Предпроектное обследование Лабораторная работа № 1 Роль

Предпроектное обследование Лабораторная работа № 1

Роль предпроектного обследования в проекте Предпроектное обследование является важнейшим и определяющим этапом проектирования информационных систем. Он является основой дальнейших проектных решений. Во время предпроектного обследования группа системных аналитиков прежде всего занимается сбором и анализом информации и документов, описывающих деятельность исследуемой организации. При этом надо учесть, что каждый участвующий в проекте системный аналитик должен обследовать не более 2 - 3 деятельностей, поскольку современное предприятие является достаточно сложной системой.

Источники информации Наиболее очевидными источниками информации об объекте являются измерения и наблюдения. Также важны такие источники, как документы, интервью и личное участие в работе. В качестве исходной информации проведении обследования могут служить: o данные об организационной структуре предприятия; o нормативно – справочная информация, включающая как внутренние нормативные документы (устав предприятия, положения о подразделениях и т. д. ), так и документы, описывающие взаимодействие с внешней средой (ГОСТы на производство продукции, государственные документы о системе налогов и сборов, положения о работе с заказчиками и т. д. ); o система делопроизводства предприятия; o документы системы менеджмента качества; o документы о технологии производства; o данные об имеющихся на предприятии средствах информатизации (документы на «старую» ИС, на имеющиеся автоматизированные рабочие места и т. д. ); o стратегические цели предприятия и перспективы развития; o результаты анкетирования сотрудников; o результаты интервьюирования сотрудников.

Методы сбора информации При проведении обследования целесообразно применять следующие методы: o сбор документов; o анкетирование; o интервьюирование.

Сбор документов должен осуществляться на всех этапах предпроектного обследования. Он включает в себя сбор внутрикорпоративных форм, шаблонов, бланков, отчетов; форм для обмена информацией с внешней средой, включая государственные документы. Целесообразно подготовить альбом форм, с разбивкой их по видам деятельности предприятия.

Анкетирование является начальным этапом обследования. Его проводят, как правило, до выезда группы системных аналитиков на предприятие. Цель анкетирования – составить первоначальное представление о деятельности предприятия. До проведения анкетирования необходимо иметь данные об организационной структуре предприятия. Анкеты рассылаются, прежде всего, руководителям структурных подразделений. Анкеты должны содержать графы для идентификации фамилии и должности анкетируемого. Отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которым работает подразделение. Список вопросов должен быть ограничен 15 – 20 вопросами так, чтобы вся анкета не занимала более 2 страниц.

Пример анкеты o название подразделения; o фамилия, имя, отчество руководителя подразделения, телефон; o фамилия, имя, отчество контактного лица, телефон контактного лица; o основная цель подразделения; o основные функции подразделения; o организационная структура подразделения; o кадровый состав подразделения; o какая информация и какие документы поступают в подразделение; o какая информация и какие документы формируются в подразделении; o какая информация и какие документы передаются в другие подразделения; o какая информация поступает из внешних к данному предприятию источников (банк, заказчик, налоговые органы и т. д. ); o какая информация передается во внешние органы; o физическое представление перечисленных выше информационных потоков (журналы, картотеки, документы, электронное представление и т. д. ); o время приема, обработки и отправления информации и документов; o продолжительность хранения информации и документов и условия перевода в архив; o требования к безопасности каждого из документов; o описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты); o основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов; o предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов; o дата заполнения анкеты; o подпись контактного лица, заполнившего анкету.

Проведение анкетирования Далее должна следовать просьба приложить следующие документы: положение о подразделении, набор документальных форм без внутреннего наполнения, используемые шаблоны, формы, бланки, отчеты и т. д. Как видно из содержания анкеты, она не может быть заполнена случайным человеком, поэтому кандидатура на роль контактного лица должна быть заранее согласована. Она не может быть заполнена за короткое время, поскольку ее заполнение требует тщательной работы, знания бизнес- процесса и сбора реальных документов. При этом у группы аналитиков, проводящей обследование, не должно быть не оправданных ожиданий. Дело в том, что если бы на предприятии были бы достаточно хорошо прописаны информационные потоки, услуги системных аналитиков им были бы не нужны. Информационные потоки подразделения формируются не единовременно, а постоянно изменяются в связи с изменением производственного процесса. На основании данных анкетирования формируется предварительное представление о деятельности подразделения и утверждается качественный и количественный состав группы системных аналитиков.

Интервьюирование является важнейшим методом обследования. Дело в том, что в результате анкетирования и сбора соответствующих этому этапу документов будут получены данные, которые не в полной мере описывают бизнес – процесс некоторой предметной области. Большую часть информации на данном этапе мы получаем из анкет. Анкеты заполняются людьми, и информация, заключенная в них может быть искажена вследствие субъективных особенностей. Каждый из контактных лиц не обладает информацией о всей системе целиком. Если бы анкеты содержали достоверную и полную информацию, не было бы необходимости в работе системных аналитиков. Более того, современное предприятие – сложная система и о его работе целиком в деталях не может знать один человек.

На этапе интервьюирования уточняется и детализируется информация, содержащаяся в анкетах. В этой работе должны участвовать представители всех подразделений описываемого бизнес-процесса. К выбору кандидатуры на интервьюирование надо подходить очень ответственно. Прежде всего, этому процессу надо подвергнуть контактное лицо, то есть заполнителя анкеты для уточнения указанных в анкете данных. Далее, надо выбрать тех людей из подразделения, которые могли бы уточнить и углубить информацию, полученную в результате анкетирования.

Цель интервьюирования – уточнить следующую информацию: o ограничение рабочей области проектирования. Для этого должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми контактирует рассматриваемая предметная область (условно – «предприятие» ). Рассмотреть способы взаимодействия внешних объектов с этим предприятием, а также информационные и материальные потоки, обеспечивающие это взаимодействие; o реальные технологии работы предприятия, поскольку нормативно- справочная информация описывает их в не полной мере; o реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку, как правило, положения о подразделениях такой информации не содержат; o все информационные хранилища (включая и бумажные: журналы, картотеки, архивы и т. д. ); o оценку информационной инфраструктуры предприятия; o статистические данные по бизнес-процессам предприятия.

Сбор статистических данных o Статистические данные на этапе предпроектного обследования надо собирать по каждому объекту будущей модели бизнес-процесса: процессу, информационному хранилищу, потоку данных, элементу данных, внешней сущности. Это позволит на начальном этапе проектирования выявить узкие места. Приведем примеры сбора статистических данных. o Процессы. Их важнейшими характеристиками являются частота и время выполнения. Эта информация может быть использована для проектирования информационной инфраструктуры. o Хранилища данных. Обычно собирается следующая информация: среднее количество записей в каждом хранилище данных, количество чтений, добавлений, изменений и удалений. Эта информация может быть использована при проектировании баз данных. o Поток данных. Его важнейшей характеристикой являются скорость и интенсивность. Для любого составного потока определяется распределение компонентов внутри потока. Эта информация необходима для определения пиковых нагрузок на соответствующие обрабатывающие процессы. o Элемент данных. О каждом элементе необходимо знать формат данных и допустимые значения каждого элемента. Эта информация необходима при проектировании баз данных. o Внешние объекты. Наиболее важным здесь является количество пользователей, их способы использования системы, местоположение рабочих мест. Эта информация необходима для проектирования информационной инфраструктуры.

Интервьюирование является очень сложной задачей. Как говорил Шеннон, умение проводить интервью есть искусство, которому трудно научиться. При этом надо помнить, что люди, которых интервьюируют, полностью отдают себе отчет в том, что их деятельность, вероятнее всего, приведет к каким-то изменениям в системе. Поэтому интервьюируемое лицо озабочено существом и последствиями этих изменений. Проведение интервью – это процесс получения информации, который характеризуется умением хорошо слушать, создать обстановку, располагающую к беседе, и умело направить ее в нужное русло.

Задачи предпроектного обследования 1. Описать модель организации и провести анализ «узких мест» . 2. Провести анализ успешных проектов в рассматриваемой области и обосновать выбор ИТ-решения

Шаблон документа «Описании модели организации и анализе «узких мест» » o миссия; o стратегия развития (в том числе бизнес-цель организации); o стратегия развития ИТ (позволит достичь бизнес-цели организации в заданный период времени); o функциональная модель (бизнес-функции организации «AS-IS» ); o модель потоков данных (информационные потоки, обеспечивающие бизнес-процессы и бизнес-функции организации «AS-IS» ); o система управления и организационная структура ( «AS-IS» ); o определение уровня зрелости процессов управления организации; o состояние ИТ в организации (степень автоматизации процессов, покрытие функциональных областей, уровень зрелости ИТ- процессов); o анализ «узких мест» с точки зрения бизнес-цели организации;

Миссия Под миссией предприятия понимается основная общая цель или задача предприятия, четко выраженная причина его существования. Она обобщает и унифицирует такие понятия, как предназначение, стратегическая установка, кредо, политика, бизнес-идея и др. Миссия объединяет задачу и коренную причину, оправдывающую существование данного конкретного предприятия, она позволяет потребителю отличить одно предприятие от другого, занимающегося аналогичной деятельностью. Внешнее назначение миссии заключается в формировании имиджа предприятия в окружающем мире. Внутренняя задача миссии состоит в поддержке и развитии корпоративного духа, поскольку она проясняет сотрудникам общую цель существования предприятия, выражает принципы и ценностные ориентиры предприятия, облегчает сотрудникам осознание своего места и роли в системе деловых отношений, что в результате способствует созданию благоприятной атмосферы.

Миссия должна удовлетворять следующим требованиям: 1. Указывать на сущность и назначение предприятия, давать представление об основных его свойствах, причине возникновения и смысле существования. 2. Говорить о перспективности предприятия, какими видами деятельности оно собирается заниматься и каков долгосрочный курс. 3. Формулировать понятие бизнес-идеи, определяющей группы покупателей, их потребности, технологическое и функциональное исполнение. 4. Включать понятие миссии-ориентации, уточняющее характер его поведения и раскрывающее систему ценностей, которых придерживается руководство и персонал. 5. Информировать общество о политических установках.

Стратегия Под стратегией понимается долгосрочное направление развития предприятия, следование которому приведет к достижению стратегических бизнес-целей. Стратегии могут быть: o дополняющие; o дополнительные; o обеспечивающие прорыв. Дополняющая стратегия более полно использует уже существующие ресурсы. Она не меняет характера бизнеса. Дополнительная стратегия изменит структуру бизнеса. Она предлагает введение чего-либо нового, которое в сочетании с уже существующим бизнесом приведет к появлению нового и большего, чем сумма его первоначальных, составляющих. Стратегия, обеспечивающая прорыв, меняет фундаментальные экономические характеристики бизнеса.

ИТ - стратегия В современных условиях многие проблемы бизнеса могут быть решены с помощью информационных технологий. Вместе с тем на предприятии, как правило, существует ряд проблем, связанных в основном с отсутствием единой корпоративной политики в области информационных технологий (ИТ) и стратегии создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) предприятия в целом. Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты КИУС. Соответствующий документ предназначен для руководства предприятия и отражает следующие факторы: o роль информационных технологий в решении проблем развития бизнеса; o состав основных направлений развития информационных технологий и сформированный портфель инвестиционных проектов, сгруппированных по приоритетам реализации; o поэтапный план внедрения, использования и развития информационных технологий на 3— 5 лет; o оценку стоимости развития информационных технологий в привязке к портфелю инвестиционных проектов и этапам плана; o предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий.

Функциональная модель «AS-IS» Функциональная модель может быть создана с помощью методологии SADT. (Дэвид А. Марка и Клемент Мак. Гоуэн «Методология структурного анализа и проектирования» . Рекомендуется в качестве нормативного документа при построении функциональных диаграмм использовать руководящий документ РД- IDEF 0 -2000. Методология функционального моделирования IDEF 0. В качестве инструментальной поддержки можно использовать пакет All. Fusion Modelling Suite в части All. Fusion Process Modeler 7. 1 (BPwin) модель IDEF 0. Все элементы модели должны быть описаны. Каждая диаграмма должна сопровождаться текстовым описанием (рекомендуется использовать Model report и Diagram report).

Модель потоков данных «AS – IS» Модель потоков данных может быть описана с помощью DFD - диаграмм. В качестве инструментальной поддержки можно использовать пакет All. Fusion Modelling Suite в части All. Fusion Process Modeler 7. 1 (BPwin), модель DFD. Все элементы модели должны быть описаны. Каждая диаграмма должна сопровождаться текстовым описанием (рекомендуется использовать Model report и Diagram report).

Система управления и организационная структура ( «AS-IS» ) Организационная структура (ГОСТ Р ИСО 9000: 2008 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь) - распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками. Может быть описана произвольным образом, в том числе и с использованием пакета All. Fusion Modelling Suite в части All. Fusion Process Modeler 7. 1 (BPwin), Organization Charts. Все элементы модели в этом случае должны быть описаны. Каждая диаграмма должна сопровождаться текстовым описанием (рекомендуется использовать Model report и Diagram report).

Определение уровня зрелости Может быть описана по классификации Capability Maturity Model. Пятиуровневая модель.

Состояние ИТ в организации (степень автоматизации процессов, покрытие функциональных областей, уровень зрелости ИТ - процессов) Также рекомендуется использовать модели CMM, CMMI, стандарт Cobit 4. 3

Анализ «узких мест» Узким местом называют процесс или операцию или функцию, которая препятствует достижению стратегической цели предприятия. Она не соответствует требуемым параметрам производительности. «Узкие» места рекомендуется определять на основе анализа построенных функциональных моделей и моделей потоков данных на соответствие эталонной модели.

При этом анализ рекомендуется проводить по следующим направлениям: o анализ функциональной деятельности выбранной предметной области на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели (стандарты и модели MRP, ERP, CRM, PDM, …); o анализ функционального взаимодействия выбранной предметной области с внешними объектами на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели (стандарты и модели MRP, ERP, CRM, PDM…); o анализ внутреннего документооборота выбранной предметной на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели (стандарты и модели MRP, ERP, CRM, PDM, …); o анализ информационных потоков и информационного взаимодействия с внешними объектами на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели (стандарты и модели MRP, ERP, CRM, PDM, …); o анализ информационной инфраструктуры выбранной предметной области и предприятия в целом на соответствие лучшей бизнес - практике или эталонной модели (стандарты и модели MRP, ERP, CRM, PDM, …).

Шаблон документа «Анализ успешных ИТ - проектов в рассматриваемой области и обоснование выбора ИТ – решения» o определение критериев для анализа; o поиск успешных проектов; o сравнительная характеристика успешных проектов; o выбор ИТ – решения.

Основная задача этой части – обзор отечественного и мирового опыта построения ИС в данной предметной области. Обзор необходимо завершить анализом с точки зрения выбранных критериев, к которым можно отнести, например: 1. цель проекта; 2. задачи проекта; 3. основные функции; 4. стоимость проекта; 5. время выполнения проекта; 6. программная платформа; 7. аппаратная платформа. На основании этого анализа производится выбор ИТ - решения для поставленной задачи.