Принципиальная схема движения документов в СЭД Справка

Принципиальная схема движения документов в СЭД

Справка по созданию СОГЛов «Новые поступившие» - документы, пришедшие вам на согласование/подпись, которые вы еще не открывали для просмотра. «В работе» - документы, которые вы открывали для просмотра, по которым вы еще не приняли решения. «Согласованные/подписанные» - документы, которые вы когда-либо согласовали/подписали. «Даны замечания/предложения» - документы, по которым вы давали предложения/замечания. Типы пользователей Если при выборе стоит зеленый кружочек перед фамилией пользователя то пользователь подключен и работает в СЭД Если при выборе стоит желтый кружочек перед фамилией пользователя то пользователь не подключен к СЭД, но состоит в работающей организации «Я готовлю к отправке» – подготовленные проекты документов, которые в силу Если при выборе стоит серый каких-то причин не отправлены на согласование, например, не все реквизиты заполнены кружочек перед фамилией (не создали страницы, листа согласования, не нажали на кнопку «Отправить на пользователя то пользователь и согласование» и т. п. ). его организация не подключены к СЭД, «Находится на согласовании» - документы, находящиеся в процессе согласования. «Вернули на доработку» – документы, по которым даны какие-либо замечания/предложения. «На собственноручную подпись» -документы, в которых при создании установили флажок на «требует собственноручной подписи» «Прекратил(а) согласование» – документы, потерявшие свою актуальность. «Ожидает регистрации» – документы, прошедшие все этапы согласования/подписания и ожидающие регистрации в канцелярии, т. е. номер этим документам еще не присвоен. «Исходящие» -» Без номеров» «Зарегистрированы» - документы, прошедшие все этапы согласования/подписания, зарегистрированные и направленные адресатам. «Удаленные» – документы, которые удалены. При необходимости проект документа можно восстановить и вернуть на согласование. После заполнения всех реквизитов, чтобы сохранить и просмотреть регистрационноконтрольную форму документа (далее – РКФ), нажмите кнопку «Сохранить +просмотр» . Кнопка «Сохранить + резолюция» позволяет сохранить РКФ и открыть окно для ввода резолюции. Подробно процедура добавления резолюции описана в разделе «Ввод резолюций» . При помощи кнопки «Сохранить + список» можно сохранить РКФ и вернуться к журнальному списку документов. При нажатии на кнопку «Сохранить + новый» происходит сохранение карточки документа и переход к регистрации следующего документа. При нажатии на «Сохранить + поля» происходит сохранение реквизитов и переход к регистрации следующего документа, в РКФ следующего документа реквизит «От кого» автоматически заполняется значением из предыдущего документа. Удобно использовать для регистрации документов, пришедших из одной организации.

Справка по созданию СОГЛов Внимание! Если Вы подтвердите выбор неправильно, то после прохождения всех этапов согласования и подписания документа, из-за невозможности переноса документа из одного блока в другой Вам придется согласовывать документ еще раз. 1. Выбираем тип документа При выборе типа документа возможно запустить ОДНОВРЕМЕННОЕ подписание проекта письма и проекта поручения. Для этого отметьте пункт «С проектом поручения» . После сохранения листа согласования под РКФ документа автоматически создается согласование проекта поручения, где автором указывается исполнитель, создающий согласование, а адресатом – следующий в списке в листе согласования. В созданном согласовании проекта поручения необходимо создать проект резолюции, для этого нажмите ссылку «Правка» При необходимости наличия собственноручной подписи на документе отметьте пункт «требует собственноручной подписи» 2. Заполняем контрольно-регистрационную форму (далее – РКФ) как и в случае с внутренним документом. , прикрепляем подготовленный файл, создаем страницы документа и проект поручения (Если требуется) Обращаем внимание что в поле «Подпись» должна стоять фамилия того кто будет согласовывать этот документ последним. Это обычно или начальник отдела или руководитель подразделения. Т. е. если пользователь готовит ответ на документ он должен поставить себя как исполнителя, а руководителя который расписал ему это задание в поле подпись. 3. Создаем лист согласования и вносим в него тех, кто будет согласовывать документ. Нажимаем «Создать лист согласования» . Если документ должен иметь собственноручную подпись, то в листе согласования , автоматически перед подписываемым, ставится фамилия согласующего , ответственного за собственноручную подпись. 4. После создания листа согласования и проверки документа и РКФ отправляем документ на согласование. Нажимаем «Отправить на согласование» 5. Реализована возможность редактирования карточки документа согласования в ходе согласования. Правом редактирования обладает инициатор согласования на протяжении всего времени согласования, до поступления документа на подпись, а также пользователи, участвующие в согласовании. Участникам согласования кнопка «Редактировать» доступна до тех пор, пока документ находится у него в работе. . Поля, которые были изменены, будут отображаться в истории карточки. Если в ходе согласования инициатор или участник согласования заметит в тексте документа ошибки, то для их исправления необходимо сначала пересохранить файл на компьютер, далее в нем произвести нужные изменения и потом в формате редактирования заменить его на новый. 6. Существует три типа согласования: - Последовательное – в данном случае документ будет поступать адресатам по указанной очередности в листе согласования сверху вниз. В данном случае, если один из адресатов возвращает документ на согласование, документ автоматически возвращается инициатору и до следующего адресата не доходит. - Параллельное - документ поступает автоматически всем адресатам в листе согласования. В данном случае, если один или несколько адресатов возвращает документ на согласование, документ возвращается инициатору после того как документ рассмотрят все адресаты. Смешанный тип – документ может быть направлен адресатам по группам – параллельно и последовательно. 7. При выборе нескольких документов в поле «На №» или «Связка» имеет деление на блоки, номера документов отображаемых в каждом блоке соответствуют номерам документов, выбранных в поле «На №» . Количество документов отображаемых в каждом блоке не ограничено. Для удобства также реализована маркировка ссылок на документы которые пользователем уже открывались (выделение цветом). При выборе из нескольких документов на которые может, после выбора документа приходиться заново выбрать файл.

Справка по созданию внутреннего документа РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА Внутренний документ-документ который может двигаться только внутри организации. ФОРМИРОВАНИЕ СТРАНИЦ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА ИЗ ТЕКСТА «Вид документа» «№ документа» Это означает что в поле “Подпись” “Исполнитель” и “Кому” можно поставить сотрудников только из своей организации. Используйте при направлении документа адресату Вашей организации напрямую, минуя процесс согласования «Дата документа» «Кому» Внутренние документы используются для написания докладных записок. Служебные записок, Заявлений, Справок Внутренние документы только за своей подписью Внимание! Документ адресату( «Кому» ) уйдет только после создания для адресата Направления документа ОГРАНИЧЕНИЕ ПРОСМОТРА СТРАНИЦ ДОКУМЕНТА После сохранения карточки документа, нажимаем на ссылку «Страницы» Если убрать галочку из «Показывать» - «всем» , тем самым документ будет виден только тем пользователям, которые указаны в полях «Подпись» , » Исполнитель» , «Кому» , а так же всем лицам, записанных в Листе согласования Что бы передать внутренний документ и другие сотрудники организации не имели права его просмотра. «Текст документа» «Подпись» ОШИБКИ 1. Нет доступа к автору- в блоке «Внутренние документы» можно создавать только документы со СВОЕЙ Подписью. 2. Так же документ может не сохраниться если указали пользователя из другой организации(например однофамилец)

Направление документа Направление предназначено для пересылки документов от автора до пользователя, если они оба находятся на одном уровне, а также от начальника подчиненным, если документ пришел ему по резолюции, а не по поле «Кому» . То есть направление это просто передача документа для дальнейшей работы без указания конкретно что делать. Используя направление нельзя поставить на контроль. В реквизите «Автор» введите кто делает направление. В реквизите «Номер» автоматически проставляется номер документа В реквизите «Кому» введите ФИО пользователя которому должен этот документ адресован Можно установить срочность рассмотрения. Плюс-документ отправлен для ознакомления. Плюс ставиться отдельным поручением Ответственный- если документ отправляется не одному пользователю а нескольким, то при установке тут флажка документ не станет у него рассмотренным, до тех пор пока все остальные адресаты его не рассмотрят. В реквизите «Примечания» можно ввести текст поручения с клавиатуры или воспользоваться ссылкой «Вставить» для отображения шаблонов поручений Если необходимо ввести несколько направлений, воспользуйтесь кнопкой «Добавить направления» . При нажатии «Скрыть комментарий» те данные что вы вносили в поле «Примечание» будут видны только тому, кому направлен документ в этом направлении. При нажатии «Выводить в индексе*» делается автоматическое направление на Сигачеву, Шинкорук и Гончаренко(работает только в Аппарате Мэра и Правительства Москвы) При нажатии на ссылку «Сформировать дело» появляется возможность выбирать необходимые документы для отображения в «Мобильном Офисе» руководителя. Если не выбран ни один документ для формирования дела, то при нажатии на кнопку «Сохранить» , в МО руководителя никакие связанные документы заливаться не будут, а при нажатии «Отменить» в МО руководителя, по умолчанию, будут заливаться документы, установленные в поле «Связки» . Для сформирования комплекта документов необходимо нажать на ссылку «Выбрано» , после чего отобразится весь список документов, установленных в поле «Связка» в регистрационной карточке документа. Нужные документы необходимо отметить галкой , чтобы именно они залились в «Мобильный Офис» руководителя. Признак «Мнимое направление» применяется при создании направления за другого пользователя (например, необходимо осуществить пересылку для подготовки проекта резолюции). В случае если пользователь не видел и не рассматривал документ необходимо в момент создания направления отметить данное направление галкой «Мнимое направление» В этом случае документ, который пользователь пока не рассмотрел, будет являться для него не рассмотренным (будет иметь статус «На рассмотрении» ) до момента пока пользователь лично не рассмотрит этот документ. Добавляя в «Автор» человека, за которого делается мнимое направление, автоматически в поле «Примечание» добавляется информация Почта «того лица, за которого осуществляем действие»

Расширенный поиск • Поиск по количеству отработанных документов за день у пользователя • Загрузка регистратора-на регистрацию, отправку • Поиск документа от кого • Поиск по автору резолюции • Поиск по исполнительности(отметка об исполнениии

Справка по работе с Document Uploader 2 3 1 Программа Document Uploader 2 предназначена для создания графических изображений страниц документов и их загрузки в систему электронного документооборота Правительства Москвы. В программе реализовано 2 способа создания страниц документа: -сканирование страниц; - формирование страниц путем печати из любого приложения с использованием специального виртуального принтера ( «Файл» - «Печать» - имя принтера- «Печать в документооборот» ). 2 4 6 7 УСТАНОВКА 5 8 Поле для сканирования документа и прикрепления страниц к зарегистрированной карточке. Вписываем номер, нажимаем «Сканировать» 2 Сканирование страниц и создание нового документа. 3 Настройки программы В поле «Редактировать и закачать на сервер» 4 отображается дерево документов и страниц, которые были уже отсканированы Вами, но еще не отправлены на сервер. 5 6 Поле отображения страниц документа. . В данном меню выбирается масштаб документа для просмотра, как с помощью процентного соотношения, так и при помощи соответствующих пиктограмм увеличение и уменьшение масштаба. 7 Меню передачи отсканированных страниц документов на сервер: - Закачать документ – отправить на сервер выбранный документ. - Закачать, перейти к карточке – отправляется на сервер выбранный документ и автоматически открывается окно карточки данного документа. Закачать все – отправляются на сервер все отсканированные страницы 8 « указывается текущее состояние обновления программы и отправки документов на сервер. 1 1. Скачиваем по ссылке Служба технической поддержки во вкладке Документация и программы следующие файлы DU 2. exe , Обновление DU 2. У службы системного администратора просим выслать config- файл. 2. Устанавливаем DU 2(внимание!! для установки иногда требуется права администратора) 3. Копируем с заменой файлов в папку, куда установили DU 2 обновление и configфайл. Создаем новый ярлык на рабочий стол НАСТРОЙКА Поля «Пользователь» , «Пароль» , «Сервер» заполняются автоматически из config «Возможност ь подписывать ЭЦП» -при установленной и настроенной ЭЦП, можно подписать документ в DU 2 -При первом запуске программы необходимо выбрать драйвер и сканер из соответствующих выпадающих меню «Драйвер» и «Сканер» . Лучше всего использовать TWAIN ОШИБКИ 1. Не удается сканировать- сбились настройки - заходим в меню «Настройки» и заново выбираем «Драйвер» и «Сканнер» 8 2. Не закачивается документ на сервер, в меню пишет-» Нет соединения с сервером» проверить соединение с интернетом, перезапустить программу 3. Не отображаются страницы после закачки- скорее всего вы использовали для передачи кнопку «Закачать документ» . Необходимо зайти в карточку документа на сайте и обновить страницу(кнопка F 5 или «Вид» - «Обновить»

Поля входящего документа Реквизит Входящий №» заполнять не требуется, так как очередной номер документу присваивается автоматически. Необходимо только выбрать необходимую номенклатуру из списка. В реквизите «Кому» введите адресата документа Для изменения адресата нажмите на ссылку «Удалить» . Если адресатов несколько, воспользуйтесь кнопкой «Добавить адресата» . Если документ поступил с сопроводительным письмом необходимо отметить галочкой при помощи мыши реквизит «Сопроводительное письмо» (обязательными полями для заполнения являются: «Исх. №» , «От» - указывается дата сопроводительного письма, «Подписано» , «Исполнитель» , «Текст» . Если документ поступил с поручением, необходимо выбрать левой кнопкой мыши реквизит «Поручение» В реквизите «Куратор» введите фамилию сотрудника, являющимся куратором данного документа. Если при утверждении резолюции, содержащей контроль были внесены изменения в согласование проекта поручения, или в ранее утвержденной резолюции произошла постановка на контроль, а также при утверждении резолюции произошло автоматическое продление контрольных сроков, создается автоматическое направление куратору Реквизит «Для передачи вручную» : В этом реквизите ставится «Да» в том случае, если к документу прилагается приложение, требующее передачи вручную. Ставится «Нет» , если приложения отсутствуют. Документы, отмеченные в этом реквизите как «Да» , в списке «Рассылки документов по организациям» отмечаются пометкой «(прил. )» . Это сделано для того, чтобы при печати документа сотрудник знал, что помимо документа следует передать приложение. В реквизите «Дата регистрации» отображается текущая дата. Ее можно изменить с клавиатуры. Если документ пришел в ответ на какой-то номер документа, в реквизите «На №» укажите год, номер документа и организацию, в которой он был зарегистрирован. Если необходимо связать несколько документов, в поле «Связка» укажите год, номер документа и организацию, в которой он был зарегистрирован. «№ Документа» -укажите исходящий номер документа той организации что отправила документ. В реквизите «Дата документа» укажите дату исходящего документа. «От кого» введите автора документа или за чьей подписью документ. При передаче по СЭД эти поля уже заполнены Реквизит «Статус документа» изменяется автоматически и отражает текущее состояние документа. Реквизит «Место регистрации» автоматически отображает фамилию и организацию пользователя, зарегистрировавшего документ В карточке документа отметку «Собственноручная подпись» необходимо ставить при условии, что документ будет подписываться на бумажном носителе. Страницы документа с отметкой «ДСП» для просмотра не доступны в связи с тем, что конфиденциальная информация направляется только на бумажном носителе. В поле «Информация» в карточке документа (Вы можете указать любой текст, который будет доступен при поиске, а так же отображаться для всех пользователей организаций, в которые будет направлен данный документ.

Контроль. Продление сроков и снятие с контроля. ПРОДЛЕНИЕ И ИЗМЕНЕНИЯ ТИПА КОНТРОЛЯ 1. Нажимаем «Добавить подрезолюцию» к той резолюции, где пользователь стоит на контроле. Создаем «Согласование проекта резолюции» 2. Заполняем поле «От кого» -кто хочет снять контроль, «Кому» - имя автора резолюции. 2. В поле «Исполнители» , вводим фамилию того пользователя, чей контрольный срок мы хотим продлить, Устанавливаем новый контрольный срок ВИДЫ КОНТРОЛЯ 1. Обычный 2. Централизованный 3. Особый контроль(Собянин С. С. ) 4. Контроль 2 уровня (Ракова А. В. ) СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ 1. Делаем документ-ответ. (для централизованного контроля) 3. Выбираем поручение в поле «В ответ на поручение» , в котором мы хотим продлить контрольный срок или поменять тип контроля. Нажимаем на ссылку указать, после чего по поиску находим нужное поручение и выбираем его. Создаем новый внутренний документ(или СОГЛ), «Кому» -кто поставил на контроль(автору резолюции), «Исполнитель» ставим того, кого хотим снять с контроля, в поле «на №» пишем номер документа, где поставили на контроль. Вид документа- «Доклад о выполнении» . 2. После сохранения должна появиться автоматическая созданная отметка об исполнении. Если после ее появления контроль не снялся(для обычного контроля) или не стал статус «На докладе» (для централизованного), то необходимо пересохранить карточку. ( «Правка» - «Сохранить» ) 5. Сохраняем. После создания проекта статус у пользователя становится «На докладе» , до момента утверждения резолюции Обращаем внимание что если у Документа есть Куратор, то при создании вами отметки об исполнении ему создастся автоматическое направление и если по каким-то причинам контроль не снялся, то он в состоянии его снять. Так же это может сделать любой сотрудник с функцией «Контроллер» Статус «срок доклада» ставят, когда поручение выполнено некорректно, оно имело уже продление. «Срок доклада» - это крайний срок ответа на поручение

Принципиальная схема движения документов в блоке «Обращение граждан» Обращение граждан. ьн тр ол кон Вид документа- «Ответ автору» ое «Кому» - «Правительство Москвы» ьн В поле «на №» указываем исх. номер АМи. ПМ ол Прикрепляем ответ автору р нт Делаем ответ в АМи. ПМ ко Действия не ое Поступает из Правительства Москвы в АМи. ПМ в блок «Входящие обращения граждан» Действия Дали ответ на бумажном носителе из префектуры. Делаем ответ автору. Сделать согласованиенажать «редактировать» в первичном поручении, «сохранить+поля» , выбрать обращение граждан В поле «на №» указываем исх. номер АМи. ПМ Ответ в АМи. ПМ не Требуется «Кому» - «Обращение граждан» Вид документа- «Ответ автору»