Скачать презентацию Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Скачать презентацию Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети

86842723ab2fc0e020f8281f53cbb541.ppt

  • Количество слайдов: 42

Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных задач среднего бизнеса Формат: «Успешный проект» Балабанов Андрей, Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» 12 сентября 2012

Информационные спонсоры: Информационные спонсоры:

Практика управления информационными ресурсами § § § § потоковый ввод документов создание электронных архивов Практика управления информационными ресурсами § § § § потоковый ввод документов создание электронных архивов методы эффективного структурирования информации в корпоративной среде; безопасность информации и данных; корпоративный поиск; управление веб-контентом; портальные решения; Enterprise 2. 0 (коллективная работа, совместное использование информации). Стратегические аспекты внедрений § § оценка выгод и рисков внедрений; постановка требований к системам; интеграция ECM-технологий с различными информационными системами; исследование рынка ЕСМ: анализ трендов.

Курс AIIM ECM Practitioner позволит Вам: § узнать, как сделать проект внедрения системы управления Курс AIIM ECM Practitioner позволит Вам: § узнать, как сделать проект внедрения системы управления информационными ресурсами или СЭД эффективным и избежать большинства типичных ошибок; § понять, какие технологии включает в себя ECM (Enterprise Content Management) и какова практическая польза каждой из них; § получить сертификат авторитетной международной ассоциации. ОТКРЫТ НАБОР В ГРУППУ! 15 -16 НОЯБРЯ Узнайте о спец. предложениях на www. docflow. ru

РЕГИСТРАЦИЯ НА WWW. DOCFLOW. RU РЕГИСТРАЦИЯ НА WWW. DOCFLOW. RU

Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных задач среднего бизнеса Балабанов Андрей, Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг»

Компания «КС-консалтинг» с 2000 года специализируется в области внедрения систем электронного документооборота и электронных Компания «КС-консалтинг» с 2000 года специализируется в области внедрения систем электронного документооборота и электронных архивов, автоматизации бизнеспроцессов, управления документами и заданиями. За это время: § реализованы почти 200 проектов разного масштаба для заказчиков различного профиля; § автоматизированы и обеспечены технической поддержкой более 5000 рабочих мест. Некоторые наши проекты и заказчики: • СЭД органов исполнительной и законодательной власти Алтайского края, Республики Хакасия, Забайкальского края и др. ; • Новокузнецкий Алюминиевый завод, Новосибирский электродный завод; • розничные сети «Система Чибис» , «Мария-Ра» , «Первая Помощь» ; • «Энергосбыт Кузбассэнерго» , Алтайское РДУ (Филиал ОАО «СО ЕЭС» ), «Читаэнерго» ; • «Международная энергосберегающая корпорация» , «Взлет-Алтай» ; • Управляющая компания «Промышленно-логистический парк» . • и даже Барнаульское Епархиальное управление; • …

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Из практики: потребности SMB Документооборот Управление заданиями Электронное хранилище Из практики: потребности SMB Документооборот Управление заданиями Электронное хранилище

Из практики: потребности SMB Договорная работа Электронное хранилище Управление заданиями Совместная работа Из практики: потребности SMB Договорная работа Электронное хранилище Управление заданиями Совместная работа

Из практики: потребности SMB Договорная работа Управление клиентами Управление заданиями Сервис Из практики: потребности SMB Договорная работа Управление клиентами Управление заданиями Сервис

Что обычно используется Учет документов Бумажный журнал, Excel… Проблемы поиска, сохранности, зашиты… Согласование документов Что обычно используется Учет документов Бумажный журнал, Excel… Проблемы поиска, сохранности, зашиты… Согласование документов E-mail, общая папка в сети Путаница версий, проблемы защиты, сохранности… Управление задачами и взаимодействием Задачи Outlook их пересылка, ежедневник Нет полной наглядной картины в on-line… Управление клиентами, контактами Контакты Outlook и их пересылка Фрагментация, проблемы актуализации контактов… Электронное хранилище Общие папки в сети: «шаблоны» , «договоры» , «свалка» … Проблемы поиска, сохранности, разграничения доступа…

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Сеть аптек «Первая помощь» — крупнейшая в Алтайском крае аптечная сеть, работающая на рынке Сеть аптек «Первая помощь» — крупнейшая в Алтайском крае аптечная сеть, работающая на рынке города и края с 2000 года. На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь» работает более 80 аптек, расположенных на территории Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области. http: //f-help. ru/

Цели и задачи проекта Цели проекта: § Создание единого пространства внутреннего безбумажного документооборота и Цели и задачи проекта Цели проекта: § Создание единого пространства внутреннего безбумажного документооборота и управления заданиями. § Повышение эффективности работы и взаимодействия менеджеров различного уровня. § Создание универсальной корпоративной системы управления данными/документами/информацией, способной решать широкий круг задач.

Основные задачи, сформулированные заказчиком: § Автоматизация документооборота, внутренний безбумажный документооборот. § Автоматизация договорной работы Основные задачи, сформулированные заказчиком: § Автоматизация документооборота, внутренний безбумажный документооборот. § Автоматизация договорной работы в компании от согласования проекта договора до ведения договорных документов и контроля исполнения договорных обязательств. § Управление заданиями и взаимодействием сотрудников в том числе организация взаимодействия по исполнению договоров. § Элементы Helpdesk для ИТ-службы (прием заявок и обращений от торговых точек, ведение базы знаний) § Создание единого хранилища документов и информации с развитыми возможностями поиска и аналитики.

Требования заказчика Требования к системе и решению в целом: § § Работа на платформе Требования заказчика Требования к системе и решению в целом: § § Работа на платформе Microsoft Windows Server. § § Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании. § § § Невысокие системные требования, в частности – отсутствие требования для системы выделенного сервера. Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями. Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook. Возможность дальнейшего самостоятельного конфигурирования и развития системы силами заказчика за счет расширения перечня автоматизируемых процессов, обрабатываемых документов и данных. Надежность системы, простота сопровождения. Невысокая стоимость ПО и проекта внедрения в целом. Короткий цикл внедрения.

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Выбор решения: интегрированные приложения Документо оборот Сервис Средства интеграции различных приложений Управление заданиями • Выбор решения: интегрированные приложения Документо оборот Сервис Средства интеграции различных приложений Управление заданиями • избыточный функционал • дороговизна решения CRM Договоры • «длинный» цикл внедрения • сложность сопровождения

Выбор решения: комплексное решение на базе ECM Документ ооборот Управление заданиями • достаточный стартовый Выбор решения: комплексное решение на базе ECM Документ ооборот Управление заданиями • достаточный стартовый функционал Сервис ECM Договоры • развитие функционала по мере надобности • невысокая стоимость CRM • «короткий» цикл внедрения • простота сопровождения

Предложенное решение Универсальное прикладное решение : § § § Платформа – ECM-система § Прикладное Предложенное решение Универсальное прикладное решение : § § § Платформа – ECM-система § Прикладное решение включающее в себя базовые функции: - автоматизация документооборота, электронный документооборот; - ведение договоров договорной документации; - CRM и Helpdesk/Service. Desk; - управление задачами и взаимодействие; - набор типовых настроек для «быстрого старта» . Модуль синхронизации с MS Outlook и КПК. Возможность начать эксплуатацию решения на базе бесплатной СУБД MS SQL Server 2008 Express и самостоятельного развития функционала базового решения силами Заказчика без программирования. § § § Требования к системной платформе, аппаратные требования, надежность. Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании. Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями. Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook. Возможность дальнейшего самостоятельного развития системы. Невысокая стоимость ПО. Короткий цикл внедрения.

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Реализация проекта Не хочется останавливаться на классике: • • Обследование объекта автоматизации. Разработка правил Реализация проекта Не хочется останавливаться на классике: • • Обследование объекта автоматизации. Разработка правил настройки системы на «принятые правила игры» . Согласование настроек с заказчиком. Инсталляция системы и реализация настроек. Подготовка пользователей. … … … Первый этап внедрения, на котором рабочими местами системы были обеспечены 13 ключевых руководителей компании, завершился менее чем через 1, 5 месяца. Подробнее об особенностях реализации …

Особенности анатомии SMB Очень часто SMB-компании представляют собой множество юридических лиц, структура которых не Особенности анатомии SMB Очень часто SMB-компании представляют собой множество юридических лиц, структура которых не имеет ничего общего с управленческой структурой компании. В частности, сеть аптек «Первая помощь» это более десятка юридических лиц, объединенных единой структурой управления. При внедрении системы требуется совместить два подхода: 1. Для «обязательных» документов требуется соблюсти все формальные правила учета для каждого юридического лица в отдельности. Так Входящие/Исходящие документы, Договоры, Распорядительные и т. п. документы – должны учитываться для каждого юр. лица «отдельно» , иметь собственную нумерацию и т. д. 2. Управление задачами и взаимодействием, работа с проектами документов, права доступа к документам в системе и прочая бизнес-логика – строится исходя из управленческой структуры компании без прямой привязки к юр. лицам. Все это должно происходить в «едином пространстве» .

ООО «Альфа» Реальная структура «Дельта» ООО управления ООО «Бета» ООО «Гамма» ООО «Альфа» Реальная структура «Дельта» ООО управления ООО «Бета» ООО «Гамма»

Реализация особенностей При настройке системы в компании «Первая помощь» было обеспечено: • Четкий «раздельный» Реализация особенностей При настройке системы в компании «Первая помощь» было обеспечено: • Четкий «раздельный» учет «обязательных» документов каждого юр. лица в соответствии с правилами ДОУ. Возможность формирования печатных журналов регистрации документов и печатных форм основных документов для каждого юр. лица по индивидуальным шаблонам. • Последующее исполнение документов идет в соответствии с принятыми в компании бизнес-процессами, привязанными к управленческой структуре. • Сквозное управление задачами и взаимодействием строится на основании управленческой структуры компании, прозрачно и наглядно для участников процесса вне зависимости от того, связаны ли поручения с документами какого-либо юр. лица или это задачи не связанные с документами. • Процессы работы с проектами документов (визирование/согласование) также строятся сквозным образом на основании управленческой структуры компании. • Функции, связанные с Helpdesk, работа с различного рода электронными документами и внутрикорпоративной информацией в чистом виде настроена на управленческую структуру.

Автоматизация документооборота Автоматизация документооборота

Сквозное управление задачами Сквозное управление задачами

Ведение договоров Ведение договоров

Элементы Helpdesk Служба ИТ Заявки Проблемы Задания по тех. обслуживанию Решения проблем База знаний: Элементы Helpdesk Служба ИТ Заявки Проблемы Задания по тех. обслуживанию Решения проблем База знаний: типичные проблемы и решения Тех. служба Аптеки

Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки Содержание вебинара § Типичные потребности SMB в области управления документами, заданиями и взаимодействием. Попытки самостоятельного решения «подручными средствами» . § Успешный проект: Сеть аптек «Первая помощь» - автоматизация документооборота и управления взаимодействием сотрудников. § Цели и задачи проекта. Требования заказчика. § Выбор решения. § Реализация проекта. § Особенности анатомии SMB, реализация в системе. § Общий эффект от внедрения системы и частные будничные радости. § Перспективы развития системы.

Эффект от реализации проекта О чем я не буду рассказывать: § Снижение бизнес-рисков за Эффект от реализации проекта О чем я не буду рассказывать: § Снижение бизнес-рисков за счет четкого ведения документации, контроля исполнения договорных обязательств… § Повышение динамики предприятия за счет сокращения сроков принятия управленческих решений. § Упрощение взаимодействия сотрудников и рабочих групп. § § Снижение непродуктивных затрат рабочего времени на поиск документов. … Порой, лучшая иллюстрация полезности системы в маленьких повседневных радостях пользователей и их забытых проблемах.

Некоторые повседневные радости Радость первая, бумаготворческая - помощь в формировании необходимых в деятельности любого Некоторые повседневные радости Радость первая, бумаготворческая - помощь в формировании необходимых в деятельности любого сотрудника и руководителя документов: § Составление авансовых отчетов. § Исходящих писем. § Типовых договоров и т. п.

Некоторые повседневные радости Радость вторая – про склероз можно забыть: § Функции управления задачами Некоторые повседневные радости Радость вторая – про склероз можно забыть: § Функции управления задачами позволяют планировать себе или коллегам задания, встречи, звонки, отправлять напоминания. § Наглядное отображение состояния выполнения задач и документов. § Общие папки задач для рабочих групп…

Некоторые повседневные радости Радость третья, мобильная – вся самая необходимая информация всегда с собой, Некоторые повседневные радости Радость третья, мобильная – вся самая необходимая информация всегда с собой, всем полезным делюсь с коллегами в «один клик» : § Офлайн хранение задач и контактов в Outlook на ноутбуке или в КПК. § Новые контакты, полученные «в полях» легко передать в общую базу контактов.

Некоторые повседневные радости Радость четвертая, индивидуальная – пользователи сами могут «обустроить» свое рабочее пространство Некоторые повседневные радости Радость четвертая, индивидуальная – пользователи сами могут «обустроить» свое рабочее пространство и потоки информации: § Настраиваемые Личные папки, отображение и цветовые фильтры. § Подписка на документы и информацию в рамках того что не запрещено.

Перспективы развития проекта Наиболее эффективным видится развитие системы в следующих направлениях: § Использование системы Перспективы развития проекта Наиболее эффективным видится развитие системы в следующих направлениях: § Использование системы для сбора ежедневной отчетной информации торговых точек (выручка, количество посетителей, объем продаж «акционных» позиций и т. п. ). § Построение аналитических отчетов по ежедневным показателям торговых точек сети. § Использование системы в качестве внутреннего корпоративного хранилища электронных документов и средства обмена информацией: ü ü Архив для хранения электронных образов документов. ü Доведение регламентных документов, ведение электронной «корпоративной газеты» , фотоальбом корпоративной жизни. ü Хранение слабоструктурированных документов – шаблоны, подборки статей и т. п. информации. …

ОПРОС DOCFLOW Пожалуйста, выберете один вариант ответа ОПРОС DOCFLOW Пожалуйста, выберете один вариант ответа

Спасибо за внимание! Будем рады вашим вопросам Балабанов Андрей bav@cs-consult. ru Генеральный директор ООО Спасибо за внимание! Будем рады вашим вопросам Балабанов Андрей bav@cs-consult. ru Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» www. cs-consult. ru

Приглашаем продолжить дискуссию, задать вопросы, поделиться мнением и высказать пожелания можно на нашей странице Приглашаем продолжить дискуссию, задать вопросы, поделиться мнением и высказать пожелания можно на нашей странице Facebook: DOCFLOW на FACEBOOK

Информационные спонсоры: Информационные спонсоры: