Презентація з Основ діловодства на тему види документів

Презентація з “Основ діловодства” на тему: види документів Підготували учні 7 групи Тимощук Рувим

Види документів: n Організаційні; n Документи колегіальних органів; n Розпорядчі; n Довідково-інформаційні; n З кадрово-контрактових питань; n Особові офіційні документи.

Організаційні документи

Положення: n Положення – це правовий акт, який означає порядок Статути бувають: створення, задачі, 1. Типові обов’язки, права, відповідальність і 2. Індивідуальні організацію роботи підприємства в цілому і його структурних підрозділів.

n Текст положення викладається по розділах, кожний з яких має свій заголовок. n Перший розділ називається: загальні положеня. Виконавець розробляє положення і друкує три примірники (проект). Підписують проект положення всі три примірники – виконавець, керівник структурного підрозділу і вищі керівники. n Другий примірник узгодджується з усіма зацікавленими особами.

Статути n Статути – це юридичний акти, якими оформляються створення підприємства, визначається їх структура, фінкції і правне становище

Основні розділи статуту: n Загальні положення (задачі, цілі організації, мета створення). n Організаційна єдність (структурні підрозділи). n Регламентація діяльності (форми правління, права і n n обовязки посадових осіб). Матеріально-технічна база (джерело фінансування). Звітність і реквізитна діяльність. Ліквідація підприємства. Основні реквізити статуту: 6, 7, 8, 17, 10, 11, 12, 14, 19, 21, 23, 24, 25. Зміст, формуляр статуту, порядок розробки і затвердження аналогічно положенню.

Інструкції n Інстукція – це правовий акт, який приймається з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності підприємств, їх структурних підрозділів і посадових осіб. n Інструкції бувають двох видів: інстукції, які регламентують порядок виконання якогонебуть процесу. посадові інструкції.

Реквізити інструкцій 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Назва виду документа(ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ); Дата (зазначають дату підписання); Індекс; Місце складання чи видання; Гриф затвердження; Текст Підпис (підписує керівник підрозділу-розробника); Гриф погодження (оформляють у разі потреби); Візи (оформляють у разі потреби); Позначка про виконання (оформляють у разі потреби); Заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, обєктів та осіб, на які поширюються вимоги інстукції, й може входить в назву виду документа, наприклад, “ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектору з обліку й реєстрації листів громадян”, “ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”.

Реквізити Гриф затвердження, назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

Правила n Правила – це службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки. За формою та змістом вони схожі на інструкції, а іноді є їх складовою частиною. Виконання правил обовязкове для кожного, кого вони стосуються.

Протокол n Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Акт n Акт — це офіційний документ правової чинності, який підтверджує факти, події, закони, постанови, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.

Наказ НАКАЗ — це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством.

Ухвала n Ухвала — правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів — колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Розпорядження n Розпорядження – це правовий акт, який приймається одноосібно керівником, головним чином колегіального органу, з метою вирішення оперативних питань.

Розпорядження приймається головою кабінету міністрів, головами ради народних депутатів, адміністрацією підприємств, установ, комбінатів, трестів і т. д. Розпорядча частина починається словами: ВИМАГАЮ: , ПРОПОНУЮ: , ЗОБОВЯЗУЮ: , які пишуться великими лутерами. Наказ приймається по більш загальним питанням, а розпорядження – по окремих. Як правило розпорядження має обмежений срок дії і має відношення до вузького кола посадових осіб або організації. Підписує тільки керівник.

Доповідні, службові та пояснювальні записки n Службова та доповідна записка – це документ, адресований керівнику даної або вищої за рингом організації, який міститьдетальний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями.

Пояснювальна записка n Пояснювальна записка – це докумант, в якому працівник підприємства, організації, установи пояснюють причини невиконання будь-якої вказівки, а також порушення виконавської дисциплвни тощо.

ДОВІДКА n Довідка- це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів

Довідки поділяються на: n особисті — підтверджують n зовнішніми — укладаються біографічні чи юридичні факти конкретної особи; n службові — містять інформацію про факти й події службового характеру. для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою; n внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

ЗВІТ n Звіт – документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

План роботи — документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

План роботи

Реферат n Реферат – документ, який містить стислий виклад змісту якоїсь праці з висновками автора, де наводиться докладний перелік фактів.

Рецензія n Рецензія - це критичний відгук на художній, науковий або інший твір з метою рекомендації його до друку, захисту. Вона обов'язково містить зауваження, пропозиції та висновки фахівця щодо поданої на розгляд роботи.

Список n Список – документ, який містить перелік осіб, предметів з метою інформації або реєстрації.

Посвідчення n Посвідчення — документ, який засвідчує особу власника і дає його власникові деякі права та обов'язки.

Графік відпусток n Графік відпусток – документ, який регламентує відпустки працівників організації на рік

Відгук n Відгук — це висновки уповноваженої особи (кількох осіб) про наукові роботи, вистави, представлені на розгляд чи до захисту.

Службові листи. Види службових листів n Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.