Письменные коммуникации Организационно-распорядительная документация Лекция 6 1

Письменные коммуникации. Организационно-распорядительная документация Лекция 6 1

ПЛАН ЛЕКЦИИ 1. 2. 3. Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов Классификация документов Внутренние документы предприятия по вопросам регулирования трудовых отношений 2

1 q Деловая переписка является средством общения, а также юридическим обоснованием прав и обязанностей сторон. q Делопроизводство это деятельность, – охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления. q Документ материальный объект с – информацией, закрепленной заданным человеком для ее передачи во времени и пространстве. Документ – это обычно носитель информации или управленческого решения, затем – хранитель информации; в перспективе, возможно, исторические источники q 3

Документы при выполнении заказа предприятием Входящее служебное письмо (заказ) Клиент Канцелярия Регистрация Исходящее служебное письмо (согласование, готовность заказа) Руководитель Наложение резолюции Канцелярия Направление исполнителям, контроль исполнения Документы, подготовленные исполнителем Конструкторский отдел Конструкторская документация Технологический отдел Технологические документы Экономическая служба Финансовые, по ценообразованию Служба сбыта Отчеты по затратам и др. Переписка, сопроводительные документы 4

Документы и их функции Положения о подразделениях, штатные расписания Функции, права, обязанности подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда Коллективный договор администрации и трудового коллектива, положения о подразделениях, штатных расписаниях, положение о персонале, трудовой распорядок Общие правила повеления и взаимодействия участников Должностная инструкция, трудовой договор, контракт Обязанность, права и ответственность специалиста и руководителя Чертежи, конструкторская документация, технологическая документация, финансовые документы, учетные документы и др. Трудовой процесс по производству изделий, оказанию услуг Служебные записки, докладные, приказы, распоряжения руководителей разного уровня, служебные письма: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий. Сопроводительные документы, банковский счет на оплату. 5

2. Направления решения проблем обработки информации Направления совершенствования документационного обеспечения управления Ускорение процессов обработки, поиска, хранения и передачи информации Разработка ПО Совершенствование структуры и содержания носителей информации Стандартизация и унификация документооборота (технологий, операции, регламентов работы с документами) Стандартизация и унификация носителей информации и их элементов (форматов, расположение и наименование реквизитов, текстов и т. д. ) 6

Классификация документов это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичнаяклассификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Документы классифицируются по таким признакам как способ , фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложнос место составления, сроки исполнения, происхождение, степен гласности, юридическая сила и назначение. 7

По способу фиксации информации документы делятся на: письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации. По содержанию документы подразделяются на: организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личном составу и т. д. По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т. д. По видамдокументы бывают: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. 8

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. 9

3. На любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке: ü Коллективный договор; ü Правила внутреннего трудового распорядка ü Штатное расписание; ü Должностные инструкции; ü Положения об отделах и службах предприятия и др. внутренние документы 10

Коллективный договор – документ, регулирующий трудовые, производственные и социальные отношения трудового коллектива с администрацией предприятию. Отсутствие трудового договора является нарушением Хозяйственного кодекса Украины. Правила внутреннего распорядка определяют: ü Продолжительность ежедневной работы с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели; ü Предусматривается время начала и окончания ежедневной работы (смены) в соответствии с законодательством; ü Устанавливается время начала и окончания перерыва; Штатноерасписание– документ, определяющий конкретный набор должностей работников предприятия (учреждения, организации) с указанием их количества, размера должностных окладов, заработной платы. Штатное расписание является обязательным, профессии должны соответствовать Классификатору профессий ДК 003: 2005. 11

12

q q q Должностная инструкцияэто организационно– распорядительный документ, в котором устанавливаются основные задачи, обязанности, права и ответственность должностных лиц предприятия в процессе своей деятельности. Должностная инструкция регламентирует повседневную деятельность работника и его правовое положение, возлагает ответственность на работника предприятия за нарушение ее положений или превышение своих полномочий. это документ, регламентирующий производственный процесс каждого работника. Обычно включает в себя краткое изложение основных обязанностей, полномочий и необходимых навыков, относящихся к конкретной должности в организации. 13

УТВЕРЖДАЮ ___________ (Ф. И. О. ) Директор предприятия (учреждения, организации) _____________ Должностная инструкция менеджера 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Менеджера. 1. 2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора. 1. 3. Менеджер подчиняется непосредственно "Ф. И. О. , должность" 1. 4. На должность Менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет. 1. 5. Менеджер должен знать: - законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность; - рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; - конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга; - теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела; - теорию и практику работы с персоналом; - формы и методы ведения рекламных кампаний; - порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; основы социологии, психологии и мотивации труда; - этику делового общения; основы технологии производства; структуру управления предприятием, учреждением, организацией, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности; - методы оценки деловых качеств работников; основы делопроизводства; - методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники; - основы законодательства о труде; - передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента; правила и нормы охраны труда. 1. 6. В период временного отсутствия Менеджера его обязанности возлагаются на "Ф. И. О. , должность" 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА 2. 1. Менеджер: - осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами; - исходя из стратегических целей деятельности организации, планирует предпринимательскую или коммерческую деятельность; - осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска; - анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов; - осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда; - организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом; - осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей; - участвует в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием предпринимательской или коммерческой деятельности; - обеспечивает рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда; - осуществляет координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов; - привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др. ). 3. ПРАВА Менеджер имеет право: 3. 1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам (подразделениям) поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. 3. 2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами (подразделениями). 3. 3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности Менеджера, подчиненных ему служб (подразделений). 3. 4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Менеджера. 3. 5. Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Менеджер несет ответственность за: 4. 1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также работу подчиненных ему служб (подразделений) организации по вопросам, входящим в обязанности отдела. 4. 2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отделом, подчиненных служб (подразделений). 4. 3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора организации. 4. 4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам. 4. 5. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб (подразделений) организации. 5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ 5. 1. Режим работы Менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. 5. 2. В связи с производственной необходимостью Менеджер может выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения). 5. 3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Менеджеру может выделяться служебный автотранспорт С инструкцией ознакомлен: _______ /______ (подпись) (Ф. И. О. ) 14

q q q - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ И УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ Приказ – акт внутреннего управления, действие которого не выходит за пределы конкретного предприятия, объединения, учреждения, организации. Приказ выдается на основании и на выполнение действующих законов, указов и пр. Распоряжение акт внутреннего управления, который – выдается руководителем предприятия, объединения, учреждения, организации по оперативным и другим вопросам в единоличном порядке, которым распоряжение адресовано. К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о: приеме на работу, переводе и увольнении работников; предоставлении отпусков; поощрения и взысканиях; внесении изменений в должностные инструкции и приказы. 15

- Этические нормы при составлении текста делового письм Тактичность; Персональность; Позитивность; Энергичность, активность; Цельность; Связность; Ясность; Краткость; Удобочитаемость; Наличие элементов унификации. 16