Presentation Skills Искусство деловой презентации Екатеринбург, 2011
Преподаватель курса: Станислав Фурта Stanislav_furta@rambler. ru Старший тренер-консультант CBSD, профессор Академии Народного Хозяйства при Правительстве РФ. - Области компетенции: Управление проектами Финансовый анализ проектов Анализ финансово-хозяйственной деятельности коммерческих организаций Оценка и учёт ценных бумаг Финансовая математика Искусство деловой презентации Профессиональный опыт: Преподавание на программах МВА ведущих бизнес-школ РФ; Оказание тренинговых и консультационных услуг в российских и зарубежных государственных и коммерческих организациях; Руководство коммерческими и некоммерческими проектами; Работа в России и за рубежом: Германия, Бразилия, Италия, Франция, Австрия, Дания, Бельгия, Казахстан.
Преподаватель курса: Станислав Фурта Stanislav_furta@rambler. ru (продолжение) - Образование: Доктор физико-математических наук Высшее: мех-мат МГУ им. М. В. Ломоносова Курсы профессиональной переподготовки в АНХ при Правительстве РФ и Высшей коммерческой школе при Минэкономразвития РФ Обучение в рамках европейских международных программ Основные Клиенты: TNK-BP, НК «Роснефть» , ОАО «Газпромнефть» , «Сахалинская энергия» , группа компаний «Интегра» , ОАО «СУЭК» , группа компаний «Базовый элемент» , ОАО «РЖД» , Государственная корпорация «Росатом» , ОАО «УМПО» , Федеральное Агентство по делам молодёжи, Национальный банк Республики Казахстан, Народный банк Республики Казахстан, Пробизнесбанк, ЗАО «Инвестиционная компания «Росбилдинг» » , ЗАО «Colvir Software Solutions» , группа компаний «Gallery» , ОАО «Волга. Телеком» , CHANEL, Coca-cola, ЗАО «Мултон» , Unilever, Mars, OTIS, Philip Morris, JTI
Цель курса Привить слушателям навыки создания и проведения эффективных деловых презентаций: § § § подготовки презентации; структурирования содержания; использования средств MS Power Point; изучения потребностей аудитории; убеждения потенциального инвестора; и многое другое. . .
Вводный и основной Модуль 1
Преодоление волнения перед публичным выступлением Бла-бла… Тук-тук…
Методы преодоления волнения перед аудиторией 1. Осознайте свой страх 2. Представьте самое плохое, что может произойти, если вы выступите неудачно. Не убьют же? ? ? 3. Для того, чтобы «сжечь» лишний адреналин в крови, можно сделать несколько физических упражнений. 4. Упражнение «генеральская шинель» 5. Погримасничайте. 6. Не бойтесь быть смешным. 7. Метод «зайчиков» Радислав Гандапас
Идите на страх…
Самонастройка «Шаблонные слова» Супер!!! Сказка!!! Кайф!!! Фантастика!!!
Самонастройка «Шаблонные слова» Здравствуйте, я очень рад вас видеть
Хватит пытаться – БЕЙ! Овладев всеми приёмами и навыками проведения эффективной презентации, мы зачастую пытаемся продемонстрировать эти навыки, вместо того, чтобы провести «настоящую» презентацию и «жить» в ней.
Червяк, который висит на крючке, должен нравиться не рыбаку, а рыбе. Беате Узе, женщина-лётчик, каскадёр, известная предпринимательница
Презентация – это. . . Процесс передачи Определенной информации Определенной аудитории С определенной целью
Типы презентаций Специалисты подразделяют презентации на следующие типы: ü Информационные ü Обучающие ü Посвященные: Информационные § поиску решения проблемы § процессу принятия решений ü Мотивирующие / Убеждающие ü Отчетные Мотивирующие
Для того, кто не знает куда идти, не бывает попутного ветра. Вильгельм III Оранский, король Англии и Шотландии
Цели мотивирующей бизнеспрезентации Проведение бизнес-презентации – не конечный шаг, а подготовка к следующему шагу. СООБЩИТЬ УБЕДИТЬ вне бизнеспрезентации ПОБУДИТЬ
Формулировка цели – сложная задача, поскольку, прожив большую часть жизни в условиях диктатуры, мы привыкли жить в соответствии с целями, заданными другими. Радислав Гандапас
Формулировка цели Цель должна «заводить» , давать «драйв» , давать энергию достижения. Радислав Гандапас
Подготовка и проведение презентации Модуль 1
Основные шаги в подготовке презентации 1. Проработать тему Использовать правило 1: 7. Подберите информации по объёму в 7 раз больше, чем собираетесь рассказать. 2. Определить цели и задачи Цель – следующий шаг в истории взаимоотношений с аудиторией. Задача 1 – донесение информации. Задача 2 – понять уровень ожидания от взаимодействия.
Основные шаги в подготовке презентации 3. Изучить аудиторию 1. Уровень принятия решений 2. Уровень подготовленности 3. Уровень запроса (понимания выгод от взаимодействия) 4. Интересы / мотивы 5. Уровень отношения к презентатору 6. Возможные вопросы 7. Приманки и табу
Анализ аудитории (дополнительные вопросы) § § § Что за люди? Где они работают? Сколько им лет? Чем они занимаются помимо работы? Доход? Семейное положение? Образование? Что они будут делать с полученной информацией? Что их пугает? Что радует? Каковы их опасения? Что думают о вас и о представляемом вами продукте? Что их объединяет здесь, в этой аудитории?
Гендерные различия в аудитории Мужчина более восприимчив к рациональным аргументам Женщина – генератор эмоционального состояния аудитории
Табу: «Правило 3 -х О» Не Оценивать Не Оспаривать Не Оправдываться
Основные шаги в подготовке презентации 4. Продумать структуру основной части 1. Сформулировать 3 ключевые идеи 2. Подобрать доказательства и примеры 3. Сформулировать по каждой ключевой идее выгоды для аудитории 5. Подготовить вступление и заключение Ø Вступление: тема и ключевые идеи Ø Заключение: тема и ключевые выгоды 6. Продумать язык презентации 1. Терминология, понятная аудитории 2. Подбор стиля 3. Написание текста или развёрнутых тезисов Не пишите текст!
Структуризация выступления . . . нужна для того, чтобы: v То, о чём говорит презентатор было понятно аудитории. v То, о чём говорит презентатор, было понятно презентатору.
Главное правило выступающего (правило 3 -х) Скажите, о чём собираетесь говорить ВСТУПЛЕНИЕ Скажите это ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ Скажите, о чём вы рассказали ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Кама-сутра Радислава Гандапаса Презентатор Аудитория Два базовых постулата книги вполне отвечают названию. Первый: важно не столько овладеть набором приемов воздействия на публику, сколько научиться получать удовольствие от собственных публичных выступлений, ибо все, что человек делает с удовольствием, он делает успешно. И наоборот. Второй: оратор вступает с аудиторией в своеобразную «интимную» связь, в которой он выступает с позиции мужчины (независимо от своего биологического пола), а аудитория – с позиции женщины. Значительное число примеров в книге подтверждает право этой аналогии на существование.
Структура вступления (10% времени) Цель: заинтересовать аудиторию Приветствие Представление себя / компании Формулировка темы Договорённость о порядке проведения презентации (продолжительность, перерывы, ответы на вопросы, использование средств связи) v 1 -я ключевая идея v 2 -я ключевая идея v 3 -я ключевая идея «Я» - ключевое местоимение
Первое впечатление (30 секунд) § § § § Свой – чужой? Приятен – неприятен? Дружелюбен – враждебен? Уверен – сомневается? Умен – глуп? Профи – дилетант? Доверять – не доверять?
OPENER Подумай, следует ли в начале презентации воспользоваться «OPENER» ’ом – анекдотом, шуткой, неожиданным действием. Это хороший, но опасный приём
Приём «свой / чужой»
Приём «свой / чужой» СВОЙ доверие § § § § § ЧУЖОЙ авторитет общие факты биографии география проживания общие ценности уровень дохода общие «вредные привычки» общие переживания общие опасения элементы внешности приветствие на «слэнге» аудитории и др.
Комплимент аудитории «Инструментарий» комплимента: § § § сравнение преувеличение интонация
Структура основной части (85% времени) Цель: информировать и убедить v 1 -я ключевая идея § доказательства и примеры § 1 -я ключевая выгода для аудитории § переход «Мы с Вами» ключевые местоимения v 2 -я ключевая идея § доказательства и примеры § 2 -я ключевая выгода для аудитории § переход v 3 -я ключевая идея § доказательства и примеры § 3 -я ключевая выгода для аудитории § переход «Вы» ключевое местоимение
Имидж факта ФАКТ НЕФАКТ Имидж факта: § § Документ / вещественное доказательство Свидетели Эксперты и «эксперты» Детализация Не забывать, у какой аудитории эта информация может вызвать доверие
Типы аргументов § § Традиция Свобода Целесообразность Перспективы
Структура заключения (5% времени) Цель: побудить к изменениям / действиям Формулировка темы v 1 -я ключевая выгода v 2 -я ключевая выгода v 3 -я ключевая выгода Предоставление контактной информации Выражение благодарности Переход к ответам на вопросы аудитории «Я» «Вам» ключевые местоимения
Как выбирать ключевые идеи? Примерная структура бизнес-плана: Описание рынка: проблема или возможность? Анализ технической осуществимости Описание продукта – решение Коммерческий (маркетинговый) анализ Предварительный (стратегический) анализ Институциональный анализ Анализ финансовой эффективности Экономический анализ Что уже сделано? Анализ рисков Состав команды
Как выбирать ключевые идеи? Что даёт мой проект? Индивидуальному потребителю? Моей компании? Стране в целом?
энергетика группы Групповая динамика «поглаживающий» акцент кульминация Вступление Основная часть «ударный» акцент Заключение время
Шоу Ratio Emo Эмоциональное Рациональное Шоу Логика Вступление Основная часть Заключение время
Рационализация сделанного выбора Момент принятия решения Эмоциональное Рациональное 80% 20% Правое полушарие отвечает за эмоции Левое полушарие отвечает за логику
Эмоциональное Рациональное Emo Ratio Преимущественно женская аудитория Преимущественно мужская аудитория Дети и старики Преимущественно люди средних лет Если решение принимается немедленно Если принятие решения отодвинуто во времени Презентация происходит в вечерние происходит в утренние часы Нестандартное помещение Стандартное помещение (офис)
«Принцип маятника» Радислава Гандапаса 2 у. е. 100 у. е. 3 у. е. Негативное состояние аудитории Нейтральное состояние аудитории Позитивное состояние аудитории
Структура выступления – основные типы «дерево» «ступени» «канат»
Основные шаги в подготовке презентации 7. Разработать наглядные материалы Ø Вынести из текста все наглядные описания и постараться задействовать максимальное количество каналов восприятия Ø Всё, что написано на слайде, должно проговариваться 8. Организовать пространство и продумать свой внешний вид Ø Место презентатора – на равноудалённом расстоянии от последних сидящих
Репрезентативные системы Репрезентативная система — понятие нейролингвистического программирования, означающее преимущественный способ получения человеком информации из внешнего мира. визуальная — опирающаяся, в основном, на зрительные образы; аудиальная — опирающаяся, в основном, на слуховые образы; кинестетическая — опирающаяся, в основном, на ощущения. дискретная — опирающаяся на логическое осмысление сигналов остальных систем.
Что будет важно для участников? Визуалы: §Внешний вид презентатора, §Невербальные каналы передачи информации (поза, движения, жесты), §Слайд-шоу, §и т. д. Аудиалы: §Вербальные каналы передачи информации, §Паравербалика (чёткость речи, формула успеха от Herbalife International) §и т. д.
Что будет важно для участников? Кинестетики: §Раздаточные материалы, §Образцы продукции, §и т. д. Дискреты: §Логика построения материала, §и т. д.
Секрет успеха от Herbalife S=T 3 Success Tone × Timbre × Temp
Секрет успеха от Herbalife Тон — звук, порождаемый периодичным колебанием воздуха, музыкальный звук, в отличие от шума. (Толковый словарь Ушакова) Тон в лингвистике — использование высоты звука для смыслоразличения в рамках слов. Тон следует отличать от интонации, то есть изменения высоты тона на протяжении сравнительно большого речевого отрезка (высказывания или предложения) (Википедия. ру). Те мбр — окраска звука; один из признаков музыкального звука (наряду с высотой, громкостью и длительностью). По тембрам отличают звуки одинаковой высоты и громкости, но исполненные или на разных инструментах, разными голосами, или на одном инструменте разными способами, штрихами. Тембр определяется материалом, формой вибратора, условиями его колебаний, резонатором, акустикой помещения (Википедия. ру)
Секрет успеха от Herbalife Темп (речи) — скорость произнесения речевых элементов разной протяженности. Интонационное противопоставление важного/неважного может реализоваться изменениями в темпе речи: при произнесении синтагмы, содержащей несущественную, дополнительную информацию, темп речи чаще всего убыстряется. Убыстрение темпа речи (по сравнению с нормальным, естественным для данного индивидуума) связано с сокращением длительности гласных и согласных, а замедление — преимущественно с увеличением длительности гласных. Темп речи характеризует и произносительные стили: торжественная, публичная речь отличается более медленным темпом, тогда как разговорная речь и особенно просторечие характеризуются быстрым темпом, что приводит к значительным изменениям фонетического облика слов (Российский гуманитарный энциклопедический словарь).
Секрет успеха от Herbalife Вопрос: «Почему презентаторы от Herbalife International относительно немного внимания уделяли визуальным эффектам (2 -3 листа флипчарта + альбом с личной историей успеха)? » Ответ: «Через зрительные каналы мы воспринимаем около 80% информации, через слуховые – около 20%. Но! Информация, полученная через слуховые каналы, более устойчива к «выветриванию» .
Визуалы Я увижу – и забуду. . Аудиалы Я услышу – и запомню. . Кинестетики Я сделаю – и я пойму.
Помещение для проведения презентации § § адекватный размер и объем § § удобное расположение стола для выступающего § на окнах должны быть жалюзи или портьеры для возможного затенения помещения свободное пространство для прохода столы или маленькие выдвижные столики специальные столы для размещения оборудования, наглядных и раздаточных материалов при необходимости, должна быть кафедра или пюпитр естественное освещение в течение дня искусственное освещение должно соответствовать нормам и легко регулироваться, лучше всего самим выступающим
Положение презентатора относительно аудитории Презентатор и «крайние» сидящие в аудитории . . . «должны» находиться в вершинах равностороннего треугольника
Пространство для презентации Проблематично!
Пространство для презентации
Пространство для презентации (пример) Ноутбук Флипчарт Раздаточные материалы Экран Проектор
“Eye-Contact” Опасно! Взгляд должен быть скользящим. Фиксация – не дольше 7 сек.
“Eye-Contact” – метод официанта
Пространство: зоны контакта в коммуникации Интимная Личная Социальная Формальная Публичная
Зоны контакта в коммуникации Зона Интимная Расстояние Менее 40 – 50 см Субъекты коммуникации Ситуация Родители, дети, влюбленные и т. д Духовная близость , полное доверие
Зоны контакта в коммуникации Зона Личная Расстояние Субъекты коммуникации Ситуация От 0, 4 – 0, 5 Друзья, Обсуждение до 1, 2 – 1, 5 м единомышленники личных проблем, совместная деятельность
Зоны контакта в коммуникации Зона Социальная Расстояние От 1, 2 – 1, 5 до 2 м Субъекты коммуникации Ситуация Приятели, коллеги Обмен по работе новостями, болтовня, анекдоты на перекуре
Зоны контакта в коммуникации Зона Формальная Расстояние От 2 м до 3, 7 - 4 м Субъекты коммуникации Ситуация Начальник, подчиненный, деловой партнер Прием у начальства, деловые переговоры, визит к чиновнику
Зоны контакта в коммуникации Зона Публичная Расстояние Более 3, 7 – 4 м Субъекты коммуникации Многочисленная аудитория Ситуация Позволено воздержаться от общения
Основные шаги в подготовке презентации 9. Продумать альтернативный план Что будет, если. . . ? Ø За счёт чего может сократиться или увеличиться время? Ø Что произойдёт, если изменится количество слушателей? Ø Что делать в случае «технических накладок» ? Ø Как работать с «каверзными» вопросами? 10. Прорепетировать 1. Адаптация 2. Редактирование 3. Систематизация Нельзя делать много репетиций – в общении с аудиторий не должно быть автоматизма.
А теперь ваши «каверзные» вопросы! При помощи «инициирования» вопросов и ответов на них можно аудиторию из противника превратить в союзника!
Работа с вниманием по Радиславу Гандапасу Привлечение внимания Аудитория §Вопросы §Паузы §Шутки §Смена «картинки» § «Диверсии» §Eye-Contact Аудитория Принцип «крещендо» Постепенное нарастание «звука»
Признаки активного слушания § § § Постоянный визуальный контакт с выступающим Одобрительное кивание головой в процессе слушания Отсутствие у слушателей ритмичных, суетливых, нетерпеливых движений Положение ног слушателей перпендикулярно полу Желание задавать вопросы выступающему
Схема работы с «сопротивлением» по Эдуарду Падару Заметить Вызвать / выявить Перевести в ресурс Непонимание Утверждение статуса Сопротивление Я – как все! И др. Страх. . . «Почти» расстановка «почти» по Берту Хеллингеру
Структура ответов на вопросы § § § Поблагодарить за вопрос. Сделать комплимент вопросу. Повторить или перефразировать вопрос, обратив его таким образом ко всем присутствующим (по необходимости) Уточнить вопрос Дать краткий ответ Спросить, ответили ли вы на вопрос Сохранять контроль за ситуацией
Реакция на «трудные» вопросы аудитории 1. Контролировать свое состояние: § § § не торопиться отвечать сделать паузу указать на важность вопроса не принимать враждебный тон спрашивающего не отвечать на слова, задевающие вас
Реакция на «трудные» вопросы аудитории 2. Понять намерение спрашивающего (придать ему конструктивную направленность) § § перефразировать вопрос задать проясняющий вопрос 3. Контролировать содержание ответа: § § § концентрировать внимание на сути вопроса не пересказывать уже сказанное спросить, ответили ли Вы на вопрос
Система «призм» по Радиславу Гандапасу ? §Пауза 0 § «Купить» на позитиве §Выход без ответа §Обсуждение вопроса / выступающего §Переформулировка и это хорошо «Нет» – запрещено «Да» 2 «Да» = «Нет» но давайте посмотрим. . . но будет ещё хуже «Да» - контексту вопроса, «Нет» – его содержанию Вы непредсказуемы!
Презентация в MS Power. Point Модуль 3
Принципы подготовки слайд-шоу § Единство стиля § Понятность § Ключевые слова / Тезисы § Краткость § Чувство меры § Своевременность
Единый стиль оформления § § Дизайн Заголовки Текст Анимация Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.
Представление информации То, что Вы написали на слайде, каждый из участников презентации должен суметь прочитать. Если это невозможно, то стоит ли этот слайд вообще показывать?
Оптимизация текста § Короткие слова и предложения. § Минимум предлогов, наречий, прилагательных. v 5 -6 строк v 5 -7 слов в строке vпримерно 30 -35 слов на слайде
Заголовки должны. . . § быть запоминающимися и емкими § отражать основную идею слайда § привлекать внимание аудитории vшрифты размером 30 -44 пункта, оптимально 36 -40 vбыть краткими - до 7 слов (включая предлоги).
Шрифты § § Для текста – не менее 18. § Для выделения информации используйте жирный Без засечек – Arial, Tahoma, Verdana… шрифт, курсив или подчеркивание. § Не смешивайте разные типы шрифтов в одной презентации. § Не злоупотребляйте прописными буквами (они читаются хуже строчных).
Преобразование текста в схемы Данные неколичественного характера можно представить в виде схем. Схемы: взаимодействие, воздействие, препятствия и взаимосвязи, структура, последовательность и процесс.
Ключевые задачи Совершенствование внутренних коммуникаций Формирование лояльности персонала к политике компании Повышение корпоративной культуры, адаптация новых сотрудников
Использование цвета § § фирменные цвета компании не более трех цветов: один для фона, один для заголовков, один для текста § § контрастные цвета для фона и текста более холодные тона (синий или зеленый) для фона
Будьте внимательны: § При показе слайдов изображение на экране может отличаться от изображения на дисплее компьютера: цвета становятся более бледными. § Светлые тона при проекции на экран становятся почти белыми. § Цвет тёмного фона может быть искажён
Фотографии позволяют создать ощущение реальности, точно передают смысл, создают настроение.
Схемы (графики, гистограммы, диаграммы) Схемы способны заставить присутствующих воспринимать количественную информацию именно так, как выступающий хочет ее интерпретировать.
Графики. . . Временная последовательность Изменение и развитие Тенденции
Размещение графиков на слайдах «Один слайд = один график = одна идея» § § Много графиков и диаграмм только запутает аудиторию. Если графиков несколько, то разбейте слайд на несколько последовательных слайдов
Анимационные эффекты § Используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде. § Не злоупотребляйте анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.
Провоцирую на успешные презентации : о) Станислав Фурта s_furta@cbsd. ru stanislav_furta@rambler. ru Спасибо за внимание!
Скачать презентацию Presentation Skills Искусство деловой презентации Екатеринбург 2011
Презентация (Екатеринбург) SG Фурта.ppt