Понятие контроля как функции менеджмента и его направления

Понятие контроля как функции менеджмента и его направления 1

А. Файоль «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель – выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия…»

Понятие контроля Процесс наблюдения за деятельностью персонала организации в целях определения соответствия этой деятельности целям и планам, а так же исправления любых значительных или незначительных отклонений, допущенных в процессе этой деятельности 3

Понятие контроля Постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно – хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды 4

Наблюдение – разновидность специфической профессиональной упр. деятельности по осуществлению надзора за течением производительного процесса 1. Сохранение «штатности» (status) ситуации 2. Выявление проблем

Управление как воздействие • Точное знание объекта управления, его анатомию • Точное представление о своих способностях и возможностях по оказанию воздействия на конкретный ОУ • Ясное представление о цели воздействия • Точном представлении об инструментарии воздействия

Управление как реагирование 1. 2. 3. 4. Реагирование на изменения Изменения фактически наступившее Изменение, которое еще не наступило, но есть все основания, что оно наступит, а менеджер не хотел бы допустить его наступление Изменение, которое еще не наступило, но может наступить в будущем, а менеджер хотел бы ускорить его наступление Изменение, которое при складывающихся обстоятельствах наступить не может, но менеджеру хотелось бы добиться наступления такового изменения.

Управление как наблюдение Наблюдение – разновидность специфической профессиональной упр. деятельности по осуществлению надзора за течением производительного процесса 1. Сохранение «штатности» (status) ситуации 2. Выявление проблем

Функция контроля Менеджеры должны Наблюдать и Оценивать: • • Какова эффективность затрат в процессе выпуска продукции? – Должны аккуратно измерять затраты на единицу выпуска продукции Улучшается ли качество продукта? – Должны постоянно анализировать состояние конкурентоспособности предприятия Реагируют ли сотрудники на требования потребителей? – Должны осуществлять контроль за качеством обслуживания потребителей Как менеджеры реагируют на новое? – Должны развивать систему контроля, поощряющую риск 9

Контролёр на предприятии это Экономический лоцман, штурман предприятия, который с помощью количественной информации помогает менеджерам выжить в море бизнеса 10

Функция контролёра • Не только разрабатывает альтернативы, но и рекомендует некоторые из них; • Не только включает числовые показатели в отчет, но и предлагает выводы по ним; • Не только вычисляет суммы определяющие эффективность деятельности, но и целенаправленно использует их в качестве исходных критериев при разработке новых планов; • Не только рассчитывает такие целевые показатели, как точки безубыточности, но и обеспечивает достижение этих показателей. 11

Элементы контроля • • • Содержание контроля Направления контроля Обратная связь Методы контроля Формы контроля 12

Содержание контроля Контроль включает в себя: • Установление цели предприятия; • Текущий отбор и обработку информации под углом зрения создания необходимых условий для принятия решений; • Осуществление текущего контроля за соблюдением целей и выполнением планов; • Сопоставление планов с фактическими показателями их выполнения; • Проведение анализа имевших место отклонений; • Решение вопросов о необходимости корректирующего воздействия 13

Направления контроля • Контроль затрат - коррекционные действия на фазе организации выпуска продукции • Контроль производственного процесса – действия, служащие для регуляции и оценки процесса выпуска продукта и определения необходимой трансформации планов в соответствии с возникающими ситуациями • Контроль выпуска продукта - действия, предпринимаемые менеджментом для регуляции выпуска продукции, или услуг организации • Финансовый контроль - формально устанавливает финансовые задачи перед организацией, так же финансовые параметры на определенный период времени, в рамках которых будет действовать организация, условия работы на это время и стандарты производительности, по которым будет оцениваться финансовая производительность • Контроль поведения - действия менеджмента, направленные на поиск, оценку и коррекцию человеческой производительности внутри организации. Контроль поведения включает в себя: технологии по оценке производительности; планирование деятельности и производства для установления стандартов производительности; измерения и оценки производительности и, при необходимости, принятия коррекционных мер 14

Методы контроля (главные инструменты) 1. Наблюдение 2. Контрольные срезы (проверка всех сторон деятельности) 3. Учет и анализ проблем 15

2. Процесс контроля 16

Ответы получаемые в процессе контроля • • Чему Мы научились? Что в следующий раз делать иначе? В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль на принятие решений? • Было ли воздействие контроля позитивным или негативным? • Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Процесс контроля Последовательные действия, устанавливаемые менеджментом для определения стандарта, измерения и оценки производительности, а так же принятия, в случае необходимости, коррекционных мер 18

Процесс контроля 1. Устанавливает цели, задачи и стандарт производства 2. Измеряет фактический показатель производства 3. Сравнивает фактический показатель с выбранным стандартом 4. Оценивает и корректирует результаты

Связка 1

Связка 2

Связка 3

Процесс контроля Задачи Стандарт Измерить фактическую производительность Сравнить фактический показатель со стандартом Выработан ли Стандарт Нет Приемлемо ли несоответствие Нет Приемлем ли стандарт Нет Пересмотреть стандарт Да Ничего не делать Да Определить причину несоответствия Исправить производительность

Обратная связь Информация о работе или организационной производительности, полученная непосредственно с рабочих мест, которая используется для коррекции деятельности 24

Критерии логики контроля • Целевая ориентировка • Ориентировка на «узкие места» • Ориентация на будущее в развитии 25

Ориентировка на «узкие места» Держать под контролем Самое слабое звено в организационной структуре предприятия Область, в которой при возникновении конкретной напряженной ситуации в первую очередь возникают определенные трудности, без устранения которых невозможен дальнейший рост 26

Ориентировка на будущее Прошлое представляет интерес лишь в той мере, в какой оно оказывает влияние на будущее или способствует лучшей реализации целей будущего Мышление категориями связи между прошлым и будущим должно означать, что с помощью анализа отклонений могут быть достигнуты цели накопления знаний и опыта 27

Системы контроля Формальная, целевая, мониторинговая, оценивающая системы и система обратной связи обеспечивают менеджеров информацией для проверки эффективности стратегий и функционирования структуры организации

Эффективность контроля • Наличие планов: чем более точны, полны, интегрированы планы, тем эффективнее контроль; • Развитый учет (бухгалтерский, финансовый, управленческий) • Отлаженная информационная система (точная, своевременная и адресная информация) • Четкая организационная структура

Эффективные системы контроля Стратегическая направленность Гибкая Доступная для понимания Ориентированным на результаты Эффективная система контроля Своевременным Экономичными

Менеджмент как вход и выход Выход

Формы и типы(виды) контроля • По стадии производственного процесса: входной, операционный, контроль готовой продукции, контроль транспортирования и хранения • В зависимости от субъекта контроля: самоконтроль, выполняемый менеджером, контрольным мастером, отделом технического контроля (ОТК), инспекционный контроль, государственный, международный • По степени охвата: сплошной и выборочный • По режиму: усиленный и нормальный • По степени механизации: ручной, механизированный, автоматический • По способу получения и обработки информации: регистрационный, статистический, расчетно – аналитический • По периодичности выполнения контрольных операций: непрерывный и периодический • По времени контроля: предварительный, текущий, заключительный

Три типа контроля Затраты Предвари тельный контроль Предсказание Проблемы Процесс пересчета Выпуск Текущий контроль Контроль обратной связи Решение проблем на месте Решение проблем после

Пять фундаментальных вопросов контроля: • • • Что контролировать? (какие сферы) С какой периодичностью? Кому? Каким образом? Как осуществлять упреждающий контроль?

Схема действий менеджера по контролю Менеджер Обладание планом производственной деятельности по каждому рабочему месту Работник Передача работнику конкретного задания Выработка форм оценки результата Оценка результата выполнения работником полученного задания Выполнение работником полученного задания Сравнение получаемого результата с ожидаемым Разработка дополнительных мер по воздействию на работника Воздействие на работника (создание доп. Условий) Оценка результата выполнения работником полученного задания Выполнение работником Нового цикла операций

Схема действий менеджера по корректировке плана Менеджер Получение результата выполнения работником задания Выявление отклонения результата Деятельности работника от прогнозируемого Анализ: выявление причины отклонения Анализ: реальны ли для устранения Выявленные причины? Ответ: Работник

Схема действий менеджера по корректировке плана Работник Менеджер Ответ: Реальны Разработка мер по устранению Причин, мешающих получить ожидаемый результат Подготовка всего того, что Необходимо для изменения Ситуации в пр. процессе Нереальны Корректировка плана (снижение уровня и объема ожидаемого результата) Выработка нового задания Работнику и его передача

Три принципа стратегии производства • Делать все точно в срок • Осуществлять комплексный контроль качества • Соблюдать правило комплексного профилактического обслуживания

При создании службы контролинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования: • Служба контролинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического обеспечения. • Служба контролинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализов и выводов, но не содержащейся в существующих документах финанасовоэкономических служб. • Служба контролинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. • Служба контролинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия. • Служба контролинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.