Подготовка и организация деловых переговоров Выполнил ст гр

Подготовка и организация деловых переговоров Выполнил: ст. гр. АРХ-112 Захарова Е. А.

Каждый деловой человек отлично понимает, что такое деловые переговоры. Деловые переговоры – это способ построения взаимоотношений с людьми методом построения эффективной коммуникации (причем как устной, так и письменной). Для того чтобы привести переговоры к какому-либо исходу, необходимо не только приложить ряд усилий, но и пройти несколько этапов.

Подготовка к переговорам Процесс подготовки к переговорам можно разделить на два этапа: - организационный - содержательный. Первым шагом является определение времени и места встречи (место встречи должно соответствовать общей концепции будущей встречи). Оптимальное время для встречи — первая половина дня. Большое значение имеет содержание переговоров: важно определить переговорные позиции, сформулировать предложения и аргументы к ним, подготовить инструкции для участников переговоров, документы и материалы.

Представления Когда вас представляют, наиболее вежливым вариантом ответа будет: «Здравствуйте» либо «Приятно познакомиться» , при этом надо протянуть руку и посмотреть человеку в глаза. Если вас не кому представить, представьтесь сами. При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем — глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников.

Представляя людей, называйте имя и фамилию. Улыбайтесь и говорите отчетливо. Младшего всегда представляют старшему. Пол не имеет значения. В общественном этикете мужчину принято представлять женщине, но в бизнесе это правило не обязательно. Здесь все равны. Когда представляют вас, всегда снимайте перчатки, исключая случаи, когда они являются элементом официальной одежды или на улице слишком холодно. Если ваши руки вдруг заняты (папками, например), не возбраняется, если вы просто кивнете в ответ головой. В случае, если человек, представляющий вас, вдруг забыл ваше имя, тотчас подскажите ему, чтобы устранить неловкость.

Правила поведения на переговорах По деловому этикету, о желании провести переговоры партнера принято извещать за две недели до предполагаемой даты встречи. Причем место предлагает приглашающая сторона, а подтверждает – приглашенная. Наиболее плодотворной считается первая половина дня. Еще до начала переговоров стоит обсудить и утвердить круг вопросов, которые будут обсуждаться, обозначить цели встречи.

Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе переговоров были карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага. На переговоры нельзя опаздывать. Но и приходить заранее тоже не следует. Идеальные переговоры длятся два часа. Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе.

Главный элемент обстановки переговорной комнаты – стол. Деловой этикет предполагает, что лучший стол для переговоров – круглый или овальный. Стоит позаботиться и о том, чтобы между сидящими было достаточно свободного места. Оптимальное расстояние – 1, 5 -3 метра.

Деловая визитная карточка На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы или организации и ваша должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно использование логотипа вашей фирмы или организации. Без адреса она не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица).

Специальные правила предусмотрены для обращения с визитками. Если рукопожатие и представление являются формальными действиями при знакомстве, то обмен визитными карточками – неформальным. За полученную визитку обязательно благодарят. Грубейшее нарушение – мгновенно положить ее в карман или визитницу. Сначала карточку нужно внимательно прочитать.

Внешний вид Если вы потратите время на свой внешний вид, свою собственную «упаковку» , вам не нужен будет знак на лбу: «я компетентен» , «я — тот, кто вам нужен» . Ваш внешний вид и ваши манеры скажут это клиентам за вас. Социологи доказали, что в первом впечатлении 55% — отводится вашему внешнему виду 38% — языку тела жестов 7% — тому, что вы скажете. По статистике, у вас есть только 30 секунд, чтобы, при первом знакомстве, произвести положительное или отрицательное впечатление на собеседника.

Собираясь на важную встречу, лучше всего одеться в консервативном классическом стиле. В комплект переговорщика-мужчины входят костюм, рубашка с длинным рукавом, галстук, носки в тон брюкам и полуботинки со шнуровкой. Женщинам тоже лучше надеть классический костюм и туфли-лодочки на устойчивом каблуке. Для переговоров оптимален дневной макияж, обязательны ухоженные руки, аккуратная прическа.

Прощание Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех — и для уходящего, и для остающегося. По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Следует избегать искушения превратить этот жест внимания в продолжение переговоров. Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки. Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

Спасибо за внимание!