ПЛАН 1. Порядок обработки

ПЛАН 1. Порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов 2. Регистрация документов 3. Регистрационные индексы документов 4. Контроль исполнения документов 5. Особенности работы с документами, содержащие коммерческую тайну.

Источники информации 1. Лекционный материал. 2. ГОСТ Р 6. 30 -2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 3. Приказ от 08. 11. 2005 г. № 536 «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» . 4. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М. : ИНФРА-М, 2009. – С. 160 -180.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ДОКУМЕНТООБОРОТ - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

ДОКУМЕНТООБОРОТ - технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными характеристиками. Качественные характеристики • Разделение его на документопотоки • Особенности маршрутов (маршрутных схем) движения определенных групп документов (на основе организационных документов) Количественные характеристики • Параметры объема документооборота (общего и по отдельным документооборотам) • Время движения документов (полный жизненный цикл документа в организации, этап – в отдельном подразделении)

ДОКУМЕНТООБОРОТ бумажных и электронных документов в организации должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив

1. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ Вся документация организации делится на три документопотока 1. Входящий поступающие в организацию документы 2. Исходящий отправляемые из организации документы 3. Внутренний создаются в организации и не выходят за его пределы

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем - референтом или работником службы ДОУ

Входящие документы проходят следующие этапы: - первичную обработку; - предварительное рассмотрение; - регистрацию; - рассмотрение руководством; - направление исполнителям; - контроль исполнения; - исполнение документов; -подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов 1. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично» ); 2. Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов; 3. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступающих документов на: • направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; • направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Процесс предварительного рассмотрения документов облегчает настольное устройство сортировки Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей организации, структурных подразделений или исполнителей.

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: 1. Составление проекта документа исполнителем 2. Согласование проекта документа 3. Подписание (в необходимых случаях утверждение) 4. Регистрация 5. Отправка

Исходящие документы • О формляются в двух экземплярах (факсы, телефонограммы – в одном экземпляре). • В некоторых случаях проект документа должен быть согласован. • Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. • Руководитель организации имеет право внести изменения в документ или вернуть его на доработку. • Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. • Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ Обращение внутренних документов на различных этапах их подготовки и оформления организуется аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов

2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕТОВ это подтверждение факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе

Регистрация документов позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней

. Регистрации подлежат документы требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработан службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Например, рекламные письма, поздравительные письма, информационные материалы и т. д.

Процесс регистрации это снятие с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ). В процессе регистрации создается информационно- поисковая система по всем документам организации. Документы регистрируются один раз: Входящие– в день поступления исходящие – в день отправки внутренние – в день подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства РФ, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан

СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ - централизованная регистрация всех документов организации производится в канцелярии; - децентрализованная регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях; -смешанная сочетающая элементы централизованной и децентрализованной систем.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: 1. Корреспондент 2. Срок исполнения 3. Дата поступления и входящий индекс документа 4. Дата и индекс документа 5. Краткое содержание документа 6. Резолюция или кому направлен 7. Отметки о контроле и исполнении 8. Архивные шрифты

Формы регистрации документов - журнальная, - карточная, - автоматизированная электронная (на ПЭВМ)

ЖУРНАЛЬНАЯ ФОРМА регистрации необходима для учета специальных видов документов, требующих особого внимания к их сохранности. Например, документы об образовании, трудовые книжки и т. д. Это, как правило, документы, регистрационный номер которых состоит из порядкового номера

НЕДОСТАТКИ ЖУРНАЛЬНОЙ ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ -нарушение основного принципа регистрации – однократности (так как возникает необходимость регистрации документа в каждом подразделении при передаче его на использование); - поиск информации по журнальной форме сложен и длителен (инициативный документ может быть зарегистрирован в журнале входящей корреспонденции, ответ на него – в журнале исходящей корреспонденции, а приказ, содержащий решение вопроса инициативного документа – в журнале регистрации приказов); - не дает возможности формирования подвижного справочного аппарата; - неудобная форма для организации справочной работы в архиве.

Карточная форма Регистрационно - контрольные карточки изготавливаются в типографии на бумаге повышенной плотности, форматом 105 х148 мм или 148 х210 мм. Допускается цветовое различие карточек. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» отмечается ход и результаты исполнения документа и данные контроля за ним. Графа «Дело №» заполняется в архиве учреждения, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами.

РКК Лицевая сторона Срок исполнения обводится кружком 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент (автор) . Дата получения Входящий № Дата документа № документа Заголовок (о чем) . Резолюция Исполнитель (указываются фамилия и инициалы)

РКК Оборотная сторона Контрольные отметки № дела

Работа по заполнению карточки представляет собой не разовый акт записи получения или отправки документа, а процесс последовательной фиксации ряда сведений, необходимых и достаточных для поиска информации. Заполнив РКК в 2 -х экземплярах, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним

Автоматизированная электронная форма На экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) • Карточку на документ можно заполнить сначала до передачи документа руководителю, не полностью, т. е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. • После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т. е. эти сведения вносятся в нее.

3. РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ИНДЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ При регистрации служебных документов производится их индексация Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения.

Индексации подлежат 1. Все регистрируемые входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. 2. Документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре. Индексы проставляются на документах и в контрольно-регистрационных формах (РКФ) (карточки, журналы).

ПРИНЦИП ЕДИНСТВА ИНДЕКСАЦИИ различных групп входящих, исходящих и внутренних документов во всех структурных подразделениях учреждения Индексы ДОЛЖНЫ ИМЕТЬ одинаковую систему обозначений и быть унифицированы по своему расположению (порядку расположения составных частей)

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ИНДЕКС (пример) состоит из: 1. Условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ 2. Номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен. Таким образом, индекс может иметь следующий вид 07 -32, где 07 –номер соответствующего подразделения 32 – номер дела по номенклатуре, в которое документ подшивается после завершения оперативной работы с ним.

При необходимости индивидуального учета переписки к указанным частям индекса добавляется порядковый входящий или исходящий номер Индекс документа будет иметь следующий вид: 09 - 25/321 Индивидуальная порядковая нумерация документов возрастает в пределах года отдельно по поступающей и отправляемой документации

На предложениях, заявлениях, жалобах граждан проставляются - обозначение структурного подразделения, где будет рассматриваться письмо; - первая буква фамилии заявителя; - порядковый учетный номер в пределах этой группы документов. Индексом для отправляемых и поступивших телеграмм служит - обозначение подразделения, в котором они составлены или будут исполняться; - исходящий или входящий номер по данной группе документов

Эффективность делопроизводственной индексации документов зависит от правильно составленного списка структурных подразделений учреждения с их условным обозначением. Он строится на основе логическо - иерархического принципа, т. е. по порядку значимости, соподчиненности, служебной взаимосвязи подразделений.

Список структурных подразделений учреждения с их условными обозначениями может иметь следующую форму Руководитель учреждения ………………… 01 Заместитель по кадровым вопросам …. . … 02 Заместитель по лечебной работе …………. . 03 Планово-экономический отдел ……………. 04 Бухгалтерия …………………. . 05 Отдел кадров ………………. . 14 Служба ДОУ ………………… 28

Если учреждение имеет сложную структуру, то в индексе документа целесообразно обозначить и управление и соответствующий отдел: Руководитель …………………… 01 Заместитель главврача по экономическим вопросам ………………………. 02 Поликлиника …………………… 5 Эндоскопическое отделение ……………. . . 5 -1 Физиотерапевтическое отделение …………………. 5 -2 Стационар ……………………… 6 Эндоскопическое отделение …………… 6 -1 Физиотерапевтическое отделение …………………. 6 -2 Список структурных подразделений с их условными обозначениями прилагается к инструкции по делопроизводству, утверждается руководителем.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов Контроль исполнения включает: -постановку документа на контроль; -проверку своевременного доведения документа до исполнителя; - проверку и регулирование хода исполнения; -учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; - информирование руководителя.

Контроль исполнения документов осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно - распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Существует две формы контроля за исполнением документов: • ручная сроковая картотека • автоматизированная система контроля

Ручная сроковая картотека Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. По сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

По срокам исполнения различают следующие виды контроля: • Текущий • Предупредительный • Итоговый

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти, отраслевых органов управления. Существует «Перечень типовых сроков исполнения документов» , где указаны сроки исполнения основных документов организации. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

Текущий контрол ь – это ежедневн ая подготовк а сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. П редупредительн ый контрол ь заключается в своевременном, за 2 -3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Контрольные отметки» . К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины организации.

Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, и т. д. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его РКК или журнале

5. Особенности работы с документами, содержащие коммерческую тайну ФЗ-98 от 29. 07. 2004 «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой Организация, обладатель коммерческой тайны, обязана ограничить доступ к этой информации и установить специальный режим ее использования и хранения РЕЖИМ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

РЕЖИМ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕДУСМАТРИВАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ МЕРОПРИЯТИЯ: 1. Составление перечня коммерческой информации (приказ руководителя организации) 2. Введение ограничение доступа 3. Учет лиц, имеющих доступ к коммерческой информации 4. Регулирование использования коммерческой информации 5. Использование грифа «Коммерческая тайна»

Порядок работы с коммерческой информацией организации регламентирует «Инструкция по работе с документами, содержащими коммерческую тайну» • устанавливаются правила и технология работы с конфиденциальной информацией • защита электронных документов от их несанкционированного использования • документы с конфиденциальной информацией учитывают и хранят обособленно и централизованно

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!