Презентація. Референтська та офісна діяльність. Референт це особа

Презентація. Референтська та офісна діяльність.

Референт це особа яка забезпечує повний супровід управлінської діяльності керівника, або конкретного посадавця з метою підвищення ефективності їх роботи і ухвалення оптимальних рішень.

Референтська діяльність -це професійна діяльність мета якої організаційно інформаційний, експертно- консультаційній і координаційний супровід діяльності керівника підприємства, адміністрації колегіального органа посадовця.

Псять складових роботи референта 1) Організаційна - передбачає організацію, взаємодію керівника із структурними підрозділами філіалами представництвами діловими партнерами. Підготовка і супровід конферентських заходів: наради, переговори, прийом. 2) Експертно - консультаційна - експертиза проекту управлінських рішень розроблена структурними підозділами, а також представлений діловими партнерами договорів і угод. Підготовка пропозіцій по ухваленню управлінських рішень. Консультування керівника з різних робіт підприємства в контексті розвитку у сфері його діяльності. 3) Інформаційна функція - це ефективна робота з інформаційно пошукова обробка, зберігання, розповсюдження. Робота з різними джерелами інформації - бібліотека, бази данних, інтернет, архіви, моніторинг пофесійних публікацій аналіз інформації спеціалізованих виставок. 4) Коодинаційна функція: - взаємодія керівника з іншими співробітниками, партнерами, органами влади. - коордінація інформаційного забезпечення - коодинація проведення PR-заходів. - делегування. 5) Представницька функція: - супровід керіника під час відряджень, службових поїздок. - референт вісокого рівня може представляти керіника на певних заходах.

Основні напрямки референської діяльноті 1) Основна умова - це загальні знання у сфері менеджменту. 2) Знання нормативно-правової бази конкретної сфери діяльності. 3) Знання і навики ефективної роботі інформації. 4) Вміння організовувати свій час і час керівника. 5) Знання інформаційних технологій і вміння працювання з комп’ютером. 6) Навики складання і написання різних текстів. 7) Знання ділової української мови та літератури. 8) Знання діловодства і стандартів у системі організаційно-розпорядчій документації. 9) Знання сучасного етикету правила і норми підготовки проведення протокольних заходів. 10) Знання основ психології.

Загальні вимоги до референта. Важливу роль у роботі референта відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій референта: 1. Знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документаційному забезпеченні фірми і безпосередньо її керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс). 2. Знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників. 3. Знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванні і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Ініціативність референт повинен виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекати спеціальних вказівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, референт повинен бути упевненим, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим. Організованість Уміння організувати своє робоче місце і роботу в офісі, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій. Відповідальність референт, повинен бути повсякчас готовим прийняти на себе відповідальність за завдання, поставлені керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом робота. Керівник, повинен бути впевненим у тім, що його референт може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм, повідомлення учасників про наради тощо. Пунктуальність Уміння не тільки правильно спланувати захід, а й забезпечити його виконання у встановлений час. Неприпустимі запізнення референт як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді про них керівнику. Інтелігентність. Ця якість має на увазі здатність і уміння секретаря тактовно, чемно вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримуватись сприйнятих у нашому суспільстві норми поведінки й спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.

Кваліфікаційна характеристика Отже, кваліфікаційна характеристика референта передбачає такі завдання та обов'язки: – виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства; – приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи чи підготовки відповідей; – веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень; – приймає документа й особисті заяви на підпис керівником підприємства; – готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові; – стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування; – організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає й приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв'язку; – за дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів; – виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад; – здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль; – веде контрольно-реєстраційну картотеку; – забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі; – друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, або вводить поточну інформацію в банк даних; – організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників; – формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву; – копіює документи на персональному ксероксі. Є декілька рівнів посади секретаря: