Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети

Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных задач среднего бизнеса Формат: «Успешный проект» Балабанов Андрей, Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» 12 сентября 2012

Информационные спонсоры:

Практика управления информационными ресурсами § § § § потоковый ввод документов создание электронных архивов методы эффективного структурирования информации в корпоративной среде; безопасность информации и данных; корпоративный поиск; управление веб-контентом; портальные решения; Enterprise 2. 0 (коллективная работа, совместное использование информации). Стратегические аспекты внедрений § § оценка выгод и рисков внедрений; постановка требований к системам; интеграция ECM-технологий с различными информационными системами; исследование рынка ЕСМ: анализ трендов.

Курс AIIM ECM Practitioner позволит Вам: § узнать, как сделать проект внедрения системы управления информационными ресурсами или СЭД эффективным и избежать большинства типичных ошибок; § понять, какие технологии включает в себя ECM (Enterprise Content Management) и какова практическая польза каждой из них; § получить сертификат авторитетной международной ассоциации. ОТКРЫТ НАБОР В ГРУППУ! 15 -16 НОЯБРЯ Узнайте о спец. предложениях на www. docflow. ru

РЕГИСТРАЦИЯ НА WWW. DOCFLOW. RU

Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных задач среднего бизнеса Балабанов Андрей, Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг»

Компания «КС-консалтинг» с 2000 года специализируется в области внедрения систем электронного документооборота и электронных архивов, автоматизации бизнеспроцессов, управления документами и заданиями. За это время: § реализованы почти 200 проектов разного масштаба для заказчиков различного профиля; § автоматизированы и обеспечены технической поддержкой более 5000 рабочих мест. Некоторые наши проекты и заказчики: • СЭД органов исполнительной и законодательной власти Алтайского края, Республики Хакасия, Забайкальского края и др. ; • Новокузнецкий Алюминиевый завод, Новосибирский электродный завод; • розничные сети «Система Чибис» , «Мария-Ра» , «Первая Помощь» ; • «Энергосбыт Кузбассэнерго» , Алтайское РДУ (Филиал ОАО «СО ЕЭС» ), «Читаэнерго» ; • «Международная энергосберегающая корпорация» , «Взлет-Алтай» ; • Управляющая компания «Промышленно-логистический парк» . • и даже Барнаульское Епархиальное управление; • …

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Из практики: потребности SMB Документооборот Управление заданиями Электронное хранилище

Из практики: потребности SMB Договорная работа Электронное хранилище Управление заданиями Совместная работа

Из практики: потребности SMB Договорная работа Управление клиентами Управление заданиями Сервис

Что обычно используется Учет документов Бумажный журнал, Excel… Проблемы поиска, сохранности, зашиты… Согласование документов E-mail, общая папка в сети Путаница версий, проблемы защиты, сохранности… Управление задачами и взаимодействием Задачи Outlook их пересылка, ежедневник Нет полной наглядной картины в on-line… Управление клиентами, контактами Контакты Outlook и их пересылка Фрагментация, проблемы актуализации контактов… Электронное хранилище Общие папки в сети: «шаблоны» , «договоры» , «свалка» … Проблемы поиска, сохранности, разграничения доступа…

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Сеть аптек «Первая помощь» — крупнейшая в Алтайском крае аптечная сеть, работающая на рынке города и края с 2000 года. На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь» работает более 80 аптек, расположенных на территории Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области. http: //f-help. ru/

Цели и задачи проекта Цели проекта: § Создание единого пространства внутреннего безбумажного документооборота и управления заданиями. § Повышение эффективности работы и взаимодействия менеджеров различного уровня. § Создание универсальной корпоративной системы управления данными/документами/информацией, способной решать широкий круг задач.

Основные задачи, сформулированные заказчиком: § Автоматизация документооборота, внутренний безбумажный документооборот. § Автоматизация договорной работы в компании от согласования проекта договора до ведения договорных документов и контроля исполнения договорных обязательств. § Управление заданиями и взаимодействием сотрудников в том числе организация взаимодействия по исполнению договоров. § Элементы Helpdesk для ИТ-службы (прием заявок и обращений от торговых точек, ведение базы знаний) § Создание единого хранилища документов и информации с развитыми возможностями поиска и аналитики.

Требования заказчика Требования к системе и решению в целом: § § Работа на платформе Microsoft Windows Server. § § Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании. § § § Невысокие системные требования, в частности – отсутствие требования для системы выделенного сервера. Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями. Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook. Возможность дальнейшего самостоятельного конфигурирования и развития системы силами заказчика за счет расширения перечня автоматизируемых процессов, обрабатываемых документов и данных. Надежность системы, простота сопровождения. Невысокая стоимость ПО и проекта внедрения в целом. Короткий цикл внедрения.

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Выбор решения: интегрированные приложения Документо оборот Сервис Средства интеграции различных приложений Управление заданиями • избыточный функционал • дороговизна решения CRM Договоры • «длинный» цикл внедрения • сложность сопровождения

Выбор решения: комплексное решение на базе ECM Документ ооборот Управление заданиями • достаточный стартовый функционал Сервис ECM Договоры • развитие функционала по мере надобности • невысокая стоимость CRM • «короткий» цикл внедрения • простота сопровождения

Предложенное решение Универсальное прикладное решение : § § § Платформа – ECM-система § Прикладное решение включающее в себя базовые функции: - автоматизация документооборота, электронный документооборот; - ведение договоров договорной документации; - CRM и Helpdesk/Service. Desk; - управление задачами и взаимодействие; - набор типовых настроек для «быстрого старта» . Модуль синхронизации с MS Outlook и КПК. Возможность начать эксплуатацию решения на базе бесплатной СУБД MS SQL Server 2008 Express и самостоятельного развития функционала базового решения силами Заказчика без программирования. § § § Требования к системной платформе, аппаратные требования, надежность. Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании. Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями. Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook. Возможность дальнейшего самостоятельного развития системы. Невысокая стоимость ПО. Короткий цикл внедрения.

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Реализация проекта Не хочется останавливаться на классике: • • Обследование объекта автоматизации. Разработка правил настройки системы на «принятые правила игры» . Согласование настроек с заказчиком. Инсталляция системы и реализация настроек. Подготовка пользователей. … … … Первый этап внедрения, на котором рабочими местами системы были обеспечены 13 ключевых руководителей компании, завершился менее чем через 1, 5 месяца. Подробнее об особенностях реализации …

Особенности анатомии SMB Очень часто SMB-компании представляют собой множество юридических лиц, структура которых не имеет ничего общего с управленческой структурой компании. В частности, сеть аптек «Первая помощь» это более десятка юридических лиц, объединенных единой структурой управления. При внедрении системы требуется совместить два подхода: 1. Для «обязательных» документов требуется соблюсти все формальные правила учета для каждого юридического лица в отдельности. Так Входящие/Исходящие документы, Договоры, Распорядительные и т. п. документы – должны учитываться для каждого юр. лица «отдельно» , иметь собственную нумерацию и т. д. 2. Управление задачами и взаимодействием, работа с проектами документов, права доступа к документам в системе и прочая бизнес-логика – строится исходя из управленческой структуры компании без прямой привязки к юр. лицам. Все это должно происходить в «едином пространстве» .

ООО «Альфа» Реальная структура «Дельта» ООО управления ООО «Бета» ООО «Гамма»

Реализация особенностей При настройке системы в компании «Первая помощь» было обеспечено: • Четкий «раздельный» учет «обязательных» документов каждого юр. лица в соответствии с правилами ДОУ. Возможность формирования печатных журналов регистрации документов и печатных форм основных документов для каждого юр. лица по индивидуальным шаблонам. • Последующее исполнение документов идет в соответствии с принятыми в компании бизнес-процессами, привязанными к управленческой структуре. • Сквозное управление задачами и взаимодействием строится на основании управленческой структуры компании, прозрачно и наглядно для участников процесса вне зависимости от того, связаны ли поручения с документами какого-либо юр. лица или это задачи не связанные с документами. • Процессы работы с проектами документов (визирование/согласование) также строятся сквозным образом на основании управленческой структуры компании. • Функции, связанные с Helpdesk, работа с различного рода электронными документами и внутрикорпоративной информацией в чистом виде настроена на управленческую структуру.

Автоматизация документооборота

Сквозное управление задачами

Ведение договоров

Элементы Helpdesk Служба ИТ Заявки Проблемы Задания по тех. обслуживанию Решения проблем База знаний: типичные проблемы и решения Тех. служба Аптеки

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Эффект от реализации проекта О чем я не буду рассказывать: § Снижение бизнес-рисков за счет четкого ведения документации, контроля исполнения договорных обязательств… § Повышение динамики предприятия за счет сокращения сроков принятия управленческих решений. § Упрощение взаимодействия сотрудников и рабочих групп. § § Снижение непродуктивных затрат рабочего времени на поиск документов. … Порой, лучшая иллюстрация полезности системы в маленьких повседневных радостях пользователей и их забытых проблемах.

Некоторые повседневные радости Радость первая, бумаготворческая - помощь в формировании необходимых в деятельности любого сотрудника и руководителя документов: § Составление авансовых отчетов. § Исходящих писем. § Типовых договоров и т. п.

Некоторые повседневные радости Радость вторая – про склероз можно забыть: § Функции управления задачами позволяют планировать себе или коллегам задания, встречи, звонки, отправлять напоминания. § Наглядное отображение состояния выполнения задач и документов. § Общие папки задач для рабочих групп…

Некоторые повседневные радости Радость третья, мобильная – вся самая необходимая информация всегда с собой, всем полезным делюсь с коллегами в «один клик» : § Офлайн хранение задач и контактов в Outlook на ноутбуке или в КПК. § Новые контакты, полученные «в полях» легко передать в общую базу контактов.

Некоторые повседневные радости Радость четвертая, индивидуальная – пользователи сами могут «обустроить» свое рабочее пространство и потоки информации: § Настраиваемые Личные папки, отображение и цветовые фильтры. § Подписка на документы и информацию в рамках того что не запрещено.

Перспективы развития проекта Наиболее эффективным видится развитие системы в следующих направлениях: § Использование системы для сбора ежедневной отчетной информации торговых точек (выручка, количество посетителей, объем продаж «акционных» позиций и т. п. ). § Построение аналитических отчетов по ежедневным показателям торговых точек сети. § Использование системы в качестве внутреннего корпоративного хранилища электронных документов и средства обмена информацией: ü ü Архив для хранения электронных образов документов. ü Доведение регламентных документов, ведение электронной «корпоративной газеты» , фотоальбом корпоративной жизни. ü Хранение слабоструктурированных документов – шаблоны, подборки статей и т. п. информации. …

ОПРОС DOCFLOW Пожалуйста, выберете один вариант ответа

Спасибо за внимание! Будем рады вашим вопросам Балабанов Андрей [email protected]. ru Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» www. cs-consult. ru

Приглашаем продолжить дискуссию, задать вопросы, поделиться мнением и высказать пожелания можно на нашей странице Facebook: DOCFLOW на FACEBOOK

Информационные спонсоры: