PIANOo-congres 2017 FLEXIBELER VEILIGER Ivo Roefs

PIANOo-congres 2017 FLEXIBELER = VEILIGER Ivo Roefs – Co-CEO DDB Group Amsterdam ongres #pc

HET MOET ANDERS Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 2

MAAR HOEVEEL ANDERS WORDT HET NU? “Van de 34 aanbevelingen is een groot deel al lang geregeld, ook al houdt lang niet iedereen zich eraan. ” Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 3

10 BIT-REGELS VAN DE COMMISSIE ELIAS • De aanbevelingen klinken goed 1. Stel een zakelijke rechtvaardiging op waar alle belangrijke onderdelen om een besluit gedegen te kunnen nemen in voorkomen. 2. Toon de meerwaarde van het project aan voor de eindgebruiker en de samenleving. 3. Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers, en toets op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid. 4. Reorganiseer en standaardiseer eerst de werkprocessen die met ICT worden ondersteund en ga pas daarna automatiseren. 5. Breng de technische, organisatorische en bestuurlijke risico’s en risicomaatregelen in kaart en elimineer «doormodderen» op voorhand. 6. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon liggen. 7. Faseer de ontwikkeling van het ICT-project zo efficiënt mogelijk en probeer daarbij per fase direct bruikbare producten op te leveren. 8. Sluit aan op de standaarden bij de rijksoverheid en toon de technische haalbaarheid aan. 9. Toon aan hoe er van het begin tot het einde van een project voor gezorgd wordt dat kritiek en tegengeluiden mogelijk zijn en ter harte genomen worden. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt. 10. Neem een heldere aanbestedingsstrategie op in de zakelijke rechtvaardiging. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 4

DE AANBEVELINGEN KLINKEN GOED Maar… Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 5

PROBLEEM 1: TIJD • De executie van een omvangrijk ICT-project kost tijd. • De ontwikkelingen op het vlak van ICT gaan vliegensvlug. • “In 2019 gaat bijna 75 procent van de it-uitgaven naar zogenaamde ‘derde platformtechnologieën’, zoals cloud computing, mobiel, social, big data en sinds kort ook kunstmatige intelligentie, robotica en 3 D-printen. Deze nieuwe technologieën groeien twee keer zo hard ten opzichte van de reguliere it-industrie. ” • Als een project start in 2014, verandert de wereld tijdens de realisatie. Tegen de tijd dat het wordt opgeleverd, is het ontwerp vaak achterhaald. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 6

PROBLEEM 2: DE GEBRUIKER • Gedrag, vaardigheden en verwachtingen van mensen ontwikkelen zich. Gedragingen in het verleden zijn geen goede voorspeller van gedragingen in de toekomst. • Interactiemodellen zijn…. , modellen! De praktijk blijkt soms weerbarstiger, waardoor bijsturing is vereist. • Ontwerpen/interactiemodellen moeten vaak worden bijgeslepen tijdens de uitvoering van een project. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 7

PROBLEEM 3: DE LEVERANCIER • Vendor lock-in > Door Elias omschreven als ‘leveranciersverslaving’ • De consultant die tegelijkertijd opdrachtgever is? Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 8

PROBLEEM 4: SOFTWARE • Open architecture, API’s zijn nodig, in plaats van complexe geïntegreerde systemen gebouwd met proprietary software • IDG: “Don’t buy a house with one exit. ” Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 9

DE MENING VAN DE ICT-PRO Waterfall is okay if nothing is expected to change Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 10

AGILE WERKEN = VEILIGER • Nothing is expected to change? Dat bestaat niet! • Wanneer je vast zit in een mega-project met een vastomlijnd eindproduct dat over x-jaar wordt geleverd, kan het niet goed gaan. • Flexibiliteit is vereist, zowel voor de opzet van het project, als voor de relatie met de partners in het project (!) • Echte flexibiliteit betekent dat op elk ‘tussenstation’ tijdens de uitvoering van een project kan worden overgestapt. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 11

DIGITAL BUREAU EEN SERIEUZE PARTNER? • Ja, want gewend om voor commerciële multinationals grote, secure platforms op te leveren die ROI moeten leveren. > Dialoog tussen merk en consument is niet zo heel veel anders dan dialoog tussen overheid en consument. > Als het gaat om intensiteit van de dialoog en aantallen visitors, zijn die bij multinationals overigens wél vaak aanmerkelijk groter. • Ja, want gewend om samen met andere partners aan een project te werken (en het stokje over te dragen als dat voor het resultaat het beste is) Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 12

DIGITAL BUREAU EEN SERIEUZE PARTNER? • Ja, want denkt in behoeften van gebruikers: wat willen die bereiken, hoe gaan we dat aanbieden? • Ja, want gewend om ‘een schil er omheen’ te leggen en snel tot resultaat te komen, in plaats van te worden geblokkeerd door legacy problemen. • Ja, want voor flexibiliteit moet je geen moloch hebben, maar een partner die met kleine dedicated projectteams werkt. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 13

MAAR…, HET EINDPRODUCT DAN? • Uiteraard is ook bij agile werken het oog gericht op het eindproduct > De scope van de weg naar ieder tussenstation (van elk deelproject) wordt helder omschreven, inclusief de deliverables en kosten. > Zo kan bij een aanbesteding ‘het economisch meest aantrekkelijke aanbod’ worden geselecteerd. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 14

MAAR…, HET EINDPRODUCT DAN? • Zoals eerder opgemerkt: de wereld staat niet stil, dus kunnen er tijdens de uitvoering nieuwe eisen ontstaan. > Bij veel overheidsprojecten is dat in het verleden ook het geval geweest. Dan liepen die projecten van de rails, terwijl bij een agile projectopzet alleen wissel hoeft te worden verzet. • Vergelijk het met het bouwen van een huis > De eigenschappen en functie staan vast, de fundering wordt gelegd, maar door inzichten die ontstaan tijdens de agile bouw, kunnen locatie van binnenmuren, ramen, deuren etc. flexibel worden bepaald. Zonder een gepeperde factuur voor meerwerk! Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 15

WERELDSPELER, FLEXIBELE PARTNER • Een case: bedrijfskritische KLM website ontwikkeld door Mirabeau Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 16

EVEN TERUG NAAR DE COMMISSIE ELIAS • Adviseert de commissie eigenlijk niet: werk agile? 1. Stel een zakelijke rechtvaardiging op waar alle belangrijke onderdelen om een besluit gedegen te kunnen nemen in voorkomen. 2. Toon de meerwaarde van het project aan voor de eindgebruiker en de samenleving. 3. Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers, en toets op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid. 4. Reorganiseer en standaardiseer eerst de werkprocessen die met ICT worden ondersteund en ga pas daarna automatiseren. 5. Breng de technische, organisatorische en bestuurlijke risico’s en risicomaatregelen in kaart en elimineer «doormodderen» op voorhand. 6. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon liggen. 7. Faseer de ontwikkeling van het ICT-project zo efficiënt mogelijk en probeer daarbij per fase direct bruikbare producten op te leveren. 8. Sluit aan op de standaarden bij de rijksoverheid en toon de technische haalbaarheid aan. 9. Toon aan hoe er van het begin tot het einde van een project voor gezorgd wordt dat kritiek en tegengeluiden mogelijk zijn en ter harte genomen worden. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt. 10. Neem een heldere aanbestedingsstrategie op in de zakelijke rechtvaardiging. Titel van de presentatie FLEXIBELER = VEILIGER 17

Agile: wat betekent dit voor uw ICT-aanbesteding? Tom Verdaat – Blink. Lane Consulting er Twitt es gr pcon #

AGILE AANBESTEDEN 19

PRINCE 2 WATERVAL WERKT TOCH? 20

ALS PRINCE 2 AL NIET WERKT. . . 21

ANDERE UITDAGINGEN • Invulling opdrachtgeverschap en eigen bijdrage • Van projectmatig werken naar permanente in Agile teams • Zelfsturend vermogen • Aansluiting op bestaande structuren: > project portfolio management > budgetcycli > risicomanagement & compliance > standaardcontracten en algemene voorwaarden > rapportage 22

CONCLUSIES • • Proces aanbesteden in plaats van het resultaat Neem voorbeeld aan inhuur tijdelijk personeel Grip door opdrachtgeverschap en co-creatie Maak afspraken over: > Proces / werkvorm / methoden > Uurtarieven of prijs per functiepunt > Kwaliteitsnormen en indicatoren > Bonus/malus op productiviteit 23

PIANOo-congres 2017 YO! ALLES FLEX? Ivo Roefs – Co-CEO DDB Group Amsterdam Tom Verdaat – Blink. Lane Consulting ongres #pc