ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК И КОМАНДИРОВОК

КОМАНДИРОВКА Согласно ст. 166 Трудового кодекса командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебной командировкой так же признается и поездка работника в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы (абз. 2 п. 3 Постановления Правительства РФ от 13. 10. 2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее Положение о командировках)). СЛУЖЕБНАЯ ПОЕЗДКА Поездка работника не признается служебной командировкой, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер (ст. 166 ТК РФ и абз. 3 п. 3 Положения о командировках).

СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ Разъездной характер работы. Действующим законодательством понятие разъездного характера работы не установлено. Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями сотрудника по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Такие поездки являются частью трудовой функции работника, поэтому должны совершаться с определенной регулярностью, характерной для данного вида деятельности. К сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, относятся курьеры, снабженцы, мастера, работающие по вызову (наладчики), рекламные и торговые агенты, почтальоны и другие работники. Если поездки работника носят разовый характер, то есть в каждом случае осуществляются по распоряжению работодателя, их следует рассматривать как служебные командировки. Работа в пути выполняется при движении какого-либо транспортного средства. В пути работают, например, проводники пассажирских поездов, стюардессы, экспедиторы, водители-дальнобойщики, кондукторы. Разъездную работу следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором - нет. Подвижная работа. Этот вид работ связан с частой переменой рабочего места (места выполнения трудовой функции), которым является какая-либо территория. То есть когда перемещение из одной местности в другую вызвано, например, сменой объектов, населенных пунктов и совершается вместе с подразделением, бригадой, в которой работают работники. В частности, к подвижной относится работа лесозаготовителей, строителей, монтажников, охранников (ЧОП, ведомственной и вневедомственной охраны) и т. п.

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВКИ

Пример оформления докладной записки о командировании работника

Пример служебного задания для направления работника в командировку (до начала командировки)

Пример приказа о направлении работника в командировку

Пример командировочного удостоверения (лицев сторона)

Пример оформления командировочного удостоверения (оборотная сторона)

Пример служебного задания для направления работника в командировку (после возвращения из командировки )

пример отражения командировки работника в табеле учета рабочего времени

Пример заполнения Журнала регистрации докладных записок

Пример заполнения Книги регистрации приказов о командировании работников (в пределах РФ)

Пример заполнения Журнала учета работников, выбывающих в командировки из ОАО <Металлист> (приложение 2 к Инструкции Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР ) и ВЦСПС от 07. 04. 1988 № 62

Пример графика документооборота отдела кадро

Авансовый отчет работника

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКИ

Законодательством четко не определен порядок учета и оформления разъездного характера работы. Однозначно установлено только то, что разъездной характер работы (подвижной или работа в пути) должен быть зафиксирован в локальных нормативных актах работодателя, а также в трудовом договоре с каждым иностранным работником. В остальном работодатель должен самостоятельно определить порядок документооборота и учета служебных поездок работника. Существует несколько вариантов документального оформления служебных поездок. Вариант 1: как при командировке Вариант 2: оформить маршрутный лист

Вариант 1: «как при командировке»

Для оформления служебных поездок можно: • использовать формы, предназначенные для оформления командировок • разработать свои формы документов для служебных поездок - служебное задание, приказ о направлении работника (или работников) в служебную поездку и командировочное удостоверение. При этом за основу можно взять унифицированные.

Кроме того, в локальном нормативном акте организации необходимо утвердить порядок возмещения расходов, связанных с разъездами. Особое внимание следует уделить порядку отражения в табеле учета рабочего времени дней нахождения работника в служебных разъездах. Все процедуры закрепить изданием приказа руководителя организации.

Вариант 2: «оформить маршрутный лист»

Создание единого документа для служебных поездок, например маршрутного листа, подписанного работодателем и работником, в котором будет установлено: - с какой целью работник был направлен в другой регион; - на какое количество дней и в какую организацию (филиал).

Маршрутный лист можно оформить по аналогии с командировочным удостоверением и служебным заданием в упрощенной форме на одном листе. Его форму следует утвердить приказом по основной деятельности компании.