ПЛАН 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПИСЕМ 2.

ПЛАН 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПИСЕМ 2. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 3. СОКРАЩЕНИЯ (АББРЕВИАТУРЫ) КАК ЗАМЕНИТЕЛИ СЛОВОСОЧЕ- ТАНИЙ

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте Письма являются наиболее распространенным средством связи между учреждениями, организациями, гражданами

Официальное письмо 1) Является важным каналом связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром; 2) Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии; 3) Письма сопровождают материальные ценности в пути

Официальное письмо единственный документ, на котором не ставится название его вида ВИДЫ ПИСЕМ 1. О бычные (коллективные) составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес. 2. Ц иркулярные направляется целому ряду подчиненных инстанций из одного источника.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПИСЕМ по функциональному признаку : 1. Письма, требующие письма–ответа 2. Письма, не требующие письма–ответа.

Письма, требующие письма–ответа • письмо–просьба • письмо–обращение • письмо–запрос • письмо–предложение • письмо–требование

Письма, не требующие письма–ответа - сопроводительное письмо - письмо–подтверждение - письмо–напоминание - письмо–извещение - письмо–приглашение - письмо-благодарность - гарантийное письмо - письмо–предупреждение - письмо–отказ - информационное письмо - письмо–распоряжение

Письма, требующие письма–ответа Письмо-просьба составляется в случае необходимости: - получения информации, - согласования действий, -побуждения к какому-либо действию и т. д. Употребляются стандартные выражения: Прислать Направите Выслать Сообщите Подтвердить Участие

Письма, требующие письма-ответа Письмо-обращение Обращаемся к Вам с просьбой Мы просили бы Вас Мы были бы весьма обязаны за Просим Вас Позвольте обратиться к Вам с просьбой о. . . Обращаемся к Вам с просьбой о. . .

Письма, требующие письма-ответа Письма-запросы • направля ю тся в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону; • обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Письма, не требующие письма–ответа Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, каталогов, образцов товара) Стандартные выражения Направляем (Вам) в приложении… Посылаем с этим пакетом… Препровождаем отдельным пакетом Высылаем сегодняшней почтой заказной бандеролью

Письма, не требующие письма-ответа Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора употребляются стандартные выражения (С благодарностью) подтверждаем получение. . . Ваше письмо от. . . нами получено. . . Мы получили. . . Благодарим за каталог, который мы получили. . . ОАО «Здоровье» подтверждает. . .

Письма, не требующие письма–ответа Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения Стандартные выражения письма-напоминания Напоминая о сроках. . . Напоминаем, что. . . Напоминая о. . . , просим. . .

Письма, не требующие письма–ответа Письмо-извещение (сообщение, информационные письма) отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, проведении переговоров, об отгрузке товаров ) К разновидностям таких писем относят рекламно- информационные письма, письма-заявления. Стандартные выражения писем-сообщений Сообщаем, что. . . Извещаем… Уведомляем… Информируем… Ставим Вас в известность, что. . .

Письма, не требующие письма–ответа Письмо-приглашение • адресовано конкретному лицу, нескольким лицам, или массовому адресату; • используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Стандартные выражения письма-приглашения Мы были бы рады видеть Вас на. . . Имеем честь пригласить Вас на. . . Разрешите… Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги!

Письма, не требующие письма–ответа Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, приглашение, спонсорскую помощь, и т. п. ). Стандартные выражения Позвольте Вас поблагодарить. . . Выражаем благодарность от имени. . . Мы благодарны Вам за. . . Мы признательны Вам за то, что. . . Заранее благодарим за. . .

Письма, не требующие письма–ответа Гарантийное письмо составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу Стандартные выражения Гарантируем. . . Фирма "Эсконт" гарантирует. . .

2. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции - Структурные - Морфологические - Синтаксические - Стилистические - Технические

Структурные ошибки Например: - неверное построение делового письма ( правила выделения и построения абзаца и связи предложений в абзаце); - в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, поэтому не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма

Синтаксические ошибки 1. 1. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения. Примеры: "Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря" "К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил план" "К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс". • В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. • Во-втором предложении констатируется, что завод выполнил. • В третьем предложении указывается, какой завод (именно ''Прогресс'') выполнил план.

СИНТАКСИЧЕСКИЕ ОШИБКИ 1. 2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: "Учитывая …" "Считая…" "Принимая во внимание…" "Руководствуясь…»

СИНТАКСИЧЕСКИЕ ОШИБКИ 1. 3. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Например: "В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие…" Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему " главному предложению, то различают два случая: оно ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: " Ввиду того , что литье проводилось ускоренными методами, отжиг длился два часа» , «Отжиг длился два часа, ввиду того, что…"

СИНТАКСИЧЕКИЕ ОШИБКИ 1. 4. Неправильное использование предлогов. Например: неправильно "Главврач больницы отметил о важности поставленной проблемы". Правильно сказать "Главврач больницы отметил важность поставленной проблемы".

СИНТАКСИЧЕСКИЕ ОШИБКИ 1. 5. Неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: "Согласно соответствующего положения…" "Согласно Вашей просьбы. . . " "Согласно приказа…" "Согласно решения. . . " Правильно: "Согласно соответствующему положению. . . " "Согласно Вашей просьбе. . . " "Согласно приказу…» , "Согласно решению. . . "

Морфологические ошибки 2. 1. Согласование определений Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа "директор завода т. Иванова" определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным "наш начальник цеха Петрова", "старший инженер Яковлева'', новый лаборант Серова"

МОРФОЛОГИЧЕСКИЕ ОШИБКИ 2. 2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных: краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи Неправильно: "Выводы комиссии обоснованные и справедливые" Правильно: "Выводы комиссии обоснованы и справедливы" При употребления форм кратких имен прилагательных на "-ен" и "-енен" предпочтительно употреблять "- енен". Неправильно: "Окончательный результат тождествен предварительным расчетам" Правильно: "Окончательный результат тождественен предварительным расчетам"

МОРФОЛОГИЧЕСКИЕ ОШИБКИ 2. 3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью рублями и т. д. чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения в официальной обстановке, насяду с цифровыми обозначениями следует давать и словесные варианты: "На завод было доставлено до 666 т. (шестисот шестидесяти шести тонн) металлолома"

МОРФОЛОГИЧЕСКИЕ ОШИБКИ 2. 4. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты Например: Неправильно Правильно «Абсолютно новый…» "Новый…" «Собранные вместе…» "Собранные…" «Сотрудничать вместе…» «Сотрудничать…»

3. Сокращения (аббревиатуры) как заменители слов и словосочетаний В настоящее время получили официальное признание, т. е. практически стандартизованы, следующие виды сокращений: 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г. , обл. ); 2) названия месяцев (янв. ); 3) телеграфные графические сокращения (ТЧК); 4) условные обозначения величин и единиц измерения (Ом, В, см, кг); 5) сокращения, принятые в планово-учетной документации (госбанк, квит. №, накл. №, расч. счет);

6) традиционные текстовые сокращения, принятые (т. д. , т. п. , с. г. , см. , напр. , др. ); 7) официальные наименования организаци й в т. ч. аббревиатуры- наименования подразделен ий и т. д. (хоз. часть, спец. отдел, главк, цент, финотдел); 8) названия материалов (стройматериалы, кожизделия, лавсан); 9) названия изделий, приборов и машин (коленвал, артскважина, запчасти, мопед); 10) названия документов (ГОСТ, техплан, ТУ); 11) наименование должностей, ученых званий (проф. , член-корр. , канд. техн. наук, зам. , и. о. , пом. );

Типы сокращений 1) И нициальный тип , т. е. образованные по первым буквам полного наименования ( КГМУ, РАМН) 2) Тип простых слов-усечений (спец. , зав. , главн, ) 3) Смешанный тип (Росглавтрактороснаббыт, НИИасбест, Главспецсталь, хозчасть, Стройбанк, финотдел)