Понятие документ Оформление реквизитов документа История слова

Понятие «документ» Оформление реквизитов документа

История слова «документ» Слово происходит от латинского «docere» - «учить» , «извещать» . Первоначальное значение слова «documentum» в Древнем Риме: Предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство. Слово приобрело правовое значение. В России термин стал использоваться в эпоху Петра I. Но более привычным в российской делопроизводственной практике оставались термины «акт» , «дело» , «бумага» .

Определение слова «документ» В словаре В. И. Даля документ определялся как «всякая важная бумага, также диплом, свидетельство» . На Западе было предложено более широкое толкование понятия. Бельгийский учёный Поль Отле называл документом «всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком либо предмете, или же для того, чтобы представить этот документ в виде, пригодном для исследования» . Термин связан с понятием «информация»

Терминологические стандарты о понятии «документ» • ГОСТ Р 51141 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» . • В предыдущем ГОСТе: «материальный объект с информацией, закреплённой созданными человеком способом для её передачи во времени и пространстве» . Т. е. в этом определении отражалась роль документа как средства коммуникации и исторического источника. Однако основной акцент делался на материальном носителе информации.

Формуляр документа • Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа. • Формуляр имеет обязательный набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности. • Реквизитом документа называют "обязательный элемент оформления документа".

Оформление документов • • Документирование – это создание документов, запись информации на различных носителях по установленным правилам. Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Для создания документов используются различные материальные объекты: бумага, магнитные и оптические диски и т. д. Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Но основные требования (состав реквизитов, наименование документов) распространяются на все группы документов независимо от физических характеристик. Документ способен вызывать определённые юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нём положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов – принятым нормам. Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации.

Различные виды материальных носителей: камень

Различные виды материальных носителей: папирус, глина, береста

Системы документации Системой документации называют совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Значительную часть официальной документации составляет управленческая документация. В ней выделяют систему организационно распорядительной документации. Требования к этой документации установлены ГОСТ Р 6. 30 2003.

Бланк документа • Как правило, документы оформляются на бланках. • В некоторых организациях имеются бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют право подписи. • Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенными на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Эти бланки подлежат учету. На бланках проставляются порядковые номера (иногда и серии номеров).

Форматы бланков • Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А 4 (210 х297 мм), и А 5 (148 х210 мм). Допускается использование бланков формата АЗ (420 х297 мм) и А 6 (105 х148 мм). • Размер полей бланка не менее, мм: 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 10 — нижнее, • Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Реквизит 1. Государственный герб РФ Реквизит 2. Герб субъекта РФ Реквизит «Государственный герб» на документах, создаваемых в коммерческих структурах, не проставляется. Государственный герб изображается на бланках: Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Конституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ, Высшего Арбитражного Суда РФ, центральных органов федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центрального банка РФ, Уполномоченного по правам человека, Счётной палаты, дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей. Герб субъекта РФ обычно изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краёв, областей, автономных образований и городов федерального подчинения.

Реквизит 3. Эмблема организации или товарный знак В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа. Изображение эмблемы следует располагать на левом поле документа на уровне наименования предприятия (угловое расположение реквизитов) или на верхнем поле центровано относительно наименования предприятия (продольное расположение реквизитов). Эмблема организации должна быть официально зарегистрирована.

Реквизит 4. Код организации ОКПО • Код по (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) имеют все зарегистрированные предприятия. Этот реквизит является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Он включает 8 знаков. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом. В этом случае он ставится под наименованием вида документа. В письмах ОКПО проставляется в составе справочных сведений. В унифицированных формах документов – справа вверху. • Органы власти и управления код организации проставляют по ОКОГУ (общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления).

Реквизит 5. Основной государственный регистрационный номер ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Они ведут Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН представляет собой 13 значный цифровой код.

Реквизит 6. ИНН/КПП (Индивидуальный номер налогоплательщика/Код постановки на учёт) Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – свидетельствует о постановке налогоплательщика на налоговый учёт. Для организаций это десятизначный код, для физических лиц – 12 значный. КПП является дополнением к ИНН.

Реквизит 7. Код по ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации • Код по ОКУД служит для регистрации форм документов, упорядочения информационных потоков, сокращения количества применяемых форм и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления. Он используется также при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок. Он является элементом идентификации документов. • Реквизит проставляется в тех же местах, где и код по ОКПО, но ниже. • Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации.

Реквизит 8. Наименование организации Указывается в документе в строгом соответствии с названиями, установленными правовыми актами: уставом или положением об организации. Наименование организации пишется полностью в именительном падеже. Если имеется общепринятое (установленное правовым актом) сокращенное наименование организации, то оно пишется на отдельной строке под полным наименованием без скобок.

Наименование организации: варианты оформления • Над наименованием организации может быть указано сокращённое или полное наименование вышестоящей организации. • Если автором документа является филиал головной организации, её структурное подразделение или должностное лицо, представляющее организацию, то данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке. • Наименование организаций субъектов РФ, имеющих другой государственный язык кроме русского, печатают на двух языках. При этом наименование на русском языке расположено сверху или справа.

Реквизит 9. Справочные данные об организации Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Адресные данные предприятия необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с предприятием, а также для выполнения расчетно денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Справочные данные об организации: оформление • Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т. е. с указанием индекса предприятия связи, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса. В числе справочных данных указываются код по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. • Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты. • Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно денежных операций. Состав и объём сведений, включаемых в справочные данные, не лимитируется. Могут указываться адрес Web страницы в Интернете, сведения о лицензиях, патентах и др.

Реквизит 10. Наименование вида документа Указывается на всех служебных документах, кроме писем. Реквизит позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Название вида пишется после названия предприятия прописными буквами, от левого поля.

11. Дата документа — обязательный реквизит всех видов документов. Она — один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Дата играет важную роль при исчислении сроков выполнения обязательств и управленческих решений. • Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения (инструкция, отчёт, план, положение), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол).

Дата: оформление • Печатается реквизит от левого поля. • Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее его, или секретарь при регистрации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой является наиболее поздняя дата их подписания.

Дата: варианты оформления • Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. • Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца. • В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно цифровой способ оформления дат: 21 января 2003 года. • Недостающую цифру в обозначении дня месяца и месяца заменяют нулём.

12. Регистрационный номер • Регистрационный номер присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д. • На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту. • При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается в одной строке с датой документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа • Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и регистрационного номера письма. • Наличие данного реквизита позволяет сократить текст документа за счёт устранения ссылки на поступивший документ. Реквизит облегчает адресату поиск конкретного исполнителя. В результате сокращается время работы с документом, повышается оперативность процедур управления. • В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

14. Место составления или издания документа • Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Место издания может не ставиться также в документах, в которых оно может быть определено по реквизиту «Наименование организации» . • В актах, оформляемых органами государственного управления, фиксация места издания может иметь юридическое значение. Оно позволяет судить о правомерности применения нормативных актов на той или иной территории. • Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа. • При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от левого поля вслед за номером и датой документа.

15. Адресат • Реквизит присутствует в справочно информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. • Адресат располагается в правом верхнем углу документа. • Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

Адресат: варианты оформления • При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. • Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия указывают обобщённо. • В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу. Если документ адресуется в организацию, указывают её наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы адресата. • Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала. Если основная часть реквизита не умещается на строке, то она печатается через один интервал.

Адресат: оформление • При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. • Наименовании организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже. • Указанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т. е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений. • При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 х адресов. • При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. • Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

16. Гриф утверждения документа • Гриф утверждения является особым способом введения документа в действие, придания ему юридической силы. • Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» , наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. • Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия.

Гриф утверждения: оформление • При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» , названия утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. • Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати. • Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставов, положений, регламентов, штатных расписаний, инструкций, правил и т. д.

17. Резолюция надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. В ней фиксируются указания руководителя по исполнению документа. • Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Она включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.

Резолюция: варианты оформления • Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный» ). • На документе не должно быть более четырёх резолюций. • Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста. Поручение формулируется неопределённой формой глагола с прямым дополнением. • Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может включать надпись «В дело» . • Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст» . При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

18. Заголовок к тексту должен проставляться на всех документах формата А 4. Этот реквизит отвечает на вопрос о ком (о чём) и включает краткое содержание документа. Заголовок облегчает и ускоряет регистрацию документов. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту: оформление • Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер» , перед текстом документа. Такое размещение заголовка сохраняется и продольном расположении реквизитов бланка документа. Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3 мя интервалами. Заголовок не должен занимать более 5 строк. Заголовки печатаются без кавычек и не подчёркиваются. • Заголовок к тексту может не указываться на документах формата А 5 и письмах ответах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа. Также он не указывается на телеграммах, телефонограммах и извещениях.

19. Отметка о контроле • Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль» , поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается в верхнем правом углу первого листа документа.

20. Текст документа • Содержание управленческих действий в документах передаётся через текст, который является основной частью документа.

21. Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Отметка о наличии приложения: оформление • Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись» . • Документы приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа приложения. Она включает: слово «Приложение» . При необходимости ставится его номер (без знака N), наименование, дата и индекс основного документа. Если приложение не названо в тексте, то кроме числа листов и экземпляров указывают также наименование документа.

22. Подпись • Реквизит «Подпись» – обязательный реквизит любого официального документа, обеспечивающий его юридическую силу. • В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры в должностях указываются учёная степень и звание.

Подпись: оформление • Допускается центровать реквизит относительно самой длинной строки текста. • Если за содержание документа несёт ответственность несколько лиц, на документе ставится несколько подписей. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне. • Расшифровку подписи (инициалы и фамилию) печатают на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей их располагают через 2 интервала.

Подпись: оформление • Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. • Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ( «Зам» , «И. О. » ) и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Право подписи управленческих актов органов власти по основной деятельности и личному составу предоставляется руководителям государственных органов и их заместителям. Если исполнение обязанностей руководителя государственного органа возлагается на его заместителя или другое должностное лицо этого органа, издаётся соответствующий приказ. В нём определяются сроки и указываются причины возложения исполнения обязанностей.

23. Гриф согласования документа • Согласование это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т. п. ). • Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего гриф согласования.

Гриф согласования: оформление • Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» , наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. • При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже, его дату и номер, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета трудового коллектива 10. 01. 96 N 3 • Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс. • Гриф согласования располагают ниже реквизитов «Подпись» и «Печать» , а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. • Гриф согласования документа оформляется от левого поля. Составные части реквизита печатают через 2 интервала.

Гриф согласования: очередность согласования Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности: с организациями, интересы которых затрагивает документ; с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т. п. ); с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

24. Виза согласования документа • Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило своё отношение к нему. • Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости должность визирующего. • При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен» , «Возражаю» , «С п. 7 не согласен» , «Замечания прилагаются» и т. п.

Порядок согласования • Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятель ности; руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия. • Порядок согласования приказов (распоряжений) определяется инструкцией по делопроизводству.

Виза ознакомления • Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. • Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д. ) ознакомлен» . Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату. • Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа.

25. Оттиск печати • Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати. • Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место ( «МП» или круг).

26. Отметка о заверении копии • Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме. • Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно» , наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. • В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. • При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе • Отметка об исполнителе даёт возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа. Данный реквизит необходим для оперативного разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Это убыстряет подготовку управленческого решения. • Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. • Фамилия исполнителя указывается в именительном падеже.

• 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. • Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; слова «В дело» ; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения предприятия, в котором исполнен документ. • Реквизит проставляется ниже отметки об исполнителе, от левого поля документа.

29. Отметка о поступлении документа • Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации получателя документа, место для даты поступления и место для очередного порядкового номера документа. • При отсутствии такого штампа от руки пишутся дата получения и индекс документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа • Отметка поставляется в левом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.