Планирование отчетность и делопроизводство Мастер-класс Система менеджмента

Планирование, отчетность и делопроизводство Мастер-класс

Система менеджмента СКГУ им. М. Козыбаева СМК – совокупность взаимосвязанных элементов для обеспечения качества деятельности вуза СМК разрабатывается в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001: 2008 СМК вуза сертифицирована с 2005 года Ежегодно проводится внешняя проверка со стороны «Русского Регистра» для подтверждения сертификата

СМК СКГУ им. М. Козыбаева Элементы 31 процесс Система управления документацией Система планирования и отчетности Система информирования и обратной связи Оценка качества услуг (анкетирование, опросы, анализ, решения) Внутренние проверки Документация Миссия Стратегия и План развития Руководство по качеству Политика и Цели в области качества 31 процедура более 60 положений и регламентов 176 форм документов Обеспечения согласованности документов Управление документами

Процессы Определены процессы по управлению документацией При описание процесса применен цикл PDCA: планирование процесса по ответственности руководства осуществление процесса по обеспечению ресурсами контроль за процессом по жизненному циклу улучшение процесса по улучшениям За каждый процесс определена ответственность Каждый процесс описан процедурой Информация о всех процессах, процедурах, взаимодействии процессов отражена в Руководстве по качеству Например, ПРО СКГУ 709 -14

Разработка нормативной документации Реестр размещен на сайте вуза При работе под своим логином, сотрудник видит список документов с которыми ему необходимо ознакомиться Факт ознакомления фиксируется в Электронном журнале Автор Проект документа по форме Автор Предоставление в СМК Проверка и присвоение номера Автор Согласование и утверждение Автор Предоставление в СМК оригинала, электронной версии и служебной записки СМК Приказ на введение в действие и ознакомление СМК Размещение в реестре Руководители контроль за ознакомлением сотрудников с приказом

Изменения существующей внутренней нормативной документации (ВНД) 1. Автор документа оценивает необходимость внести изменения или издать новую версию документа Переиздание 2. Получить в СМК электронный вариант документа 3. Внести изменения: зачеркнуть ненужное и выделить цветом новый текст 4. Предоставить в СМК на проверку 5. Согласовать и утвердить документ 6. Предоставить оригинал в СМК со служебной запиской, в которой обосновывается причина замены документа и указывается срок введения новой версии Изменения 7. СМК формирует приказ на замену документа и определяет сроки ознакомления 2. Составить таблицу изменений Код Старая документа и формулировка пункт Новая формулировка 3. Оформить служебную записку, в которой обосновывается причина изменений и указывается срок введения изменений 4. СМК формирует приказ на изменения документа и определяет сроки ознакомления

Требования к ВНД Документ создается на двух языках: за текстом на казахском языке размещается текст на русском языке и следует единая подпись автора. Документ должен включать нормативные ссылки и порядок внесения изменений и дополнений. Каждый документ имеет индивидуальный код, который присваивается СМК.

Планирование работы Стратегический план развития Цели СКГУ Отчеты по улучшениям Решения ректората и Ученого совета Рекомендации по проверкам Цели подразделения Первоначальный проект Целей формирует СМК Цели должны быть: • измеримые • достижимые • конкретный срок Планы Ученого совета, ректората и УМС Отчет прошлого года Новые перспективные направления Требования потребителей План работы подразделения (по форме) • мероприятия • ответственные • сроки • отметки о выполнении Цели должны быть отражены в плане работы подразделения

Сроки утверждения планов Кафедра – до 30 сентября Ф СКГУ 704 -05 -14 Факультет/Институт – до 10 октября Ф СКГУ 704 -08 -14 Службы и отделы Ф СКГУ 704 -10 -14 до 20 сентября – по учебному году до 20 января – по календарному году В план работы не включается функции и задачи подразделения, которые выполняются регулярно

Пример № Наименование мероприятия Срок выполнения Ответственный … 15 Разработать рекламный буклет для Декабрь распространения в школах 2014 г. Иванов В. Т. 16 Провести рекламную акцию во всех школах города Петров А. А. Январь 2015 г. … План работы кафедры Индивидуальный план ППС Отметка о выполнении

Мониторинг планов Выполняемые мероприятия должны иметь подтверждающий документ или факт По мере выполнения мероприятий в планах проставляется отметка и свидетельство (протокол, приказ, методический документ, дату проведения и т. п. ) Свидетельства выполнения плана должны сохранятся Проверяйте отметки о выполнении перед аудитом и в конце отчетного периода

Примеры отметок о выполнении Доклад «Анализ взаимопосещений» , протокол заседаний кафедры № 7, дело № 07 -12 -03 Кураторский час, посвященный вопросам этике, 12. 10. 2014, журналы кураторов Открытое занятие «Man and Movie» в группе ИЯ 10 -1, бланки оценки, дело № 07 -20 -28 Тест по дисциплине «Физика» , 120 вопросов, утв. протоколом № 4, дело № 07 -08 -06, электронная библиотека, ID 16512 Тест по дисциплине «Физика» , 120 вопросов, № 256, база ОКТ

Требования к отчетам Отчет о работе должен: составляться в каждом подразделении составляться в соответствии с планом работы и иметь похожую структуру содержать информацию о достижении поставленных целей содержать ссылку на факты и документы, подтверждающие выполнения плана содержать анализ деятельности и результатов работы, в том числе и SWOT-анализ содержать корректирующие действия содержать выводы о результативности работы и перспективные направления на будущее содержать данные и статистику Пример

Сроки утверждения отчетов Кафедра – до 25 июля Факультет/Институт – до 1 августа Службы и отделы Ф СКГУ 704 -11 -14 до 1 июля – по учебному году до 10 января – по календарному году Ежегодно в мае формируются Отчеты по улучшениям

SWOT - анализ S (strength) – сильные стороны (потенциально позитивные внутренние факторы) W (weakness) – слабые стороны (потенциально негативные внутренние факторы) • Ведение реестра нормативной документации и электронная система ознакомления • Несвоевременная разработка внутренних документов • Несогласованность документов • Долгое согласование O (opportunity) – благоприятные возможности (потенциально позитивные внешние факторы) • Внедрение электронного документооборота T (threat) – угрозы (потенциально негативные внешние факторы) • Частое изменение внешних нормативных документов • Несогласованность внешних нормативных документах Результатом SWOT анализа должны быть цели и задачи на новый период

Внутренний аудит Внутренний аудит проводится ежегодно в каждом подразделении График проверок утверждается и доводятся до руководителей осенью Программа (вопросы) проверки предоставляется руководителю за 2 недели до аудита Программа составляется для каждого подразделения индивидуально Группа аудиторов состоит из 2 экспертов Накануне даты проведения аудита главный аудитор договаривается с руководителем о времени проверки Участия руководителя подразделения обязательно

Внутренний аудит Основные цели аудита: определить соответствие деятельности подразделения регламентирующим документам, оценить выполнение целей и планов, оценить улучшения в работе По результатам аудита могут быть вынесены несоответствия Руководитель подразделения с аудиторами разрабатывают корректирующие мероприятия для устранения несоответствий и определяют дату их выполнения Несоответствия и корректирующие действия вносятся в Журнал несоответствий, который ведется в каждом подразделении Аудитор проверяет в указанный срок выполнения мер и закрывает программу аудита Результаты аудита рассматриваются ежегодно на ректорате В закрытие программы должен быть заинтересован руководитель, а не аудитор

Правила делопроизводства ПРО СКГУ 401 -14 Внутренняя нормативная документация Регламентирует разработку, изменение и отмену внутренних нормативных документов (положений, ВНД, правил, требований и т. п. ) ПРО СКГУ 402 -14 Организационная документация Методические рекомендации к разработке и оформлению должностной инструкции сотрудника СКГУ им. М. Козыбаева Методические рекомендации к разработке и оформлению положения о структурном подразделении СКГУ им. М. Козыбаева Регламентирует разработку и управление должностными инструкциями, положениями о подразделении

Правила делопроизводства ПРО СКГУ 403 -14 Служебная документация ПРО СКГУ 405 -14 Архив Регламентирует разработку и регистрацию приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок, официальных писем Регламентирует управление номенклатурой, хранение дел, передачу дел в архив ПРО СКГУ 406 -14 Записи по качеству Регламентирует формирование дел в подразделении Необходимо добиться от сотрудников, отвечающих за дело производство, ознакомления с этими основными нормативными документами

Должностные инструкции и Положения ДИ и Положение разрабатывает руководитель подразделения (за исключением ДИ ППС, деканов, зав. кафедрами) Ф СКГУ 402 -02 -14 Должностная инструкция Ф СКГУ 402 -03 -14 Положение о структурном подразделении Оригиналы положений и ДИ регистрируются и хранятся в КС В подразделениях у руководителя хранятся копии ДИ и Положений, выданные КС Кадровая служба отвечает за ознакомление с ДИ Руководитель подразделения отвечает за ознакомление нового сотрудника с положением Руководитель обязан ввести нового сотрудника в курс дела, в том числе ознакомить с положениями, правилами, документами СМК В случае изменения названия подразделения руководитель готовит новые проекты положения и ДИ, подает служебную записку об изменении организационной структуры

Служебные записки Регистрация служебных, докладных записок Исходящий номер определяется по Журналу регистрации исходящей корреспонденции подразделения, к которому относится автор записки. Например: Служебная записка № 02 -01 -18/278. После подписания автором записки ответственный за делопроизводство в подразделении, к которому относится автор записки, регистрирует ее в Журнале регистрации исходящей информации (Ф СКГУ 403 -09 -14) и передает адресату.

Ответственный за делопроизводство в подразделении адресата при получении служебной или докладной записки: регистрирует служебную или докладную записку в Журнале входящей корреспонденции подразделения (Ф СКГУ 403 -10 -14) в соответствии с записью в Журнале входящей корреспонденции проставляет на служебной или докладной записке входящий номер и дату Например: Вх. № 02 -01 -19/21 от 04. 01. 2015; передает служебную или докладную записку руководителю подразделения.

Руководитель подразделения рассматривает полученные служебные или докладные записки в день их поступления. После рассмотрения и проставлении соответствующей резолюции, ответственный за делопроизводство: изготавливает копию служебной или докладной записки с резолюцией и передает в подразделение автора записки; передает служебную или докладную записку исполнителю решения, указанному в резолюции; при необходимости размещает оригинал в соответствующее дело. Объяснительная записка регистрации не подлежит.

Хранение документации Номенклатура утверждается ежегодно в декабре на календарный год. (!) Дополнение утверждается руководителем подразделения. При этом новому делу присваивается свободный номер. Хранение документов в «коронах» только текущего или учебного года в делах (бывают исключения). Устаревшие документы сдаются в архив или храниться не более трех лет на кафедре (в картонном скоросшивателе). Далее в соответствии со сроком хранения. Если дело «до минование надобности» , то руководитель подразделения самостоятельно принимает решение об его уничтожении по окончании года. Документы сдаются в архив по графику.

Подшиваются в Дела только выполненные, правильно оформленные документы. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также на документы строгой отчетности. Опись не составляется: для протоколов, т. к. есть Журнал протоколов для дел с перепиской, т. к. есть Журнал входящей и исходящей документации для выписок из приказов

Рекомендации Существуют формы документов и формы журналов. Берите актуальные формы с сайта. Проверяйте колонтитулы всех документов.

Календарь исполнителя

Официальный сайт университета На сайте размещаются новости, объявления, а также предстоящие события в Календаре событий Необходимо ежедневно просматривать новостные ленты на сайте вуза, чтобы не пропустить объявлений Содержание сайта отличатся при просмотре с внешних компьютеров и с внутренней сети При входе с внутренней сети сайт определяет ваш логин и подстраивает информационные системы Электронного ректората в соответствии с вашими правами Все подразделения имеют возможность размещать новости , объявления и вести свой раздел, сайт или блок Если у Вас есть особые права для размещения информации на сайте необходимо осуществить «вход» на сайт через кнопку

Руководители подразделения в соответствии с Положением о сайте несут ответственность за информацию о своих подразделениях Для размещения информации на сайте необходимо предоставить проверенный текст за подписью автора или в форме служебной записки. Если вы хотите вести раздел самостоятельно необходимо предоставить служебную записку с указанием фамилии и логина ответственного лица и пройти инструктаж в СМК. Правила размещения портфолио