Скачать презентацию Подготовка документов к архивному хранению Документы организации Скачать презентацию Подготовка документов к архивному хранению Документы организации

Подготовка документов к архивному хранению.ppt

  • Количество слайдов: 11

Подготовка документов к архивному хранению Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов, которую должна Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов, которую должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая должна проводиться ежегодно.

Опись дел – учетный документ и основная часть научносправочного аппарата архива, обеспечивающая оперативный поиск Опись дел – учетный документ и основная часть научносправочного аппарата архива, обеспечивающая оперативный поиск документов.

Опись составляется в трех экземплярах: • 1 - передается вместе с делами в ведомственный Опись составляется в трех экземплярах: • 1 - передается вместе с делами в ведомственный архив; • 2 – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии; • 3 – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Не подлежащие сдаче на гос. хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком Не подлежащие сдаче на гос. хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: • Оформление; • Списание. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: • Оформление; • Списание.

Оформление дел проводиться лицом, ответственным за работу с документами: • Полное – для дел Оформление дел проводиться лицом, ответственным за работу с документами: • Полное – для дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; • Частичное - для дел с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения.

Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного срока хранения указываются: • • • наименование организации, На обложке дела постоянного и временного срока хранения указываются: • • • наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), • дата, • количество листов, • срок хранения дела.