Планирование работы менеджера Самоменеджмент - это саморазвитие менеджера как личности и организация его личной деятельности, представляющая собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике в специфических условиях преобладания самоорганизации.
Круг самоменеджмента Постановка целей Планирование Самоконтроль Работа с информацией Организация трудового процесса Определение приоритетов
Менеджер обязан • Эффективно использовать и контролировать время; • Эффективно выступать на совещаниях; • Эффективно использовать коммуникации, в т. ч. по телефону; • Максимально использовать свои возможности; • Сознательно управлять течением жизни; • Преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни; • Сохранять своё здоровье!
Весомость факторов удовлетворенности работой на разных стадиях пребывания в должности Весомость +40 +30 +20 +10 0 -10 -20 3 месяца 1 год 2 года 3 года 5 лет 1 многообразие предъявляемых работой требований 2 ясность содержания задачи (работа как она есть) 3 ценность, статус задачи для организации 4 обратная связь 5 возможность работы самостоятельно
Выводы из материалов рис! После пяти лет работы на одном и том же месте ни один фактор не обеспечивает удовлетворенность работой и, как следствие, достижения в работе существенно снижается. Вместо факторов мотивации, связанных с работой, мотивация рождается из эгоистических мотиваторов: путешествия, представительские мероприятия, хобби в рабочее время, ожидание пенсии, льготы для персонала т пр.
Возможные мероприятия для поддержания мотивации • Систематическая проверка срока работы персонала на одной должности и управляемое горизонтальное перемещение по службе. • Обогащение содержания работы и расширение её рамок (9 - влияет до 5 лет). • Применение структурных организационных форм, активное структурное планирование организации. • Систематическое развитие организационной деятельности, ценность обучения и творческого подхода. • Реализация новых форм взаимодействия.
Эффективно использовать рабочее время. • Вести самохронометраж. • Резервировать время для самых важных работ. • Выдерживать регламенты на докладах и совещаниях. • Иметь стандартные методы и уметь избавляться от «пожирателей» времени. • Акцентировать свои усилия на решении прямых задач руководства и управления. • Составлять личный план работы и распределять время на несколько недель вперед
Типичные проблемы управления временем • Откладывание работы. • Неэффективное делегирование полномочий. • Неумение справляться с канцелярской работой. • Проведение ненужных собраний. • Неумение расставлять приоритеты.
Чтение деловой документации
Планирование работы Можно работы подразделить: • Обязательные с точки зрения достижения конечных целей работы. • Работы, которые будут сделаны, если хватит времени на предстоящей неделе. • Работы, которые будут сделаны, если останется время.
Состояние участников совещаний Ослабленное внимание Утомление Отрицательная активность Нормальная активность Безразличие к решениям 120 135 90 Продолжительность совещания 45 60 75
Планирование публичного доклада • Серьёзны доклад должен быть отпечатан на бумаге (формат Ф 4, 14 шрифт, 1, 5 инт. ) • На полях можно сделать пометки, в каком месте надо указать нужный слайд. • Прочитать доклад вслух, на время. 1 стр. доклада занимает 2 минуты доклада. • Полученное время надо увеличить на 30%, тогда получим реальное время доклада. • Если прочтении доклада в середине предложения «заканчивается воздух» , в этом месте надо разрывать предложение. Надо заинтересовать слушателей за 5 минут (первые в докладе)
Место выступления Обратите внимание на: • • Оборудование; Материалы; Мебель; Освещение, отопление и вентиляция; План размещения слушателей; Отвлекающие факторы; Свой внешний вид.
В процессе доклада Производите хорошее впечатление; Установите контакт со слушателями; Говорите естественно; Не отвлекайте внимание слушателей; Позаботьтесь о юморе; Демонстрируйте свободу и конфиденциальность; • Сконцентрируйтесь на общении • • •
Подготовка документов • • Определите, в чем суть документа. Соберитесь. Пишите так, как говорите. Будьте кратки и четки. Простота – это добродетель! Используйте черновик. Выражайте положительное отношение. По большим/важным документам готовьте аннотацию на 1, 0 – 1, 5 страницы.
Общение с работниками • Говоря о результатах и поставленных целях, выражайтесь четко и однозначно. Удостоверьтесь, что их поняли. • Говорите с подчиненным понятным языком. В неясных случаях спрашивайте, понял ли подчиненный сказанное. • Поддерживайте нормальные взаимоотношения с подчиненными. Заботься о том, чтобы на тебе, как на руководителе, не отражались чьи-то плохие взаимоотношения. • Соотнесите согласованные конечные цели со способностями подчиненных и определите каждому правильное место.
• Следите за тем, чтобы достижение результатов потребовало от подчиненных достаточно серьёзных усилий. • Контролируйте достижение результатов. • Следите за физическим и психическим состоянием подчиненных. Немедленно реагируй при проявлении критических моментов. • Обеспечивай положительное подкрепление или вызывай максимальное число реакций удовольствия. • Избегай отрицательного подкрепления. Не вызывай реакции неудовольствия. Критикуй мотивированно. • Стремись к достижению конечных целей постепенно, по восходящей линии. • Обеспечивай человеческую поддержку, но не опекай и не вмешивайся в детали.
Эффективное поручение Отвечает на вопросы: Что? Кто? Где? Когда? Как и с какой целью? Определяет: Содержание поручения, исполнителя, место, время, способ исполнения, обоснование и, прежде всего, конечные цели, по которым в итоге судят об успешности выполнения поручения. Каналы: Можно давать поручение по телефону, но в самых срочных случаях и предварительно! Лучше всего сочетание устной и письменной формы. Важно убедиться, что информация действительно понята правильно.
Делегируйте! Это делегируйте всегда: • Мелкие дела; • Сбор информации; • Постоянные поручения; • Замещения; • Будущие обязанности. Избегайте делегировать: • Долговременное планирование и цели; • Оценка деятельности, дисциплина и взыскания; • Политически окрашенные ситуации; • Личные поручения; • Конфиденциальные или щекотливые обстоятельства.
Беседа с подчиненным о результатах. • Можно проводить как индивидуальные, так и с группой подчиненных. Принципы – одинаковы. • Беседа должна быть максимально совмещена с имеющимся порядком планирования деятельности организации на год и более. • Если на год – то беседу лучше проводить в начале осени. Время определить за месяц до беседы. • Время – 2 - 4 часа на одного работника. • Обстановка д. б. непринужденной, это – не «разбор полётов» ! • По итогам можно составить короткую записку. • К беседе надо очень тщательно готовиться. • Беседа не заменяет ежедневного общения!
Искусство вежливого противостояния Метод АВС: AGREE – согласие с отдельными деталями предложения, которое Вы позднее целиком отвергнете. BEFRIEND – дружелюбие по отношению к автору предложения, использование вопросов в дружеской форме для выражения Вашего сомнения вместо прямой критики, способной вызвать враждебность. CJMPLIMENT – похвала автору предложения за его намерения. А затем по – дружески скажите ему, что сомневаетесь в том, достигнет ли предложение цели.
Обеспечивай собственную мотивацию к жизни • Не попадай на всеобщее «беличье колесо» т. к. бег на нем никогда не закончится. • Резервируй себе достаточно времени для достижения конечных ключевых целей. • Поддерживай наиболее важные с точки зрения связанных с твоей работой ключевых результатов организационные и человеческие контакты. • Семья – главная единица обществ. • Надо вовремя занять четкую, обдуманную позицию по главным жизненным проблемам и ценностям. • Оберегай человеческие отношения, поскольку автоматически они не возобновляются.
… и к работе • Относись положительно к работе и к жизни. • Позаботься о том, чтобы ты был хорошо отдохнувшим, бодрым и жизнедеятельным. • Сделай более приятным своё окружение на работе. • Позаботься о том, чтобы не делать одну и ту же повторяющуюся работу слишком часто. (5 -6 лет) • Не замыкайся на себе, иди к другим. • Определи для себя на ближайшие годы на основе собственных потребностей альтернативные варианты продвижения по службе. • Вознаграждай себя за хорошие достижения и требуй вознаграждения от трудового коллектива
Целесообразность и эффективность работы менеджера • Целесообразность – это умение браться именно за нужную работу. • Эффективность - это наиболее экономичное использование всех ресурсов. На эффективность влияют: организация, коллеги, начальник, подчиненные, Вы сами, другие люди.
10 наиболее распространённых ошибок управления Отказ от делегирования; Цели ставятся в отрыве от работников; Отказ от общения; -- Отказ от обучения; Сопротивление изменениям; Не уделяется время подчиненным; Достижения работников не признаются; Слишком серьёзное восприятие всего происходящего; • Стремление добиться быстрого устранения проблем вместо их решения; • Неумение работать с людьми. • •
Последние напутствия • Рассчитывайте только на себя! • Если пошла «черная» полоса, то присмотритесь повнимательней: может это взлетная полоса? НИКОГДА не делайте самую срочную работу, но делайте лишь ту, которая необходима с точки зрения Ваших долгосрочных целей
Скачать презентацию Планирование работы менеджера Самоменеджмент — это саморазвитие менеджера
вега - 9.ppt