Презентация Выполнение работ в MS Project

Для кого необходима система MS Project – это средство автоматизации управления проектами, которое решает проблему контроля над деятельностью подразделений, повышения прогнозирования, выполнения задач в рамках бюджета и сроков, снижения рисков. Данная система позволяет сформировать в организации стиль управления, повышающий вероятность благоприятного развития событий. Система «MS Project» используется в следующих областях деятельности: — управление проектами: — разработка и подготовка к производству новых видов изделий; — строительство и реконструкция; — проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ; — разработка программных продуктов; — разработка информационных систем — Реинжиниринг бизнес систем — другие области деятельности.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ MS PROJECT 1. Планирование проекта -Установка параметров проекта -Описание структуры проекта -ресурсное плпнирование проекта -устранение перегруженности проекта -оценка стоимости проекта -оптимизация проекта -управление рисами 2. Управление реализацией проекта — Контроль за сроками выполнения работ — Контроль объема выполненных работ — Анализ выполнения бюджета

Возможности системы MS Project 1. Описаниелогическойструктурыпроектасуказаниемиерархииработ; 2. Расчеткритическогопути, атакжевычислениерезервоввременидля некритическихработ; 3. Указаниедлякаждойнекритическойработыспособаеепланирования ( «какможнораньше» , «какможнопозже» , «фиксированнаядатаначала» , «фиксированнаядатаокончания» ); 4. Поддержкарасписанияизнеограниченногоколичестваработсучетомих приоритетов; 5. Работаскалендарем(указаниерабочегоинерабочеговремени, выходных ипраздничныхдней)свозможностьюиндивидуальнойнастройкикалендаря длякаждогоресурса; 6. Выявлениеконфликтующихиперегруженныхресурсов, возможностьих «выравнивания» (устраненияперегруженности); 7. Фиксацияисходного(базового)планапроектаирегистрацияфактического текущегосостоянияработипроектавцелом

Управление проектами — это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами с целью достижения определенной цели, обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам или затратам. План проекта может быть простым, например, содержать написанный в блокноте список задач с временами их начала и завершения. План может быть сложным, содержащим взаимосвязанных задач и ресурсов с бюджетом в сотни миллионов рублей. Задача — Действие, имеющееначалоиконец Ресурсы — Исполнители, оборудованиеиматериалы, используемыедлявыполнения задачвпроекте Цель — Условия, допускающие количественную формулировку, при удовлетворении которых проект считается успешным. В число целей должны входить, по крайней мере, количественные критерии затрат, соответствия календарному плану и качества. Цели, не допускающие количественной формулировки (например, «удовлетворение заказчика» ) затрудняют оценку успешностивыполненияпроекта. Ограничение проекта — Фактор, ограничивающий возможности группы руководства проектом. Например, заданныйбюджетможетограничитьобластьохвата, подборперсоналаи параметрыкалендарногоплана.

Три основных этапа проекта: • Построение плана • Отслеживание хода выполнения проекта и управление проектом • Завершение проекта Чем успешнее выполняются отдельные этапы, тем вероятнее успех проекта в целом

Формирующие каждый проект три фактора 1. Время на выполнение проекта, которое отражено в календарном плане проекта. 2. Деньги. Бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы , т. е. персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач. 3. Область охвата. Цели и задачи проекта, а также трудозатраты , необходимые для их выполнения.

Стратегия проекта. Перед рассмотрением задач проекта или необходимых ресурсов следует определить его стратегию. Стратегия используется для освещения общей картины проекта, чтобы все заинтересованные стороны были четко осведомлены о начинающемся проекте. Важно собирать и уточнять следующие сведения : 1. Цели и результаты проекта должны быть абсолютно ясны. 2. Предположения. Если делаются какие-либо предположения, способствующие успешному достижению цели проекта, эти предположения должны быть зафиксированы заблаговременно. 3. Ограничения. Любые ограничивающие или принудительные факторы должны быть выявлены. Установление пределов и ограничений также полезно при планировании действий на решение возможных проблем. 4. Область охвата определяет задачи и конечные результаты проекта.

Основныеэлементы. Microsoft. Project База данных Microsoft Project — Формат файлов (. mpd), используемый для сохранения всей информации проекта в центральном расположении. Это облегчает перекрестный анализ проектов и создание отчетов, а также повышает безопасность. Сведения о проекте используются для расчета календарного плана проекта и учета затрат. Проект можно также сохранить в файле MDB базы данных Microsoft Access, а также на серверах SQL Server и Oracle Server. Календарный план — Расписание и последовательность выполнения задач в проекте. Календарный план в основном содержит сведения о задачах, зависимостях задач, длительностях, ограничениях и другие сведения о временных параметрах проекта. Затраты — Общие запланированные затраты на задачу, ресурс, назначение или весь проект. Иногда их называют текущими затратами. Для базовых затрат в Microsoft Project используется термин «бюджет » . Поле — Расположение в листе, форме или диаграмме, содержащее определенную информацию о задаче, ресурсе или назначении. В Microsoft Project каждое поле обычно отображается в виде столбца

ТЕРМИНАЛОГИЯ ЗАДАЧА- одно из мероприятий, направленное на достижение цели проекта: даты начала и окончания задачи ЗАВИСИМОСТЬ-логическая взаимосвязь между задачами ПРЕДШЕСТВЕННИК- задача, которая должна быть начата или завершена(от типа связи) до того, как будет начата или завершена следующая за ней задача ПОСЛЕДОВАТЕЛЬ- задача, которая должна быть начата или закончена (от типа связи) после того, как будет начата или завершена предшествующая ей задача ДЛИТЕЛЬНОСТЬ- суммарная продолжительность раб. времени на задачу (отличается от календарной ВЕХА- некое важное событие с м. т. Зрения –задача с 0 длитедьностью СУММАРНАЯ ЗАДАЧА – задача, состоящая из задач более низкого уровня (дочерние задачи) Нельзя создавать связи между суммарной задачей и дочерними

ТЕРМИНАЛОГИЯ ФАЗА – Суммарная задача-относительно самстоятельная, важный этап Сетевой график –форма представления проекта РЕСУРС – люди, оборудование, материалы для выполнения задач проекта ПУЛ РЕСУРСОВ – набор ресурсов –отдельный файл КАЛЕНДАРЬ – график распределения раб. времени трудоваго ресурса задается пользователем НАЗНАЧЕНИЕ – элемент расписания пректа, отражающий связь между задачей и ресурсом ПРЕДСТАВЛЕНИЯ — варианты отображения параметров проекта

Планирование проекта После создания плана проекта Microsoft Project рассчитывает и создает рабочий график на основании предоставленных сведений о задачах, которые необходимо выполнить, сотрудниках, работающих над этими задачами, оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также произведенных затратах. При создании плана проекта вводятся следующие типы сведений: • Задачи — Действия, имеющие начало и конец • Длительность – Общий интервал активного рабочего времени, необходимого • ЗАВИСИМОСТИ (СВЯЗИ) задач • • Зависимости задачдля завершения задачи. Обычно данный интервал представляет количество рабочего времени от начала до окончания задачи согласно календарю проекта и календарю ресурсов. Астрономическая длительность представляет длительность задачи по 24 -часовому календарю с 7 -дневной неделей, включая праздники и другие нерабочие дни. Астрономическая длительность может измеряться в минутах, часах, днях и неделях.

Зависимость задач — Характер связи между двумя задачами. Для связывания задач пользователь определяет зависимость между их датами окончания или начала. Например, задача «Контакт с поставщиками провизии» должна заканчиваться до задачи «Определение меню» . В Microsoft Project существуют четыре типа зависимостей задач: Тип зависимости задач Описание Окончание-начало (ОН) Задача Б не может начаться, пока не закончится задача А. Начало-начало (НН) Задача Б не может начаться, пока не начнется задача А. Окончание-окончание (ОО) Задача Б не может закончиться, пока не закончится задача А. Начало-окончание (НО) Задача Б не может закончиться, пока не начнется задача А.

ЭТАПЫ ВЫПОЛНЕНИЯ ПО ПРОЕКТУ В MS PROJECT 1 -ШАГ – описание структуры проекта, то есть описание состава задач и взаимосвязей между ними. Эта процедура может делаться как в окне сетевой диаграммы, так непосредственно в окне диаграммы Ганта. 2 -й ШАГ – установка параметров проекта в целом и отдельных задач проекта: — Календарь рабочего времени — Способ привязки временных параметров к календарю (текущая дата или заданная. — — Единицы измерения длительности и трудозатрат — Параметры расчета резервов времени задач и стоимости К параметрам относятся: длительность, способ планирования (как можно раньше, как можно позже или сфиксированными : окончание-начало; Начало-начало — — приоритет

ЭТАПЫ ВЫПОЛНЕНИЯ ПО ПРОЕКТУ В MS PROJECT 3 -й ШАГ состоит в ресурсном планировании проекта. Два способа: — Внести все виды ресурсов в таблицу ресурсов( с указанием объема); — Назначить требуемые ресурсы непосредственно на задачи проекта, и в результате получить обоющенную информацию о них в таблице — Стоимостной анализ проекта (набор таблиц, графика) 4 -й ШАГ – это анализ возможных рисков при реализации проекта

Для доступа к сведениям проекта используются следующие средства: 1. Представление — показывает часть сведений о проекте в формате, простом для восприятия. Например, на диаграмме Ганта основные сведения представляются столбцами и отрезками на графике Три типа представлений: • Диаграммы или графики, такие как диаграмма Ганта или сетевой график, представляющие информацию в графическом виде. • Листы отображают информацию в формате строк и столбцов. • Формы отображают информацию в формате, аналогичном печатным формам. 2. Таблица — Набор столбцов, содержащих конкретные сведения о задачах, ресурсах и назначениях в представлении листа. 3. Фильтр — Средство отбора отображаемой или выделенной информации о задачи и ресурсе. Отбор выполняется по определяемым условиям. Например, когда применяется фильтр «Критические» , отображаются только критические задачи.

Отслеживание проекта После создания плана проекта необходимо управлять проектом и следить за ходом его выполнения. Отслеживая проект, можно вносить необходимые изменения, чтобы придерживаться календарного плана и оставаться в рамках бюджета. При управлении проектом могут быть использованы следующие средства. • Настраиваемые поля для ввода особых сведений. • Представления и таблицы для отображения точных сведений, требуемых для просмотра. • Фильтры и группы для выделения сведений, требующих внимания. Вводится фактический ход выполнения задач, фактические данные сравниваются с исходным планом, отслеживается баланс загрузки ресурсов. Все это позволяет эффективно решать возникающие проблемы

Пример создания плана проекта средствами MS Project В данном разделе мы рассмотрим пример создания плана проекта по производству и выводу на рынок нового программного продукта. Планирование проекта выполняется по следующим этапам: 1. Были определены желательные сроки начала и окончания проекта 2. Составлен список ресурсов, необходимых для выполнения проекта 3. Составлен список задач и подзадач, необходимых для выполнения проекта 4. Составлен календарный план для всех задач проекта 5. Подсчитаны затраты на выполнение проекта

Составление списка ресурсов, необходимых для выполнения проета. Ресурсы проекта могут быть двух типов: Материальные и трудовые. При составление списка ресурсов для каждого ресурса указывается его тип, краткое название, стандартная ставка, ставка сверхурочных (для трудовых ресурсов), затраты на использование , единицы измерения (для материальных ресурсов), В дальнейшем определенные нами ресурсы будут использоваться при составлении списка задач проекта.

Составления списка задач проекта: 1. Был создан новый проект и определены желаемые сроки выполнения проекта

2. С помощью Диаграммы Ганта был составлен список основных разделов проекта, определена их длительность и необходимые ресурсы

3. Для каждого раздела были выделены основные задачи (работы), их длительности, ресурсы и примерные даты начала и окончания

4. Затем были установлены последовательности выполнения работ и связи между ними. Причем работы могут начинаться как последовательно (тип связи Окончание-Начало), так и одновременно (Начало-Начало)

Календарь проекта. Созданный проект можно просмотреть в виде календарного плана, в котором указаны все работы данного проекта для каждого месяца, недели, дня. Длительность каждой работы и сроки выполнения (начало-окончание) указываются в Диаграмме Ганта.

Подсчет затрат на реализацию проекта. При составление Листа ресурсов для данного проекта мы указывали стандартные ставки для трудовых ресурсов, а так же затраты на использование материальных ресурсов. Затем в Диаграмме Ганта для каждой работы мы определили список необходимых ресурсов. Теперь мы можем подсчитать затраты на реализацию нашего проекта. Для этого в меню Вид нужно выбрать пункт Использование ресурсов. В раскрывшемся окне мы можем просмотреть трудозатраты (в часах), затраты на использование каждого ресурса для каждой работы и т. д. Просмотр