Порядок организации системы электронного документооборота (СЭД) в организации (теория)
◦ Процесс управления присущ всем организациям. Он охватывает технологический цикл, планирование, финансирование, подбор и расстановку кадров, снабжение, сбыт и т. д. ◦ Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т. п. ◦ Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документационных ревизиях, проводимых аудиторами. ◦ Знание вопросов современного документационного обеспечения управления (ДОУ) поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Основные понятия документационного обеспечения Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти. Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Основные понятия документационного обеспечения Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Служба делопроизводства – структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации. Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение. СЭД – система электронного документооборота.
Основные функции документов Причиной появления любого документа является необходимость зафиксировать какую-либо информацию. Для этого необходимо: 1. Собрать всю необходимую информацию для создания документа; 2. Зафиксировать на бумажном носителе или в электронном виде. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации через какое то время. Документ оценивается по информации, которую он содержит. Все созданные документы имеют юридическую силу. Ответственность за содержание и объем передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший документ. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка с документами, в т. ч. за организацию работы с документами с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий осуществляет служба делопроизводства.
Организация документооборота Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в организации, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, которая составляется службой делопроизводства и согласовывается с архивным учреждением. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в организации, с использованием единой автоматизированной системы электронного делопроизводства, определяется Инструкцией по электронному документообороту организации.
Организация документооборота Общее руководство и контроль за ведением делопроизводства в организации осуществляет служба делопроизводства. Организация делопроизводства включает в себя: - составление и оформление документов; - получение-отправка документов; - обработка (регистрация документов), учет, контроль исполнения документов, справочная работа; - классификация документов (по видам деятельности: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, юридические (подлинные), внутренние (составленные сотрудниками организации), внешние (поступающие из других организаций); - порядок проведения экспертизы ценности документов; - порядок хранения и использования документов; - подготовка документов к сдаче в архив; - уничтожение документов.
Организация документооборота Используются термины: «делопроизводство» , «документационное обеспечение управления» ; «информационно-документационное обеспечение управления» . Это связано с внедрением в делопроизводство компьютерных систем, осуществлением помимо традиционной работы с документами информационного обеспечение управления, работы с базами данных. Система электронного документооборота (СЭД) предусматривает совершенствование документационного обеспечения в организации, повышения уровня качества подготовки документов и эффективности контроля исполнения, а также для сокращения расходов организации.
Порядок организации системы электронного документооборота (СЭД) 1. Провести обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum» , «Directum» , «Docs. Visions» , «Ефрат. Документооборот» , «Дело» , «Босс-референт» , «Гран-Док» , «Кодекс: документооборот» , « 1 С» и других. Подготовить нормативные документы: 2. Разработать Инструкцию по электронному документообороту организации, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству организации. 3. Подготовить Приказ об утверждении Инструкции по электронному документообороту организации, согласно которому, Информационный отдел: - осуществляет организацию по установке и сопровождению программного и информационного обеспечения системы электронного документооборота (СЭД) в процессе эксплуатации, ведение технологической базы, защиты и предоставления доступа к информации;
Порядок организации системы электронного документооборота (СЭД) - осуществляет организацию подключения сотрудников структурных подразделений организации, согласно графику; Руководители структурных подразделений: - осуществляют предоставление информации о рабочих местах сотрудников, ответственных за электронный документооборот, согласно служебной записке, где должны быть указаны следующие сведения о сотруднике: помещение, контактный телефон, адрес электронной почты, имя компьютера; Служба делопроизводства: - осуществляет ознакомление сотрудников с графиком внедрения СЭД, а также под роспись с «Инструкцией по электронному документообороту организации» ; - проводит обучение сотрудников структурных подразделений ведению делопроизводства с использованием СЭД.
Порядок организации системы электронного документооборота (СЭД) Общее руководство и контроль за ведением электронного документооборота в организации 1. Общее руководство и контроль за ведением электронного документооборота в организации осуществляет служба делопроизводства. 2. Ответственность за соблюдение правил и порядка работы с документами в СЭД в структурных подразделениях организации, установленные Инструкцией по электронному документообороту, возлагается на руководителей структурных подразделений и на сотрудников, подключенных и участвующих в электронном документообороте. 3. Сотрудники, использующие СЭД: - обязаны ежедневно осуществлять контроль за содержанием персональной папки; - на время отсутствия необходимо либо заблокировать работу компьютера, либо завершить сеанс работы; - не должны передавать свои данные для авторизации в домене, на рабочей станции, в СЭД другим лицам (запрещено).
Скачать презентацию Порядок организации системы электронного документооборота СЭД в организации
Порядок организации системы электронного документооборота (СЭД) в организации.ppt