ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ 2014 Содержание

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ 2014

Содержание Введение. . . . 3 ЧАСТЬ 1 Процесс создания презентации. . . . 4 ЧАСТЬ 2 Определение цели презентации. . . 6 ЧАСТЬ 3 Создание структуры презентации. . . 8 ЧАСТЬ 4 Создание слайдов. . . . . 13 ЧАСТЬ 5 Проверочный чек лист и правила его использования для презентаций. . . . 35 Список дополнительной литературы …… 37 2 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Введение Брошюра, которую вы держите в руках, является дополнением к «Методическим указаниям по подготовке презентаций в Госкорпорации «Росатом» и раскрывает основные элементы этого документа более подробно. Применение советов данной брошюры на практике позволит вам добиться высокого уровня структурированности и наглядности информации, легкости её восприятия целевой аудиторией, а значит, позволит эффективнее достичь цели презентации. Вы сможете использовать приведенные советы на разных этапах создания презентации, переходя от одной части руководства к другой или выбирая ту часть, которая актуальна для вас именно сейчас. Части 2, 3 и 4 помогут вам создать презентацию, а часть 5 — оценить соответствие презентации требованиям «Методических указаний по подготовке презентаций в Госкорпорации «Росатом» . Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 3

Часть 1. Процесс создания презентации Вы узнаете Когда следует использовать презентацию и какие этапы нужно пройти, чтобы создать хорошую презентацию. Когда и зачем использовать презентацию? Презентация должна использоваться лишь в тех случаях, когда мысли, идеи автора требуют визуализации с помощью диаграмм, рисунков и подобных средств визуализации. Слайдовая презентация не должна использоваться для отображения полноценных текстовых документов, объемных текстовых и цифровых таблиц, длинных списков. Пример «нецелевого» использования презентации для отображения документа Основные причины несостоявшихся закупок На сегодня по дивизионам сложилась следующая ситуация: общая сумма несостоявшихся закупок составила 35 миллионов рублей. Существует несколько основных факторов, повлиявших на сумму несостоявшихся закупок. • Во-первых, это связано с контролем над теми или иными сегментами рынка, который осуществляется компаниями-монополистами. (32, 10% от всех сорванных закупок) • Во-вторых, логистические процессы порой бывают затруднены удаленностью регионов поставки, а также наличием в регионе единственного исполнителя. (19, 30% от всех сорванных закупок) • В-третьих, несостоявшиеся закупки связаны с плохим информированием участников процесса или несовершенством коммуникации с потенциальными участниками: процент некачественных заявок достаточно высок. (28, 30% от всех сорванных закупок) • Кроме того, существует целый ряд причин, вызванных конкретной ситуацией и не поддающихся классификации по одному основанию (20, 3% от всех сорванных закупок) Пример использования презентации по назначению (визуализация факторов, повлиявших на срыв закупок) Основные причины несостоявшихся закупок Нецелевое использование презентаций затрудняет восприятие информации адресатом и приводит к затягиванию принятия решений. 4 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 1. Процесс создания презентации Типичная ошибка при создании презентаций — попытка начать сразу с создания слайда, минуя этапы подготовки. Так получается большинство плохих презентаций с неясной структурой и целью, непонятной адресату. Поэтому чтобы добиться поставленной цели при помощи презентации, необходимо последовательно пройти 4 этапа: 1 Определение цели презентации Прежде чем приступить к разработке презентации — определите ее цель в терминах желательной реакции аудитории Подробнее на стр. 6 2 Создание структуры презентации Определив цель, создайте перечень разделов презентации (структуру верхнего уровня) Подробнее на стр. 8 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 3 Создание слайдов Наполните каждый раздел слайдами, используя подходящие инструменты визуализации Подробнее на стр. 13 4 Проверка и улучшение презентации Проверьте презентацию на соответствие требованиям «Методических указаний по подготовке презентаций в ГК» . Внесите правки Подробнее на стр. 35 5

Часть 2. Определение цели презентации Вы узнаете Как правильно сформулировать цель презентации. Отличительной чертой большинства плохих презентаций является отсутствие цели или формулировка процессной цели ( «проинформировать» , «показать» , «донести» и т. д. ). Поэтому, прежде чем начать составлять презентацию, — определите ее цель в терминах желательной реакции аудитории (адресата). Желательная реакция — это конкретные слова и действия, или решения адресата после того, как презентация будет окончена. Правила формулирования цели презентации: 1. Цель должна быть сформулирована в формате результата, а не процесса. Такой подход позволяет автору поставить себя на место аудитории и понять — какие темы необходимо включить в презентацию. Цель в терминах процесса лишь провоцирует докладчика подробно описывать ситуацию, не предлагая выводов, действий, или решений. Примеры целей в зависимости от типа презентации: Тип презентации Неправильная цель Предложение Подробное описание инициативы и выгод от её реализации Получить одобрение на реализацию предложения Статус-отчет Описание текущей ситуации, информирование (о результатах, планах работы) Получить обратную связь о проделанной работе Аналитический отчет Представление выводов по результатам анализа ситуации Получить согласие с выводами/одобрение плана действий Информирование о внедряемых изменениях Получить согласие с внедряемыми изменениями или получить мнение адресата Разъяснение 6 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 2. Определение цели презентации Правила формулирования цели презентации (продолжение): 2. У презентации должна быть одна цель. Попытка достичь нескольких целей при помощи одной презентации сбивает фокус адресата. 3. Цель необходимо включать в презентацию в явном виде. Цель презентации может быть представлена в виде проекта решения или в ином виде, понятном адресату. Это позволит адресату быстрее понять ожидаемые от него конкретные решения и/или действия. 4. Цель должна соответствовать этапу, на котором находится решение по проекту/задаче. Проект/задача могут быть долгосрочными и краткосрочными. В долгосрочном проекте/задаче особенно важно, чтобы цель презентации не отставала или не опережала текущий этап его реализации. Пример соответствия цели этапу принятия решения: Пример этапа Неправильная цель Правильная цель 1. Анализ ситуации Получить одобрение на конкретные действия (Слишком рано, торопим события) Получить согласие с выводами из анализа текущей ситуации Получить согласие с общим подходом, концепцией решения Получить одобрение на анализ проблемы (Слишком поздно, задерживаем решение) Получить одобрение плана действий, включая ресурсы Получить согласие с выводами по возможному результату проекта (Слишком поздно, задерживаем решение) Получить одобрение на конкретные действия, или на запрос (превышающие полномочия) 2. Выработка подхода 3. Действия для реализации подхода Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 7

Часть 3. Создание структуры презентации Вы узнаете Как создать структуру разделов презентации. Создавать структуру презентации рекомендуется до того, как вы начали готовить конкретные слайды. Составление структуры — это определение главных для достижения цели презентации мыслей, последовательности их изложения, способа и глубины детализации. Структуру разделов стоит создавать письменно, в виде простого списка (1, 2, 3…) или многоуровневого списка (1, 1. 1. , 1. 2, 2, 2. 1…). Хорошая структура должна соответствовать принципу МЕСЕ (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive, «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие» ): главные мысли не пересекаются и не дублируют друга; ничто по-настоящему важное (для цели презентации) не упущено. Хорошая структура позволяет легко следить за развитием мысли автора презентации! 8 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 3. Создание структуры презентации Создание структуры разделов презентации[1]* 1 Поставьте себя на место адресата, которому прямо озвучена ваша цель. 2 Запишите важные вопросы адресата, на которые должна ответить презентация (чтобы адресат дал желаемую реакцию). 3 Расположите вопросы в логичной последовательности. 4 Сделайте вопросы разделами презентации, превратив вопросы в утвердительные предложения. Пример общего подхода к использованию алгоритма: Цель презентации: «Получить одобрение вывода продукта Х на рынок У» . 1. Реакция адресата: • Презентация будет представлена руководителю отдела продаж. Какие у него возникнут вопросы? 2. Список возможных вопросов адресата: • Каков прогноз вложений и доходов по продукту Х? • Есть ли на рынке ниша для нашего продукта? • Как мы собираемся выйти на рынок? • Кто станет нашим основным конкурентом? • Как структурирован целевой рынок? 3. Логичная последовательность вопросов: • Как структурирован целевой рынок? • Есть ли на рынке ниша для нашего продукта? • Кто станет нашим основным конкурентом? • Как мы собираемся выйти на рынок? • Каков прогноз вложений и доходов по продукту Х? 4. Вопросы становятся разделами презентации: 1. Описание рынка a. Объем рынка b. Необеспеченный спрос (ниша для нашего продукта) c. Конкуренты 2. Стратегия выхода на рынок 3. Прогноз вложений и доходов по продукту Х Структура презентации * Здесь и далее — ссылки на авторов использованных концепций (страница 39). Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 9

Часть 3. Создание структуры презентации Стандартные структуры для основных видов презентаций, используемых в Госкорпорации*: Вид презентации «Предложение» 1. Проект решения. 2. Краткое описание и анализ текущей ситуации (контекст) - предпосылки возникновения предложения. 3. Перечень альтернативных вариантов решений и их сравнение (если возможны разумные альтернативы). 4. Аргументы за предлагаемое решение. Вид презентации «Статус-отчет» 1. Краткое описание проекта/задачи/плана, которому посвящен отчет. 2. Статус: сравнение плановых и фактических значений исполнения (что сделано или достигнуто из запланированного, указание отклонений). 3. Какие меры будут предприняты для устранения отклонений (при их наличии). 4. Прогноз исполнения плана в следующем периоде. 5. Проект решения (если требуется решение). * Сокращенные версии. Полные версии содержатся в «Методических указаниях по подготовке презентаций» 10 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 3. Создание структуры презентации Стандартные структуры для основных видов презентаций, используемых в Госкорпорации (продолжение): Вид презентации «Аналитический отчет» 1. Задача на аудит/проверку/исследование/анализ: что, как и для чего анализировалось. 2. Основные выводы анализа – кратко (выводы текстом - буллитами, и ключевые цифры) 3. Проект решения, или рекомендации. 4. Приложение 1: подробные данные и сравнения по разделам анализа (основание для пп. 2). 5. Приложение 2: подробнее о методике анализа и о выборке. Вид презентации «Разъяснение» 1. Краткий контекст: в чем состоит проблема/ситуация, которая потребовала решений. 2. Суть принятых решений и их цель. 3. Что будет происходить, что изменится, и как это касается аудитории. 4. Действия, требуемые от аудитории (запрос, или план действий для аудитории, включающий сроки). Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 11

Часть 3. Создание структуры презентации Примеры хорошей и плохой структуры: Плохая структура Анализ потребностей персонала в программах обучения: 1. Проект программ по обучению персонала. 2. Основные выводы из анализа. 3. Основные этапы реализации программы. 4. … Недостаток структуры: Недостаточно глубокая структура. Анализ потребностей персонала в программах обучения: 1. Как обучаются взрослые 2. Важность обучения персонала. 3. Проект программ обучения персонала. 4. Краткое содержание исследования. 5. Подробное содержание исследования. 6. Основные выводы анализа. 7. Варианты программы обучения. 8. Обоснование варианта 1. 9. Обоснование варианта 2. 10. … Недостаток структуры: Слишком широкая структура. Анализ потребностей персонала в программах обучения: 1. Результаты анализа. Хорошая структура Анализ потребностей персонала в программах обучения*: 1. Титульный лист. 2. Содержание. 3. Краткое содержание проведенного анализа: a) Обоснование необходимости анализа потребности обучении; b) Перечень проанализированных процессов; c) Подразделения, принявшие участие в исследовании. 4. Ключевые выводы анализа. 5. Проект решения: дальнейшие мероприятия по разработке программ обучения. 6. Приложение 1. Подробное рассмотрение потребности по обучению в разных структурах организации. 7. Приложение 2. Описание методологии анализа, Достоинства структуры: • Структура достаточно широкая (перечень тем), но не чрезмерно • Структура достаточно глубокая (уровень детализации), но не чрезмерно (2 уровня). a. … b. … 2. Программа обучения. a. … b. … Недостаток структуры: Слишком узкая структура. 12 * Пример правильного использования стандартной структуры «Аналитический отчет» . Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Как создать слайд, выбрав подходящий инструмент визуализации. Вы узнаете : Типичная ошибка при визуализации презентаций: начинать с поиска шаблонов слайдов, которые кажутся соответствующими цели презентации, или просто фиксировать все идеи на одном слайде. Это не позволяет достичь ожидаемой реакции целевой аудитории Для того чтобы создать по-настоящему хороший слайд, необходимо пройти два этапа Этапы создания слайда: 1 Определите основную мысль (идею) слайда Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 2 Используя правила оформления, создайте слайд 13

Часть 4. Создание слайдов Этап 1. Определите основную мысль слайда. На данном этапе ответьте на вопросы: • На какой вопрос должен ответить слайд? • Какова его основная мысль? • Что я хочу сказать аудитории данным слайдом? • Задана структурой презентации. • Отвечает на вопрос «Что хочет сказать докладчик этим слайдом? » Главная мысль • Формулируется в виде утверждения. • Может быть вынесена в заголовок слайда. Идея в заголовке позволяет адресату сделать вывод из слайда и не тратить время на догадки Идею — в заголовок слайда! Заголовок, отражающий тему: Заголовок, отражающий идею: Динамика объема продаж компании. Объем продаж компании удвоился. Производительность по регионам. Центральный регион занимает 4 место по производительности. Распределение активов по подразделениям. В подразделении «Б» сконцентрировано 30% всех активов. Возрастная структура штата компании. Большинству сотрудников компании от 35 до 45 лет. Правильно сформулированная идея каждого слайда экономит время адресата для принятия эффективного решения, не вызывает лишних вопросов и является залогом успеха в достижении желательной реакции адресата. Отсутствие четко сформулированной идеи слайда заставляет адресата тратить усилия на анализ информации и самостоятельное формулирование выводов. 14 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Пример выноса идеи в заголовок слайда: ПЛОХО Продажи: Компания «А» Компания «В» Север 13% 39% Юг 35% 6% Восток 27% Запад 25% Отсутствует основная идея. Адресат вынужден тратить время на анализ информации и формулирование выводов. 28% Перестроим слайд, вынесем основную идею в заголовок: Региональная структура продаж компаний «А» и «В» различна… Компания «А» С Компания «В» 13% v Ю В З 35% 27% 25% Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» С Ю В З 39% ХОРОШО Основная идея слайда легко воспринимается адресатом. 6% 27% 28% 15

Часть 4. Создание слайдов Этап 2. Используя правила оформления, создайте слайд. На данном этапе ответьте на вопросы: • Какой тип слайда наиболее подходит для визуализации основной мысли? • Есть ли некая структура, объединяющая все данные? • Как может выглядеть мой слайд? Универсальные правила оформления слайдов: Правило Правила оформления слайда Почему вводится правило? 1. Самообъясняемость Главная мысль и каждого слайда должна быть понятна без дополнительных пояснений автора. Слайд отчуждаем от докладчика. 2. Читаемость Слайд должно быть легко разобрать. Для этого необходимо соблюдать требования к использованию шрифтов, заголовков, пояснений, размеру элементов 3. Избавление от лишнего Диаграммы, картинки, таблицы и т. д. не должны содержать лишних осей, сетки, цветов, и других элементов, не передающих главную мысль слайда. 4. Последовательность в использовании визуальных элементов Для иллюстрации однотипных объектов должны быть использованы одинаковые визуальные элементы (цвет, шрифт и тп). 5. Правдивая визуализация Используемые визуальные элементы (рисунки/диаграммы) не должны искажать приведенные на слайдах данные. Хорошо оформленный слайд легко читается, воспринимается, оставляет общее впечатление аккуратности, помогает добиться желаемой реакции аудитории. Игнорирование правил оформления ведет к созданию трудночитаемых, перегруженных и непонятных слайдов. Результат: презентация не помогает докладчику добиться желаемой реакции, а лишь вызывает дополнительные вопросы. Далее рассмотрим каждое правило подробнее. 16 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Правило 1. Самообъясняемость Главная мысль каждого слайда должна быть понятна адресату без длительных пояснений автора. ПЛОХО Сложно выявить взаимосвязи между тремя представленными графиками, т. к. не даны дополнительные пояснения и основная идея не очевидна. В результате адресату сложно сделать нужный вывод. Преобразуем слайд, убрав лишнее и добавив пояснения: ХОРОШО Основная идея вынесена в заголовок, не требует длительных пояснений. Визуализация соответствует этой идее и делает слайд понятным. Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 17

Часть 4. Создание слайдов Правило 2: Читаемость Информацию на слайдах должно быть легко прочитать, разобрать. Должны быть использованы легко различимые размеры шрифтов, визуальные элементы, цвета. Не допускается использование: • • Шрифтов размером менее 10 пт. Более 2 видов шрифтов Более 3 размеров шрифтов Более 2 цветов шрифтов ПЛОХО Размер шрифта 8 пт. , использованы 5 разных цветов, различные виды стрелок/ объектов. Слайд сложно читается. Преобразуем слайд, увеличив размер шрифта и убрав лишний текст и визуальные элементы: ХОРОШО Слайд легко читается, использованы различимые шрифты. Их разнообразие ограничено. 18 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Правило 3: Избавление от лишнего Следует избегать неоправданной заливки, белого шрифта на темном фоне, лишних элементов и прочих «украшательств» в диаграммах, таблицах и др. Чем проще и понятнее будет слайд, тем быстрее адресат сможет уловить его основную идею и сделать нужные выводы. ПЛОХО В данном случае автор слайда использовал сразу несколько лишних элементов: Источник: результаты анализа рабочей группы • 3 -D всей таблицы и каждого столбца; • Чрезмерно яркие цвета столбцов; • Заливка фона; • Лишние линии ; • Сливающиеся с фоном подписи столбцов; • Белый шрифт на темном фоне. Уберем лишние элементы и перестроим слайд: Предприятие «Север» является наиболее привлекательным с точки зрения стабильности сырьевых расходов Наименьший уровень колебания доли сырьевых расходов Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» ХОРОШО Использованные визуальные элементы диаграммы (цвета, шрифты, линии и т. д. ) не захламляют слайд, что позволяет адресату быстро понять основную идею диаграммы. 19

Часть 4. Создание слайдов Правило 4: Последовательность в использовании визуальных элементов Для иллюстрации однотипных идей должны быть использованы однотипные визуальные элементы. Цветовая кодировка одинаковых объектов (например, предприятий) должна быть одинаковой во всех слайдах презентации. Конкретный цвет "зарезервирован" за каждым объектом и не меняется на всех слайдах. Какие элементы должны быть однотипными: 1. Одинаковые сокращения, виды диаграмм или рисунков для иллюстрации однотипных данных. 2. Шрифт, в зависимости от места (заголовки, основной текст): – тип; – размер; – цвет. 3. Формат цифр: – знаков после запятой; – единицы измерения (тыс. , млн. ). 4. Деления шкал на однотипных диаграммах. Эти правила актуальны как внутри каждого слайда, так и между всеми слайдами презентации. 20 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Правило 4: Последовательность в использовании визуальных элементов (пример): ПЛОХО Визуальные элементы на слайде использованы непоследовательно: • Размер шрифта — 12, 14, 16 и 18 пт. ; • Шрифт трех разных типов; • Использованы разные цвета для обозначения одинаковых заводов. Унифицируем визуальные элементы: ХОРОШО Соблюдена последовательность в использовании визуальных элементов, адресату проще сопоставлять данные с различных слайдов. Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 21

Часть 4. Создание слайдов Правило 5. Правдивая визуализация Визуальные элементы (диаграммы, рисунки, и др. ), приведенные на слайдах, не должны искажать факты. Использование трехмерной (3 -D) визуализации и визуальной перспективы в диаграммах и рисунках не допускается. Использование таких типов визуализации часто приводит к искажению данных. Искажение данных Правдивая визуализация 1. Использование визуальной перспективы, искажающей информацию Динамика объема продаж Продажи упали 2. Использование 3 -D визуализации, искажающей информацию % активов 3. Использование неправильного масштаба рисунков, искажающего информацию Прибыль за II квартал по дивизионам 9 млрд. р 22 Прибыль за II квартал по дивизионам 9 млрд. р 6 млрд. р Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Универсальные правила имеют особенности применения для различных типов слайдов. Основные типы слайдов: Текстовый слайд Цифровая таблица Диаграмма Картинка или фотография Далее на страницах 24 -34 рассмотрим особенности применения универсальных правил. Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 23

Часть 4. Создание слайдов Тип 1 «Текстовый слайд» . Описание инструмента: Текстовый слайд применяется для разных целей. Главное правило в работе с этим типом слайда — не злоупотреблять количеством текста. Виды текстовых слайдов • Списки: буллиты и цифры — для иллюстрации главных тезисов, выстраивания рейтингов или демонстрации этапов (последовательности); • Текстовая таблица - логически организованный текст; • Свободный текст (применяйте этот инструмент как можно реже). Применение правил оформления текстовых слайдов: Правило 1. Самообъясняемость: • Используйте заголовки, отражающие главную мысль слайда. Почему вводится правило? Заголовок должен нести содержательную нагрузку. Заголовок «Выводы» или заголовок «Текущая ситуация» не отражает содержание слайда. • Буллиты или текст одного слайда Иначе вы собьете фокус адресата. раскрывают только одну тему. 2. Читаемость: • Не используйте только заглавные ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ В ТЕКСТЕ ВЫЗЫВАЮТ ДИСКОМФОРТ У АУДИТОРИИ. буквы. • Пишите достаточно крупно. Так, чтобы текст легко увидели. • Интервалы должны быть достаточными. Иначе слайд будет трудно прочесть. • Не используйте светлый текст на темном фоне (кроме шапки табл. ) • Осмыслено используйте жирный шрифт, курсив, подчеркивание. 3. Избавление от лишнего: • Удаляйте лишние слова. Сокращайте количество текста. 4. Последовательность: • Будьте последовательны в шрифтах и в цвете. 24 Глаза быстро устают, внимание рассеивается. Ненужные акценты сбивают адресата. Лишние и ненужные слова занимают место и не создают ценности. Разный шрифт и цвет, не несущий смысловой нагрузки, создают ощущение неряшливости. Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Пример текстового слайда: Оценка компетенций резервистов. Основные данные. • Результаты оценки показали, что общий уровень менеджеров, входящих в кадровый резерв Компании А , в целом, соответствует уровню менеджеров других компаний. Средний балл оценки = 1, 66 соответствует = среднему баллу в других компаниях. • Полученные результаты свидетельствуют о том, что в Компании проводится целенаправленная работа по выявлению перспективных сотрудников. Это так потому, что менеджеры легко могут назвать своих резервистов и обосновать выбор. • Наиболее сильными компетенциями резервистов Компании являются компетенции «Надежность» (2, 01) и «Корпоративность» (2, 005). Резервисты лояльны, корпоративны, «болеют за дело» . • ПЛОХО Текст читается с трудом, его много, не расставлены акценты, не выделены ключевые идеи на которые должен обратить внимание адресат. Наименее выражена компетенция «Лидерство» (0, 812)— способность вести за собой людей в заданном направлении. Преобразуем слайд, выделив главное: ХОРОШО Компании необходима программа по развитию лидерства у резервистов. • Средний балл оценки резервистов - 1, 66. Соответствует среднему баллу в других компаниях. • Развиты «Надежность и Корпоративность» - 2 балла. Компетенции, помогающие в решении стандартных задач. • Заголовок слайда отражает основную мысль, выводы легко читаются, удален лишний текст. Не развито «Лидерство» – 0, 8 балла. Решение новых задач - под угрозой. Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 25

Часть 4. Создание слайдов Тип 2 «Слайд с цифровой таблицей» Описание инструмента: Таблица, содержащая числовые показатели, применяется для их сравнения и анализа. По возможности, старайтесь использовать диаграммы вместо цифровых таблиц. Применение правил оформления цифровых таблиц: Правило Почему вводится правило 1. Самообъясняемость: • Таблица не самодостаточный инструмент визуализации и требует пояснений. Добавьте дополнительные разъясняющие комментарии: основную идею в заголовок и текстовый комментарий к таблице. Объемы поставок Поставки в 2013 году (тонн) 40 Поставки в 2014 году (тонн) 80 • В заголовках столбцов/строк указывайте единицы измерения используемых цифровых значений (руб. , кг, шт. и т. п. ). Срок исполнения заказа: • Отражайте только сопоставимую (по степени общности, параметрам, временным периодам и т. п. ) информацию Зависимость срока службы детали от размеров: Категория 1 50 Категория 2 Комментарий к таблице помог бы быстрее и точнее понять основную идею. Например, «За год поставки выросли в два раза» . Возникает вопрос: Минут? Часов? Дней? 350 Размеры детали (мм) 25 х7 х15 Срок службы (лет) 5 На основании несопоставимых данных адресату сложно сделать выводы. 2. Читаемость: • Выделите цифры, на которые адресат должен обратить внимание (цветом, графической обводкой) Наиболее выгоден вариант 2 Стоим-ть варианта 1 ($) 5 000 Стоим-ть варианта 2 ($) 3 000 Выделив главное, Вы упрощаете восприятие таблицы. Используйте маркеры. ü 3. Избавление от лишнего: • Не злоупотребляйте заливкой строк и не используйте белый шрифт текста на темном фоне. Стоимость компании снизилась Стоимость 2012 (млн. $) 800 Стоимость 2013 (млн. $) 850 Так таблица сложно воспринимается и информацию тяжело прочесть Главные требования к цифровой таблице – ее читаемость и соответствие основной мысли слайда! 26 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Пример слайда с цифровой таблицей: ПЛОХО Финансовое обеспечение сотрудников отдела продаж Таблица не содержит пояснений, идея слайда не очевидна, мелкий шрифт ( в оригинале — 8 пт. ), цветная заливка и белый шрифт делает таблицу менее читаемой. Сделаем таблицу читаемой, вынесем основную идею в заголовок и приведем информацию в соответствие с основной идеей: Оклад и совокупный доход сотрудников отдела продаж уменьшаются пропорционально уровню должности Уровень должности ХОРОШО Таблица содержит пояснения, легко читается. I II IV V Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 27

Часть 4. Создание слайдов Тип 3 «Слайд с диаграммой» Описание инструмента: Диаграмма — инструмент, используемый для сравнения числовых показателей. Виды сравнений • Покомпонентное — доля объекта как процент от целого. • Позиционное — как соотносятся объекты друг с другом (больше, меньше). • Временное — изменение объекта во времени. • Частотное — сколько объектов находится в интервале значений. • Корреляционное — связь между двумя переменными (или ее отсутствие). Виды простых диаграмм, с помощью которых можно сравнивать показатели: Пирог Линейчатая График 28 Гистограмма Точечная Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Выбор типа диаграммы зависит от вида сравнения[2] Покомпонентное Позиционное Временное Частотное Корреляционное Пирог Линейчатая Гистограмма График Точечная Применение правил оформления диаграмм: 1. Самообъясняемость • Указывайте достаточные , но не избыточные текстовые пояснения (1 -3 предложения). • Указывайте источник данных. 2. Читаемость: • Не используйте непонятные сокращения. • Подписывайте оси и единицы измерения (особенно ось Y). 3. Избавление от лишнего: • Не используйте белый шрифт текста на темном фоне. 4. Последовательность: • В выборе типа диаграммы и в цветах для иллюстрации одинаковых данных. В диаграмме не должно быть загадок. Если диаграмму надо долго пояснять — поменяйте диаграмму! Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 29

Часть 4. Создание слайдов Улучшение читаемости диаграммы: ПЛОХО Отраслевая структура клиентов Диаграмма требует от адресата дополнительных усилий: соотнести цвет и отрасль, процент и сектор. Преобразуем слайд, сделав диаграмму более читаемой: ХОРОШО В структуре нашего бизнеса наибольшую роль играет финансовый сектор Диаграмма позволяет проследить за цифрами «одним взглядом» — нет необходимости искать значение каждого цвета и то, к какому сектору относится тот или иной процент. Источник: результаты анализа рабочей группы 30 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Тип 4 «Слайд с картинкой» Описание: Картинки используются для иллюстрации качественных данных и идей. Виды картинок 1. Предметные (картинки и фотографии): 2. Концептуальные (схемы): Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 31

Часть 4. Создание слайдов Основные правила при использовании картинок – самообъясняемость и читаемость. Картинка должна помогать адресату быстрее понять основную мысль слайда. Выбор картинки зависит от того вопроса, на который отвечает слайд [1]: Вопрос Что показываем? Кто/что? Портрет / объект Сколько? Количественное выражение Диаграмма Где? Положение в пространстве Карта Когда? Положение во времени, или последовательность Временная шкала Как? Причина и следствие Блок-схема Почему/зачем? 32 Качественное представление Логический вывод и прогнозирование Многофакторная схема Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 4. Создание слайдов Пример слайда с картинкой: ПЛОХО Картинка не несет функциональной нагрузки и не иллюстрирует идею реализации 4 этапов, отраженную в заголовке слайда. Перестроим слайд, подобрав картинку, описывающую процесс: ХОРОШО Картинка передает идею слайда — прохождение этапов на пути к цели. Это помогает адресату быстрее понять мысль слайда. Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 33

Часть 5. Проверочный чек лист и правила его использования для создания презентации Вы узнаете Как оценить соответствие презентации «Методическим указаниям по подготовке презентаций в Госкорпорации «Росатом» и «Практическим советам по подготовке презентаций» • Соответствие требованиям по подготовке презентации Проверочный чек лист позволяет оценить: • Соответствие требованиям к структуре презентации • Соответствие правилам оформления презентации В проверочном чек листе есть три градации поля «Соответствует» : • (+) – полное совпадение; • (0) – частичное совпадение; • (–) – полное не совпадение. Ваша задача — объективно оценив презентацию, пункт за пунктом, устранить выявленные недостатки и добиться оценки «Соответствует» . 34 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Часть 5. Проверочный чек лист и правила его использования для создания презентации 1 Оценка соответствия (- / 0 / +) Требования Общие требования к презентации: 1. 1 В данной ситуации оправдано использование именно презентацию как метод предоставления информации 1. 2 В презентации указан автор и адресат 1. 3 В презентации в явном виде указана ее цель / проект решения 1. 4 Цель сформулирована в терминах желаемой реакции адресата (получить от адресата мнение, решение, одобрение, совет, рекомендацию, обратную связь и. т. п) 1. 5 Заявленная цель и содержание презентации соответствуют друг - другу 1. 6 Для подготовки презентации использован актуальный корпоративный шаблон 2 Требования к структуре презентации: 2. 1 Структура презентации позволяет легко следить за развитием мысли автора 2. 2 Структура разделов презентации соответствует принципу МЕСЕ — не упущено важных тем, не затронуты лишние темы 2. 3 Уровень погружения в тему (детализация, глубина раскрытия темы) - достаточен и не избыточен для достижения цели презентации 2. 4 Объемная презентация включает слайд «Содержание» 3 Требования к оформлению презентации: 3. 1 Каждый слайд иллюстрирует только одну главную мысль 3. 2 Использованы подходящие типы слайдов - текст, таблица, диаграмма, картинка для иллюстрации конкретных мыслей 3. 3 Самообъясняемость - главная мысль каждого слайда понятна без дополнительных устных объяснений автора 3. 4 Читаемость - информацию на слайдах легко разобрать. Адекватный размер элементов, нет перегруженности 3. 5 Ничего лишнего – слайды не содержат лишних слов (текста), цифр, цветов, заливок, осей и других элементов, не нужных для передачи главной мысли 3. 6 Последовательность - для иллюстрации однотипных идей использованы однотипные визуальные элементы (цвета, буллиты, тип и размер шрифтов, виды диаграмм и т. д. ) 3. 7 Правдивая визуализация – нет “ 3 D”, нет визуальной перспективы, адекватные цена делений осей и масштаб рисунков, указаны источники ключевой информации. 4 Итоговая оценка В какой степени (от 0% до 100%) эта презентация позволяет рассчитывать на желаемую реакцию адресата Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 35

Для заметок 36 Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг»

Дополнительная литература по визуализации презентаций и список источников 1. Джин Желязны «Говори на языке диаграмм» 2. Джин Желязны «Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению» 3. Дэн Роэм «Визуальное мышление. Как «продавать» свои идеи при помощи визуальных образов» 4. Барбара Минто «Принцип пирамиды Минто» 5. Павел Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц» 6. Алексей Каптерев «Мастерство презентации» Авторы использованных концепций: [1] Павел Безручко «Алгоритм создания структуры презентации» [2] Джин Желязны «Выбор типа диаграммы в зависимости от типа сравнения» [3] Дэн Роэм «Выбор подходящей картинки» Разработано «ЭКОПСИ Консалтинг» 37