Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети Аптек «Первая помощь» : решение типичных задач среднего бизнеса Балабанов Андрей, Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг»
Сеть аптек «Первая помощь» — крупнейшая в Алтайском крае аптечная сеть, работающая на рынке города и края с 2000 года. На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь» работает более 80 аптек, расположенных на территории Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области. http: //f-help. ru/
Цели и задачи проекта Цели проекта: § Создание единого пространства внутреннего безбумажного документооборота и управления заданиями. § Повышение эффективности работы и взаимодействия менеджеров различного уровня. § Создание универсальной корпоративной системы управления данными/документами/информацией, способной решать широкий круг задач. Основные задачи, сформулированные заказчиком: § Автоматизация документооборота, внутренний безбумажный документооборот. § Автоматизация договорной работы в компании от согласования проекта договора до ведения договорных документов и контроля исполнения договорных обязательств. § Управление заданиями и взаимодействием сотрудников в том числе организация взаимодействия по исполнению договоров. § Элементы Helpdesk для ИТ-службы (прием заявок и обращений от торговых точек, ведение базы знаний) § Создание единого хранилища документов и информации с развитыми возможностями поиска и аналитики.
Требования заказчика Требования к системе и решению в целом: § § Работа на платформе Microsoft Windows Server. § § Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании. § § § Невысокие системные требования, в частности – отсутствие требования для системы выделенного сервера. Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями. Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook. Возможность дальнейшего самостоятельного конфигурирования и развития системы силами заказчика за счет расширения перечня автоматизируемых процессов, обрабатываемых документов и данных. Надежность системы, простота сопровождения. Невысокая стоимость ПО и проекта внедрения в целом. Короткий цикл внедрения.
Предложенное решение Универсальное прикладное решение «e. Doc. Lib: Актив Бизнес» : § Платформа – ECM-система e. Doc. Lib (разработка компании ЭОС) § § § Прикладное решение - «Актив Бизнес» (разработка «КС-Консалтинг» ) включающая в себя базовые функции: - автоматизация документооборота, электронный документооборот; - ведение договоров договорной документации; - CRM и Helpdesk/Service. Desk; - управление задачами и взаимодействие; - набор типовых настроек для «быстрого старта» . Модуль синхронизации с MS Outlook и КПК. Возможность начать эксплуатацию решения на базе бесплатной СУБД MS SQL Server 2008 Express и самостоятельного развития функционала базового решения силами Заказчика без программирования. § § § § Требования к системной платформе, аппаратные требования, надежность. Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании. Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями. Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook. Возможность дальнейшего самостоятельного развития системы. Невысокая стоимость ПО. Короткий цикл внедрения.
Реализация проекта Не хочется останавливаться на классике: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Обследование объекта автоматизации. Разработка правил настройки системы на «принятые правила игры» . Согласование настроек с заказчиком. Инсталляция системы и реализация настроек. Подготовка пользователей. … … … Первый этап внедрения, на котором рабочими местами системы были обеспечены 13 ключевых руководителей компании, завершился менее чем через 1, 5 месяца. Подробнее об особенностях реализации …
Особенности анатомии SMB Очень часто SMB-компании представляют собой множество юридических лиц, структура которых не имеет ничего общего с управленческой структурой компании. В частности, сеть аптек «Первая помощь» это более десятка юридических лиц, объединенных единой структурой управления. При внедрении системы требуется совместить два подхода: 1. Для «обязательных» документов требуется соблюсти все формальные правила учета для каждого юридического лица в отдельности. Так Входящие/Исходящие документы, Договоры, Распорядительные и т. п. документы – должны учитываться для каждого юр. лица «отдельно» , иметь собственную нумерацию и т. д. 2. Управление задачами и взаимодействием, работа с проектами документов, права доступа к документам в системе и прочая бизнес-логика – строится исходя из управленческой структуры компании без прямой привязки к юр. лицам. Все это должно происходить в «едином пространстве» .
ООО «Альфа» Реальная структура «Дельта» ООО управления ООО «Бета» ООО «Гамма»
Реализация особенностей При настройке системы в компании «Первая помощь» было обеспечено: • Четкий «раздельный» учет «обязательных» документов каждого юр. лица в соответствии с правилами ДОУ. Возможность формирования печатных журналов регистрации документов и печатных форм основных документов для каждого юр. лица по индивидуальным шаблонам. • Последующее исполнение документов идет в соответствии с принятыми в компании бизнес-процессами, привязанными к управленческой структуре. • Сквозное управление задачами и взаимодействием строится на основании управленческой структуры компании, прозрачно и наглядно для участников процесса вне зависимости от того, связаны ли поручения с документами какого-либо юр. лица или это задачи не связанные с документами. • Процессы работы с проектами документов (визирование/согласование) также строятся сквозным образом на основании управленческой структуры компании. • Функции, связанные с Helpdesk, работа с различного рода электронными документами и внутрикорпоративной информацией в чистом виде настроена на управленческую структуру.
Автоматизация документооборота
Сквозное управление задачами
Ведение договоров
Элементы Helpdesk Служба ИТ Заявки Проблемы Задания по тех. обслуживанию Решения проблем База знаний: типичные проблемы и решения Тех. служба Аптеки
Эффект от реализации проекта О чем я не буду рассказывать: § Снижение бизнес-рисков за счет четкого ведения документации, контроля исполнения договорных обязательств… § Повышение динамики предприятия за счет сокращения сроков принятия управленческих решений. § Упрощение взаимодействия сотрудников и рабочих групп. § Снижение непродуктивных затрат рабочего времени на поиск документов. § … Порой, лучшая иллюстрация полезности системы в маленьких повседневных радостях пользователей и их забытых проблемах.
Некоторые повседневные радости Радость первая, бумаготворческая - помощь в формировании необходимых в деятельности любого сотрудника и руководителя документов: § Составление авансовых отчетов. § Исходящих писем. § Типовых договоров и т. п.
Некоторые повседневные радости Радость вторая – про склероз можно забыть: § Функции управления задачами позволяют планировать себе или коллегам задания, встречи, звонки, отправлять напоминания. § Наглядное отображение состояния выполнения задач и документов. § Общие папки задач для рабочих групп…
Некоторые повседневные радости Радость третья, мобильная – вся самая необходимая информация всегда с собой, всем полезным делюсь с коллегами в «один клик» : § Офлайн хранение задач и контактов в Outlook на ноутбуке или в КПК. § Новые контакты, полученные «в полях» легко передать в общую базу контактов.
Некоторые повседневные радости Радость четвертая, индивидуальная – пользователи сами могут «обустроить» свое рабочее пространство и потоки информации: § Настраиваемые Личные папки, отображение и цветовые фильтры. § Подписка на документы и информацию в рамках того что не запрещено.
Перспективы развития проекта Наиболее эффективным видится развитие системы в следующих направлениях: § § § Использование системы для сбора ежедневной отчетной информации торговых точек (выручка, количество посетителей, объем продаж «акционных» позиций и т. п. ). Построение аналитических отчетов по ежедневным показателям торговых точек сети. Использование системы в качестве внутреннего корпоративного хранилища электронных документов и средства обмена информацией: ü ü Архив для хранения электронных образов документов. ü Доведение регламентных документов, ведение электронной «корпоративной газеты» , фотоальбом корпоративной жизни. ü Хранение слабоструктурированных документов – шаблоны, подборки статей и т. п. информации. …
Вопросы? ? ? Балабанов Андрей bav@cs-consult. ru www. cs-consult. ru
Скачать презентацию Пример автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в сети
007655e73638abb848d9d86db7bfa750.ppt