ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ Корпоративный университет Основы управления проектами Смыслова Татьяна Владимировна телефон (4852) 401 -690, адрес эл. почты: smyslovatv@region. adm. yar. ru
Почему мы здесь? Считаю целесообразным создать в каждом регионе страны специальные штабы, проектные офисы, которые станут своего рода администрациями развития, обеспечат внедрение лучших механизмов создания благоприятного инвестиционного климата" Выступление в рамках Санкт Петербургского международного экономического форума, июнь 2015 Для эффективной реализации этих задач необходимы модернизация сложившейся в настоящее время системы государственного управления… Одним из основных направлений ее совершенствования станет внедрение современных общепризнанных методов проектного управления. Основные направления деятельности Правительства РФ на период до 2018 г. , май 2015 г. Правительству РФ представить предложения по созданию проектного офиса в целях сопровождения наиболее значимых проектов в социальной и экономической сферах. Перечень поручений по реализации Послания Президента Федеральному Собранию 3. 12. 2015 С 2016 года Совет по внедрению проектного управления в ФОИВ и ОГВ субъектов РФ осуществляется свою деятельности под кураторством Правительства РФ
Почему мы здесь? Активности ключевых министерств в области проектного управления Минэкономразвития России Минпромторг России Совет по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти Создание департамента стратегического планирования и управления проектной деятельностью Методические рекомендации по внедрению проектного управления Инициатива по созданию системы сертификации исполнителей госконтрактов Минкомсвязь России Минтруд России Методические рекомендации по организации системы проектного управления мероприятиями по информатизации Разработка профессионального стандарта по специальности «Руководитель проекта»
Мировой опыт внедрения проектного управления Страна Государственное учреждение Темы проектов Комментарий Различные проекты, в Многие государственные Более десяти государственных учреждений (Министерство т. ч. инфраструктурные учреждена прибегают к проектной обороны, Министерство юстиции логике при решении задач в Великобритания и т. п. ) формате государственно-частного партнёрств Департамент по государственной Различные проекты по Организация совместной работы модернизации, подотчётный модернизации заинтересованных государственных Правительству учреждений Франция Управление социальной защиты Разработка политики Быстрая организация работы по минимальным большого числа экспертов социальным пособиям Сингапур Канада Центр управления государственными проектами Министерства финансов Офис управления крупными государственными проектами Различные проекты государственных учреждений Центр помогает государственным учреждениям определять цели проектов, риски проектов, а так же является источником знаний о лучших практиках Проекты по Обеспечение регулярного контроля разработке со стороны государства за природных ресурсов в процессом разработки природных Канаде ресурсов
Для чего внедрять систему проектного управления? • Эффективная реализация изменений • Эффективный способ решения межфункциональных задач • Один из инструментов реализации стратегии на основе имеющихся ресурсов
Для чего внедрять систему проектного управления? Снижение управленческих издержек Исключение (минимизация) переделок Минимизация влияния рисков Экономия ресурсов
Инструменты проектного управления для экономии ресурсов Для чего внедрять систему проектного управления? Исключение (минимизация) переделок • Четкое определение целей, результатов и границ проекта • Разработка необходимого количества планов • Построение эффективной системы контроля Снижение управленческих издержек • Определение ролей, полномочий и ответственности • Эффективное использование матричной структуры • Общие правила коммуникаций, единое информационное пространство Минимизация влияния рисков • Анализ заинтересованных сторон и рисков проекта • Планирование реагирования и учет рисков в планах
Роль и место проектного управления в реализации государственных программ
Нормативно-правовая база управления проектами в РФ • Распоряжение Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. № 26 Р-АУ «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти» • ГОСТ Р 54869– 2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» • ГОСТ Р 54871– 2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой» • ГОСТ Р 54870– 2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов» • ГОСТ Р ИСО 21500 -2014 «Руководство по проектному менеджменту»
Нормативно-правовая база управления проектами в ОИВ ЯО Распоряжение Губернатора ЯО № 450 -р от 11. 08. 2015 Об утверждении Методических рекомендаций по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области q. МЕТОДИКА управления проектами в ОИВ ЯО q. ПОЛОЖЕНИЕ о проектном офисе ОИВ ЯО Проектный офис - УГСи. КП, отдел по организационному развитию. Основные функции проектного офиса: - организация планирования и контроля проектной деятельности; - внедрение, поддержка и развитие проектно-ориентированной системы в ОИВ ЯО. q. ПОЛОЖЕНИЕ об экспертном совете по внедрению проектного управления в ОИВ ЯО (+Распоряжение Губернатора ЯО № 489 -р от 15. 09. 2015 Об утверждении состава экспертного совета по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области) q. ПОЛОЖЕНИЕ об отраслевом экспертном совете (+Распоряжение Губернатора ЯО № 015 -р от 21. 01. 2016 Об утверждении составов отраслевых экспертных советов) q. МЕТОДИКА формирования и функционирования межфункциональных групп управления проектами в ОИВ ЯО (+Проект распоряжения Губернатора ЯО Об утверждении составов межфункциональных групп управления проектами, реализуемыми в 2016 году)
Система управления проектами в ОИВ ЯО
Что такое проект? projectus (лат. ) – «заброшенный вперед» Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, осуществляемых, в течение установленного ограниченного периода времени и при установленном бюджете, для создания уникального результата, имеющий ресурсные ограничения, требующий планирования и контроля реализации. Уникальность - в том, что такого еще не было (или происходит не часто ). Например, надо: построить дом или сделать ремонт Внедрить новую информационную систему Открыть МФЦ
В чем разница? Операционная деятельность экономичный способ получения привычных результатов с помощью устоявшихся бизнес -процессов Цель: Постоянно добиваться обычного результата Временной интервал: Сколь угодно долго Плохо справляется с изменениями Проектная деятельность Цель: эффективный способ получения уникальных результатов Временной интервал: четко ограниченный срок - от нескольких недель до нескольких лет Инструмент для реализации изменений 7
Связь операционной деятельности и проекта Операционная деятельность Продукт Необходимость в изменении Начало Завершение Проект Возврат инвестиций
Критерии проекта - уникальность результатов деятельности в масштабах региона; - необходимость параллельной реализации мероприятий по нескольким направлениям для достижения результата деятельности (для реализации создаются временные коллективы); - ограничен во времени - наличие даты, к моменту наступления которой должен быть достигнут результат деятельности; - ограничен в ресурсах - наличие предельных объемов финансирования для достижения результатов деятельности; - наличие выявленных рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения деятельности; - продолжительность деятельности – не менее 3 месяцев; - начало и окончание деятельности – в рамках одного календарного года.
Закон Лермана Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег Следствие: вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег. Закон ресурсоемкости проекта Проект можно выполнить: ü Быстро ü Качественно ü Дешево Выберите любые два!. . Профессиональная шутка Успех проекта
Критерии успешности проекта Проект успешен, если он завершен: • в установленные сроки • в рамках выделенного бюджета • достигнуты результаты
Управление проектом это… • Использование инструментов планирования, организация исполнения проекта. • Отслеживание хода выполнения проекта и его соответствие плану, управление рисками и выполнение корректирующих действий. • Достижение баланса между желаемыми результатами проекта (область действия, выполнение, качество) и ограничениями проекта (время и затраты). • Руководство коллективом, члены которого не работали вместе перед выполнением работы.
Проектный цикл ( «жизненный цикл проекта» ) – промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его завершения. Инициация Планирование и разработка Осуществление КС КС Завершение КС
План проекта по вехам/ Дорожная карта Грамотно выделенный комплекс вех (КС) составляет серию естественных контрольных точек проекта. Достижение КС подразумевает переход проекта из одного состояния в другое «Дорожная карта» – цепь КС Цель проекта а т оек р ия п н лне ыпо КС 2 ий в ар цен с а ект ро й КС 1 ы уем р ани ия п ен н Пл л ыпо й в и й ски че р ена сц Срок завершения проекта и т Фак Время
Определение точек контроля
Группы процессов управления проектами Инициация Планирование Мониторинг и контроль Реализация / Исполнение Закрытие / Завершение
Модель реализации проектного подхода Поручение Губернатора, Председателя Правительства области, их заместителей Достижение стратегических показателей Народная идея, общественная инициатива Инициация проекта паспорт проекта Планирование проекта Мониторинг и контроль Изменения Определение цели, экспертиза проекта, назначение группы управления проектом, утверждение паспорта проекта Поиск, анализ, выбор, проработка и уточнение путей достижения цели проекта, определение исполнителей из числа региональных и / или муниципальных организаций, назначение команды Текущий контроль за ходом реализации проекта. Мониторинг и контроль хода реализации проекта в ИС; проведение и документирование проверок хода реализации проектов Реализация / Исполнение Результат проекта Выполнение работ, контроль и корректировка Закрытие / Завершение Экспертиза результата, расформирование команда» проекта, обобщение и сохранение опыта реализации проекта
Инициация проекта 1. Обоснование инициации проекта 2. Цель проекта 3. Описание результата проекта (критерии успеха) 4. Перечень основных заинтересованных сторон и их интересов 5. Основные ограничения проекта Итог: Утвержденный паспорт проекта Разработка организационной структуры проекта и создание команды проекта
Достижение цели проекта (критерии успеха) Как мы поймем, что проект выполнен успешно? • Результаты проекта бывают: ü стоимостные ü временные ü технические ü определяющие качество • Численные характеристики (например, 15 млн. руб. , 25. 12. 2015 или 80%) • SMART – техника формулирования цели: Specific (Конкретная) Measurable (Измеримая) Acquirable (Достижимая) Relevant (Актуальная, значимая) Timebound (Конечная во времени). «к 31 декабря модернизировать центр предоставления услуг так, чтобы среднее время ожидания клиентом обслуживания было менее 15 минут, 95% клиентов обслуживались быстрее, чем за 10 мин. , при количестве отказов не более 2%»
Заинтересованные стороны в проекте Заинтересованные стороны = участники проекта Нужно понять и учесть ожидания и интересы основных участников проекта и суметь найти правильный баланс между ними
МФГ проекта Куратор проекта Руководитель проекта Члены проектной команды
Проектные роли Куратор проекта • обеспечение проекта ресурсами • разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта Руководитель проекта • отвечает за достижение целей проекта • осуществление оперативного управления проектом Администратор проекта • организация процесса планирования проекта, • подготовка отчетности по проекту, • сопровождение согласования паспорта проекта, планаграфика проекта, • формирование архива проекта, • организация заседаний МФГ, ведение протоколов заседаний Члены команды • выполнение работ, необходимых для достижения проекта контрольных событий проекта (представители • анализ информации о ходе реализации поручения и заинтересованных принятие решений о необходимости принятия сторон корректирующих или предупреждающих мер
Планирование проекта 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Структурная иерархическая декомпозиция работ (СДР) Сетевой график проекта Календарный график проекта Формирование бюджета проекта План управления рисками Графики потребностей проекта в ресурсах В крупных проектах: политики проекта (ключевые принципы) по качеству, работе с персоналом, с поставщиками 8. Механизмы контроля 9. Механизмы коммуникации ИТОГ: утвержденный руководителем сводный план реализации проекта
Разработка плана управления проектом Хороший план управления проектом: Ø Согласован с каждым участником проекта Ø Утвержден у руководства Ø Реалистичен (все участники проекта верят в то, что план можно выполнить) Ø Хорошо оформлен (этим документом удобно пользоваться в ходе проекта) Объем и состав плана должен соответствовать масштабности и значимости проекта.
Что такое СДР? Структурная декомпозиция работ – это представление проекта в виде иерархического систематизированного перечня задач • Представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов проекта различной степени детализации • Часто изображается графически в виде блок-схемы СДР - графическое воплощение проекта Основные задачи СДР: - «разбить» (декомпозировать) большое, сложное и непонятное на маленькие, простые и понятные компоненты - обеспечить планирование всех необходимых работ проекта - обеспечить отсутствие работ, не связанных с реализацией проекта
Принципы создания СДР 1. Все работы включаются в СДР 2. Составляется коллективно 3. При разработке СДР не определяются: сроки, стоимости, ресурсы и т. п. 4. Верхние уровни являются основными составляющими или этапами проекта 5. Дочерний элемент должен иметь только одного родителя 6. Детализируется до тех пор, пока все заинтересованные стороны проекта не будут удовлетворены и все задачи не станут понятны исполнителю 7. Самый нижний уровень работ или операций используется для разработки календарного графика и планирования затрат 8. У каждого мероприятия нижнего уровня обязательно должен быть результат. * ** *****
Календарный план-график проекта План-график проекта: • блоки мероприятий, мероприятия, • связи между ними (пр. : одна работа может начаться только после выполнения другой) , • ответственных исполнителей, • сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий • контрольные события по проекту, выделение контрольных событий: не менее 1 контрольного события в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий, либо по каждому самостоятельному мероприятию, не входящему ни в одну из групп «Дорожная карта» – цепь контрольных событий
Календарный план. Примеры документов по проекту график проекта – диаграмма Ганта Календарный план-график проекта - Excel
Признаки Примеры документов порабочего эффективного, проекту календарного плана проекта Обязательные • В основе календарного плана лежит структурная декомпозиция работ (СДР) • Календарный план содержит необходимое количество контрольных событий (КС) • Работы и КС связаны между собой зависимостями • На каждую задачу назначены ресурсы (трудовые, финансовые) • Задан базовый план проекта (задающий директивные сроки) Желательные • Перед ключевыми вехами проекта заданы временные буферы • Определен критический путь проекта • В календарном плане отсутствуют ресурсные конфликты
Исполнение и контроль проекта 1. Контроль хода работ 2. Внесение изменений в планы проекта 2 основных правила: • Все действия в рамках проекта должны быть направлены на достижение его целей • Управлять можно только оставшейся частью проекта
Мониторинг и контроль проекта Мониторинг – это наблюдение. Контроль – это сравнение, в каком состоянии проект сейчас находится и каким он должен быть. Когда состояние проекта не соответствует плану - это отклонение. Можно попробовать отклонение устранить, для этого нужно осуществить корректирующее действие. На что направлен мониторинг проекта q Соблюдение сроков q Контроль промежуточных результатов по этапам проекта q Контроль исполнения бюджета q Управление рисками и изменениями в ходе реализации ü Осуществляется раз в месяц
Управление отклонениями Вы обнаружили отклонение! Проанализируйте его и установите причину Разработайте корректирующие мероприятия Примите решение о выборе мер, включите корректирующие мероприятия в план Реализуйте их Проверьте действие принятых вами мер
Завершение проекта в связи с наступлением срока окончания в случае досрочного достижения целей проекта досрочно в случае возникновения неустранимых условий, при которых проект не может продолжаться 1. Разобраться со всеми «хвостами проекта» : закрыть контракты, разрешить конфликты. 1. Внести итоги проекта (как положительные, так и отрицательные)
5 главных причин успеха проекта q Персональная ответственность за конечные результаты проекта; q Детальный план-график реализации проектов; q Четкое распределение персональной ответственности за этапы; q Концентрация ресурсов на достижении целей проекта; q Оперативный мониторинг и принятие управленческих решений на его основе.
Скачать презентацию ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ Корпоративный университет Основы управления проектами
b940d5fde2a807168541ce1b35d343ad.ppt