ПОСЛЕВЫСТОВОЧНАЯ РАБОТА. ПОДГОТОВКА ОТЧЕТОВ Подготовила: Ипполитова К. 401 КВ
2 ПОСЛЕВЫСТАВОЧНАЯ РАБОТА Дирекция контролирует ход вы полнения программы выставки и подводит предварительные итоги ее реализации в канун закрытия. Завершение работы выставки кон статируется церемонией ее официального закрытия. Порядок офи циального закрытия выставки и место церемонии определяются и объявляются накануне. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов: 1. Выступление председателя оргкомитета с объявлением пред варительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке. 2. Награждение участников выставки (при наличие данного пункта в программе стенда) 3. Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспо зиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.
3 ПОСЛЕВЫСТАВОЧНАЯ РАБОТА Закрытие выставки обычно объявляется во второй половине дня. Ликвидация экспозиций и вывоз выставочных материалов осуществляется самими экспонентами. Они же осуществляют соб ственными силами возврат тары и упаковки со склада, нанимая подсобных рабочих или привлекая для этого стендистов. По мере ликвидации экспозиций и выезда экспонентов на чинается демонтаж выставки, разборка выставочных конструкций и временных коммуникаций. Задача этого этапа работ — приведение помещений в надлежащее состояние, обусловленное договором аренды или требованиями положения о выставочном павильоне.
4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ В ПОСЛЕ ВЫСТАВОЧНЫЙ ПЕРИОД ВКЛЮЧАЕТ: 1. окончательные расчеты с партнерами, клиентами, подрядчи ками, кредиторами и участниками выставки; 2. списание затрат по выставке; 3. систематизацию документации и анализ расходов и доходов; 4. подведение окончательных итогов выставки; 5. оценку эффективности мероприятия в целом; 6. подготовку отчета о проведении мероприятия; 7. подготовку приказа по итогам ее проведения.
5 ПОДГОТОВКА ОТЧЕТОВ Тщательный анализ результатов проведенных выставок — залог успешного развития выставочной организации и база для улучше ния организации последующих выставок. Для проведения качест венного анализа результатов очень важно организовать сбор и обобщение материалов по результатам работы всех служб выставки. Поэтому все выставочные службы должны иметь инструкцию о по рядке сбора информации и типовые формы отчетов.
6 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ СОБРАННЫХ МАТЕРИАЛОВ И ИНФОРМАЦИИ 1. Наименования изученных товаров или выявленных научно технических достижений, их важнейшие технические, экономические и эксплуатационные характеристики, отличительные особенности и преимущества перед известными аналогами. 2. Названия фирм разработчиков, изготовителей или посредников при продаже, их реквизиты (адреса, телефоны, факсы, фамилии представителей и т. п. ). 3. Мнения специалистов и консультантов, собранные на выставке, о возможности использования новаций в специфических условиях» .
7 ПОДГОТОВКА ОТЧЕТА Подготовка отчета требует обработки и обобщения всего материала, накопившегося в ходе подготовки и проведения выставки. Нужно сделать анализ собранных документов, инструкции, записи, данные учета посетителей, опросные листы и анкеты, визитные карточки, книги отзывов, т. е. сделать сортировку, группировка и классификацию материала по определенным признакам. Полученный таким образом систематизированный материал кладут в основу разделов отчета. В заключительный раздел собирают обобщенные материалы, дающие возможность сделать заключения и рекомендации по улучшению дальнейшей работы. В конце отчета должны быть сделаны обобщающие выводы и рекомендации по повышению уровня организации и эффективности участия в последующих выставочных мероприятиях.
8 СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА • Подробное описание организации и проведения выставки • Описание всех имеющихся внештатных ситуаций, конфликтов и т. д. • Учет всего реквизита выставки • Подведение итогов выставки (достигнутые цели, задачи) • Список посетителей выставки, их анкеты, бланки и др. • Результаты выставки • Различные приложения (видео, фото, рекомендации и т. д. )
9 БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ : З
Скачать презентацию ПОСЛЕВЫСТОВОЧНАЯ РАБОТА ПОДГОТОВКА ОТЧЕТОВ Подготовила Ипполитова К 401
Ипполитова 2.pptx