PODSTAWY ZARZĄDZANIA Kontrola i audit wewnętrzny Zagadnienia

PODSTAWY ZARZĄDZANIA Kontrola i audit wewnętrzny

Zagadnienia tematu § Co jest istotą kontroli? § Jakie są dwa podstawowe podejścia do sprawowania kontroli? § Jakie znaczenie ma kontrola w firmie? § Na czym polega samokontrola? § Z jakich etapów składa się proces kontroli? § Jakie są podstawowe formy kontroli operacyjnej, organizacyjnej i strategicznej? § Co rodzi opór wobec kontroli i jak można go ograniczać? 14. 02. 2018 2 japanproject. pl

Interpretacja kontroli w przedsiębiorstwie Kontrola to wszelkiego typu metody regulacji działań organizacji w taki sposób ab ułatwić osiąganie jej celów. 14. 02. 2018 3 japanproject. pl

Obszary kontroli Kontrolowanie w organizacji może się koncentrować na dowolnym obszarze, z reguły wykorzystuje się jednak dwa podejścia: koncentracja na zasobach (finansowych, rzeczowych, ludzkich, informacyjnych), koncentracja na szczeblu 14. 02. 2018 4 japanproject. pl

Znaczenie kontroli Pomaga organizacji przystosować się do zmiennych warunków. Ogranicza możliwość nakładania się błędów. Pomaga rozwiązywać sytuacje skomplikowane. Pomaga minimalizować koszty. 14. 02. 2018 5 japanproject. pl

Formy organizacji działań kontrolnych Kontrolne stanowiska kierownicze. Wprowadzenie systemów kontrolnych w oparciu o zdefiniowane procedury. Angażowanie do systemów kontrolnych pracowników wykonawczych (samokontrola) 14. 02. 2018 6 japanproject. pl

Samokontrola To obserwowanie, kontrolowanie własnej pracy lub postępowania. Samokontrola stanowi jeden z podstawowych czynników kontroli jakości i produkcji, a także ważny czynnik motywacji. Samokontrola odpowiada potrzebom pracownika w zakresie samodzielności i współodpowiedzialności. Oddziałuje ona motywacyjnie i ma coraz większe znaczenie w szczególności w odniesieniu do pracowników wykwalifikowanych i zaangażowanych 14. 02. 2018 7 japanproject. pl

Powiązanie planowania i kontrolowania Funkcjonowanie organizacji polega na ciągłym przechodzeniu od planowania do kontrolowania. Organizowanie i przewodzenie pozwalają organizacji wykonać właściwie określone zadania. Menedżer wykorzystuje system kontrolny do obserwowania postępu wykonania planu 14. 02. 2018 8 japanproject. pl

1. Ustalanie norm 2. Utrzymanie status quo Mierzenie wyników 3. Porównanie wyników z normami Korekta odchyleń 4. Zmiana norm Ocena wyników Etapy procesu kontrolowania Proces standardowy 14. 02. 2018 9 japanproject. pl

Etap 1: Ustalenie norm Powinny być wyprowadzone z celów organizacji i logicznie z nich wynikać. Powinny być formułowane w mierzalnych kategoriach 14. 02. 2018 10 japanproject. pl

Mierzenie wyników Wynik odnosi się do tych działań, które są przedmiotem kontroli. Mierzenie wyników w większości organizacji jest czynnością stałą i powtarzalną. Mierzenie wyników nie zawsze jest łatwym zadaniem 14. 02. 2018 11 japanproject. pl

Porównywanie wyników z normami Wynik może być równy ustalonej normie, może też być od niej wyższy lub niższy. Kierownictwo musi zdecydować o dopuszczalnym odchyleniu od normy i dopiero potem podejmować działania korygujące. Przy porównywaniu wyników należy również uwzględnić czynniki sytuacyjne i inne okoliczności, które usprawiedliwią niewykonanie norm. Jednym z kardynalnych błędów jest ocena i podejmowanie decyzji oparta jedynie na prostym zestawieniu normy i wyniku 14. 02. 2018 12 japanproject. pl

Ocena wyników działania Ocena ta opiera się na diagnostycznych i analitycznych umiejętnościach menedżera. Po dokonaniu oceny podejmowane jest z reguły jedno z trzech działań: utrzymanie status quo, działanie korygujące, zmiana norm 14. 02. 2018 13 japanproject. pl

Formy kontroli organizacyjnej Kontrola wstępna. Kontrola równoległa. Kontrola końcowa. Większość organizacji stosuje jednak wielorakie systemy kontroli zawierające wszystkie jej formy. Kontrola biurokratyczna i angażująca pracowników. 14. 02. 2018 14 japanproject. pl

Kontrola strategiczna Realizacja strategii wymaga określonej struktury firmy, przywództwa, technologii, zasobów ludzkich, systemów informacyjnych i kontrolnych. Stąd kontrola strategiczna powinna być skoncentrowana na tych obszarach 14. 02. 2018 15 japanproject. pl

Skuteczność systemu kontrolnego Powinien być zintegrowany z planowaniem. Powinien być elastyczny. Dokładność wykorzystywanych informacji. Musi dostarczać aktualnych informacji. Powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnych 14. 02. 2018 16 japanproject. pl

Opór wobec kontroli Nadmiernie rozbudowany system kontrolny. Niewłaściwa koncentracja, system kontroli może zbyt silnie skupiać swoja uwagę na miernikach nie pozostawiając miejsca na analizę i interpretację. Nagradzanie nieefektywności. Odpowiedzialność za wyniki 14. 02. 2018 17 japanproject. pl

Przezwyciężanie oporu wobec kontroli Stworzenie skutecznego i wiarygodnego systemu kontroli. Pobudzanie współuczestnictwa. Wykorzystanie zarządzania przez cele. Wykorzystywanie zapisów kontrolnych i bilansów. 14. 02. 2018 18 japanproject. pl

Wybór stylu kontrolowania Dokładne Na ile dokładne i wiarygodne są mierniki osiągnięć Dyrektywny Użyj kontroli biurokratycznej Niedokładne NIE Jaki jest mój styl przywództwa ? Partycypacyjna Jaka jest kultura mojej organizacji? Partycypacyjny Niepartycypacyjna 14. 02. 2018 19 Czy pracownicy pragną współuczestnictwa ? TAK Użyj pośrednich form kontroli NIE Czy pracownicy pragną współuczestnictwa ? japanproject. pl TAK Zastosuj kontrolę angażującą pracowników

Literatura do tematu § W. R. Griffin, Podstawy Zarządzania Organizacjami, PWN, Warszawa 2002 14. 02. 2018 20 japanproject. pl