Потоковий контроль Підвищення кваліфікації команди Розподілення людських ресурсів

Потоковий контроль Підвищення кваліфікації команди Розподілення людських ресурсів Формування організаційної структури проекту

ЛЕКЦІЯ 12 ВИГОТОВЛЕННЯ ПРОДУКЦІЇ ПРИ УПРАВЛІННІ ЯКІСТЮ В ПРОЕКТАХ

ВИГОТОВЛЕННЯ ПРОДУКЦІЇ Виготовлення продукції охоплює сім груп процесів керування проектом, необхідних для виготовлення продукції проекту.

Процеси щодо взаємозалежності Проекти складаються із системи запланованих і взаємозалежних процесів, і дія в межах одного з них, зазвичай, впливає на інші. За загальне керування запланованими взаємозалежностями процесів проекту відповідає керівник проекту. Організація-виконавець проекту має також керувати ефективним і результативним обміном інформацією між різними групами персоналу, залученого до реалізації проекту, а також встановити чіткий розподіл їх відповідальності. Процеси щодо взаємозалежності: ініціювання проекту та розроблення плану керування проектом; керування взаємодіями; контроль змін; закриття процесу та проекту.

Ініціювання проекту та розроблення плану керування проектом Невід'ємною умовою є формування та постійна актуалізація плану керування проектом, який має містити чи посилатись на програму якості проекту. Ступінь деталізації може залежати від таких чинників, як масштаб та складність проекту. Під час ініціювання проекту потрібно, щоб організація-ініціатор проекту визначила докладні дані про відповідні минулі проекти і довела їх до відома організації-виконавця проекту. Це дасть змогу якнайкраще використати досвід, набутий у межах попередніх проектів.

Якщо ціллю проекту є виконання вимог контракту, то під час розробки плану керування проектом потрібно проаналізувати контракт, щоб запевнитися в тому, що контрактні вимоги може бути виконано. У разі, коли проект не виконують за контрактом, потрібно виконати попереднє аналізування для встановлення вимог і підтвердження їх прийнятності та досяжності.

У плані керування проектом потрібно: 1) викласти задокументовані вимоги замовника та інших відповідних зацікавлених сторін, а також цілі проекту; джерело кожної вимоги також має бути задокументоване для уможливлення простежування; визначити та задокументувати процеси проекту та їх цілі; визначити взаємодії організаційного характеру, звертаючи особливу увагу на: канали зв'язку та звітування між організацією-виконавцем проекту й різними функціональними підрозділами організації-ініціатора проекту; взаємодії між функціональними підрозділами в межах організації-виконавця проекту;

2) інтегрувати плани, які є результатом планування, проведеного в межах інших процесів проекту; такими планами є: програма якості, структура розподілу робіт; графік проекту; бюджет проекту; план обміну інформацією; план керування ризиком; план закупівлі — усі плани потрібно проаналізувати з погляду їх узгодженості, будь-які неузгодженості потрібно усунути; 3) визначити характеристики продукції (навести їх чи посилатися на них), а також те, як їх потрібно вимірювати та оцінювати;

4) визначити базовий рівень вимірювання та контролювання ходу виконання, щоб уможливлювати планування незавершеної роботи; плани аналізування та оцінювання ходу виконання має бути розроблено з установленням календарних планів; 5) визначити показники функціонування і як їх вимірювати, а також передбачити заходи щодо регулярного оцінювання, щоб відстежувати виконання; це оцінювання має: полегшити виконання запобіжних і коригувальних дій, підтвердити, що цілі проекту залишаються дійсними за постійно змінюваних умов реалізації проекту; 6) передбачити аналізування проекту, що потребує контракт, з тим, щоб запевнитися у виконанні вимог контракту; 7) передбачити періодичне аналізування проекту, а також аналізування в разі виникнення значних змін.

Систему управління якістю в проекті має бути задокументовано або на неї мають бути зроблені посилання в програмі якості проекту. Потрібно встановити зв'язок між програмою якості проекту та застосовними частинами системи управління якістю організації-ініціатора проекту. Наскільки це практично здійсненне, організації-виконавцю проекту потрібно прийняти і, за необхідності, адаптувати систему управління якістю та методики організації-ініціатора проекту. У разі існування специфічних вимог до системи управління якістю, установлених іншими відповідними зацікавленими сторонами, потрібно забезпечити, щоб система управління якістю в проекті була сумісна з цими вимогами. Потрібно встановити на весь період реалізації проекту практику управління якістю, пов'язану з документуванням, перевірянням, простежуваністю, аналізуванням та аудитами.

Керування взаємодіями Для спрощення взаємозалежностей (запланованих) між процесами потрібно керувати взаємодіями (незапланованими) у межах проекту. Це має передбачити: встановлення процедур керування взаємодією; проведення засідань за участю функціональних підрозділів, що їх залучено до виконання проекту; вирішення таких питань, як конфлікт відповідальності чи змінювання наражання на ризик; вимірювання ефективності виконання проекту, використовуючи такі методи, як аналізування виконаної вартості (методика моніторингу загальної ефективності виконання проекту порівняно до базового бюджету);

проведення оцінювання ходу виконання, щоб оцінити стан проекту та спланувати незавершену роботу. Оцінювання ходу виконання потрібно також використовувати для визначення потенційних проблем взаємодії. потрібно відзначити, що ризик є, зазвичай високий саме в точках взаємодій.

Керування змінами Керування змінами охоплює ідентифікацію, оцінювання, санкціонування, документування, впровадження та контролювання змін. Перш ніж санкціонувати зміну, потрібно проаналізувати її призначення, ступінь і вплив. Ті зміни, які впливають на цілі проекту, потрібно погодити із замовником та іншими відповідними зацікавленими сторонами. Під час керування змінами потрібно також враховувати: керування змінами у сфері застосування проекту, цілях проекту та плані керування проектом; координування змін через взаємопов'язані процеси проекту та розв'язання будь-яких конфліктів; методики документування змін; постійне поліпшування; аспекти змін, що стосуються персоналу.

Зміни можуть спричинити негативні впливи (наприклад, претензії) на проект і тому їх має бути визначено якнайскоріше. Основні причини негативних впливів потрібно проаналізувати, а результати використати для вироблення рішень щодо запобіжних дій і поліпшення в процесі проектування. Одним з аспектів керування змінами є керування конфігурацією. У контексті керування проектами, йдеться про конфігурацію продукції проекту. Вона може охоплювати як предмети, що їх не постачають (наприклад, випробувальне приладдя та інше встановлене устаткування), так і предмети, що їх постачають.

Завершення процесу та проекту Проект за своєю суттю є процесом і особливу увагу потрібно приділяти його завершенню. Завершення процесів і проекту потрібно визначити на етапі ініціювання проекту і долучити до плану керування проектом. Плануючи завершення процесів та проектів, потрібно враховувати набутий досвід завершення минулих процесів і проектів. Будь-коли протягом життєвого циклу проекту завершені процеси потрібно завершувати так, як за­плановано. Після завершення процесу потрібно забезпечити, щоб всі протоколи було впорядковано, розповсюджено серед учасників проекту та подано організації-ініціатору проекту, а також щоб їх було збережено протягом установленого строку.

Проект потрібно завершувати так, як заплановано. Проте в деяких випадках може виникати необхідність завершити проект раніше або пізніше, ніж заплановано, через непередбачені події. Незалежно від причини завершення проекту, потрібно провести цілковите аналізування виконання проекту. При цьому потрібно враховувати всі відповідні протоколи, зокрема протоколи щодо оціню­вання ходу виконання, а також вхідні дані від зацікавлених сторін. Особливого розгляду потребує зворотний зв'язок із замовником та іншими відповідними зацікавленими сторонами. потрібно, щоб цей зворотний зв'язок був, у всіх можливих випадках, вимірним.

На основі цього аналізування потрібно підготувати відповідні звіти, підкреслюючи досвід, який можна використати в інших проектах і для постійного поліпшування. Під час завершення проекту має відбутися офіційне передавання продукції проекту замовнику. Завершення проекту не вважають завершеним доти, доки замовник офіційно не прийме продукцію проекту. Про завершення проекту потрібно повідомити інші відповідні зацікавлені сторони.

Процеси щодо сфери застосування Сфера застосування проекту охоплює опис продукції проекту, її характеристики і те, як їх вимірювати чи оцінювати. 1) Процеси щодо сфери застосування, спрямовані на: перетворення потреб і очікувань замовників та інших зацікавлених сторін на види робіт, що їх мають виконати для досягнення цілей проекту і на організаційне виконання цих видів робіт; забезпечення того, щоб під час виконування цих видів робіт персонал працював у межах сфери застосування; забезпечення того, щоб види робіт, виконувані у межах проекту, відповідали вимогам, описаним у сфері застосування.

2) Процеси щодо сфери застосування: розробляння концепції; розробляння та контролювання сфери застосування; визначання видів робіт; контролювання видів робіт.

Розробляння концепції Потреби та очікування замовника стосовно продукції та процесів, як заявлені, так і загально припущені, потрібно перетворити на задокументовані вимоги, охоплюючи законодавчі та регламентні аспекти, які потрібно взаємно узгодити, якщо цього вимагає замовник. Потрібно визначити інші зацікавлені сторони і з'ясувати їхні потреби. Ці потреби потрібно перетворити на задокументовані вимоги і, за потреби, погодити із замовником.

Розробляння та контролювання сфери застосування Під час розробляння сфери застосування проекту потрібно визначити характеристики продукції проекту та якомога повніше задокументувати їх у вимірних виразах. Ці характеристики потрібно використовувати як основу для проектування та розробляння. потрібно визначити, як вимірюватимуть ці характеристики або як оцінюватимуть їх відповідність вимогам замовника та інших зацікавле­них сторін. Характеристики продукції та процесу мають уможливлювати їх простежування до задокументованих вимог замовника та інших зацікавлених сторін. Якщо під час розробляння сфери застосування враховують альтернативні підходи та рішення, потрібно задокументувати докази на їх підтримання (зокрема проведене аналізування та інші використані міркування) і зробити посилання на них у сфері застосування.

Визначання видів робіт Проект має бути систематично структуровано як керовані види робіт для задоволення вимог замовника щодо продукції та процесів. Персонал, призначений для виконання проекту, має брати участь у визначенні цих видів робіт. Це даватиме змогу організації-виконавцю проекту використовувати його досвід і домагатися розу­міння, визнання та відповідальності з його боку.

Будь-який вид робіт потрібно визначати так, щоб його результати були вимірними. Перелік видів робіт потрібно перевіряти щодо його повноти. Визначені види робіт мають охоплювати управління якістю, оцінювання ходу виконання, а також розробляння та актуалізацію плану керування проектом. Потрібно визначити та задокументувати ті взаємодії між видами робіт у межах проекту, які потенційно можуть спричинити проблеми між організацією-виконавцем проекту і зацікавленими сторонами.

Контролювання видів робіт Види робіт в межах проекту потрібно виконувати та контролювати відповідно до плану керування проектом. Контролювання процесу передбачає контролювання взаємодій між видами робіт, щоб мінімізувати конфлікти чи непорозуміння. Контролюванню процесів, в яких застосовують нові технології, потрібно приділити особливу увагу. Види робіт потрібно аналізувати та оцінювати з тим, щоб визначити потенційні вади та можливості для поліпшування. Графік аналізування потрібно адаптувати до складності проекту. Результати аналізування потрібно використовувати під час оцінювання ходу виконання для уможливлення оцінювання виходів процесу та планування незавершеної роботи. Переглянутий план щодо незавершеної роботи потрібно задокументувати.

Процеси щодо строків Процеси щодо строків спрямовано на визначання залежностей і тривалості видів робіт, а також на забезпечення своєчасного виконання проекту. Процеси щодо строків: планування залежностей видів робіт; розрахунок тривалості; складання графіка; контроль виконання графіка.

Планування залежностей видів робіт Потрібно визначити взаємозалежності між видами робіт у межах проекту та проаналізувати їх стосовно узгодженості. Будь-яку потребу в змінені даних, отриманих у межах процесу визначення видів робіт, потрібно обґрунтувати та задокументувати. У всіх можливих випадках під час розробляння плану проекту потрібно використовувати стандартні чи затверджені сіткові графіки виконання проекту з тим, щоб використати досвід виконання минулих проектів. потрібно перевіряти їх на прийнятність для проекту.

Розрахунок тривалості Розраховувати тривалість видів робіт має персонал, який відповідає за ці види робіт. Розрахунки тривалості щодо виконання минулих проектів, потрібно перевірити на їх точність та застосовність до наявних умов виконання проекту. Виходи потрібно задокументувати та уможливити їх простежування до джерел їхнього походження. Накопичуючи розрахунки тривалості, корисно одночасно отримувати суміжні розрахунки ресурсів як вхідні дані до планування ресурсів. Якщо розрахунок тривалості характеризується значною невизначеністю, потрібно оцінити й задокументувати відповідні ризики та забезпечити їх зменшення. У розрахунку має бути також враховано компенсацію решти можливих ризиків. Якщо це вимагають або є прийнятним, до розрахунку тривалості потрібно залучати замовника або інші зацікавлені сторони.

Складання графіка Вхідні дані для складання графіка має бути визначено та перевірено на відповідність конкретним умовам виконання проекту. Види робіт з довгим строком виконання чи тривалими періодами потрібно враховувати під час визначання критичного шляху. Для видів робіт критичного шляху (тривалість найдовшого шляху по всій сітці) необхідна чітка ідентифікація. Потрібно впровадити стандартизовані форми графіка, придатні для різних потреб користувачів. Зв'язки розрахунків тривалості із залежностями видів робіт потрібно перевірити на узгодженість. Будь-яку виявлену неузгодженість потрібно усунути перед тим, як графік буде завершено та ухвалено. У графіках потрібно ідентифікувати критичні та близькі до критичних види робіт.

У графіку потрібно ідентифікувати події, які потребують конкретних входів чи рішень, або такі, за якими планують найвагоміші виходи. їх іноді називають «ключовими подіями» чи «віхами». До графіка потрібно долучити оцінювання ходу виконання. Замовника та інші зацікавлені сторони потрібно постійно інформувати під час складання графіка і, за потреби, залучати до складання графіка. Зовнішні входи (наприклад, залежні від замовника входи, очікувані протягом виконання проекту) потрібно проаналізувати та врахувати у графіку. Відповідні графіки потрібно подати замовнику та іншим зацікавленим сторонам для інформування або, якщо потрібно, на затвердження.

Контролювання виконання графіка Організація-виконавець проекту має здійснювати регулярне аналізування графіка виконання проекту, як визначено в плані керування проектом. Щоб забезпечити адекватний контроль за пе­редбаченими проектом видами робіт, процесами та відповідною інформацією, потрібно встановити розклад аналізування графіка і періодичність збирання даних. Хід виконання проекту потрібно аналізувати для визначення тенденцій та можливих невизначеностей у незавершеній роботі в межах проекту. Під час оцінювання ходу виконання та проведення засідань потрібно використовувати актуалізовані графіки. Відхили від графіка потрібно визначити, проаналізувати і, якщо вони значні, вживати належних заходів.

Потрібно визначити основні причини відхилів (як позитивних, так і негативних) від графіка. потрібно вживати заходів для забезпечення того, щоб негативні відхили не вплинули на цілі проекту. Причини як позитивних, так і негативних відхилів потрібно використовувати для отримання даних, які є основою для постійного поліпшування Потрібно визначити можливі впливи змін графіка на бюджет та ресурси проекту і на якість продукції'. Рішення щодо вжиття заходів потрібно приймати, тільки спираючись на факти після врахування їхніх наслідків для інших процесів і цілей проекту. Зміни, що впливають на цілі проекту, потрібно уз­годити із замовником або іншими відповідними зацікавленими сторонами до їх впровадження.

Якщо потрібні дії, що враховують відхили, потрібно визначити залучений персонал і його функції. Переглядання графіка потрібно узгоджувати з іншими процесами проекту під час розробляння плану незавершених робіт. Зовнішні входи (наприклад, залежні від замовника входи, очікувані протягом виконання проекту), потрібно відстежувати. Замовника та інші зацікавлені сторони потрібно постійно інформувати про будь-які пропоновані зміни до графіка і залучати до прийняття рішень, що стосуються їх.

Процеси щодо вартості Процеси щодо вартості, спрямовано на прогнозування вартості проекту та керування нею. потрібно забезпечити, щоб проект було завершено в межах бюджетних обмежень і щоб інформацію про вартість можна було подати організації-ініціатору проекту. Процеси щодо вартості: розраховування вартості; формування бюджету; контролювання вартості.

Розрахунок вартості Потрібно чітко визначити всі витрати на проект (наприклад, вартість видів робіт, накладні витрати, товари та послуги). Під час розрахунку вартості потрібно враховувати відповідні джерела інформації й цей розрахунок має бути пов'язано з елементами проекту. Розрахунки вартості за досвідом виконання минулих проектів потрібно перевіряти на їх точність і застосовність до наявних умов виконання проекту. Витрати потрібно задокументувати та уможливити простежування витрат до джерел їх походження. Особливу увагу потрібно приділити передбаченню в бюджеті достатніх коштів для розробляння, запроваджування та підтримування системи управління якістю в проекті.

Під час розрахунку вартості потрібно враховувати сучасні та прогнозовані тенденції в економічному середовищі (наприклад, рівень інфляції, ставки податків і курси валют). Якщо розрахунок вартості характеризується значними невизначеностями, ці невизначеності потрібно з'ясувати, оцінити, задокументувати та вжити належних заходів. У розрахунку потрібно також враховувати компенсацію решти можливих невизначеностей, які інколи називають непередбаченими обставинами. Розрахунок вартості потрібно робити у формі, яка дає змогу встановити та скласти бюджет відповідно до затверджених бухгалтерських процедур, а також до потреб організації-виконавця проекту.

Формування бюджету Бюджет проекту має базуватися на розрахунках вартості та графіках згідно з визначеною процедурою щодо його прийняття. Бюджет потрібно узгодити з цілями проекту, а будь-які припущення, невизначеності та непередбачені обставини потрібно ідентифікувати та задокументувати. У бюджеті мають бути всі дозволені витрати, і його потрібно подати у формі, придатній для контролювання вартості проекту

Контролювання вартості Перш ніж робити будь-які витрати потрібно встановити та задокументувати систему контролювання вартості та пов'язані з цим процедури і довести їх до відома тих, хто відповідає за санкціонування робіт чи витрат. Потрібно встановити розклад аналізування, періодичність збирання даних і прогнозів. Це забезпечує адекватне контролювання передбачених проектом видів робіт та відповідної інформації. Організації-виконавцю проекту потрібно перевіряти, щоб незавершену роботу можна було цілком виконати в межах невикористаних бюджетних коштів. Будь-який відхил від бюджету має бути зафіксовано, і, якщо визначені межі перевищено, розбіжність потрібно проаналізувати та виконати належні дії.

Тенденції щодо вартості проекту потрібно аналізувати з використанням таких методів як «аналіз виконаної вартості». План незавершених робіт потрібно аналізувати для ідентифікації невизначеностей. Потрібно визначити основні причини розбіжностей (як позитивні, так і негативні) в бюджеті. потрібно вживати заходів, щоб негативні розбіжності не вплинули на цілі проекту. Причини як позитивних, так і негативних відхилів потрібно використовувати для отримання даних як основи для постійного поліпшування

Рішення щодо виконання необхідних дій потрібно приймати на підставі фактів після врахування їх наслідків для інших процесів і цілей проекту. Зміни у вартості проекту потрібно належним чином затверджувати та санкціонувати перед витрачанням бюджетних коштів. Під час розробляння плану незавершених робіт перегляди бюджетного прогнозу потрібно узгодити з іншими процесами проекту. Інформація, потрібна для своєчасного вивільнення коштів, має бути доступною, її потрібно подати як вхідні дані до процесу контролювання ресурсів. Організація-виконавець проекту має регулярно аналізувати пов'язані з виконанням проекту витрати, як визначено в плані керування проектом, і враховувати будь-які інші результати фінансового аналізування (наприклад, аналізування з боку відповідних зацікавлених сторін).

Процеси щодо обміну інформацією Процеси щодо обміну інформацією спрямовано на полегшення обміну інформацією, необхідною для виконання проекту. Вони забезпечують своєчасне та належне створення, збирання, розповсюдження, зберігання та остаточне розміщення проектної інформації. Процеси щодо обміну інформацією: планування обміну інформацією; керування інформацією; контролювання обміну інформацією.

Планування обміну інформацією Організація-ініціатор проекту та організація-виконавець проекту має забезпечити, щоб для проекту було встановлено належні процеси обміну інформацією, і щоб відбувався обмін інформацією стосовно результативності та ефективності системи управління якістю. Плануючи обмін інформацією, потрібно враховувати потреби організації-ініціатора проекту, організації-виконавця проекту, замовників та інших зацікавлених сторін; результатом планування має бути задокументований план обміну інформацією.

У цьому плані обміну інформацією потрібно визначити інформацію, якою офіційно обмінюватимуться, засоби, використовувані для її передавання, і періодичність обміну інформацією. Вимоги щодо цілі проведення нарад, періодичності, терміну їх проведення та протоколів нарад має бути визначено в плані обміну інформацією. Для забезпечення сумісності потрібно спланувати форму, мову та структуру документів і протоколів проекту. У плані обміну інформацією потрібно визначити систему контролю інформації, зафіксувати тих, хто розсилатиме та отримуватиме інформацію, а також зробити посилання на відповідні методики контролювання документів, контролювання протоколів і забезпечення їх захисту. Потрібно розробити форму звітів про оцінювання ходу виконання з тим, щоб зазначати відхили від плану керування проектом.

Керування інформацією Організація-виконавець проекту має визначити свої інформаційні потреби та встановити задокументовану систему керування інформацією. Організація-виконавець проекту має також визначити внутрішні та зовнішні джерела інформації. Спосіб керування інформацією має враховувати потреби як організації-виконавця проекту, так і організації-ініціатора проекту. Для того, щоб керувати пов'язаною з проектом інформацією, потрібно встановити методики, які визначатимуть заходи контролю стосовно готування, збирання, ідентифікації, класифікації, актуалізації, розповсюдження, ведення картотек, зберігання, захисту, пошуку, строку зберігання та знищення інформації.

Потрібно, щоб у зареєстрованій інформації було зазначено умови, які переважали на момент складання протоколів про виконання роботи. Це даватиме змогу перевіряти вірогідність і доречність інформації перед її використанням в інших проектах. Організація-виконавець проекту має забезпечити належний захист інформації, враховуючи її конфіденційність, доступність і цілісність. Інформація має відповідати потребам одержувачів, її потрібно чітко оформлювати та розповсюджувати за суворого дотримання календарних планів. Усі погодження, зокрема неофіційні, які впливають на виконання проекту, має бути офіційно задокументовано. Для проведення нарад потрібно встановити правила та настанови, які мають відповідати типу наради.

Порядок денний наради потрібно подавати заздалегідь та визначати щодо кожного пункту персонал, присутність якого вимагають. Протокол нарад має містити відомості про прийняті рішення, невирішені питання та погоджені дії (зокрема щодо терміну виконання та виконавців). Протокол потрібно подати відповідним зацікав­леним сторонам протягом погодженого строку. Організація-виконавець проекту має використовувати дані, інформацію та знання для вста­новлення та досягнення своїх цілей. Керівники організації-виконавця проекту та організації-ініціатора проекту мають оцінювати переваги, забезпечувані використанням інформації, з тим, щоб поліпшувати керування інформацією

Контролювання обміну інформацією Потрібно спланувати та запровадити систему обміну інформацією. її потрібно контролювати, відсте-жувати та аналізувати для забезпечення того, щоб вона постійно задовольняла потреби проекту. Особливу увагу потрібно приділяти тим взаємодіям між функційними підрозділами та організаціями, в яких можуть виникати непорозуміння та конфлікти.

Процеси щодо ризику «Ризик» прийнято вважати винятково негативним аспектом. «Невизначеність», що є сучасні­шим поняттям, завжди містить як негативний, так і позитивний аспекти. Позитивні аспекти зазвичай називають «можливостями». У цьому стандарті термін «ризик» використано в тому самому значенні, що й «невизначеність», тобто ризик має як негативний, так і позитивний аспекти.

Керування ризиками проекту стосується невизначеностей на всіх етапах виконання проекту. Це вимагає структурованого підходу, який потрібно задокументувати в плані керування ризиками. Процеси щодо ризиків, націлені на те, щоб зменшити вплив потенційних негативних подій і скористатися всіма можливостями для поліпшування. Невизначеності пов'язані також або з процесами проекту, або з продукцією проекту. Процеси щодо ризику: ідентифікація ризику; оцінювання ризику; опрацьовування ризику; контролювання ризику.

Ідентифікація ризику Ідентифікація ризику потрібно провадити на етапі ініціювання проекту, оцінюючи хід виконання, а також в інших випадках, коли приймають важливі рішення. Для цього потрібно використовувати пов'я­зані з минулими проектами досвід і фактичні дані, які є в організації-ініціатора проекту. Вихідні дані цього процесу потрібно задокументувати в плані керування ризиками, який має бути наведено безпосередньо або через посилання в плані керування проектом. Потрібно зафіксувати та зареєструвати потенційні ризики від пов'язаних з видами робіт, процесами та продукцією взаємодій між організацією-виконавцем проекту, організацією-ініціатором проекту та іншими зацікавленими сторонами.

Ідентифікація ризику передбачає розгляд не лише ризиків щодо вартості, строків і про­дукції, але також ризиків у таких сферах, як якість продукції, безпека, надійність, професійна відповідальність, інформаційні технології, охорона праці, охорона здоров'я і довкілля. Під час ідентифікації потрібно враховувати будь-які застосовні чинні й очікувані законодавчі та регламентні вимоги. потрібно враховувати взаємодії між різними ризиками. потрібно також ідентифікувати ризики щодо застосування нових технологій і розробок. Потрібно задокументувати будь-який ідентифікований ризик зі значним впливом і призначити відповідальну особу, яка б мала повноваження та ресурси для керування цим ризиком.

Оцінювання ризику Оцінювання ризику — це процес аналізування та визначання ідентифікованих ризиків про­цесів і продукції проекту. Усі ідентифіковані ризики потрібно оцінити. У цьому оцінюванні потрібно враховувати досвід і фактичні дані щодо виконання минулих проектів. Потрібно оцінити придатність критеріїв і методів, використовуваних в оцінюванні. Спочатку потрібно провести якісне аналізування, а потім, в усіх можливих випадках, — кількісне аналізування. Потрібно визначити прийнятні для проекту рівні ризику, а також способи визначання того, коли погоджені рівні ризику перевищено. Результати всіх аналізувань та оцінювань потрібно реєструвати й повідомляти про них відповідний персонал.

Опрацьовування ризику Рішення щодо усунення, зменшення, передавання, розділення чи прийняття ризиків, а також плани щодо використання можливостей мають переважно базуватися на відомих технологіях або на даних з минулого досвіду. потрібно зідентифікувати свідомо прийняті ризики і зареєструвати причини їх прийняття. Якщо для зідентифікованого ризику запропоновано певне рішення, потрібно перевірити, щоб його виконання не призводило до небажаних наслідків або нових ризиків, і щоб належним чином було враховано кінцевий залишковий ризик.

Якщо в календарному плані чи бюджеті враховано непередбачені обставини щодо керування ризиками, їх потрібно зідентифікувати та проконтролювати окремо. Особливу увагу потрібно приділяти виробленню рішень щодо потенційних ризиків через пов'язані з видами робіт процесами та продукцією, взаємодіями між організацією-виконавцем проекту, організацією-ініціатором проекту та зацікавленими сторонами.

Контролювання ризику На всіх етапах виконання проекту потрібно здійснювати моніторинг і контролювання ризиків, застосовуючи ітеративний процес ідентифікування, оцінювання та опрацьовування ризиків. Проектом потрібно керувати з урахуванням того, що ризики завжди є. Персонал потрібно заохочувати до передбачення та ідентифікування ризиків і повідомлення про них організації-виконавця проекту. Плани керування ризиком потрібно підтримувати у стані готовності до використання. Звіти про моніторинг ризиків проекту мають бути частиною оцінювання ходу виконання.

Процеси щодо закупівлі Процеси щодо закупівлі стосуються отримання продукції для проекту. Процеси щодо закупівлі: планування та контролювання закупівлі; документування закупівельних вимог: оцінювання постачальників організацією; укладання контрактів: контролювання контракту. У цьому стандарті і в посиланні на ISO 9004:2000 в цьому розділі «організація» — це «організація-виконавець проекту», а «постачальники» — це ті, хто постачає продукцію організації-виконавцю проекту,

Планування та контролювання закупівлі потрібно скласти план закупівлі, в якому буде визначено необхідну продукцію та встановлено графік її отримання з урахуванням вимог до продукції, охоплюючи технічні умови, строки та вартість. До всієї продукції, яка є входом до проекту, потрібно застосовувати ті самі рівні контролювання закупівлі, незалежно від того, чи отримують її від зовнішнього постачальника або від організації-ініціатора проекту (тобто «власного виробництва»). Продукцію від зовнішнього постачальника за­звичай отримують за контрактом. Отримати продукцію «власного виробництва» можна, використовуючи внутрішні методики та засоби контролю придбання. Для продукції «власного виробництва» деякі з описаних нижче засобів контролю закупівлі можна спростити.

Закупівлю потрібно планувати так, щоб організація-виконавець проекту могла керувати взаємо­зв'язками та взаємодіями з постачальниками. потрібно встановити достатні строки для цілковитого виконання видів робіт, передбачених про­цесами, пов'язаними із закупівлею. потрібно використовувати попередній досвід роботи з постачальниками для вироблення планів щодо потенційних проблем, наприклад, постачання видів продукції з тривалими строками постачання. Щоб забезпечити адекватне контролювання закупівлі, організація-виконавець проекту має регулярно аналізувати хід закупівлі, який потрібно порівнювати з планом закупівлі та, за потреби, з виконаними діями. Результати аналізування мають становити вхідні дані для оцінювання ходу виконання.

Документування закупівельних вимог У закупівельних документах потрібно визначити продукцію, її характеристики, відповідні вимоги щодо системи управління якістю та супровідну документацію. потрібно, щоб у них були дані щодо відповідальності за закупівлю, вартості і терміну постачання продукції, вимоги щодо аудиту (за по­треби), а також щодо права доступу до приміщень постачальників. потрібно забезпечити, щоб у закупівельних документах було враховано вимоги замовника. Тендерні документи (наприклад, «Запити на котирування») потрібно структурувати для сприяння отриманню порівняльних та повних відповідей від потенційних постачальників. Перед розповсюдженням закупівельні документи потрібно проаналізувати, щоб перевірити, що всі пов'язані з продукцією вимоги та інші аспекти (зокрема відповідальність за закупівлю) цілком установлено.

Оцінювання постачальників Постачальників проекту потрібно оцінювати. Оцінювання має передбачати розглядання всіх аспектів діяльності постачальника, які можуть впливати на виконання проекту, наприклад, аспектів, пов'язаних з технічним досвідом, виробничими можливостями, строками постачання, системою управління якістю та фінансовою стабільністю. Організація-виконавець проекту має вести реєстр затверджених постачальників. Якщо застосовно, реєстр може також скласти організація-ініціатор проекту і довести до відома організації-виконавця проекту.

Укладання контрактів Організація-виконавець проекту має встановити процес укладання контрактів з постачальни­ками проекту. Цей процес має охоплювати інформування постачальників про вимоги щодо системи управління якістю в рамках проекту і, якщо застосовно, політику та цілі у сфері якості. Оцінюючи тендерні пропозиції, потрібно визначити і враховувати всі відхили від технічних умов у пропозиції постачальника. Відхили від технічних умов і рекомендації щодо поліпшування мають затверджувати ті самі функціональні підрозділи, які виконали початкове аналізування та затвердження технічних умов.

Вартісне оцінювання тендерних пропозицій має базуватися не лише на ціні, яку пропонують постачальники, але також і на інших супутніх витратах, пов'язаних, наприклад, з експлуатацією, технічним обслуговуванням, ліцензійними зборами, транспортуванням, страхуванням, митними зборами, коливанням валютних курсів, інспектуванням, аудитами та рішенням про відхили. Документи контракту потрібно проаналізувати, щоб запевнитися в тому, що вони містять результати будь-яких передконтрактних переговорів з постачальником. Перед укладанням контракту на постачання продукції потрібно оцінити систему управління якістю постачальника.

Контролювання контракту Контролювання контрактів починається на етапі розміщення контракту або з моменту принципової домовленості щодо укладання контракту, наприклад, підписання протоколу намірів. потрібно впровадити систему для забезпечення виконання умов контракту, охоплюючи належні строки й протоколи. Контролювання контракту має передбачати встановлення відповідних контрактних взаємозв'язків, а також інтегрування вихідних даних від цих взаємозв'язків до загального керування проектом. Потрібно здійснювати моніторинг діяльності постачальника, щоб запевнитися в тому, що він ви­конує умови контракту. Результати моніторингу потрібно передавати постачальникам, а будь-які дії — погоджувати з ним. Перед закриттям контракту потрібно перевірити, чи всі умови контракту виконано і чи отримано інформацію за зворотним зв'язком стосовно діяльності постачальника для актуалізації реєстру затверджених постачальників.

ВИМІРЮВАННЯ, АНАЛІЗУВАННЯ ТА ПОЛІПШУВАННЯ Процеси щодо поліпшування Цей розділ містить настанови щодо того, як організація-ініціатор проекту та організація-виконавець проекту мають вчитися на виконаних проектах. Обидві організації мають використовувати результати вимірювання та аналізування даних від процесів проекту, а також застосовувати коригувальні дії, запобіжні дії та методи запобігання втратам, щоб уможливити постійне поліпшування як у поточних, так і в наступних проектах. Процеси щодо поліпшування: вимірювання та аналізування: коригувальні дії, запобіжні дії та запобігання втратам.

Вимірювання та аналізування Організація-ініціатор проекту має забезпечити, щоб вимірювання, збирання та підтвердження даних були результативними та ефективними, потрібно поліпшувати показники своєї діяльності й підвищувати задоволеність замовника та інших зацікавлених сторін. Приклади вимірювання показників діяльності: оцінювання окремих видів робіт і процесів; проведення аудитів; оцінювання використаних фактичних ресурсів, разом із вартістю та строками, порівняно з первісними кошторисами; оцінювання продукції; оцінювання показників діяльності постачальників; досягнення цілей проекту; задоволеність замовників та інших зацікавлених сторін.

Керівництво організації-виконавця проекту має забезпечити аналізування протоколів невідповідності та усунення невідповідностей у продукції та процесах проекту для сприяння навчанню й отримання даних для поліпшування. Організація-виконавець проекту разом із замовником мають вирішити, які невідповідності потрібно реєструвати і які коригувальні дії потрібно контролювати.

Постійне поліпшування Постійне поліпшування з боку організації-ініціатора проекту Організація-ініціатор проекту має визначити інформацію, яку вона потребує, щоб учитися на виконаних проектах, а також установити систему ідентифікації, збирання, зберігання, актуалізації та пошуку інформації, пов'язаної з проектами. Організація-ініціатор проекту має забезпечити, щоб для її проектів було розроблено систему керування інформацією для ідентифікації та збирання відповідної інформації, пов'язаної з проектами, задля поліпшування процесів керування проектами. Організація-ініціатор проекту має вести перелік усіх значних ризиків, ідентифікованих під час виконання її проектів. Організація-ініціатор проекту має забезпечувати використання відповідної інформації щодо виконання інших проектів, які вона ініціює.

Відповідну інформацію, потрібну для того, щоб учитися на виконаних проектах, отримують з інформації, яка міститься в самому проекті, охоплюючи зворотний зв'язок від замовників та інших зацікавлених сторін. Джерелами інформації є також журнали виконання проекту, відповідні звіти про закриття, претензії, результати аудитів, аналізування даних, коригувальні та запобіжні дії та аналізування проектів. Перед використанням цієї інформації організація-ініціатор проекту має перевірити її вірогідність. Перед самим закриттям проекту організація-ініціатор проекту має проаналізувати виконання проекту з відповідним документальним оформленням, підкреслюючи набутий під час виконання цього проекту досвід, який можна використати для виконання інших проектів. План керування проектом потрібно використовувати як основу для аналізування. Якщо можливо, до цього аналізування потрібно залучати замовників та інші зацікавлені сторони.

Постійне поліпшування з боку організацїї-виконавця проекту Організація-виконавець проекту має розробити систему керування інформацією у межах проекту для впроваджування вимог щодо навчання на проекті, установлених організацією-ініціатором проекту. Організація-виконавець проекту має забезпечити, щоб інформація, яку вона подає організації-ініціатору проекту, була точною та повною. Організація-виконавець проекту має впроваджувати поліпшування, використовуючи відповідну для проекту інформацію, отриману з визначеної вище системи, встановленої організацією-ініціатором проекту.