Подготовка отчётов Презентацию подготовила студентка 5 -го курса

Подготовка отчётов Презентацию подготовила студентка 5 -го курса, группы «А» факультета русской филологии. Байрамова Гиймат Али – кызы.

1. Выбор вида делового отчёта. 2. Отчёты в форме служебной записки. 3. Отчеты в форме письма. 4. Другие формы коротких отчётов. 5. С чего начать подготовку большого отчёта. 6. Форма и структура отчёта. 7. Что хотят видеть в отчёте его читатели. 8. Роль языка и стиля при написании отчёта. 9. Правила оформления отчёта. 10. Типичные ошибки при написании отчётов.

«…они сделали ложный донос; более того, сказали неправду; во-вторых, оклеветали; вшестых и последних, оболгали благородную девицу; втретьих, подтвердили неверные вещи; и, в заключение, они лгуны и мошенники» . Шекспировская идея плохо представленного отчёта из «Много шума из ничего» (1598)

Какими должны быть бизнес -отчёты? Отчёты в бизнесе возможны любых форм и любого объёма: Письменные и устные Одностраничные и многотомные Традиционные и оригинальные Официальные и неформальные Сделанные своими силами или с привлечением внешних консультантов

Основные принципы составления письменных отчётов одинаковы для всех типов. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчётов. Многие отчёты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчёт в форме служебной записки. Технические средства пересылки, конечно, очень эффективны, но могут снизить впечатление от отчёта ( например, электронная почта не позволяет оформить отчёт в виде внушительного документа.

Для улучшения общего вида отчёта и повышения его привлекательности можно применять разные технические средства, например: 1. Цвет обложки отчёта, соответствующий печатному бланку организации или автора; 2. Крепление обложки, позволяющее присоединять к отчёту брошюры или печатные материалы меньшего размера; 3. Средство крепления визиток и карточек.

Не следует игнорировать ни один фактор, ни одну деталь внешнего оформления, усиливающие впечатление от отчёта. 1. Всегда начинайте работу над любым отчётом с постановки целей. 2. Содержание основной части отчёта должно соответствовать поставленной цели. 3. При написании заголовков соблюдайте соответствующие правила и будьте последовательны. 4. Снабдите текст соответствующими таблицами и рисунками. 5. Сделайте необходимые ссылки на источники информации.

6. Включите в отчёт необходимые предварительные и дополнительные части. 7. Придерживайтесь должного уровня официальности. 8. Соблюдайте единообразие в оформлении отдельных страниц отчёта. 9. Не забывайте о читателях – постарайтесь оправдать их ожидания. 10. Помните, что вы можете написать хороший отчёт – стоит только захотеть и приложить к этому немного усилий.

Читателя обычно раздражает частое употребление клише (т. е. общеизвестных фраз и выражений). Очень важны также грамматика, синтаксис и пунктуация. Читателя могут раздражать следующие ошибки: - слишком большое или слишком маленькое количество знаков препинания; - тавтология (лишнее повторение, когда смысл уже раскрыт); - парадоксальное сочетание слов, выглядящее бессмысленным;

Невнимательность постоянная ловушка для пишущего человека. В деловых документах могут нарушаться некоторые действующие правила языка, и такие нарушения бывают полезны. Попадает в неё только потому, что пишет автоматически, не уделяя внимание деталям. Например, можно начинать предложения со слов «и» , «но» . « поэтому» , «или» . что позволяет избежать слишком длинных предложений.