национальных Архивов США Миграция – основная стратегия V конгресс-практикум Инфодокум 2007 20
Британские стандарты серии BIP 0008 n BIP 0008 -1: 2004 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом» n BIP 0008 -2: 2005 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, передаваемой электронным образом» n 31 октября 2007 г. BIP 0008 -3: 2005 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу электронной идентификации» V конгресс-практикум Инфодокум 2007 21
Требования зарубежного законодательства n Нужно учитывать организациям: – которые ведут деловую деятельность в различных странах мира – работают с зарубежными контрагентами – если споры по контрактам разбираются в соответствии с зарубежным законодательством n Требования к делопроизводству и архивному делу, и особенно – к срокам хранения 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 22
Общие проблемы архивного хранения 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 23
Традиционные проблемы остаются n Рост объема документов (как временного, так и длительного срока хранения) n Проблема архивных площадей n Разнообразие видов документов n Проблема установления и отслеживания сроков хранения (особенно условных). Появление срока хранения «до ликвидации организации» 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 24
Появились и новые проблемы n Переход от бумажного к смешанному документообороту, и распространение электронных документов – переход архива на внутреннее электронное делопроизводство – разнообразие носителей информации, файловых форматов, программного обеспечения и оборудования – обеспечения подлинности, целостности и аутентичности электронных документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 25
Ключевые задачи n Проблема получения поддержки со стороны высшего руководства и проблема взаимодействия с другими службами организации n Кадровое обеспечение работы архива n Обучение всего персонала организации по вопросам, связанным с управлением документами и их архивным хранением 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 26
Внутренняя нормативная база архива n Правила работы архива n Нормативная база, относящаяся к электронным документам – Порядок передачи на хранение – Обеспечение длительной сохранности – Организация уничтожения – Правила обработки отдельных видов электронных документов (электронная почта, веб-страницы, базы данных) 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 27
Специфические проблемы хранения бумажных документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 28
Основные проблемы бумажных архивов n Проблема кадрового резерва и оплаты труда n Проблемы в обеспечении сохранности бумажных документов и уничтожения документов с истекшими сроками хранения n Проблемы стыковки бумажного и электронного документооборота и архивного хранения n Проблемы при обработке документов (повторная регистрация и т. д. ) 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 29
Основные проблемы бумажных архивов n Опережающая сдача в архив действующих документов (защита подлинников и решение проблемы с контролирующими инстанциями) n Новые технологии хранения бумажных документов n Досье: их всё больше, и иногда с ними очень неудобно работать n Работа со всеми видами бумажной документации, имеющейся в организации 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 30
Автоматизация работы архива n n 31 октября 2007 г. Одно из наименее автоматизированных подразделение, много утомительного ручного труда С ростом зарплаты сотрудников архива становится экономически невыгодно экономить на оборудовании и программном обеспечении V конгресс-практикум Инфодокум 2007 31
Операции, которые желательно автоматизировать n Составление и ведение учетных документов и научно-справочного аппарата архива (описи, перечни, номенклатура дел, …) n Быстрый поиск и подбор документов n Единое управление бумажными и электронными архивными документами n Ретроспективное сканирование документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 32
Совершенствование работы оперативных бумажных архивов n Создание самостоятельного структурного подразделения n Обеспечение такого подразделения квалифицированным персоналом n Выделение для архива соответствующих современным требованиям оборудованных помещений. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 33
Зачем нужны оперативные архивы Такие методы хранения ненадежны 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 34
Зачем нужны оперативные архивы После создания оперативного архива 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 35
Недостатки бумажных документов n n Значительные площади для хранения n Сложно и медленно идет поиск информации n 31 октября 2007 г. Низкая скорость создания, обработки и передачи Управление обычно идёт на уровне дел V конгресс-практикум Инфодокум 2007 36
Создание системы объединенных архивов и центров хранения n Обеспечение финансирования n Обеспечение архивов и центров хранения квалифицированными кадрами n Разработка нормативной документации n Решение проблемы высоких трудозатрат на ручную обработку дел и документов на ряде этапов (таких, как приём/передача документов на хранение, сканирование сшитых дел и т. д. ) 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 37
Создание системы объединенных архивов и центров хранения n Размещение документов в хранилищах с учетом эргономики и возможностей, возникающих благодаря применению современных технологий n Обеспечение сохранности документов определенного вида вне зависимости от места и способа их обработки n Нужно подумать об использовании коммерческих центров хранения документации при невозможности или нерентабельности создания собственных 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 38
Инфраструктура налоговой службы США 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 39
Внеофисное хранение документов n Передача выполнения ряда функций делопроизводства и архивного дела сторонней организации – хранение, – уничтожения документов – ряд других 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 40
Роль архивов в обеспечении непрерывности деловой деятельности n Защита важнейших документов организации – Дублирование. Резервные копии, создаваемые в ходе повседневной деятельности организации, могут быть использованы в качестве копий важнейших документов. Бумажные материалы можно перевести на микрофильмы или в электронные образы. – Хранение. В удалённом хранилище обычно помещаются копии. Организация может хранить в удалённом хранилище и подлинники, - если необходимо сохранить подлинные подписи или если подлинник не нужен для работы в главном офисе. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 41
Современные технологии: радиометки 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 42
Современные технологии: цветовое кодирование 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 43
Бумажные документы - акцент на нерешенные проблемы: n Актуализация перечней документов и установление сроков хранения n Помещения под оперативное хранение – в первую очередь для досье n Создание центров хранения бумажной документации n Создание электронных архивов образов документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 44
Бумажные документы – как спасать Октябрь 2007 года. При порыве отопительной системы сильно пострадали документы РГАДА. Сушат методами прошлых веков. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 45
Замораживание намокших документов Бельгия Каменец-Подольский архив, Украина 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 46
Наводнение в Германии, Саксония, август 2002 Вакуумная сушка документов юридические документы после сушки 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 47
Вакуумная сушка намокших документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 48
Электронные архив и его проблемы 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 49
Организация электронных архивов Электронные архивы обеспечивают сохранение следующих видов электронной информации: n электронных документов (как с ЭЦП, так и без ЭЦП) n технологических данных, n электронных копий и образов бумажных документов, n баз данных информационных ресурсов, n документации на информационные ресурсы. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 50
Недостатки электронных документов n n n 31 октября 2007 г. Быстрое моральное устаревание технологий Короткий срок службы носителей и их многообразие Сложно сохранить, сложно уничтожить Нерешенные юридические проблемы Высокая стоимость обслуживания V конгресс-практикум Инфодокум 2007 51
Архивное хранение документов Ключевые задачи: n Организация долговременного хранения электронных документов, включающая разработку стратегий хранения и миграции документов, n Внедрение методов и приёмов работы, обеспечивающих сохранение юридической силы документов, их целостности и аутентичности, n Передача на архивное хранение документов, содержащихся в базах данных, включая разработку стратегий архивного хранения баз данных. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 52
Электронный архив n Кто будет отвечать за электронный архив? n При работе с электронными документами – как можно более раннее начало архивной работы с ними n Обеспечение аутентичности и целостности электронных документов n Длительное хранение документов, подписанных ЭЦП. Отметки времени. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 53
Проблема взаимопонимания ИТ и ДОУ: Что такое архив? n 31 октября 2007 г. ИТ: Электронный архив – «склад» информации, обычно на съемных носителях. Задачи архивного хранения можно решить с помощью резервного копирования. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 54
Первоочередные меры n Подготовка специалистов, разбирающихся как в вопроса ИТ, так и в вопросах архивного дела – В ВУЗах таких специалистов не готовят n Разработка политики организации в отношении архивного хранения электронных документов n Выделение и оборудование специальных помещений для электронного архива n Обеспечение архива необходимым оборудованием и программным обеспечением 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 55
Как организовать электронные архивы? n n Два подхода: электронные документы на носителях (ленты, CD и т. д. ) хранение на жестких дисках; носители используются только как страховой фонд на случай ЧП У каждого варианта есть плюсы и минусы 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 56
Электронные документы с неструктурированной информацией n Создание электронных архивов – Налоговая и бухгалтерская отчетность, подписанная ЭЦП – Досье клиентов, досье проектов и т. д. n Организация управления доступом n Эффективная система классификации и поиска n Проведение экспертизы ценности и уничтожение 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 57
Базы данных n Что является документом в базе данных n Что подлежит оперативному и архивному хранению – Документация по базе – Исходная информация – Квитанции – Сама база – Отчеты, созданные на основе базы данных – Страховые и резервные копии базы данных, файлы аудита 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 58
Порядок выведения базы из оперативной работы и передачи на архивное хранение n Комплект документации, который должен архивироваться вместе с базой n Определение формата, в котором база должна храниться n Сроки хранения базы n Методы хранение базы 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 59
Австралийский опыт n «Сохранение документов в базах данных» , Рекомендации государственным агентствам штата Виктория (Австралия), май 2003 года 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 60
Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве? n Как обеспечить полноту дел, если одни документы - бумажные, другие – электронные? – Сканировать бумажные документы? – Распечатывать электронные документы? – Какое дело будет основным? n Нужно ли создавать такие дела? n Те же проблемы с электронными документами на съемных носителях 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 61
Сроки хранения смешанных документов n Срок хранения электронных документов может отличаться от срока хранения соответствующих бумажных документов. n Массив электронных документов с системой поиска и систематизацией может иметь бóльшую ценность, чем отдельные документы. Американские Национальные Архивы уже сегодня требуют учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 62
Нормативные документы n Порядок оперативного хранения: – электронных документов – документов, подписанных ЭЦП n Порядок формирования оперативных электронных архивов n Важнейшие документы и обеспечение непрерывности деятельности 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 63
Нормативные документы n Порядок подготовки документов к передаче на хранение в архив n Методы хранения – – – 31 октября 2007 г. баз данных документов, подписанных ЭЦП веб-сайтов электронной почты и т. д. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 64
Особенности проведения экспертизы ценности ЭД n Метод «больших корзин» – разделить документы на несколько крупных групп – определить, какую функцию в деловой деятельности организации играет документ, и к какой группе документации его можно отнести n Оценить риски, возникающие у организации при установлении тех или иных сроков хранения n Определить, сколько лет следует хранить документ, исходя из обеспечения интересов своей организации 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 65
Установление сроков хранения досье n Хранятся в течение всего срока действия контракта, договора и т. п. , плюс в течение фиксированного числа лет после его окончания n Сроки хранения часто условные Досье налогоплательщиков в ИМНС г. Екатеринбург 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 66
Метод установления срока хранения n n К нему добавляется фиксированный срок хранения (5 лет) n 31 октября 2007 г. Определяется максимальный срок действия договора или контракта данного вида Полученный срок хранения устанавливается для всех (возможно, тысяч или миллионов) дел. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 67
Номенклатура дел в современных условиях … как показывает этот пример, номенклатура может разрастись … 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 68
Федеральный закон «Об акционерных обществах» n Статья 89. Хранение документов общества п. 2. Общество хранит документы … в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Сейчас эти функции возложены на Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР ) 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 69
«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» Постановление Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 -33/пс n 3. 1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом. n Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества … обеспечивается руководителями структурных подразделений общества. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 70
Требование ФСФР к составлению номенклатуры дел в АО n 3. 5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества. n 4. 3. Работа с документами ведется «в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества» . 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 71
Какие задачи решает номенклатура дел (доэлектронная эра) n Исполнение нормативных требований государства n Является основным учётным документом и средством поиска в делопроизводстве, n На дела временного срока хранения до 10 лет (95% всех документов подразделений) никаких других учетных документов не составляется, n Служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 72
Обстоятельства влияющие на работу с документами в коммерческих организациях n Подавляющее большинство документов организации является документами временного (менее 5 лет) срока хранения. n Активное использование в организациях электронных документов и внедрение систем электронного документооборота. n Частое изменение законодательства и нормативных документов, введение новых видов документов. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 73
Как используют номенклатуру дел n Перечень документов подразделения. В ней указаны все создаваемые в подразделении документы и отражено, как они сформированы в дела. n Возможность быстрого поиска и эффективного использования документов и информации n Контроль за сроками хранения документов и своевременного их уничтожения 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 74
Как используют номенклатуру дел n Номенклатура позволяет отследить факт создания или не создания дел в текущем делопроизводстве и движение дел по организации. n При проведении работы по выделению документов с истекшими сроками хранения, номенклатура используется как нормативный документ. n Номенклатура дел, особенно если она ведется в электронном виде, является по существу справочной базой по всем документам организации. 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 75
Перечень государственного университета штата Аризона (США), 1990 Комментарии (указаны сроки «отсечки» ) Суммарный срок хранения Срок хранения в центре хранения документации Срок хранения в офисе Описание вида документов 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 76
Типовой перечень бухгалтерских документов (Национальные Архивы Великобритании) 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 77
Номенклатура дел Еврокомиссии n n 31 октября 2007 г. Основывается на принципах функционального подхода Структурирована по видам деятельности Указано, на какие подразделения возложены соответствующие функции Регламентированы первые три уровня V конгресс-практикум Инфодокум 2007 78
Выводы n Давно пора автоматизировать деятельность архивов n Сейчас самое время начать создавать электронные архивы n Нужно не отворачиваться от делопроизводства и наладить отношения с ИТ n Там, где не хватает федеральной нормативной базы, можно использовать региональную нормативную базу, отечественные и зарубежные стандарты и руководства 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 79
Вопросы? 31 октября 2007 г. V конгресс-практикум Инфодокум 2007 80
Скачать презентацию Проблемы архивного хранения документов на бумажных и электронных
32a1d98bb98710050ca2a7e275f2b70a.ppt