ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СУОТ План 1. Этапы разработки системы управления охраной труда 2. Внутренний аудит СУОТ, порядок его проведения 3. Порядок проведения сертификации СУОТ
Этапы разработки системы управления охраной труда Действия при разработке, внедрении и подготовке к сертификации СУОТ включают следующие этапы: n n 1 й этап: подготовительный; 2 й этап: разработка СУОТ; 3 й этап: внедрение СУОТ; 4 й этап: подготовка СУОТ к сертификации.
1. Цель подготовительного этапа - создание организационных предпосылок для разработки и внедрения СУОТ, а затем организационной структуры системы. Данный этап включает следующие подэтапы: n инициирование (принятие решения руководством); Принятие решения n возможно после информационного обучения руководства. оценка сил и возможностей; Разработка может быть осуществлена своими силами либо выбор консалтинговой организации n проведение оценки действующей в организации СУОТ n ; осуществляется после выбора метода либо привлечения сторонних специалистов – составляется акт по результатам оценки, устраняются несоответствия НПА и ТНПА планирование работы по разработке и внедрению СУОТ. Издается приказ о разработке и внедрению СУОТ, в котором указываются представитель со стороны руководства, сроки и группа. Разрабатывается программа разработки и внедрения СУОТ , где дается детализированное и поэтапное описание разработки СУОТ и положения с закреплением ответственности. Этот подэтап предназначен для формирования рабочего органа (Координационного совета) по вопросам СУОТ, обсуждения программы (сроков, ответственных и участников)
Цель этапа по разработке СУОТ - создание организационно нормативной базы СУОТ. Данный этап включает следующие подэтапы: n анализ имеющейся документации; определяет n разработка документации: необходимость дополнительной разработки документированных процедур — разработка проектов процедур; — составление проектов матриц распределения ответственности; — разработка проектов политики, целей в области охраны труда, программы управления охраной груда; — разработка проекта руководства по СУОТ; n выбор методики оценки рисков. Идентификация опасностей и оценка рисков организации.
Структура документации СУОТ: n записи, отчеты, формы, n положения о подразделениях, ДИ т. е. документы, содержащие результаты функционирования системы управления; (должностные инструкции), т. е описание принципов ответственности и полномочий на подразделениях, персонал организации; n инструкции, рабочие процедуры детализируют требования к индивидуальным действиям; n процессы, процедуры СТП – описывают средства и методы, при помощи которых политика должна осуществляться и правила, которые нужно применять;
n Руководство – n Стратегия и политика – основные бизнес n обзорный документ; направления развития с установлением ответственных, этапов, финансовых показателей. Для каждого из указанных видов документов устанавливается процедура его разработки. Не менее важным является и установление единых требований к построению, содержанию, изложению и оформлению определенного вида документов.
3. Цель этапа по внедрению СУОТ -обеспечить функционирование в соответствии с установленными требованиями. Данный этап включает следующие подэтапы : n n корректировка и уточнение проектов процедур СУОТ, матриц распределения ответственности; утверждение и введение в действие документированных процедур; внесение изменений в должностные инструкции (ДИ) и Положения о структурных подразделениях на основании утвержденной организационной структуры и Матриц распределения ответственности; утверждение Политики, целей, Программы управления охраной труда;
n n n обучение персонала; утверждение и введение в действие Руководства по СУОТ; проведение аудита СУОТ; доработка документации СУОТ по результатам аудита; проведение анализа функционирования СУОТ, принятие решения о подаче заявки на проведение сертификации; проведение корректирующих действий.
2. Внутренний аудит СУОТ, порядок его проведения n n Аудит - систематический и документально оформленный процесс проверки соответствия действий и связанных с ними результатов запланированным мероприятиям и эффективности выполнения этих мероприятий для достижения политики и целей организации. Аудит - неотъемлемая часть любой эффективной системы управления. Аудит это деятельность по сбору информации, необходимой для оценки потребностей в улучшении или корректирующих действиях. В организации должен быть разработан стандарт организации по проведению внутренних аудитов.
Целями проведения внутреннего аудита являются: n n n проверка того, что СУОТ поддерживается в рабочем состоянии; проверка соответствия СУОТ установленным критериям, включая требования Стандарта; определение результативности функционирования и взаимодействия всех элементов СУОТ; выработка предупреждающих и корректирующих действий с целью совершенствования функционирования СУОТ; обеспечение постоянного улучшения управления ОТ.
Внутренние аудиты СУОТ могут быть плановыми и внеплановыми. Основания для проведения внутренних аудитов СУОТ Инициаторами проведения аудита СУОТ могут быть: n высшее руководство; n руководитель структурного подразделения; n заинтересованные лица (орган по сертификации, заказчик, подрядчик). В ходе инициирования аудита определяется область аудита. n Плановые аудиты СУОТ проводятся на основании разработанного ООТ и утвержденного до начала года Представителем высшего руководства в СУОТ графика внутренних аудитов. При разработке графика проведения внутренних аудитов учитывается, что каждое подразделение проверяется не реже 1 раза в год.
УТВЕРЖДАЮ: Представитель высшего руководства « » 20 г График внутренних аудитов системы управления охраной труда № Наименование п/п подразделения Срок проведения аудита (месяц и дата) я н в а р ь 1. 2. ф е в Р а л ь м а Р т а п р е л ь м а й и ю н ь и ю л ь … От метка о выпол нении
Внеплановые аудиты СУОТ могут проводиться в связи с: n n n изменениями применимых к Организации законодательных и других требований в области ОТ; изменениями в структуре управления охраной труда (органиграмме СУОТ); изменениями в видах деятельности; возникновением происшествий; неудовлетворительной оценкой результативности корректирующих и предупреждающих действий; требованиями заинтересованных сторон.
Документы внутренних аудитов и их регистрация n n К документам, оформляемым при проведении внутренних аудитов СУОТ, относятся: - отчет о несоответствиях по внутреннему аудиту план корректирующих мероприятий по форме
Для проведения внутренних аудитов СУОТ аудиторами назначаются работники: n n не подчиняющиеся лицам, ответственным за проверяемую деятельность; не несущие ответственность за проверяемую деятельность. При назначении группы по аудиту один из аудиторов назначается руководителем группы (РГА руководитель группы аудиторов). В состав группы по аудиту, при необходимости, Представителем высшего руководства (по предложению ООТ) могут включаться технические эксперты по направлению деятельности подразделения (специалисты вспомогательных служб Организации).
Порядок проведения внутренних аудитов n n В соответствии с графиком проведения аудитов СУОТ руководитель ООТ за 10 дней до начала проведения аудита контролирует подготовку аудитора (РГА) и структурного подразделения к проведению внутреннего аудита. При необходимости руководитель ООТ уточняет область проведения аудита с доведением этой информации до аудитора (РГА) и структурного подразделения.
В установленное время аудитор (РГА) в сопровождении лица, назначенного руководителем структурного подразделения, проводит внутренний аудит. n n n Аудит проводится непосредственно на рабочих местах путем опроса конкретных работников и проверкой фактического состояния дел. В ходе аудита каждым аудитором ведутся записи произвольной формы, в которых фиксируются все наблюдения, касающиеся свидетельств аудита. Также аудиторы могут вести контрольный лист по форме с заранее подготовленными вопросами, в котором фиксируются все наблюдения, касающиеся критериев аудита.
До проведения заключительного совещания аудитор (РГА) должен ознакомить руководителя проверяемого подразделения с итогами аудита. n n Если имеются разногласия и противоречивые мнения, то они должны быть решены до подписания отчета о несоответствиях по внутреннему аудиту. Руководитель проверенного подразделения совместно с аудитором (РГА), в графе 4 Отчета «Корректирующие действия» указывает корректирующие действия по устранению несоответствия с указанием сроков их выполнения в графе 5 Отчета «Срок проведения» . Отчет подписывается руководителем проверенного подразделения и аудитором (РГА). ООТ организует рассылку отчета о несоответствиях по внутреннему аудиту в службы и отделы, задействованные корректирующими мероприятиями.
Аудит охватывает: n n n политику в области охраны труда; планирование, разработку и осуществление мероприятий по охране труда; документацию по системе управления охраной труда; квалификацию работников по вопросам охраны труда и ее повышение; участие работников в управлении охраной труда; ответственность и полномочия работников по вопросам охраны обмен информацией;
n n n расследование несчастных случаев на производстве, профессиональных заболевании, аварий и инцидентов на производственных объектах; разработку и осуществление корректирующих и превентивных мероприятий и контрольных мер за их реализацией; состояние работы по предупреждению аварийных ситуаций, готовности к их локализации и ликвидации последствий; состояние ресурсного обеспечения мероприятий по охране труда; проведение мониторинга состояния охраны труда и оценку результатов деятельности; анализ эффективности управления; осуществление мер по непрерывному совершенствованию управления охраной труда.
Результаты аудита оформляются актом аудиторской проверки. По результатам аудита осуществляются: n n корректирующие действия (предпринимаются с целью устранения причин несоответствий и предупреждения повторного возникновения несоответствий); превентивные действия (предпринимаются с целью устранения причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления).
Особенности, отличающие аудиты от других видов контрольной деятельности: n n n при аудите проводится проверка функционирования системы, а не работы подразделений и отдельных работников; результаты аудитов не должны служить в качестве основания для привлечения работников к ответственности; основное назначение аудитов — предоставить информацию высшему руководству о функционировании системы управления охраной труда для анализа ее эффективности.
n n n СУЩЕСТВЕННОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ: невозможность соотнесения с любой статьей стандарта, по которому осуществляется аудит; невозможность осуществить одно из требований стандарта. Существенное несоответствие, при котором один из элементов СУОТ либо не функционирует, либо функционирует с серьезными отклонениями. НЕСУЩЕСТВЕННОЕ – одиночное отклонение от требований различного рода нормативных документов. Результаты аудита должны анализироваться в службе охраны труда и доводиться ежемесячно до сведения руководителей структурных подразделений на совещаниях по охране труда. Результаты аудита регистрируются в специальном журнале.
3. Порядок проведения сертификации СУОТ n n n Цель подготовки СУОТ к сертификации обеспечение готовности организации к проведению сертификации. Данный этап включает следующие подэтапы : проведение дополнительных аудитов (дабы ничто не осталось незамеченным); выбор органа по сертификации; подготовка к проведению сертификации. Сертификация является этапом, подтверждающим соответствие разработанной и внедренной СУОТ требованиям СТБ 18001.
Порядок проведения работ по сертификации СУОТ на соответствие требованиям СТБ 18001 осуществляется в соответствии с ТКП 5. 1. 12 -2006 ' «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Порядок сертификации систем управления охраной труда. Основные положения» . n n n Согласно данному ТКП сертификация СУОТ включает: представление заявки на сертификацию; анализ документов СУОТ; аудит СУОТ; оформление результатов аудита и принятие решения о выдаче сертификата; инспекционный контроль за сертифицированной СУОТ.
Представление заявки на сертификацию n n Необходимо: 1) выбрать орган по сертификации (юридическое лицо, акредитованное для выполнения работ по подтверждению соответствия в определенной области акредитации) из аккредитованных органов по сертификации СУОТ (данную информацию можно почерпнуть на сайте Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь (Госстандарта) n 2) вместе с заявкой (форма приведена в приложении А к ТКП 5. 1. 12 2006) подается исходная информация, анкета-вопросник, руководство по СУОТ, документы СУОТ.
Следует знать, что: n n n а) состав документов СУОТ определяется органом по сертификации; б) форму анкеты вопросника и состав исходной информации предоставляет орган по сертификации; в) состав обязательной исходной информации для оценки СУОТ организаций любой области деятельности приведен в приложении Б к ТКП 5. 1. 12 2006.
Группа по аудиту проводит оценку документов СУОТ организации на выполнение следующих требований: n n n обеспечение системности доку ментации; выполнение требований ТНПА на СУОТ; полнота описания СУОТ в Руководстве по СУОТ; наличие идентификации документов СУОТ; адресность (предназначенность для определенной области применения, конкретных исполнителей); однозначность понимания требований документов.
Аудит системы управления охраной труда включает: n n n предварительное совещание; сбор информации; получение свидетельств аудита и подготовку выводов; подготовку заключения по результатам аудита; заключительное совещание.
n n Сбор информации, относящейся к целям, области и критериям аудита, включая информацию о деятельности и взаимодействии подразделений, проводится методом; опроса работников организации наблюдения за деятельностью; анализа документов системы управления охраной труда.
n n n Несоответствия подразделяются на: — существенные; — несущественные. Существенное несоответствие — несоответствие, идентифицированное как недопустимый риск здоровью и безопасности персонала или другое отклонение от требования СУОТ, устранение которого потребует изменения организационной структуры орга низации, больших материальных затрат, подготовки специалистов, длительного времени (более шести месяцев) и которое существенно повлияет на функционирование СУОТ.
n n n Несущественное несоответствие — это упущение в выполнении установленных требований (критериев) или отклонение от установленного требования СУОТ, не являющееся недопустимым риском здоровью и безопасности персонала, устранение которого не требует изменения организационной структуры организации, значительных материальных затрат и которое может быть устранено в процессе работы группы по аудиту либо в течение двух месяцев с момента выявления. Окончательное решение по категории несоответствия принимает руководитель группы по аудиту. Существенные и несущественные несоответствия отражаются в протоколах несоответствий
В результате аудита системы управления охраной труда возможны следующие выводы: n n n а) СУОТ соответствует СТБ 18001 -2009; б) СУОТ не соответствует СТБ 18001 -2009. СУОТ признается соответствую щей СТБ 18001 2009, если: несоответствия отсутствуют; имеются несущественные несоответствия, которые могут быть устранены в процессе работы группы по аудиту или в течение двух месяцев со дня их выявления.
n СУОТ признается не соответствующей СТБ 18001 -2009, если обнаружено хотя бы одно существенное несоответствие и несущественные несоответствия. В этом случае оценка СУОТ организации осуществляется после устранения всех выявленных несоответствий, но не ранее чем через шесть месяцев.
n n По результатам аудита системы управления охраной труда с учетом результатов заключительного совещания составляется акт, который подписывается группой по аудиту, утверждается руководителем органа по сертификации и представляется руководству проверяемой организации. В акте по аудиту дается четкая оценка соответствия проверяемой СУОТ требованиям СТБ 18001 -2009.
Оформление результатов аудита, принятие решения по сертификации и выдача сертификата соответствия n n Срок действия сертификата соответствия — три года. В обоснованных случаях допускается по решению Совета по сертификации устанавливать меньший срок действия сертификата соответствия, но не менее двух лет. Сертификат соответствия должен быть зарегистрирован в реестре Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.
Скачать презентацию ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СУОТ План 1 Этапы разработки системы
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СУОТ.ppt