Presentation Skills Искусство деловой презентации Екатеринбург, 2011 Старший

Presentation Skills Искусство деловой презентации Екатеринбург, 2011

Старший тренер-консультант CBSD, профессор Академии Народного Хозяйства при Правительстве РФ. Области компетенции: Управление проектами Финансовый анализ проектов Анализ финансово-хозяйственной деятельности коммерческих организаций Оценка и учёт ценных бумаг Финансовая математика Искусство деловой презентации Профессиональный опыт: Преподавание на программах МВА ведущих бизнес-школ РФ; Оказание тренинговых и консультационных услуг в российских и зарубежных государственных и коммерческих организациях; Руководство коммерческими и некоммерческими проектами; Работа в России и за рубежом: Германия, Бразилия, Италия, Франция, Австрия, Дания, Бельгия, Казахстан. [email protected] Преподаватель курса: Станислав Фурта

Образование: Доктор физико-математических наук Высшее: мех-мат МГУ им. М.В.Ломоносова Курсы профессиональной переподготовки в АНХ при Правительстве РФ и Высшей коммерческой школе при Минэкономразвития РФ Обучение в рамках европейских международных программ Основные Клиенты: TNK-BP, НК «Роснефть», ОАО «Газпромнефть», «Сахалинская энергия», группа компаний «Интегра», ОАО «СУЭК», группа компаний «Базовый элемент», ОАО «РЖД», Государственная корпорация «Росатом», ОАО «УМПО», Федеральное Агентство по делам молодёжи, Национальный банк Республики Казахстан, Народный банк Республики Казахстан, Пробизнесбанк, ЗАО «Инвестиционная компания «Росбилдинг»», ЗАО «Colvir Software Solutions», группа компаний «Gallery», ОАО «ВолгаТелеком», CHANEL, Coca-cola, ЗАО «Мултон», Unilever, Mars, OTIS, Philip Morris, JTI (продолжение) Преподаватель курса: Станислав Фурта [email protected]

подготовки презентации; структурирования содержания; использования средств MS Power Point; изучения потребностей аудитории; убеждения потенциального инвестора; и многое другое... Цель курса Привить слушателям навыки создания и проведения эффективных деловых презентаций:

Вводный и основной Модуль 1

Преодоление волнения перед публичным выступлением Бла-бла-бла… Тук-тук-тук…

Методы преодоления волнения перед аудиторией Осознайте свой страх Представьте самое плохое, что может произойти, если вы выступите неудачно. Не убьют же??? Для того, чтобы «сжечь» лишний адреналин в крови, можно сделать несколько физических упражнений. Упражнение «генеральская шинель» Погримасничайте. Не бойтесь быть смешным. Метод «зайчиков» Радислав Гандапас

Идите на страх…

Самонастройка «Шаблонные слова» Супер!!! Кайф!!! Сказка!!! Фантастика!!!

Самонастройка «Шаблонные слова» Здравствуйте, я очень рад вас видеть

Хватит пытаться – БЕЙ! Овладев всеми приёмами и навыками проведения эффективной презентации, мы зачастую пытаемся продемонстрировать эти навыки, вместо того, чтобы провести «настоящую» презентацию и «жить» в ней.

Червяк, который висит на крючке, должен нравиться не рыбаку, а рыбе. Беате Узе, женщина-лётчик, каскадёр, известная предпринимательница

Презентация – это... Процесс передачи  Определенной информации  Определенной аудитории  С определенной целью

Типы презентаций Информационные Обучающие Посвященные: поиску решения проблемы процессу принятия решений Мотивирующие / Убеждающие Отчетные Специалисты подразделяют презентации на следующие типы:

Для того, кто не знает куда идти, не бывает попутного ветра. Вильгельм III Оранский, король Англии и Шотландии

Цели мотивирующей бизнес-презентации Проведение бизнес-презентации – не конечный шаг, а подготовка к следующему шагу.

Формулировка цели Формулировка цели – сложная задача, поскольку, прожив большую часть жизни в условиях диктатуры, мы привыкли жить в соответствии с целями, заданными другими. Радислав Гандапас

Формулировка цели Цель должна «заводить», давать «драйв», давать энергию достижения. Радислав Гандапас

Подготовка и проведение презентации Модуль 1

Основные шаги в подготовке презентации 1. Проработать тему Использовать правило 1:7. Подберите информации по объёму в 7 раз больше, чем собираетесь рассказать. 2. Определить цели и задачи Цель – следующий шаг в истории взаимоотношений с аудиторией. Задача 1 – донесение информации. Задача 2 – понять уровень ожидания от взаимодействия.

3. Изучить аудиторию Уровень принятия решений Уровень подготовленности Уровень запроса (понимания выгод от взаимодействия) Интересы / мотивы Уровень отношения к презентатору Возможные вопросы Приманки и табу Основные шаги в подготовке презентации

Анализ аудитории Что за люди? Где они работают? Сколько им лет? Чем они занимаются помимо работы? Доход? Семейное положение? Образование? Что они будут делать с полученной информацией? Что их пугает? Что радует? Каковы их опасения? Что думают о вас и о представляемом вами продукте? Что их объединяет здесь, в этой аудитории? (дополнительные вопросы)

Гендерные различия в аудитории Женщина – генератор эмоционального состояния аудитории Мужчина более восприимчив к рациональным аргументам

Табу: «Правило 3-х О»

4. Продумать структуру основной части Сформулировать 3 ключевые идеи Подобрать доказательства и примеры Сформулировать по каждой ключевой идее выгоды для аудитории 5. Подготовить вступление и заключение Вступление: тема и ключевые идеи Заключение: тема и ключевые выгоды 6. Продумать язык презентации Терминология, понятная аудитории Подбор стиля Написание текста или развёрнутых тезисов Основные шаги в подготовке презентации

Структуризация выступления ...нужна для того, чтобы:

Главное правило выступающего (правило 3-х) Скажите, о чём собираетесь говорить Скажите это Скажите, о чём вы рассказали ВСТУПЛЕНИЕ ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кама-сутра Радислава Гандапаса Презентатор Аудитория Два базовых постулата книги вполне отвечают названию. Первый: важно не столько овладеть набором приемов воздействия на публику, сколько научиться получать удовольствие от собственных публичных выступлений, ибо все, что человек делает с удовольствием, он делает успешно. И наоборот. Второй: оратор вступает с аудиторией в своеобразную «интимную» связь, в которой он выступает с позиции мужчины (независимо от своего биологического пола), а аудитория – с позиции женщины. Значительное число примеров в книге подтверждает право этой аналогии на существование.

Структура вступления (10% времени) Цель: заинтересовать аудиторию Приветствие Представление себя / компании Формулировка темы Договорённость о порядке проведения презентации (продолжительность, перерывы, ответы на вопросы, использование средств связи) 1-я ключевая идея 2-я ключевая идея 3-я ключевая идея «Я» - ключевое местоимение

Первое впечатление (30 секунд) Свой – чужой? Приятен – неприятен? Дружелюбен – враждебен? Уверен – сомневается? Умен – глуп? Профи – дилетант? Доверять – не доверять?

OPENER Подумай, следует ли в начале презентации воспользоваться «OPENER»’ом – анекдотом, шуткой, неожиданным действием. Это хороший, но опасный приём

Приём «свой / чужой»

Приём «свой / чужой» СВОЙ ЧУЖОЙ доверие авторитет общие факты биографии география проживания общие ценности уровень дохода общие «вредные привычки» общие переживания общие опасения элементы внешности приветствие на «слэнге» аудитории и др.

Комплимент аудитории «Инструментарий» комплимента: сравнение преувеличение интонация

Структура основной части (85% времени) Цель: информировать и убедить 1-я ключевая идея доказательства и примеры 1-я ключевая выгода для аудитории переход 2-я ключевая идея доказательства и примеры 2-я ключевая выгода для аудитории переход 3-я ключевая идея доказательства и примеры 3-я ключевая выгода для аудитории переход

Имидж факта ФАКТ НЕФАКТ Имидж факта: Документ / вещественное доказательство Свидетели Эксперты и «эксперты» Детализация Не забывать, у какой аудитории эта информация может вызвать доверие

Типы аргументов Традиция Свобода Целесообразность Перспективы

Структура заключения (5% времени) Цель: побудить к изменениям / действиям Формулировка темы 1-я ключевая выгода 2-я ключевая выгода 3-я ключевая выгода Предоставление контактной информации Выражение благодарности Переход к ответам на вопросы аудитории «Я»  «Вам» - ключевые местоимения

Как выбирать ключевые идеи? Примерная структура бизнес-плана: Описание рынка: проблема или возможность? Описание продукта – решение Предварительный (стратегический) анализ Коммерческий (маркетинговый) анализ Анализ технической осуществимости Анализ финансовой эффективности Экономический анализ Институциональный анализ Анализ рисков Состав команды Что уже сделано?

Как выбирать ключевые идеи? Что даёт мой проект?

Групповая динамика время энергетика группы кульминация «ударный» акцент «поглаживающий» акцент Вступление Заключение Основная часть

Эмоциональное  Рациональное время Вступление Заключение Основная часть Emo Ratio Шоу Шоу Логика

Эмоциональное  Рациональное Правое полушарие отвечает за эмоции Левое полушарие отвечает за логику

Эмоциональное  Рациональное

«Принцип маятника» Радислава Гандапаса Нейтральное состояние аудитории Позитивное состояние аудитории Негативное состояние аудитории 100 у.е. 2 у.е. 3 у.е.

Структура выступления – основные типы «дерево» «канат» «ступени»

7. Разработать наглядные материалы Вынести из текста все наглядные описания и постараться задействовать максимальное количество каналов восприятия Всё, что написано на слайде, должно проговариваться 8. Организовать пространство и продумать свой внешний вид Место презентатора – на равноудалённом расстоянии от последних сидящих Основные шаги в подготовке презентации

Репрезентативные системы Репрезентативная система — понятие нейролингвистического программирования, означающее преимущественный способ получения человеком информации из внешнего мира.

Что будет важно для участников?

Что будет важно для участников?

 ПРЕИМУЩЕСТВА: можно выделить ключевые моменты привлекает внимание хорош для ведения диалога легок в использовании листы можно подготовить заранее  НЕДОСТАТКИ: использованные листы сложно применять еще раз листы могут выглядеть небрежно опасность говорить флип-чарту, а не аудитории требуется много бумаги нужно писать быстро трудно читать с последнего ряда большой аудитории Для аудитории от 2 до 25 человек Флип-чарт или лекционный блок

Секрет успеха от Herbalife Tone × Timbre × Temp Success

Секрет успеха от Herbalife

Секрет успеха от Herbalife

Секрет успеха от Herbalife Вопрос: «Почему презентаторы от Herbalife International относительно немного внимания уделяли визуальным эффектам (2-3 листа флипчарта + альбом с личной историей успеха)?» Ответ: «Через зрительные каналы мы воспринимаем около 80% информации, через слуховые – около 20%. Но! Информация, полученная через слуховые каналы, более устойчива к «выветриванию».

Я увижу – и забуду.... Я услышу – и запомню.... Я сделаю – и я пойму. Визуалы Аудиалы Кинестетики

Помещение для проведения презентации адекватный размер и объем свободное пространство для прохода столы или маленькие выдвижные столики специальные столы для размещения оборудования, наглядных и раздаточных материалов удобное расположение стола для выступающего при необходимости, должна быть кафедра или пюпитр естественное освещение в течение дня искусственное освещение должно соответствовать нормам и легко регулироваться, лучше всего самим выступающим на окнах должны быть жалюзи или портьеры для возможного затенения помещения

Положение презентатора относительно аудитории Презентатор и «крайние» сидящие в аудитории ... «должны» находиться в вершинах равностороннего треугольника

Пространство для презентации Проблематично!

Пространство для презентации

Пространство для презентации (пример) Экран Флип-чарт Раздаточные материалы Проектор Ноутбук

“Eye-Contact” Опасно! Взгляд должен быть скользящим. Фиксация – не дольше 7 сек.

“Eye-Contact” – метод официанта

Пространство: зоны контакта в коммуникации

Зоны контакта в коммуникации

Зоны контакта в коммуникации

Зоны контакта в коммуникации

Зоны контакта в коммуникации

Зоны контакта в коммуникации

9. Продумать альтернативный план Что будет, если...? За счёт чего может сократиться или увеличиться время? Что произойдёт, если изменится количество слушателей? Что делать в случае «технических накладок»? Как работать с «каверзными» вопросами? 10. Прорепетировать Адаптация Редактирование Систематизация Нельзя делать много репетиций – в общении с аудиторий не должно быть автоматизма. Основные шаги в подготовке презентации

А теперь ваши «каверзные» вопросы! При помощи «инициирования» вопросов и ответов на них можно аудиторию из противника превратить в союзника!

Работа с вниманием по Радиславу Гандапасу Аудитория Аудитория Привлечение внимания Аудитория Вопросы Паузы Шутки Смена «картинки» «Диверсии» Eye-Contact Принцип «крещендо» Постепенное нарастание «звука»

Признаки активного слушания Постоянный визуальный контакт с выступающим Одобрительное кивание головой в процессе слушания Отсутствие у слушателей ритмичных, суетливых, нетерпеливых движений Положение ног слушателей перпендикулярно полу Желание задавать вопросы выступающему

Схема работы с «сопротивлением» по Эдуарду Падару Заметить Вызвать / выявить Перевести в ресурс Сопротивление «Почти» расстановка «почти» по Берту Хеллингеру Страх... Утверждение статуса Непонимание Я – как все! И др.

Структура ответов на вопросы

Реакция на «трудные» вопросы аудитории Контролировать свое состояние: не торопиться отвечать сделать паузу указать на важность вопроса не принимать враждебный тон спрашивающего не отвечать на слова, задевающие вас

Реакция на «трудные» вопросы аудитории 3. Контролировать содержание ответа: концентрировать внимание на сути вопроса не пересказывать уже сказанное спросить, ответили ли Вы на вопрос 2. Понять намерение спрашивающего (придать ему конструктивную направленность) перефразировать вопрос задать проясняющий вопрос

Система «призм» по Радиславу Гандапасу ? Вы непредсказуемы! Пауза  0 «Купить» на позитиве Выход без ответа Обсуждение вопроса / выступающего Переформулировка «Да» = «Нет» 2 «Нет» – запрещено «Да» - контексту вопроса, «Нет» – его содержанию «Да» и это хорошо но давайте посмотрим... но будет ещё хуже

Презентация в MS PowerPoint Модуль 3

Принципы подготовки слайд-шоу

Единый стиль оформления Дизайн Заголовки Текст Анимация Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.

Представление информации То, что Вы написали на слайде, каждый из участников презентации должен суметь прочитать. Если это невозможно, то стоит ли этот слайд вообще показывать?

Оптимизация текста Короткие слова и предложения. Минимум предлогов, наречий, прилагательных. 5-6 строк 5-7 слов в строке примерно 30-35 слов на слайде

Заголовки должны... быть запоминающимися и емкими отражать основную идею слайда привлекать внимание аудитории шрифты размером 30-44 пункта, оптимально 36-40 быть краткими - до 7 слов (включая предлоги). Нет скучным презентациям!

Шрифты Для текста – не менее 18. Без засечек – Arial, Tahoma, Verdana… Для выделения информации используйте жирный шрифт, курсив или подчеркивание. Не смешивайте разные типы шрифтов в одной презентации. Не злоупотребляйте прописными буквами (они читаются хуже строчных).

Преобразование текста в схемы Данные неколичественного характера можно представить в виде схем. Схемы: взаимодействие, воздействие, препятствия и взаимосвязи, структура, последовательность и процесс.

Использование цвета фирменные цвета компании не более трех цветов: один для фона, один для заголовков, один для текста контрастные цвета для фона и текста более холодные тона (синий или зеленый) для фона

При показе слайдов изображение на экране может отличаться от изображения на дисплее компьютера: цвета становятся более бледными. Светлые тона при проекции на экран становятся почти белыми. Цвет тёмного фона может быть искажён Будьте внимательны:

Фотографии Фотографии позволяют создать ощущение реальности, точно передают смысл, создают настроение.

Схемы способны заставить присутствующих воспринимать количественную информацию именно так, как выступающий хочет ее интерпретировать. Схемы (графики, гистограммы, диаграммы)

Временная последовательность Изменение и развитие Тенденции Графики...

Размещение графиков на слайдах Много графиков и диаграмм только запутает аудиторию. Если графиков несколько, то разбейте слайд на несколько последовательных слайдов «Один слайд = один график = одна идея»

Анимационные эффекты Используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде. Не злоупотребляйте анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.

Провоцирую на успешные презентации :о) Станислав Фурта [email protected] [email protected] Спасибо за внимание!