Практическая работа 1 Анализ уровня зрелости процессов 1

Практическая работа 1. Анализ уровня зрелости процессов 1. 2. 3. 4. 5. Уровень зрелости процессов: подходы к оценке и стратегии совершенствования Методы оценки важности бизнес-процессов. Оценка проблемности бизнес-процессов. Дерево проблем процессов. Препятствия изменений бизнес-процессов. Разработка матрицы ранжирования бизнес-процессов. Выбор приоритетных процессов для оптимизации и разработка последовательности их совершенствования

Уровень зрелости процессов

Действия по улучшению процессов 1. Выявить все процессы организации. 2. Выделить из них ключевые с точки зрения создания ценности и достижения стратегических целей организации. 3. Произвести оценку состояния ключевых процессов и выбрать те, которые нуждаются в улучшении, либо установить задачи улучшения для всех процессов. 4. Предложить стратегию и методы улучшения каждого выбранного для улучшения процесса, разработать проект улучшения с указанием исполнителей, ресурсов, сроков, способов оценки результатов и реализовать его. 5. Организовать менеджмент процессов с целью оценки эффективности улучшения, придания ему непрерывного характера, закрепления результатов, распространения опыта улучшений на все процессы организации.

Уровень зрелости процессов • некоторый определенный динамический предел совершенствования процесса. • Каждый уровень зрелости стабилизирует существенную часть процессов организации. • Существуют различные классификации процессов по уровню зрелости

количественные оценки уровня зрелости процессов 1. Относительное число операций процесса с обратной связью (с помощью мониторинга, контрольных карт и др. ). 2. Относительное число операций, характеристики которых установлены с учетом требований потребителя. 3. Относительное число операций, где используются регламентированные (стандартные) методы управления. 4. Время реагирования процесса на изменение требований к результатам процесса и его параметрам (длительности, стоимости и др. ). 5. Степень удовлетворенности потребителей (по результатам их опросов, по уровню продаж, по индексу удовлетворенности и др. ).

Возможные стратегии улучшения 1. Устранение отдельных недостатков процесса с помощью специальных проектов. Применяют для процессов высокой зрелости. Метод незначительно улучшает процесс. 2. Непрерывное улучшение процесса. Это стратегия для постоянного повышения возможностей процесса. Ее следует использовать, когда необходимость серьезного улучшения в ближайшем будущем невелика и требуется избежать рисков. Здесь акцент делается на анализе данных о процессе, проведении и оценке улучшений. Обычно методы улучшения включают в себя стандартизацию, снижение вариабельности, сокращение времени цикла, устранение потерь и жесткое управление. 3. Радикальное улучшение и изменение процесса (инновационное улучшение).

МЕТОДЫ ОЦЕНКИ ВАЖНОСТИ (ПРИОРИТЕТНОСТИ) БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ Метод 1. Экспертная оценка важности бизнеспроцессов. Метод 2. Расчет индекса важности процесса. Метод 3. Сопоставление бизнес-процессов и критических факторов успеха

Задание 1. Из структуры основных бизнес-процессов (лекция) выбрать 4 процесса и определить степень важности Матрица экспертной оценки важности бизнес-процессов Бизнес-процесс Экспертные оценки важности БП Э 1 БП 2 БП 3 БП 4 Э 2 Э 3 Средняя оценка

Задание 2. Провести расчет индекса важности процесса: а) выделить критерии важности; б) по каждому критерию оценить важность БП ; в) определить интегральную важность БП Рыночная доля; ·доля прибыли; ·потенциал развития сбытовой сети (агентская сеть), ? ? Бизнес Баллы , набранные критериями ( от 1 до 5) Критерий 1 Критерий 2 Критерий 3 Критерий 4 процес с БП 1 БП 2 БП 3 БП 4 Индекс важности критерия ( 1 - 5)

Задание 3. Используя метод «Сопоставление бизнеспроцессов и критических факторов успеха» , постройте матрицу сопоставления БП-КФУ; определите вес КФУ, определите степень влияния БП на КФУ; рассчитайте степень важности БП Из теории: по каждому бизнес-процессу нужно ответить на вопросы: - Какие из бизнес-процессов должны быть выполнены особенно хорошо, чтобы мы были уверены в достижении конкретного критического фактора успеха? - Какие бизнес-процессы оказывают основное воздействие на конкретный критический фактор успеха? -Какие бизнес-процессы не только имеют отношение к конкретному критическому фактору успеха, но и важны для него? *Предполагается, что важность процесса определяется степенью его вклада в достижение стратегических целей компании, поэтому чем больше критических факторов успеха поддерживает рассматриваемый бизнес-процесс, тем больше его важность

Примеры КФУ, зависящие от технологии • наличие патентов и изобретений • постоянное проведение научных исследований • способность к инновациям и т. д. КФУ, относящиеся к реализации продукции • широкая сеть оптовых дистрибьюторов / дилеров • широкий доступ / присутствие в точках розничной торговли • наличие собственной сети розничной торговли КФУ, относящиеся к маркетингу • лояльность покупателей к бренду компании • высокий уровень корпоративного имиджа • широкий ассортимент и постоянное его обновление • высокий уровень сервисного обслуживания и гарантий для покупателей • маркетинг - интегрирующая управленческая функция на предприятии КФУ, связанные с организационными возможностями • доступ к финансовым ресурсам • высокий уровень информатизации управления • способность быстро реагировать на изменяющуюся рыночную ситуацию (на возникающие угрозы и возможности) • организация управления ключевыми процессами, а не только функциями

Бизнес процес с КФУ (отмечайте 1 – если процесс прямо влияет на КФУ, 0 – если не влияет или влияет слабо. Рядом отмечайте силу влияния (до 1)) КФУ 1 КФУ 2 КФУ 3 КФУ 4 Вес ( 0… 1) 0, 3 Вес ( 0… 1) 0, 1 Сумма встречаемости КФУ «внутри» процесса Вес ( 0… 1) 0, 5 Учесть, что сумма весов д. б. равна 1! БП 1 БП 2 БП 3 БП 4 1(0, 5) пример 1(0, 2) пример 0(0) пример 0 (0) пример 2

Пример расчета важности БП в достижении КФУ Ваш расчет важности БП в достижении КФУ БП 1 БП 2 БП 3 БП 4 0, 5*0, 3+0, 2*0, 1+0*0, 5=

• Вопрос 3. Оценка проблемности бизнеспроцессов. Дерево проблем процессов.

• МЕТОДИКА ОЦЕНКИ ПРОБЛЕМНОСТИ: • рассмотреть все бизнес-процессы с точки зрения их желаемого (целевого) и текущего состояния, а также конкурентной ситуации в отрасли, и каждый бизнес-процесс оценить по шкале от 1 до 5. *Значение 1 присваивается самым «хорошим» процессам из рассматриваемой совокупности, в которых отсутствуют проблемы и текущее состояние которых соответствует желаемому. *Значение 5 присваивается самым «плохим» процессам, в которых имеется много проблем и разрыв между желаемым и текущим состоянием данных бизнес-процессов является наибольшим среди рассматриваемой совокупности. • Для оценки степени проблемности бизнеспроцессов рекомендуется использовать критерии (см далее)

« 1» : Потребители, аудиторы и владельцы считают, что выход процесса в значительной степени лишен дефектов. Нет серьезных операционных недостатков. Достигнуто серьезное улучшение в работе бизнес-процесса. Ожидаются и планируются изменения в будущем. « 2» : достигнуто значительное улучшение качества бизнеспроцесса по сравнению с уже разработанными критериями отсутствия дефектов. Ожидаются и планируются положительные изменения в будущем « 3» : на данный момент процедуры являются эффективными, нет серьезных проблем. Проводятся мероприятия по улучшению качества бизнес-процессов. Были разработаны критерии отсутствия дефектов « 4» : Бизнес-процесс обладает некоторыми операционными недостатками, которые требуют принятия мер для исправления. Недостатки можно исправить. Проводятся основные мероприятия по управлению качеством « 5» : Бизнес-процесс неэффективен или почти не действует. Существуют серьезные недостатки, требующие принятия мер для исправления. Основные мероприятия по управлению качеством не проводятся

Задание 4. Оценка степени проблемности бизнес-процессов БП 1 БП 2 БП 3 БП 4 Укажите степень проблемности процесса от 1 до 5

Задание 5. Оценка степени проблемности бизнес-процессов БП Проблема/вес Сила проблемы ( 1 -слабая, 5 —сильная) Проблемность процесса БП 1 Проблема 1 (0, 3) 5 0, 3*5+0, 7*3= Проблема 2 (0, 7) 3 БП 2 Проблема 1 (0, 4) Проблема 2 (0, 6) БП 3 Проблема 1 (0, 3) Проблема 2 (0, 5) Проблема 3 (0, 2) БП 4 Предложения

Вопрос 4. Препятствия изменений бизнеспроцессов. Определение проблем при проведении изменений процессов При попытке изменения какого-либо бизнеспроцесса компания может столкнуться с некоторыми препятствиями, барьерами: · финансовые затраты на улучшение процессов; · силы сопротивления изменению процессов; · временной фактор улучшений; · прочее.

Задание 6. Провести анализ возможности изменения БП БП *Стоимость изменений ( 1… 5) /вес (0… 1) *Сила *Фактор времени сопротивления (1… 5) /вес (0… 1) (кадры)(1… 5)/ вес (0… 1) ***Возможность изменения БП с учетом ограничений БП 1 4/0, 5 5/0, 2 4*0, 5+5*0, 2+2*0, 3 2/0, 3 БП 2 БП 3 БП 4 *Стоимость изменений ( 1 наименьшая; … 5 - наибольшая) *** Чем ближе ответ к 5, тем сложнее провести изменения

Вопрос 5. Разработка матрицы ранжирования бизнес-процессов. Выбор приоритетных процессов для оптимизации и разработка последовательности их совершенствования

Задание 7. Построить матрицу «ВАЖНОСТЬ БП для достижения КФУ – ПРОБЛЕМНОСТЬ БП – используйте результаты задания 3 )

Задание 8. Выбор приоритетных процессов для оптимизации и разработка последовательности их совершенствования БП БП ? … … Направление оптимизации Время (период) Ответственное лицо

Практическая работа 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ БИЗНЕС –ПРОЦЕССА…

Задание 1. Определение типа проекта Классификация выполняется по следующим признакам: • уровень проекта, • масштаб (размер) проекта, • сложность, • сроки реализации, • требования к ограниченности ресурсов, • характер проекта (уровень участников), • характер целевой задачи, • объект инвестиционной деятельности, • главная причина возникновения проекта.

Классификационные признаки проекта Результат обсуждения Примечания уровень проекта Внутренний/внешний масштаб (размер) проекта Малый ( 1 процесс) /Средний /Крупный//Кроссфункциональный или монофункциональный? сложность Высокотехнологичный? сроки реализации Период реализации требования к ограниченности ресурсов Время? /Деньги? /Кадры? /Технологии? объект инвестиционной деятельности Во что вкладываются деньги? главная причина возникновения проекта Продукт проекта

Задание 2. Заполнить таблицу «ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ» Наименование проекта Цель проекта Спонсор проекта Руководитель проекта Другие участники проекта

Задание 3. Определить жизненный цикл проекта Фаза Начало фазы Окончание фазы Инициаци Планировани Исполнение Завершени я е и контроль е

Задание 4. Составьте список контрольных точек проекта. Список контрольных точек определяет ключевые события проекта, их даты и результаты, которые должны быть получены по состоянию на эти даты Проект «Разработка и внедрение нового фирменного стиля» Описание вехи Дата вехи Документ Проект запущен 12. 03. 2009 Приказ о запуске Утверждена маркетинговая концепция 12. 04. 2009 Концепция Утвержден бизнес-план 15. 04. 2009 Бизнес-план Выбран дизайнер 16. 04. 2009 - Разработан логотип 20. 05. 2009 Документ «Лого» + изображения Разработаны все элементы фирменного стиля 20. 07. 2009 Документ «Фирменный стиль: элементы» + изображения Подготовлены оповещения и прессрелизы о смене фирменного стиля компании 01. 08. 2009 Пресс-релизы, текст писем Размещена первая реклама (начата рекламная кампания) 08. 09. 2009 Журнал Наружные рекламные носители заменены на новые 12. 10. 2009 Отчет МП Рекламная кампания завершена 20. 10. 2009 Отчет МП Контракты закрыты и подписаны 10. 2009 Отчет МП, контракты, Акты Проект завершен 11. 2009 Итоговый отчет, Приказ о закрытии

Задание 5. Разработайте схему ИСР (Иерархическая структура работ проекта)

Примеры ИСР

Смешанный подход