Правила оформления делового письма n Официальные

Правила оформления делового письма

n Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определённом порядке.

n Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит, помимо основного текста, информацию об адресате: - полное и сокращённое название организации-отправителя -её почтовый и телеграфный адрес -номера телефона, факса и телекса -счета в банке -адрес электронной почты -номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки…

n Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6. 30 -2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором.

n Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб РФ 2) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций 3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) 4) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)

n 5) наименование организации 6) справочные данные об организации 7) дата документа 8) регистрационный номер документа 9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах) 10) адресат 11) заголовок к тексту

10) адресат 11) заголовок к тексту 12) текст 13)отметка о наличии приложения 14) подпись 15) фамилия и номер телефона исполнителя 16) идентификатор электронной копии документа

17) резолюция 18) отметка о контроле 19) отметка о поступлении

n Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращённые наименования организаций образуются тремя способами:

• по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел) • по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод) • смешанным способом, когда сложносокращённые наименования образуются частично из начальных букв, частично из усечённых слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй- строчными, например, ВНИИдормаш.

К справочным данным об организации относятся – Почтовый и телеграфные адреса. Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется левом верхнем углу. Регистрационный номер исходящего документа – номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое даётся ответ и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы, или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается на верхней правой стороне бланка письма.

В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое его будет рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Например: Кемеровское ОАО «Гранит» Главному специалисту А. Н. Смирнову В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Если письмо организуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем инициалы и фамилия, и только потом – адрес организации.

Например: Директору ЗАО «Кристалл» Г. Н. Некрасову Скатертный пер. , 22 Москва, 103030 Если письмо адресуется частному лицу, то адресат оформляют так: Григорьеву П. И ул. Кирова, д. 76, кв 12, Новосибирск, 630102

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нём формой предложного падежа с предлогом «о» или «об» . Об организации выездной торговли О покупке угля по контракту № 33 -02/567 О закупке кирпичного завода

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно» , «касается» . Так же не следует писать «по делу» , так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции: Начальнику отделения милиции Кировского района г. Новосибирска Г. В. Сидорову По делу гр. Круглова А. А

Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длинна стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово « Приложение» , затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «приложение» никакая запись не производится.

Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение. Отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05. 06. 2004 № 03 -7/182 и приложение к нему, всего на 3 листа. Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение : на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, личная подпись и её расшифрофка. Например: Директор школы Личная подпись Н. К Сидоров

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, их подписи располагаются на одном уровне. Директор института Личная подпись А. Н. Макарченко Главный бухгалтер Личная подпись Ю. П. Волков При подписании письма несколькими лицами, занимающие одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Герб РФ Наименование организации Наименование структурного подразделения (при необходимости) Справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП от _______ № ____ на № ____ от ____ Заголовок письма* (начинается с «о» или «об» ) Текст Должность Личная подпись Инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона Идентификатор электронной почты