План 1 Сущность системы 5 S Упорядочение 2 Система

План 1. Сущность системы 5 S(Упорядочение) 2. Система «Упорядочение» : возникновение и развитие 3. Принципы системы «Упорядочение: методология внедрения 4. Методика развёртывания системы 5 S 4. 1. Шаг 1: Удаление ненужного 4. 2. . Шаг 2: Рациональное размещение предметов 4. 3. Шаг 3: Уборка, проверка, устранение неисправностей 4. 4. Шаг 4: Стандартизация правил, выработанных в ходе реализации шагов 1, 2 и 3 4. 5. Шаг 5: Дисциплина-повседневная деятельность в рамках системы 5 S 1

Совершенствование производства Бережливое производство компании N JIT TPM УПОРЯДОЧЕНИЕ/5 S TQM КАЙДЗЕН Совершенствование человека Консультационное сообщество «ТАИР» : Куприянова Т. М. , Растимешин В. Е. 2

Если менеджеры компании не могут реализовать 5 S значит, они не могут эффективно управлять Максима японского менеджмента 3

Часть II Основы системы "Упорядочение" (5 S) 4

Основные принципы системы "Упорядочение" (5 S) Вот теперь порядок! 5. Дисциплина (shitsuke) 4. Стандартизация (seiketsu) 3. Уборка (seiso) 2. Рациональное размещение (seiton) 1. Удаление ненужного (seiri) 5 5

Содержание системы "Упорядочение" (5 S) – система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины с участием всего персонала Удаление с рабочих мест и территории всех ненужных предметов, организация системы хранения инструментов и материалов • Рациональное размещение и наглядное обозначение предметов • Уборка территории, чистка (мойка) и проверка оборудования, устранение неисправностей • Выработка и стандартизация правил, соблюдение технологических требований • • Слаженная работа коллектива, высокая 6

Мировое движение системы 5 S Внедряется на 5 континентах 5 S Япония 50 лет УПОРЯДОЧЕНИЕ Россия Адаптация названий: Является корпоративным стандартом компаний: Форд, Проктер энд Гэмбл, Катерпиллер, Марс, Юнилевер -POWER – в энергетике - CAN DO или CANDOS – в англоязычных странах -ТУТТАВА (Финляндия) - 5 Si (мы есть…) 7

БЕ О ЗО ПА СН В СТ ЧЕ О КА СТ Ь Эффекты от внедрения системы "Упорядочение" (5 S) ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ 8

Безопасность и система "Упорядочение" (5 S) БЕЗОПАСНОСТЬ У П О Р Я Д О Ч Е Н И Е Предотвращение утечек пара, газа, сжатого воздуха, масла, воды и других веществ, включая вредные и опасные для здоровья • Сокращение аварий и неисправной работы оборудования • • Улучшение санитарно-гигиенических условий • Устранение причин аварий, пожаров, несчастных случаев • Повышение дисциплинированности персонала в соблюдении правил и инструкций по охране труда 9

Производительность и система "Упорядочение" (5 S) ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ У П О Р Я Д О Ч Е Н И Е • Сокращение ненужных запасов • Эффективное использование рабочих мест • Предотвращение потерь и поисков нужных предметов • Сокращение простоев из-за неисправности оборудования • Улучшение организации труда • Повышение ответственности персонала • Мотивирование коллектива на производительный труд 10

Качество и система "Упорядочение" (5 S) У П О Р Я Д О Ч Е Н И Е КАЧЕСТВО Сокращение потерь от брака, обусловленного: -загрязнением производственной среды; -невниманием персонала; -неисправностью оборудования и контрольно-измерительных приборов • Организация производственного процесса, обеспечивающего требуемый уровень качества 11

ИЕ Й ИТ НО ЗВ НД Ы РА МА ОТ Б КО РА С ИЕ ОВ ПР ЕРШ О Е Ц Н ЕС С С ТВ О О В В А Н Влияние системы "Упорядочение" (5 S) на организационное развитие предприятия "Упорядочение" (5 S) РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА 12

Последовательность реализации системы "Упорядочение" (5 S) РЕАЛИЗАЦИЯ ПРИНЦИПОВ СИСТЕМЫ "Упорядочение" (5 S) ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ РАБОЧЕЙ (МАЛОЙ) ГРУППОЙ П О С Л Е Д О В А Т Е Л Ь Н О: ОТ ПРИНЦИПА – К ПРИНЦИПУ ! ОТ ШАГА – К ШАГУ ! ГРУППА НЕ МОЖЕТ ПЕРЕХОДИТЬ К СЛЕДУЮЩЕМУ ПРИНЦИПУ (ШАГУ), НЕ ЗАВЕРШИВ РЕАЛИЗАЦИЮ ПРЕДЫДУЩЕГО ! 13

Шаг 0: Подготовка к внедрению системы "Упорядочение" (5 S) 1. Изучение руководителями основ системы "Упорядочение" (5 S). 2. Подготовка необходимой документации. 3. Создание организационной структуры проекта. 4. Анализ проблем, связанных с отсутствием системы "Упорядочение" (5 S), и подготовка наглядной информации по результатам анализа. 5. Подготовка учебных материалов для занятий с рабочими группами. 6. Фотографирование состояния помещений и оборудования до начала внедрения системы. 7. Подготовка и проведение генеральной уборки (при необходимости). 8. Подготовка и проведение акции начала внедрения 14 "Упорядочения" (5 S).

Подготовка необходимой документации Шаг 0 «Подготовка к внедрению системы «Упорядочение» • • • Разработка Приказа о развертывании системы "Упорядочение" (5 S) на предприятии Разработка Генерального плана внедрения системы "Упорядочение" (5 S) Разработка Приказа об утверждении организационной структуры для внедрению системы "Упорядочение" (5 S) Разработка Плана мероприятий на шаге 0 Разработка Положения об инспекциях (определение периодичности и порядка проведения инспекций) Разработка Положения о подаче и реализации предложений по улучшениям Разработка Положения о мотивации участников внедрения системы «Упорядочение» (5 S) Подготовка учебных материалов для занятий с рабочими группами Уточнение планировок производственных подразделений - деление планировок на отдельные рабочие зоны и их нумерация Подготовка документов для реализации шага 1 «Удаление ненужного» Разработка классификатора «нужного» , «ненужного» и «не нужного срочно» Подготовка бланков: красного ярлыка, желтого ярлыка, списка «Нужные предметы» , бланка Предложения по улучшениям Разработка контрольного листка первого шага (готовности РГ к 15 внедрению «Упорядочения» )

Разработка Генерального плана Генеральный план внедрения системы "Упорядочение" (5 S) в ______ Этап подготовки и основные принципы системы 2. . г. (месяцы) 5 6 7 8 … 2… г. 12 1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв. 2… г. 1 полуг. 2 полуг. 0. Подготовка 1. Удаление ненужного 2. Рациональное размещение предметов 3. Уборка, проверка, устранение неисправностей 4. Стандартизация правил 5. Дисциплинированно сть и ответственность 16

Разработка Плана мероприятий План мероприятий по внедрению системы "Упорядочение" (5 S) на шаге 0 «Подготовка к внедрению» в ______________________________ (наименование подразделения) Мероприятие Срок (началоокончание) Ответственный Результат Затраты (или направления затрат) 1 2 3 4 5 17

Концепция офисного производства рассматривает офисные подразделения как самостоятельное делопроизводственное предприятие, «фабрику» по обработке информации. Она предусматривает, что офисные подразделения действуют аналогично заводу, где исходная информация является сырьём, а переработанная – продукцией. С этой точки зрения переработанная информация должна быть необходимой и достаточной по объему, соответствовать установленным критериям качества, себестоимости и регулярности поставок, как на обычном предприятии. Для этого необходимо создавать структуры, которые предотвращают потери: в организации работы, в самой работе, методах её выполнения и рабочем 18 потоке.

Особенности внедрения системы "Упорядочение" (5 S) в офисе Основные области применения 2. Рабочий стол 1. Рабочее пространство (кабинет) в целом 3. Документация 19

К Системе подачи и реализации предложений БЛАНК ОБРАЩЕНИЯ К РАБОТНИКУ Уважаемый ________________ Просим Вас ответить на вопросы: Что, по Вашему мнению, надо изменить на Вашем рабочем месте (добавить, переставить, оснастить приспособлениями и др. )? _______________________________________________________________ Каким Вы представляете идеальное рабочее место? (опишите словами или нарисуйте) _______________________________________________________________ 20

Шаг 1: Удаление ненужного 1. За каждым работником закрепляются сферы его ответственности. 2. Все предметы рабочей среды разделяются на три категории: НЕНУЖНЫЕ, НЕ НУЖНЫЕ СРОЧНО и Н У Ж Н Ы Е. 3. Ненужные удаляются по определенным правилам. Не нужные срочно располагаются на определенном удалении от рабочего места или хранятся централизованно. Н у ж н ы е сохраняются на рабочем месте. 21

Почему надо удалять ненужное (и что будет, если этого не сделать): К О Н С П Е К Т Л И Д Е Р А Б О Ч Е Й Г Р У П П Ы (фрагмент) Безопасность Атмосфера хаоса. Опасность поломок, дефектов, падения деталей и людей. Возможность зацеплений, спотыканий, ударов, травм, помех и задержек при движении. Риск поскользнуться, столкнуться, быть зажатым и др. Качество Примесь ненужных включений (других веществ, грязи, пыли, ржавчины) при изготовлении продукции. Распространение ржавчины, коррозии, плесени и т. п. на нужные предметы. Повреждения, вмятины и царапины от ударов в результате падений, разрушения штабелей временного хранения и т. п. Производительность (выработка) Неэффективное использование пространства (производственной или офисной площади). Время, затрачиваемое на поиски нужных вещей. 22 Затрата времени и усилий на доставание предметов.

Классификатор предметов (пример) 1. «НЕНУЖНОЕ» (предметы, которые явно не нужны): n сломанные предметы; n предметы с истекшим сроком пользования; n предметы, требующие ремонта; n предметы, оставшиеся от производства продукции в прежние периоды (полуфабрикаты, документация, приспособления, оборудование); n посторонние предметы (тара, ненужные личные вещи, мусор); n избыток полуфабрикатов; n готовая продукция, не сданная на склад; n лишняя мебель; n неиспользуемые: оборудование, инструмент, детали; n ненужная (устаревшая, неиспользуемая) документация на бумажных носителях; n ненужная (устаревшая, неиспользуемая) документация на электронных носителях; n ненужная документация в «архиве» ; n неисправные и ненужные канцелярские предметы; n излишняя (неисправная, неиспользуемая) оргостнастка. n 2. «НЕ НУЖНОЕ СРОЧНО» 3. «Н У Ж Н О Е» (задается принцип определения нужного, например, то, что необходимо для выполнения сменного задания ) (предметы, которые используются не каждый день): -один раз в год; - один раз в полгода; - один раз в месяц 23

Вариант 1. На ненужные предметы наклеивается Красный ярлык КРАСНЫЙ ЯРЛЫК Подразделение _________ Рабочее место _________ Рабочая группа № _____ Наименование предмета ____________________ Куда должен быть удален предмет ________________ Срок, до которого предмет должен быть удален ___________ Ответственный за удаление предмета _______________ Дата навески ярлыка ______________________ 24

Вариант 1. На не нужные срочно предметы наклеивается Желтый ярлык ЖЕЛТЫЙ ЯРЛЫК Подразделение _________ Рабочее место _________ Рабочая группа № _____ Наименование предмета ____________________ Куда должен быть перемещен предмет ______________ Срок, до которого предмет должен быть перемещен _________ Ответственный за перемещение предмета _____________ Дата навески ярлыка ______________________ 25

Вариант 2. Ненужные предметы заносятся в список № 1 Список № 1 НЕНУЖНЫЕ ПРЕДМЕТЫ Подразделение _______ Рабочее место ______ Рабочая группа №___ Руководитель группы _____ № п/п Наименование 1 2 Ед. Колизм. во 3 4 Инв. № 5 Принятое решение работник а решение рабочей группы решение Совета 6 7 8 26

Вариант 2. Не нужные срочно предметы заносятся в список № 2 ПРЕДМЕТЫ, НЕ НУЖНЫЕ СРОЧНО Список № 2 Подразделение _______ Рабочее место ______ Рабочая группа №___ Руководитель группы _____ № п/п Наименование 1 2 Частота использования Принятое решение раз в год раз в полгода раз в месяц решение работника решение группы решение Совета 3 4 5 6 7 8 27

Вариант 2. Нужные предметы заносятся в список № 3 Список № 3 НУЖНЫЕ ПРЕДМЕТЫ Подразделение _______ Рабочее место ______ Рабочая группа №___ Руководитель группы _____ № п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Инв. № Рекомендации по размещению 1 2 3 4 5 6 28

Удалить ненужное согласно правилам ВОЗМОЖНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ "НЕНУЖНОГО": n n n n использовать в качестве сырья передать в другой цех; сдать на склад; обменять; продать; подарить; утилизировать; выбросить 29

Ошибки, допускаемые на этапе «Удаление ненужного» 1) Перемещение ненужного не в места временного хранения, а с одних участков на другие. 2) Попытка решать на этапе «Удаление ненужного» задачи последующих этапов 3) Удалять ненужное, не устраняя причины его появления 30

Оценка деятельности рабочей группы на шаге 1 в цехе Контрольный листок по проверке внедрения системы "Упорядочение" (5 S) в цехе Шаг 1. «Удаление ненужного» Цех _____ Рабочая группа № ____ Руководитель группы ____ Оценка, баллов Контролируемые параметры 1. Не оставлены ли поврежденные предметы, предметы с истекшим сроком службы 2. Не оставлены ли предметы, не используемые в ходе технологического процесса Замечания Значения оценки: 5 баллов безупречно 4 балла хорошо 3 балла посредственн о 3. Нет ли предметов, количество которых превышает необходимое 2 балла еще много надо сделать 4. Нет ли личных вещей 5. Нет ли оборудования, сырья, приспособлений и других предметов, оставшихся от производства предыдущей продукции 6. Нет ли предметов, оставшихся после работы вспомогательных служб ВСЕГО: 1 балл ничего не сделано 31

Оценка деятельности рабочей группы на шаге 1 офисе Балл (от 1 до 5) Критерий Комментари й 1. Рабочее пространство (кабинет) в целом 1. 1. Нет ли ненужной (неиспользуемой, неисправной) мебели 1. 2. Вся ли офисная техника используется регулярно и часто 1. 3. Нет ли ненужных личных вещей 1. 4. Нет ли избыточного количества сувениров, цветов, картин, фото 2. Рабочий стол 2. 1. Все ли канцелярские принадлежности исправны и используются 2. 2. Нет ли излишней (неисправной, неиспользуемой) оргоснастки 3. Документация 3. 1. Имеется ли ненужная (устаревшая, неиспользуемая) документация на бумажных носителях 3. 2 То же на электронных носителях 3. 3. Имеется ли ненужная документация в «архиве» ВСЕГО: Примечание. Желательно, чтобы суммарная оценка (ВСЕГО) была не ниже 35 баллов 32

Шаг 2: Рациональное размещение предметов Содержание шага 2 По отношению к н у ж н ы м предметам и предметам, не нужным срочно, вырабатываются и реализуются решения, которые обеспечивают: ¨быстроту, легкость и безопасность доступа к ним; ¨визуализацию способа хранения и контроля наличия, отсутствия или местонахождения нужного предмета; ¨свободу перемещения людей и предметов, эстетичность 33

Что значит рационально разместить предмет? 34

Действия на шаге 2 «Рациональное размещение предметов» 1. Определить, ЧТО размещать 2. Определить, ГДЕ размещать предметы 3. Определить, КАК размещать предметы 4. Создать условия для поддержания порядка 5. Разработать правила удаления ненужного и рационального размещения 35

Примерный план действий на шаге 2 «Рациональное размещение предметов» (Фрагмент). Пример 1. Мероприятие № п/п 1 2 Ответственн ый Провести обучение участников рабочих групп По каждой зоне ответственности определить, кто в ней производит рациональное размещение предметов Дата Степень готовности (%) 3 Определить, ЧТО рационально размещать 4 Сфотографировать "Как было" 5 Определить, ГДЕ размещать мебель и офисное оборудование 6 Определить, ГДЕ размещать документацию 36

Примерный план действий на шаге 2 «Рациональное размещение предметов» (Фрагмент). Пример 2. № 1 Мероприятие Ответст венный 2 3 4 5 Определить, ГДЕ размещать мебель и офисное оборудование 6 Определить, ГДЕ размещать документацию 19 20 21 22 23 24 25 26 Сфотографировать "Как было" 18 17 Определить, ЧТО рационально размещать 16 15 14 Провести обучение участников рабочих групп По каждой зоне ответственности определить, кто в ней производит рациональное размещение предметов Срок выполнения - неделя года (план/факт) 37

Определяем, КАК размещать предметы Правила рационального размещения Складируется: Хранить тяжелое – внизу предметы таким или на образом, чтобы транспортных они не тележках, легкое деформировали сверху сь, не ржавели, не загрязнялись Наиболее удобная высота хранения – от колена до плеча 38

Создаем условия для поддержания порядка Обозначать предмет и место его хранения. Место – для каждой вещи и каждая вещь – на своем месте Полученное первым используется в первую очередь Поддержание уровня запасов: 1. Установить минимальный уровень запаса 2. Разработать процедуру пополнения После проверки и запаса. ремонта прикрепляйте Шлифовальные материалы – в папке. ярлыки: «Проверено Перед последним листом – бланк Информирование о том, тем-то тогда-то» заказа. что предмет используется Предотвраща (указывать, кто пользуется йте ошибки с Разметки на вещью, когда будет помощью полу, метки возвращена) обозначения на полках Информирование о том, цветом. что предмет сломан, утерян (указатели, пометки, Светлые полы, стены, рабочая «теневой силуэт» ) 39 одежда

Разработка правил по соблюдению принципов «Удаление ненужного» и «Рациональное размещение предметов» Пример правил 1. Все отходы выбрасывайте в мусорные баки 2. Не храните личные вещи на рабочем месте 3. Кладите оснастку и инструменты обратно на свои места 4. Наводите порядок сразу же после ремонта 40

Пример правил 41

Оценка деятельности рабочей группы на шаге 2 Контрольный листок по проверке внедрения системы "Упорядочение" (5 S) в цехе Шаг 2. «Рациональное размещение предметов» Цех _______ Рабочая группа № ____ Руководитель группы ___________ Контролируемые параметры Оценка, баллов Замечания Значения оценки: 1. Не остались ли ненужные предметы и предметы не нужные срочно 2. Определены ли и обозначены ли (знаками, линиями) места для хранения сырья, полуфабрикатов, оснастки, инструментов, тележек, личных вещей и проч. 3. Имеются ли указатели в местах хранения предметов. Соответствуют ли указатели в местах размещения предметам, которые там хранятся 5 баллов безупречно 4 балла хорошо 4. Обеспечивает ли способ хранения легкость доступа ко всем предметам (рациональность способа хранения) 5. Безопасен ли способ хранения 2 балла еще много надо сделать 1 балл ничего не сделано 6. Исключает ли способ хранения смешивание годной и бракованной продукции, полуфабрикатов ВСЕГО: Решение комиссии: ____________________________ Дата инспекции ________ Члены комиссии: ______________ 3 балла посредстве нно 42

Проблемы, связанные с нерациональным размещением предметов и документации в офисе Забыл - где, n Забыл, что к этому сроку n Забыл, как решалась аналогичная проблема n Долгий поиск документа/информации n Закончился тонер в картридже как раз тогда, когда нужно срочно печатать отчет n Потеря предмета n 43

Определяем, ГДЕ и КАК размещать документацию Определить, какие предметы должны быть под рукой и какие могут быть на отдалении. 2. Определить критерии, по которым размещаются предметы/документация. Например: 1. • • По направлениям бизнеса (производство, строительство, торговля, услуги…) По клиентам или партнерам (группируйте ваши папки с документами по именам и наименованиям партнеров и клиентов) По темам (например, проекты, оперативная информация, планы производства, задания руководства, отчеты) По типам документов (например, методики, приказы, инструкции) По заголовкам (например, ведомости, счета, сметы, договора) По проектам (например, реконструкция магазина, цеха, 44

Технология систематизации документов 1. Временно «забудьте» об используемой Вами системе классификации документов 2. Составьте перечень основных сфер своей деятельности Например: 1. Стратегия 2. Финансы 3. Клиенты 4. Партнеры 5. Персонал подразделения … 45

Технология систематизации документов 3. Проанализируйте, какая документация имеется в этих сферах, каков ее объем. Требуется ли ее деление на подразделы для однозначного размещения и быстрого поиска документов? Например, по персоналу это может быть: 7+2! 5. 1. Штатное расписание 5. 1. 1. По филиалу А 5. 1. 2. По филиалу Б 5. 2. Должностные инструкции 5. 3. Положение о стимулировании 5. 4. Планы обучения и развития персонала 5. 5. Учебные программы, графики обучения. . . 46

Технология систематизации документов 4. Зафиксируйте первый вариант классификации, разнесите документы в соответствии с ней, проверьте удобство и легкость поиска на практике. 5. Внесите коррективы в первый вариант классификации (возможно, обсудите ее с сотрудниками, совместно использующими документацию). 6. Добейтесь однозначного распределения документации и поиска необходимых материалов за 30 секунд любым сотрудником. 47

Пример классификации документов Группа документов 1. Документы по ОАО «N» Папка 1. 1. Стратегия 1. 2. Приказы 1. 3. Резюме совещаний 1. 4. Информация по ОАО 2. Отдел закупок 2. 1. Структура, штатное расписание 2. 2. Должностные инструкции 2. 3. Система стимулирования 2. 4. Обучение персонала 3. Поставщики 3. 1. Методика оценки поставщиков 3. 2. Оценка за 2003 г. , список разрешенных поставщиков 3. 3. Картотека поставщиков 4. Закупки 4. 1. Бюджет закупки 4. 2. Заявки от подразделений 4. 3. Договора не подписанные 4. 4. Договора подписанные 48

Систематизация информации на электронных носителях Для документов общего доступа рекомендуется выполнить следующие действия: 1. Разработать общий каталог папок. 2. Установить правила его ведения и процедуры внесения изменений. 3. Регламентировать правила для выбора названий папок и файлов. 4. Определить предельное количество файлов для одной папки. 5. Установить форматы страниц и шрифты, используемые в текстовых документах и их заголовках. 6. Ввести специальные формы (бланки) для часто повторяющейся информации (приказы, отчеты, приглашения и резюме совещаний и т. п. ). 7. Определить правила пользования специальными программными продуктами 49

Шаг 3: Уборка 1. Уточнить зоны ответственности по уборке: не должно быть зон безответственности 2. Подготовить инвентарь и моющие средства 3. Убрать помещение, проверяя при этом: ¨ остались ли ненужные предметы, ¨ в порядке ли размещены все предметы, ¨ есть ли труднодоступные и сложные места, ¨ присутствуют ли источники загрязнений, 50

Ищем труднодоступные и сложные места n n Труднодоступные места – те, куда сложно достать. Сложные места – имеющие сложную (пористую, ребристую) конфигурацию поверхности. 51

Ищем источники загрязнений Откуда течет масло? 52

Фиксируем источники загрязнений Источники загрязнений на вашем модельном участке (дан пример заполнения) Вид загрязнения Вода Источник Атмосферные осадки Как возникает загрязнение Что следует сделать для предотвращения Попадает на пол через 1. Провести ремонт дефект в крыше крыши (в летнее время) 2. Сделать временную изоляцию в месте дефекта кровли 53

Фиксируем труднодоступные места для уборки Труднодоступные места для уборки на вашем модельном участке (дан пример заполнения) Наименование места В чем состоит трудность уборки Предложения по проведению уборки Карнизы на окнах Невозможно достать с пола 1. Приобрести стремянку 2. Оснастить щетку телескопической ручкой 3. Использовать специальный пылесос 54

Фиксируем неисправности Обнаруженные неисправности на вашем модельном участке (дан пример заполнения) Наименование неисправного предмета В чем именно состоит неисправность Предложения по устранению неисправности Электрическая чайник Нарушена изоляция провода, оголен провод Восстановить изоляцию 55

Принимаем меры по труднодоступным местам (пример) Кабели затрудняют уборку Кабели подняты, что облегчает процесс мытья пола. 56

Выработка правил уборки. Пример 1 Карта распределения обязанностей по уборке на участке кондитерского цеха (фрагмент) Цех Кондитерский Участок № 1 Линия Вафельная линия Оборудование Тестоприготовительная машина, печь, автоматическая линия намазки начинки Место уборки Частота уборки Время Используемый инвентарь Ответственный Меры безопасности 1. Печь (уборка отеков, крошки, лома) Каждый час С 7. 00 до 21. 00 Тряпки, швабры, щетки, совки Пекарь Один раз в смену и при переходе с сорта на сорт Один раз в смену и по мере необходимост и Один раз в смену С 7. 00 до 21. 00 Ведра, тряпки Оператор С 20. 00 до 21. 00 Ведра, тряпки, скребки Оператор При работе печи не производить уборку за пределами ограждений Обесточить, соблюдать общие требования техники безопасности С 19. 30 до 21. 00 Тряпки, ведра, скребки Оператор 2. Намазка 3. Начинка 4. Тестоприготовление Не производить уборку при включенной 57

n Шаг 4: Стандартизация правил, выработанных в ходе реализации шагов 1, 2 и 3 Фиксация в письменном виде правил: ¨ ¨ ¨ удаления ненужного; рационального размещения предметов; уборки (чистки), смазки, проверки. n Максимальная визуализация представления правил (рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование). n Визуализация контроля нормального состояния и отклонений от нормы (в размещении предметов, уровне запасов и т. п. ). n Стандартизация и унификация всех обозначений (размер, цвет, изображение символов и т. п. ). n Рационализация носителей информации (материал, 58 способ нанесения надписей, защитные покрытия), мест их

Что такое визуализация? Визуализация (Visual Management) – размещение материальных объектов и информации в рабочей зоне таким способом, при котором заинтересованные стороны могут быстро оценить ход выполняемых работ и динамику их результатов, чтобы оперативно принять необходимые меры в том случае, если что -то идет не так 59

В чем помогает визуализация? Визуализация позволяет: - представить ход и результаты работы, а также возникающие проблемы быстро, наглядно, точно; избавить сотрудника от необходимости запоминать большие объемы информации; - - снизить риск ошибочных действий 60

Правила установления стандартов Самое большое препятствие для соблюдения стандартов состоит в том, что люди, которые их устанавливают, и те, кто должен исполнять, – не одни и те же люди! 1. Лидеры и члены рабочих групп должны принимать участие в процессе установления стандартов. 2. Атрибуты стандартов, а именно: кто, что, когда, где, почему и как, должны быть ясны каждому. 3. Последствия несоблюдения стандартов должны быть осознаны всеми. 4. Члены рабочих групп должны обладать необходимыми навыками для следования стандартам. 5. Должно быть предоставлено достаточное время для соблюдения стандартов. 61

Пример стандартизированных правил для цеха 1. Все отходы выбрасывайте в мусорные баки 2. Убирайте готовую продукцию как можно скорее 3. Не храните личные вещи на рабочем месте 4. Кладите оснастку и инструменты обратно на свои места 5. Возвращайте все упаковочные материалы в конце смены 6. Устраняйте все утечки незамедлительно 7. Убирайте участок в конце смены 8. Держите все окна и двери закрытыми для предотвращения попадания пыли 9. Не допускайте скопления бумаг на столах 10. Подшивайте документы незамедлительно 11. Наводите порядок сразу же после ремонта 12. Удаляйте все устаревшие документы с информационных досок в пятницу 62

Пример стандартизированных правил для офиса Принцип 1. Удаление ненужного Правила 1. 1. Сломанные предметы удалять в тот же день 1. 2. Сразу же удалять ненужные копии документов 1. 3. Не хранить на рабочем месте более 1 -2 сувениров 1. 4. Хранить в ящике стола только необходимые личные вещи 1. 5. Удалять из папок нормативные документы и другую литературу сроком более 10 -15 лет в зависимости от содержания 2. Рациональное размещение: 2. 1. 1. Папки ежедневного пользования должны находиться под рукой (на расстоянии вытянутой руки) 2. 1. предметов 2. 1. 2. Калькулятор всегда располагать на рабочем столе слева 2. 1. 3. На компьютерном столе находятся только те папки, с которыми в данный момент работают 2. 1. 4. Размещать цветы в безопасном для документов и оргтехники месте 2. 2. документов 2. 2. 1. Маркировка и хранение документов должны обеспечивать доступ к ним для всех сотрудников отдела за 30 сек. 2. 2. 2. Ежедневно разбирать новые и рабочие документы по папкам: - «Сегодня» - «Документы на контроле» -Соответствующая тематическая папка (по каталогу) 63

Пример стандартизированных правил для офиса Принцип 2. 2. документов (продолжение) Правила 2. 2. 3. Проверка и дополнение перечней документов в папках по мере поступления 2. 2. 4. Объем большей части документов – 1 страница 2. 2. 5. Формы повторяющихся документов заносить в компьютер 2. 2. 6. Всю информацию в компьютере систематизировать по папкам 2. 2. 7. «Корзина» компьютера не резиновая – чистить ежемесячно 25 числа 2. 2. 8. Производить запись выдачи документов 2. 2. 9. Контролировать оформление документов (название, подпись, дата) 3. Уборка 3. 1. Ежемесячно 25 числа протирать спиртовым раствором: -компьютерную технику (монитор, процессор, клавиатуру, принтер, мышь) -калькулятор -телефонные аппараты, настольную лампу 3. 2. Проверять чистоту в труднодоступных местах 3. 3. Контролировать соблюдение уборщицами утвержденных карт уборки 64

Шаг 5: Дисциплина – повседневная деятельность в рамках системы "Упорядочение" (5 S) n Закрепление сфер ответственности каждого работника (объекты внимания и основные обязанности по их поддержанию в нормальном состоянии). Выработка у персонала правильных привычек, закрепление навыков соблюдения правил. n n Применение эффективных методов контроля 65

Поддержание порядка – На персональном о уровне: во время вн е н перерыва. ед ут ж н Е и 5 м На уровне рабочего места: в конце недели под руководством начальника. Список мероприятий по наведению порядка Убрать____ Проверить __ ьно дел т ене ину Еж м 10 – 66

Поддержание порядка сячно ме Еже т мину 30 – На уровне компании: под руководством Совета 5 S проверка всего предприятия. дно о жег я в Е лдн да по о це г кон 67

Совершенствование при внедрении системы "Упорядочение" (5 S) в офисе 1. Сокращение числа журналов, форм документации, бланков, средств оргтехники, образцов документов. 2. Централизованное выполнение всех канцелярских операций и хранения папок, оргтехники и т. п. Определение лучших способов хранения предметов. Норматив – 30 секунд на нахождение любого документа (предмета). 3. Переход от работы на индивидуальной основе к групповой работе (каждый знает, что и где находится, и может ответить на простые вопросы в рамках компетенций другого сотрудника). 4. Внедрение метода "кайдзэн" (системы непрерывного совершенствования). 5. Изучение и улучшение канцелярских орудий труда, оргтехники. 6. Приложение усилий к тому, чтобы офис был чистым и аккуратным 68

Оценка результатов «Упорядочения» в офисе ЛИСТ оценки результатов наведение порядка на рабочем пространстве Дата: ______ Время: _____ Рабочее место: ________ Участник: _________ Принцип Выполнение (соблюдение) принципа Наличие и соблюдение правил (в том числе (до 10 баллов) зафиксированных письменно) (до 10 баллов) Оцен ка Комментарий Оценк а Комментарий Визуализация (размещения, контроля) и эстетика на рабочем месте (до 10 баллов) Оценка Комментарий 1. Удаление ненужного 2. Рациональное размещение предметов 3. Уборка ИТОГО (по пп. 1 -5): Условия положительной оценки: 1. Общая сумма баллов (итого) – не менее 35 2. Каждый из пп. 1 -3 оценен не ниже 7 баллов 69

Задания группам № 1. Заполните списки № 1, 2 и 3 на модельном участке. Заполните «Красный ярлык» . Выступите с сообщением о результатах заполнения № 2. Основываясь на вопросах контрольного листка, отметьте проблемы рационального размещения на модельном участке. Выступите с сообщением о результатах заполнения № 3. Заполните бланки «Источники загрязнения» , «Труднодоступные места для уборки» . Выступите с сообщением о результатах заполнения. № 4. Подготовьте и проведите презентацию начала внедрения системы "Упорядочение" (5 S). Презентация должна включать: 1. Выбор и обоснование масштаба внедрения (всеобщее или локальное) 2. Генеральный план внедрения системы "Упорядочение" (5 S) 3. План мероприятий по внедрению шагов 1, 2, 3. 4. Предложения по системе мотивации персонала к внедрению системы "Упорядочение" (5 S) 5. Лозунг (слоган) или плакат для иллюстрации необходимости внедрения системы "Упорядочение" (5 S) в производственных или офисных подразделениях. 6. Действие руководства, демонстрирующее приверженность системе "Упорядочение" (5 S) № 5. Заполните тест «Знаю ли я систему "Упорядочение" (5 S)» 70

Список рекомендуемой литературы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Растимешин В. Е. , Куприянова Т. М. Упорядочение. Путь к созданию качественного рабочего места: Практическое пособие / М. : РИА «Стандарты и качество» , 2005. 5 S для рабочих. Как улучшить свое рабочее место/Пер. с англ. – М. : Институт комплексных стратегических исследований. – 2007. Оно Т. Производственная система Тойоты. Уходя от массового производства: Пер. с англ. – М. : Институт комплексных стратегических исследований, 2005. Синго С. Изучение производственной системы Тойоты с точки зрения организации производства / Пер. с англ. – М. : Институт комплексных стратегических исследований, 2006. Имаи М. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний. – М. : Альпина Бизнес Букс, 2005 г. Имаи М. Гемба кайдзен: Путь к снижению затрат и повышению качества. – М. : Альпина Бизнес Букс, 2005 г. Лайкер Д. Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира. – М. : Альпина Бизнес Букс, 2005 г. 71