Правила оформления реквизитов и бланков официальных документов

Формуляр-образец ОРД • Основа для построения любого вида ОРД • Устанавливает размеры полей, не менее: • 20 мм – левое • 10 мм – правое • 20 мм – верхнее и нижнее • Левое поле – для подшивки документа в дело, чтение текста должно обеспечиваться и после подшивки, поэтому поле может быть увеличено до 35 мм. • Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, • Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. • При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

8 положений табулятора 0…. . 1………. . 2……. . 3……. . 4……. . 5……. . 6……. . 7……. . 5 зн. 16 зн. 24 зн. 32 зн. 40 зн. 48 зн. 56 зн.

0 положение табулятора • • Наименование организации Справочные данные Наименование вида документа Место составления документа (при флаговом расположении)

0 положение табулятора • • • • Дата документа Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа Заголовок к тексту Текст (кроме начала абзацев) Отметка о наличии приложения Наименование должности в реквизите «Подпись» Гриф согласования (кроме расшифровки подписи) Заверительная надпись «Верно» Слова «ВЫСТУПИЛИ» , «РЕШИЛИ» , «ПОСТАНОВИЛИ» и т. п. Наименование должности лица, заверяющего документ Дата заверения Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Второй гриф утверждения документа

1 положение табулятора (5 знаков) • Начало абзацев в тексте, в том числе нумерованных 2 положение табулятора (16 знаков) • Регистрационный номер документа • Расшифровка фамилии в первом грифе согласования

3 положение табулятора (24 знака) • Используется при составлении таблиц 4 положение табулятора (32 знака) • Адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке)

5 положение табулятора (40 знаков) • Гриф утверждения (кроме расшифровки подписи) • Второй гриф согласования

6 положение табулятора (48 знаков) • Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» • Расшифровка подписи в грифе утверждения • Расшифровка подписи во втором грифе согласования

7 положение табулятора (54 знака) • Нумерационный заголовок в таблице

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами с 0 -го и 5 -го положений табулятора.

Межстрочные интервалы внутри реквизитов и между ними Реквизиты, состоящие из нескольких 1 инт. строк (кроме текста) Пример: заголовок Текст на бланке А 4 на бланке А 5 Составные части реквизитов 1, 5 инт. 1, 5 -2 инт. Пример: адресат Реквизит от реквизита Пример: текст и подпись 2 -4 инт.

Форматы бланки и шрифт • Формат бланка: А 4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х 210 мм). • Шрифт Times New Roman Cyr 12 pt и 14 pt

Нумерация страниц • При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. • Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. • Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр. " или "с. " и знаков тире.

Бланк документа • набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; • представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию; • основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6. 30 -2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Классификация бланков документов

В зависимости от расположения реквизитов • Угловой бланк • Продольный бланк

Угловой бланк • При угловом расположении необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу. • Реквизиты и ограничительные отметки для них в пределах границ зон расположения реквизитов размещают: – центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); – флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Примеры флагового и центрированного бланка • Флаговый способ • Центрированный способ

Продольный бланк • При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Использование продольного бланка • Целесообразно, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. • На практике преимущественно используются для подготовки нормативных правовых актов.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк • Включает в себя: – реквизиты: 01 - Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации); 08 - наименование организации; 14 - место составления или издания документа. – ограничительные отметки для реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер документа» • Может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Пример общего бланка

Бланк письма • Реквизиты: – 01 - Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации); – 04 - код организации; – 05 - ОГРН юридического лица; – 06 - ИНН/КПП; – 08 - наименование организации; – 09 - справочные данные об организации • Ограничительные отметки для реквизитов: – 11 - дата документа; – 12 - регистрационный номер документа; – 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. • При необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: – – 15 – адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.

Бланк письма • Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"

Бланк конкретного вида документа, кроме письма • Реквизиты: 01 - Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации); 08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа; 14 - место составления или издания документа. • Ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа. • При необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле. • Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Примеры бланков конкретного вида документа

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: • бланк организации; • бланк структурного подразделения; • бланк должностного лица.

Бланк организации На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.

Бланк структурного подразделения • Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. • На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Бланк должностного лица • Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. • На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Виды ОД с точки зрения подлинности • Подлинник ОД – первый или единственный экземпляр ОД. • Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их, не имеющий юридической силы. • Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. • Выписка из ОД – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. • Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.