Планування та формування персоналу Тема План 1

Планування та формування персоналу Тема:

План: 1. Об'єктивні й суб'єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі 2. Аналіз наявної чисельності та структури персоналу 3. Методи визначення потреб організації в персоналі 4. Джерела поповнення й оновлення персоналу 5. Методи професійного підбору кадрів

1. Об'єктивні й суб'єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі Ефективне й відносно стабільне функціонування організації пов’язане з ритмічним використанням різноманітних ресурсів і в першу чергу ресурсів праці. Утрата чіткого ритму у використанні персоналу вказує на появу перешкод на шляху їхнього планомірного надходження до організації, руху в ній та послідовного перенесення частини живої праці на виготовлену продукцію. Різкі коливання темпів планомірно послідовного виробничого застосування кадрів свідчать про негаразди в системі управління персоналом. Наслідок — дисбаланс між величиною кадрового потенціалу, що має організація, та обсягом виробничих завдань, які вона виконує. Тому потрібно постійно відстежувати й відтворювати пропорційність між величинами кадрового потенціалу й обсягами виробництва, що і є ціллю кадрової політики організації. У кожній організації на основі розрахунків встановлюється притаманна тільки їй нормативна чисельність персоналу. Відхилення реальної чисельності кадрів від нормативної потреби в них убік збільшення або зменшення, як правило, негативно впливає на виробничий ритм виготовлення продукції (надання послуг).

За своєю суттю встановлення чисельності персоналу на даний момент та на перспективу є процесом планування ресурсів праці. Основною метою планування персоналу є реалізація частини загального плану розвитку організації щодо забезпеченості її необхідною кількістю працівників, потрібної кваліфікації та продуктивності з оптимальними витратами на наймання та утримання. Недосконале планування людських ресурсів може призвести до значних збитків. Водночас планування, виконане на рівні сучасних вимог та на основі передових засобів і технологій, сприятиме значному зростанню прибутковості організації.

Потреба організації в кадрах ↓ ↓ Планування потреби організації в кадрах Формування кадрового складу ↓ ↓ ↓ Планування Визначення кількісних та загальної та якісних персональної характеристик чисельності за складу категоріями персоналу Створення зовнішнього резерву кадрів ↓ Підбір з-поміж попередньо відібраних кандидатів найбільш підходящих для виконання посадових обов’язків Установлення остаточної кількості працівників організації на певний період ↓ Вибір із зовнішнього резерву потрібних працівників ↓

Потреба організації в кадрах Планування потреби організації в кадрах Планування кількісних та якісних характеристик майбутнього кадрового складу. Визначення загальної та локальної чисельності по категоріях персоналу Встановлення остаточної кількості працівників організації на певний період часу Формування кадрового складу Створення зовнішнього резерву, щодо організації або набір кадрів Відбір із зовнішнього резерву потрібних працівників Підбір з числа попередньо відібраних кандидатів найбільш підходящих для виконання посадових обов’язків

Чинники, що визначають потребу в персоналі, можна поділити на 2 групи за ознакою напряму дії: Зовнішні чинники • чинники, що визначають макроекономічні характеристики ринку праці; • техніко-технологічні фактори; • політика; • конкуренція тощо. Внутрішні чинники • стратегічні; • середньострокові; • поточні.

Чинники впливу на попит в персоналі організації Приклади Чинники впливу Зовнішні чинники Під гру пи Фактори безпосереднього впливу Темпи економічного зростання, рівень інфляції та безробіття, структурні зрушення. Техніко-технологічні фактори Упровадження персональних комп’ютерів, інтернет-систем. Опосередковані чинники Політика Діє через зміни в чинному законодавстві: встановлення нового податкового режиму, запровадження нових принципів соціального страхування, уведення нових положень у трудове законодавство тощо. Державне регулювання макроекономічних показників Наприклад, зниження обов’язкових виплат у фонди соціального страхування призводить до скорочення витрат роботодавців на робочу силу, а значить, стає можливим залучення до роботи додаткової кількості працівників. Конкуренція Посилення конкуренції на ринку праці є вагомою підставою для проведення звільнень найманого персоналу. Якщо попит на продукцію фірми швидко зростає, це стає підставою для проведення додаткового набору робочої сили. Внутрішні чинники Гру пи Стратегічні Прагнення організації до підвищення якості власного виробництва (товарів чи послуг) у цілому або через поступове її нарощування поліпшенням якості виконання окремих видів робіт Середньострокові Перехід на випуск нової продукції Поточні Зниження адміністративних витрат

Чинники впливу Приклади овнішні чинники Зов ніш ні чин ник и Внут рішні чинн ики Фактори безпосередньог о впливу Темпи економічного зростання, рівень інфляції та безробіття, структурні зрушення. Технікотехнологічні фактори Упровадження персональних комп’ютерів, інтернет-систем. Опосередковані чинники Політика Діє через зміни в чинному законодавстві: встановлення нового податкового режиму, запровадження нових принципів соціального страхування, уведення нових положень у трудове законодавство тощо. Державне регулювання макроекономіч них показників Наприклад, зниження обов’язкових виплат у фонди соціального страхування призводить до скорочення витрат роботодавців на робочу силу, а значить, стає можливим залучення до роботи додаткової кількості працівників. Конкуренція Посилення конкуренції на ринку праці є вагомою підставою для проведення звільнень найманого персоналу. Якщо попит на продукцію фірми швидко зростає, це стає підставою для проведення додаткового набору робочої сили. Стратегічні Прагнення організації до підвищення якості власного виробництва (товарів чи послуг) у цілому або через поступове її нарощування поліпшенням якості виконання окремих видів робіт Середньостроко ві Перехід на випуск нової продукції Поточні Зниження адміністративних витрат

Чинники впливу Приклади Зовнішні чинники Фактори безпосереднього впливу Темпи економічного зростання, рівень інфляції та безробіття, структурні зрушення. Технікотехнологічні фактори Упровадження персональних комп’ютерів, інтернет-систем. Опосередковані чинники Внутрішні чинники Політика Діє через зміни в чинному законодавстві: встановлення нового податкового режиму, запровадження нових принципів соціального страхування, уведення нових положень у трудове законодавство тощо. Державне регулювання макроекономічни х показників Наприклад, зниження обов’язкових виплат у фонди соціального страхування призводить до скорочення витрат роботодавців на робочу силу, а значить, стає можливим залучення до роботи додаткової кількості працівників. Конкуренція Посилення конкуренції на ринку праці є вагомою підставою для проведення звільнень найманого персоналу. Якщо попит на продукцію фірми швидко зростає, це стає підставою для проведення додаткового набору робочої сили. Стратегічні Прагнення організації до підвищення якості власного виробництва (товарів чи послуг) у цілому або через поступове її нарощування поліпшенням якості виконання окремих видів робіт Середньострокові Перехід на випуск нової продукції

. 2 Аналіз наявної чисельності та структури персоналу Аналіз у першу чергу повинен розкрити наявну динаміку робочої сили в різних її напрямах та аспектах (кваліфікація, освітній рівень, статево вікова структура, ступінь досвідченості кадрів і т. ін). Він також передбачає вивчення та встановлення існуючих тенденцій зайнятості в організації за певний період, сприяє передбаченню її потреб у персоналі в майбутньому. Головна мета аналізу — розкрити зміни персоналу під впливом певних факторів та визначити, які саме тенденції зайнятості можуть зберегтись у майбутньому. Головне завдання аналізу — кількісно визначити якісні характеристики змін, які відбулися в чисельності та структурі персоналу за певний період, та ступінь впливу на них різних факторів; показати, наскільки раціональним виявилось використання потенціалу працівників, а також установити міру його відповідності потребам організації.

Персонал організації за ознакою існуючого на підприємстві поділу праці поділяють на 2 великі групи: Ø Промислово виробничий Працівники, зайняті в: — основних підрозділах, — допоміжних підрозділах, — лабораторіях, — дослідних установах, — апараті управління, — підрозділах охорони Ø Непромисловий Працівники, зайняті у підрозділах неосновної діяльності: — працівники житлово комунальної служби, — працівники медичного підрозділу, — працівники ультурного закладу, — працівники навчальних центрів, — працівники закладів соціальної спрямованості

3. Методи визначення потреб організації в персоналі Потреби організації в кадрах: — якісні (професія, спеціальність, рівень кваліфікації) — кількісні Визначення потреби в чисельності персоналу складається з трьох моментів: 1) вибору методу розрахунку чисельності співробіт ників; 2) визначення вихідних даних для проведення розрахунку 3) виконання самого розрахунку кількісної потреби в працівниках. При виборі методів розрахунку чисельності робітників до уваги приймають характер професії та особливості виконуваної роботи.

Показники, що використовуються для розрахунку визначення потреб організації в персоналі Чисельність відрядників й почасовиків на основі трудомісткості робіт Чр — чисельність робітників; Тн — трудомісткість виробничої програми; Тк — корисний фонд робочого часу 1 робітника, год. ; Кпер — коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в спискову. Нормативна трудомісткос ткість в нормочасах n де Т норм— час виготовлення одиниці виробу за нормами; Тфак— час фактичний виготовлення одиниці виробу. — кількість номенклатурних позицій виробів у виробничій програмі; Кi — кількість виробів і-ої номенклатурної позиції; Ti — час, що витрачається на процеc виготовлення даного виробу і-ої номенклатурної позиції; Тнві — час, потрібний для зміни величини незавершеного виробництва у відповідності з виробничим циклом і-ої позиції; Квн — коефіцієнт виконання норм часу.

Чисельність адміністративноуправлінського персоналу за формулою Розенкранца Чау — чисельність адмінуправлінського персоналу (певної професії, спеціальності підрозділу і т. д. ); n — кількість видів організаційно-управлінських робіт, що визначають завантаженість даної категорії спеціалістів; КД — середня кількість дій (розрахунків, обробки заказів, переговорів та т. ін. ) в i-го організаційно-управлінського виду робіт за встановлений проміжок часу; Ті — час потрібний для виконання одиниці КД в рамках і-го організаційноуправлінського виду робіт; Тс — робочий час спеціаліста по трудовому договору за період часу, прийнятого в розрахунках; Кнрч — коефіцієнт необхідного розподілу часу; Кфрч — коефіцієнт фактичного розподілу часу; Tр — час на роботі, що неможливо врахувати в попередніх (планових) розрахунках; Коефіцієнт необхідного розподілу часу Кнрч = Кдр. Кв. Кпер Кдр — коефіцієнт, що враховує затрати на додаткові роботи, попередньо не враховані в часі, потрібному для виконання певного процесу. Як правило знаходиться в межах 1, 2 Кдр 4; Кв — коефіцієнт, що враховує затрати часу на відпочинок працівника, протягом робочої доби. Як правило, встановлюється на рівні 1, 12; Кпер — коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в спискову. Коефіцієнт фактичного розподілу часу Загальний фонд робочого часу певного підрозділу / сумарний час виконання організаційноуправлінських видів робіт Сумарний час виконання організаційно-управлінських видів робіт = де : КД — середня кількість дій (розрахунків, обробки заказів, переговорів та т. ін. ) в i-го організаційно-управлінського виду робіт за встановлений проміжок часу; Ті — час потрібний для виконання одиниці КД в рамках і-го організаційноуправлінського виду робіт;

Методи розрахунку чисельності персоналу організації: Назва Загальна характеристика За нормам и обслуг овуван ня Використовуєть ся для розрахунку чисельності працівників як фізичної, так і розумової праці. За робочи ми місцям и та нормат ивами чисель ності службо вців Цей метод розглядається як окремий випадок використання методу норм обслуговування Розрахунок по формулі Особливості О — число об’єктів, що обслуговуються; Кз — коефіцієнт завантаження; Ноб — норма обслуговування; Кпер — коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в спискову. Розрахунок чисельності працівників тут поставлений в залежність від кількості об’єктів, що обслуговуються (верстатів, механізмів, одиниць обладнання), або числа працівників, яких обслуговують. 1) Чисельність робітників за робочими місцями: Чр = Крм. Кзм. Кпер, де Крм — потрібне число робітників або робочих місць; Кзм — коефіцієнт змінності; Кпер — коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в спискову. 2) Норматив чисельності службовців: Потрібна чисельність працівників встановлюється за числом робочих місць, а нормативи чисельності за нормами обслуговування. де Ор — обсяг роботи; Ноб — норма обслуговування. За нормам и керова ності Цей метод — по суті, специфічний випадок застосування методу норм обслуговування. На його основі імпіричним шляхом розробляються рекомендації щодо визначення граничної чисельності підлеглих, що припадають на одного керівника в різних організаційно-технічних умовах діяльності організації.

Метод розрахунку чисельності працівників за нормами керованості по суті є також специфічним випадком застосування методу норм обслуговування. На його основі емпіричним шляхом розробляються рекомендації щодо визначення граничної чисельності підлеглих, що припадають на одного керівника в різних організаційно – технічних умовах діяльності організації Розрахунок чисельності персоналу може здійснюватись також на основі статистичних методів. Умовно їх поділяють на дві групи: стохастичні та експертні. Група стохастичних методів базується на аналізі взаємозв’язку між потребою в персоналі та найбільш впливовими на неї факторами, такими як вартість основних фондів, загальна кількість працюючих, обсяг виробництва та ін. В розрахунках до уваги приймають лише дані попереднього періоду. Вважають, що потреба в персоналі на майбутнє буде розвиватися по аналогічній на теперішній момент залежності. Метод експертних оцінок представляє собою засіб залучення досвіду спеціалістів та керівників до встановлення величини потреби у персоналі.

Розрахунок чисельності персоналу може здійснюватись також на основі статистичних методів. Умовно їх поділяють на такі дві групи: 1) стохастичні — базується на аналізі взаємозв’язку між потребою в пер соналі а найвпливовішими на неї факторами, такими як вартість т основних фондів, загальна кількість працюючих, обсяг виробництва та ін. Під час розрахунків до уваги беруть лише дані попереднього періоду. Вважають, що потреба в персоналі на майбутнє буде розвиватися по аналогічній на теперішній момент залежності. 2) експертні — засіб залучення досвіду спеціалістів та керівників до встановлення величини потреби в персоналі. Перевагою цього методу є те, що його використання не потребує значних витрат. Суттєвий недолік методу — значна похибка в оцінці. Сутність експертного методу проявляється в тому, що експерт ну оцінку потреби в персоналі складає група компетентних працівників (експертів). Кожен учасник групи пропонує власну величину чисельності персоналу, а після колегіального обговорення встановлюється загальна, узгоджена величина.

4. Джерела поповнення й оновлення персоналу На практиці є два основні види забезпечення потреб організації в кадрах: 1) через краще використання її власних кадрових можливостей; 2) посередництвом залучення працівників потрібної кваліфікації із зовнішнього середовища. Кожен із видів має свої переваги та недоліки, але їхньою спільною рисою є те, що обидва вони найкраще проявляють свої можливості лише в умовах розвинутого ринку праці.

Джерела поповнення й оновлення персоналу Розрізняють 2 основні види забезпечення потреб організації в кадрах: 1) через краще використання її власних кадрових можливостей; 2) посередництвом залучення працівників потрібної кваліфікації із зовнішнього середовища

Залучення кадрів у організацію: Ш Внутрішні джерела: 1) набір в межах організації 2) планомірне навчання, підвищення кваліфікації та перепідготовка власних кадрів 3) пошук кадрів через працівників організації Ш Зовнішні джерела: 1) державна служба зайнятості 2) служба працевлаштування 3) агенти, що спеціалізуються на рекрутуванні працівників 4) довідкова інформація про шукачів роботи 5) через співробітників, які залишили фірму раніше. 6) об’яви в газетах, спеціальних професійних публікаціях (журналах та ін. ), по радіо, телебаченню, на рекламних щитах, у громадському транспорті. 7) свята, фестивалі, презентації, ярмарки робочих місць. 8) вербування майбутніх працівників у школах, коледжах, ліцеях, університетах тощо. 9) агентства з працевлаштування та найму. 10) профспілки

Альтернативні засоби поповнення й оновлення персоналу • Альтернативні засоби подолання кадрового дефіциту — це тимчасові заходи вирішення проблеми нестачі кадрів (надурочна робота, тимчасовий найм, набір студентів, лізинг персоналу). • Найпривабливішою з них є лізинг персоналу — орендування працівників на певний термін на взаємовигідних умовах працівника й організації. За відповідну плату фірма може тимчасово надати працівників у розпорядження іншої організації та нести повну відповідальність за рівень кваліфікації, дисципліну та якість виконуваної роботи. В основу трудових відносин при цьому покладено угоду між лізинговою фірмою та тимчасово найманим працівником, а також договір про передачу нею працівників замовникові. • Альтернативою найму працівників є звертання організації за допомогою до спеціалізованих установ (придбання послуг з відбору й наймання). Організації не завжди мають достатні можливості та досвід у відборі й найманні працівників, тому використовується розгалужена мережа посередницьких агентств, бюро, фірм, що надають послуги з підготовки, пошуку й наймання робочої сили. Попит на послуги спеціалізованих фірм поступово зростає і в національній економці.

5. Методи професійного підбору кадрів Фахівці виділяють кілька причин, з яких проведення відбирання кадрів вважається типовим станом задоволення потреби організації в кадрах : • 1) Вимога ефективності. Якщо при відбирі кадрів з поміж них не вдається виділити числа тих, що володіють потрібними здібностями, то навряд чи в майбутньому від них можна очікувати плідної роботи. Відсівання небажаних працівників починається саме від моменту їхньої попередньої перевірки, а не тоді, коли вони вже стали співробітниками організації. • 2) Значна витратність набору персоналу. За підрахунками зарубіжних експертів, загальні витрати прийому на роботу кожного працівника з поміж пер соналу правління коштує від 40 у до 70 % його річного окладу. Дещо меншими є витрати на приймання на роботу робітничих кадрів, тому організація прагне звести до мінімуму всі витрати, пов’язані з прийманням кадрів. • 3) Юридична особливість найму. Під час приймання на роботу незаперечним є додержання вимог закону про рівність прав кандидатів. З іншого боку, частіше проявляється упередженість роботодавців до окремих претендентів на посаду.

Коефіцієнт асортиментності визначають: Оі , Оо — кількість продукції кожного виду в натуральних показниках фактично, в межах плану і за планом Ро — порівнянна оптова ціна одиниці номенклатурного виду п — кількість номенклатурних позицій Коефіцінет асортиментності при широкій номенклатурі виробів розраховують, виходячи із середнього недовиконання плану номенклатурного виду

До методів професійного відбору кадрів, що орієнтовані на зовнішній ринок праці, відносять: • опитування на основі анкетування, • інтерв’ювання, • співбесіду, • тестування, • документальний метод • графічний методи • та ін.

Методи професійного відбору кадрів • - Опитування на Методи, що основі анкетування орієнтовані • - Інтерв’ювання на • - Співбесіда зовнішній • - Тестування ринок праці • - Документальний і графічний метод

Дякую за увагу!