ППВО Рекомендации для новых проектов Date in 12

ППВО Рекомендации для новых проектов Date: in 12 pts

ПЛАН ПРЕЗЕНТАЦИИ Ø Процесс подписания контракта по вашему проекту Ø Рекомендации управления проектом Ø Коммуникация & Распространение Ø Финансовый менеджмент Ø Контроль проекта Ø Гарантия качества Ø Заключения

Процесс подписания контракта по вашему проекту Грантовое соглашение Ø Отправлено координаторам от 01/10 Ø Проблемы связанные с PIC Ø Начало разрешенного периода: 15 October 2016 Выплаты Ø Первый транш в момент подписания контракта (50% гранта)

Институциональная приверженность Предпосылки к успеху и устойчивости результатов На уровне ВУЗа: Ø Руководящие лица Ø Финансовый отдел, Международный офис Ø Студенты и персонал На уровне министерства Ø Структурные проекты Обеспечит: Ø Поддержку и экспертизу (акад. , админ. , финансов. ограничения) Ø Видимость, распространение и устойчивость

Ваши роли - Правила Помнить о вашей роли в проекте Ø Знать ваш проект / ваши задачи/ ваши цели Знать правила ППВО Ø Внимательно прочитайте все договорные документы Ø Определите правила проекта в своем Соглашении о сотрудничестве Институциональные / национальные ограничения Ø Визовые требования, Регистрация проекта, НДС Ø Механизмы возмещения затрат Ø Признание кредита и степень аккредитации Ø Разработать правила о партнерстве Ø Определить контактное лицо для админ/финансов в вашем ВУЗе

Соглашение о партнерстве Обязательно Ø Не позднее 6 месяцев после подписания Грантового соглашения Должно быть совместно определено: Охватывать все аспекты проекта: Ø Роль и обязанности Партнеров Ø Финансовый менеджмент Ø Управление проектом, процесс принятия решений, ВО (QA) Ø Принятие решений/Механизмы разрешения конфликтов Национальные ограничения/законодательство Ø Национальные ограничения/законодательство партнеров проекта должны быть учтены Размещается на вебсайте EACEA

Проверьте наличие синергии с другими проектами Сотрудничать и обмениваться с другими проектами Темпус/ППВО Ø в вашем учреждении Ø в вашем городе/регионе/стране Ø с теми же целями, целевыми группами, предметной областью Определение взаимодополняемости и синергии Ø Общие мероприятия Ø Внести вклад в совместные мероприятия/видимость событий Ø Обмен передовым опытом

Изменения в проекте Административные изменения (PIC) Ø Адрес, юридическое название, юридический представитель, банковский счет, пр. Функциональные изменения Ø Рабочая программа, оборудование, разрешенный период Ø Партнерство (выход, дополнение, замена) Ø Бюджет: правило 10% Как действовать Ø Информировать координатора как можно быстрее, кто в свою очередь информирует исполнительное агентство Ø Самое позднее 1 месяц до конца проекта Ø Исполнительное агентство запросит подтверждающие документы Ø Если изменение одобрено: если необходимо будут внесены поправки

Коммуникация С координатором и другими партнерами Ø Встреча по запуску проекта/совещания по вопросам управления (Национальный координатор) Ø Облегчает коммуникацию с партнерами из партнерских стран Ø Непринудительно С EACEA Ø Один руководитель проекта несет ответственность за ваш проект Ø Связаться с ним можно только через координатора С Национальным офисом Эразмус + Ø Поддержка и мониторинг проектов Ø Опыт в проектах Темпус/Эразмус +

Распространение Ø Проект плана распространения с четкими целевыми группами Что, Почему, Кто, Когда, Как? Адаптировать методы согласно поставленных целей Определение и измерение воздействия Ø Визуальная Идентичность: брендинг/логотипы Ø Сайт проекта: От начала проекта; удобный; познавательный & привлекательный ТАКЖЕ для широкой публики; информирует о событиях, публикует результаты Ø Листовки проекта//буклеты/брошюры Ø Привлечение средств массовой информации Ø Использование социальных медиа (блоги, facebook, Twitter)

Публичность/Правила видимости Публикации и результаты проекта: Должен быть отображен логотип Эразмус+ Должно быть отмечено: " Co-funded by the Erasmus+ Programme of the European Union" • Включить отказ от ответственности: • «Этот проект финансируется при поддержке Европейской комиссии. Эта публикация отражает только точку зрения автора, и Комиссия не может нести ответственность за любую использован-ную информацию, содержащуюся в нем» . Смотрите сайты Агентств: https: //eacea. ec. europa. eu/about-eacea/visual-identity_en

Обязательства по отчетности и платежам Грантовое соглашение Ø Начало разрешенного периода: 15 October 2016 Ø Конец разрешенного периода: 14 October 2019 Обязательства по предоставлению отчета Ø Промежуточный отчет Ø Финальный отчет Платежи Оценка эффективности Ø Первый транш в момент подписания контракта (50% гранта) Ø Второй транш (40%)(когда 70% суммы первого транша использовано) Ø Остаток (10% максимум) после анализа финального отчета EACEA Ø Изменения условий выплат в рамках консорциума: определяются в соглашении о партнерстве

Бюджетные статьи (категории) Оплата сотрудникам Оборудование Суб-контракты Maкс. 40% от общей суммы приемлемых расходов Maкс. 30% от общей суммы приемлемых расходов Maкс. 10% от общей суммы приемлемых расходов Проездные расходы No threshold Суточные No threshold

Калькуляция бюджета проекта & отчетность 5 бюджетных категорий Сотрудники (макс. 40%) СЕ Командировочные СЕ Проживание СЕ Оборудование (30%) ФР Суб-контракты (10%) ФР 2 метода выделения/ обоснования Фактические расходы Стоимость единицы (ФР) (СЕ) Другие виды расходов (напр. : распространение, публикации, накладные расходы, т. д. ) не учитываются при расчете размера гранта. Они могут быть отнесены на со-финансирование

Обоснование затрат Ø Фактические расходы: Как вы использовали грант => На основе стоимости затрат => Оплаченные расходы, подтверждающие документы Ø Расчет стоимости единицы: что вы получили (достигли) в результате использования гранта =>на основе оценки результата =>Нет необходимости подтверждать фактические расходы, но надо показать результат, «срабатывание" (т. е. : факт, что мероприятие было фактически & надлежащим образом реализовано (напр. преподавание, обучение) Партнерство определяет свои собственные правила для того, чтобы покрыть понесенные фактические расходы

Подтверждающие документы по фактическим затратам Бюджетная линия Оборудование (Только странапартнер ВУЗы) Подтверждающие документы Договоры подряда (Предложение > 25, 000 €) Инвойсы Выписка из банковского счета Тендерные процедуры: 3 коммерческих предложений от различных поставщиков на расходы, превышающие 25. 000€ Договоры подряда Инвойсы Выписка из банковского счета Тендерные процедуры: 3 коммерческих предложений от различных поставщиков на расходы, превышающие 25. 000€ Для получения дополнительной информации: См. Руководство по использованию гранта

Подтверждающие документы по стоимости единицы (Unit Costs) Бюджетная линия Сотрудники Расходы на поездку и проживание Подтверждающие документы Официальное трудовое соглашение Собрание сотрудников Табель учета рабочего времени/ таймшиты Программы Список участников Достигаемые результаты/продукты Индивидуальный отчет о поездке (IMR) Инвойсы, квитанции, посадочные талоны Программы Список участников Достигаемые результаты/продукты Для получения дополнительной информации: См. Руководство по использованию гранта

Мониторинг Ø Мониторинговый визит по проекту сотрудником EACEA (через координатора ) / или НЭО Ø Мониторинг на местах Ø Годовой план по мониторингу EACEA Ø Проводимый НЭО/Делегацией ЕС/EACEA Ø Часть мандата НЭО Ø Цель Ø Проверить, что проект идет по своему курсу и все партнеры полностью вовлечены в проект Ø Оказать поддержку и дать совет Ø Определите методы наиболее успешной практики Ø Предотвращение штрафов из-за плохой реализации Как минимум, одно посещение проекта в каждой партнерской стране будет организовано

Внутренний - Внешний контроль качества Внутренний контроль качества Ø Последующие меры и контроль за деятельностью Ø Оценка и измерение деятельности в соответствии с целями проекта (Логическая структура, SWOT анализ и т. д. ) Ø Внутренняя экспертная оценка качества продукции Внешняя оценка Ø Тщательный обзор академ. /админ. сотрудниками из ВУЗа-не -партнера Ø Представители местных органов власти / частных компаний Ø Национальные агентства QA (если только покрывается интегрированный международный аспект проекта) Ø Обязательный аудит по управлению грантами

Заключения

Резюме: новинки ППВО против Темпус Ø Ø Ø Оборудование: никаких правил по происхождению Специальный компонент мобильности Себестоимость единицы продукции Подтверждающие документы для персонала и дорожных расходов (расчет стоимости единицы) Нет больше необходимости подтверждать со-финансирование Косвенные расходы больше не покрываются грантом Обязательное соглашение о сотрудничестве Платежные взносы: 50 - 40 - 10% Штрафы, если слабая реализация проекта Ассоциированные партнеры PICs

Если у вас есть сомнения? Просим прочитать /обратиться: Ø Документы для подписания контракта (Грантовое соглашение) Ø EACEA вебсайт: http: //eacea. ec. europa. eu/erasmusplus/beneficiaries-space_en Ø Руководство по использованию гранта Ø Ваш координатор / партнеры Ø Национальный офис Эразмус+ (NEO) Ø Исполнительное агентство EACEA (через своего координатора)

Встреча грантхолдеров Даты Ø 25 -26 January 2017 Ø Брюссель Участники Ø Координатор + 1 партнер из партнерской страны Содержание Ø Правила управления проектом Ø Финансовые правила Спрашивайте информацию у проектного координатора