Пети конкурс на програма Подкрепа за ИКТ политики

Пети конкурс на програма “Подкрепа за ИКТ политики” Насоки за изготвяне на предложение за проект Национален информационен ден 15 март 2011 г. Христина Добрева Младши експерт, Дирекция Информационни технологии, МТИТС

Критерии за допустимост Ø Минимален брой участници; Ø Съответствие с целите на конкурса; Ø Пълнота на предложението; Ø Спазване на срока за подаване. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 2

Минимален брой участници Предложенията за проекти се подават от консорциуми. Финансова схема Пилотни проекти тип А (Pilot A) Минимални изисквания Най-малко 6 отговарящи на изискванията национални администрации или юридически лица, определени да участват от тяхно име от 6 различни страни - членки на ЕС или асоциирани по Програма “Подкрепа за ИКТ политики” страни. Асоциирани страни: Хърватска, Исландия, Лихтенщайн, Норвегия, Турция и Сърбия. Пилотни проекти тип Б (Pilot B) Най-малко 4 взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията от 4 различни страни членки на ЕС или асоциирани страни. Тематични мрежи (Thematic Network) Най-малко 7 взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията от 7 различни страни членки на ЕС или асоциирани страни. Мрежи за най-добри практики (Best Practice Network) Инструмент само за Цифрови библиотеки. Най-малко 7 взаимно независими юридически лица, отговарящи на изискванията от 7 различни страни членки на ЕС или асоциирани страни. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 3

Критерии за допустимост Със споразумение с Комисията в проекта могат да участват и партньори извън страните - членки и асоциираните страни, но те не получават финансиране; финансиране Специални изисквания се прилагат към състава на консорциуми, кандидатстващи по подтеми 3. 1 и 3. 2, финансирани по инструмент Pilot A. A (вж. Ръководството за кандидатстване) ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 4

Критерии за допустимост Предложенията трябва да бъдат подадени от координатора преди крайния срок – 1 юни 17: 00 ч. 2011 г. в Електронната система за подаване на предложения за проекти на Комисията (EPSS) https: //www. epss-fp 7. org/psp/registration. Coordinator. Information. jsp Предложения, които не отговарят на изискванията за допустимост няма да бъдат оценени! ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 5

Информация за кандидатстване Ø Работна програма 2011 на програма “Подкрепа за ИКТ политики”; Ø Ръководство за кандидатстване (включително образци на формите и обяснителни бележки за методологията на оценяване)- всяка финансова схема има различно Ръководство. Уверете се, че сте избрали правилното за вашия проект!; Ø Често задавани въпроси (FAQs); Ø Ръководство за работа с Електронната система за подаване на предложения; предложения Ø Модел на грантово споразумение с ЕК. ЕК ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 6

Подготовка Ø Запознайте се с Инструкциите* за кандидатстване и Формите** за подаване, които ще ви дадат яснота как да структурирате предложението си; Ø При възможност покажете инструкциите и черновата на вашия проект на колеги с опит в кандидатстването за европейски проекти; Ø Изгответе вашето предложение като обърнете внимание на препоръките, които сте получили. * Приложение към Ръководството за кандидатстване ** Налични на страницата за конкурси на Cordis ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 7

Проекто-предложение Част A – online форма q. Форма А 1 § Пълно заглавие, акроним, цели; § Ключови думи за проекта; § Резюме на проекта ( ≤ 2000 символа); § Предходно/настоящо подаване в ICT PSP или e. Contentplus. q. Форма А 2 (по една за всеки партньор) § Адрес; § Лице за контакт; § Тип организация; § Идентификационен код на участника. q. Форма А 3 § Бюджет и подробности за финансирането ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 8

Проекто-предложение Част Б – винаги в PDF! Формата е налична в електронната система (EPSS) Задължителен формат на предложението, пряко свързан с критериите за оценка: Ø Резюме; Ø Релевантност/ Съответствие с целите на конкурса (отделени подточки, раздели* и т. н); Ø Ефект / Въздействие; Ø Изпълнение. * Дължината на разделите е описана в Ръководството за кандидатстване. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 9

Електронно подаване Ø Координаторът на проекта регистрира предложението в електронната система (EPSS) и получава потребителско име и пароли за себе си и партньорите; Ø Консорциумът изгражда предложението на Комисията и преди крайния срок го подава; сървъра на Ø Процент неуспех при подаване на проекти = ± 1% Най-чести причини за неуспех при подаването: ü Чакане до последната минута; ü Технически проблеми; ü Грешка, допусната от паника; ü Прекалено късно стартиран процес на качване, приключил след определения краен срок. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 10

Идентификационен код на участника (PIC) Ø Участници, които притежават персонален идентификационен код PIC – съдържащ 9 символа, получен от Unique Registration Facility (URF) на Седма рамкова програма могат да се идентифицират с него в електронната система (EPSS). След вкарване на PIC системата автоматично ще попълни части от формата за подаване на предложението. Ø Процесът на получаване на PIC може да се ускори, ако самостоятелно регистрирате организацията си на: http: //ec. europa. eu/research/participants/urf Ø На този сайт ще откриете и инструмент за търсене, за да проверите дали вашата организация вече е регистрирана (и следователно вече има PIC). PIC ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 11

Допълнителни документи За всички предложения: Всеки участник трябва да подпише Декларация относно критериите за изключване и липсата на конфликт на интереси, която се съхранява от координатора на проекта, докато бъде изискана от Комисията. За пилотни проекти тип А: Всеки участник, който се включва вместо национална администрация трябва да получи Сертификат за национално оторизиран представител, подписан от съответната администрация, който се съхранява от координатора на проекта, докато бъде изискан от Комисията. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 12

Основни критерии за оценка Оценката на предложенията се базира на принципите на прозрачност и равнопоставеност. Тя се прави от ЕК с помощта на независими експерти. Критерии за допустимост Ø подаване навреме; Ø пълнота на предложението; Ø статут на предложителите … Критерии за присъждане на оценка Ø Релевантност/ Съответствие с целите на конкурса (праг 3/5); Ø Въздействие (праг 3/5); Ø Изпълнение (праг 3/5). Критерии за селекция Ø финансов и оперативен капацитет за изпълнение на проекта; Ø професионални компетентности и квалификации. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 13

Критерии за присъждане на оценка Ø Релевантност/ Съответствие със стратегическите целите на конкурса (relevance); Ø Качество и ефективност на управлението и изпълнението на проекта (implementation); implementation Ø Потенциално въздействие от развитие, разпространение и използване на резултатите (impact). impact ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 14

Критерии за оценка Скалата за оценяване на проектите е от 1 до 5. Критериите нямат тежест, всеки има еднакво значение. Критичният праг за оценка е 3/5 Обща оценка – 10/15 Изборът на проект за финансиране се извършва между проектите, получили найвисока обща оценка (в рамките на всеки бюджетен сегмент). ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 15

Подкритерии за оценка Релевантност Въздействие Изпълнение Съответствие с общите цели на BPN Капацитет на консорциума да постигне целите на Способност на мрежата да постигне очаквания резултат Капацитет на консорциума да постигне целите на Съответствие с общите цели на TN Принос на проекта към очакваните резултати и Съответствие с общите цели на Pilot B Качество Съответствие с общите цели на Pilot A Принос на проекта към очакваните резултати и Капацитет на консорциума да постигне целите на програмата и адресираната специфична цел; Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво. Работната програма и адресираната специфична цел; Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво Пълнота и технически издържано предложение (Изследователската фаза на различните включени приложения е завършена и интеграцията им е възможна). Работната програма и адресираната специфична цел; Съответствие и синергия със съответните политики, стратегии и дейности на ЕС и национално ниво. Работната програма и адресираната специфична цел; Принос в постигането на целите на инициативата Европейски цифрови библиотеки. въздействие, описани в адресираната цел; Дългосрочно въздействие след завършването на проекта; Свободен достъп до резултатите на проекта. въздействие, описани в адресираната цел; Способност за оцеляване и развитие на проекта и след края на периода на финансиране от Комисия; Качествен подход, улесняващ по-широкото внедряване и използване на резултатите от проекта. и въздействие, описани в адресираната цел; Способност за развитие на мрежата и след края на периода на финансиране от Комисия; План за разпространение и способност за свободно използване на постигнатите резултати от организации, които не са част от мрежата. въздействие, описани в адресираната цел; Способност за оцеляване и развитие на проекта и след края на периода на финансиране от Комисия; Качествен подход, улесняващ по-широкото внедряване и използване на резултатите от проекта. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС на подхода (участие на подходящи администрации); Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети; Капацитет на консорциума да постигне целите на проекта; Правилно разпределение на ресурсите; Индикатори за следене на напредъка; Обосновки по отношение сигурност, неприкосновеност, обхват и достъпност; Подходящо използване на оперативно съвместими платформи, отворени стандарти или технически спецификации и компоненти с отворен код. проекта; Качество на подхода; Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети; Правилно разпределение на ресурсите; Индикатори за следене на напредъка; Подходящо използване на оперативно съвместими платформи, отворени стандарти или технически спецификации и компоненти с отворен код. мрежата и да изгради връзка в ЕС; Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети; Целесъобразност в разпределението на ресурсите, с оглед постигане целите на предложението, включително и обосновка на Добавената стойност за приноса към Общността. проекта; Качество на подхода ; Убедителен работен план с добре структурирани работни пакети; Правилно разпределение на ресурсите; Индикатори за следене на напредъка; Подходящо използване на оперативно съвместими платформи, отворени стандарти или технически спецификации и компоненти с отворен код. 16

Процедура за оценяване ØИндивидуално преглеждане от 3 независими експерта; ØИзработват обобщаващ доклад на оценките Evaluation Summary Report (ESR); ØЕкспертите се събират в т. нар. “Консенсусни работни групи”; ØКомисията избира проектите, които да минат на следващия етап – “преговори” (с оглед на заложения бюджет и ограниченията за брой проекти, които могат да бъдат финансирани според Работната програма). ØВсички експерти по дадена цел се събират на Обща среща; ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 17

Преговори Ø Селектираните проекти се канят на “преговори” за сключване на окончателния договор. Ø Предварително са информирани за предложения бюджет и препоръките на оценителите за някои технически промени в “техническия анекс” към договора. Ø В процеса на договаряне се изготвя детайлизираната прогноза на стойността и Технически анекс (Анекс1) на грантовото споразумение / окончателния договор. Ø Проектът започва в месеца, след подписване на договора. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 18

Възможни промени Какво може да се промени по време на “преговорите”? Ø Бюджетът (ако сте заложили прекалено висок бюджет); Ø Работните пакети (ако няма достатъчна свързаност между дейностите или някои не отговарят на изискванията на работната програма); Ø Резултатите и отправните точки (milestones) - (опитайте се да ги редуцирате до минимум); Ø Консорциумът (Комисията би могла да поиска да се добавят/извадят партньори); Ø Подизпълнителите (тези разходи се считат за директни и се следва принципа за икономически най-изгодна оферта). ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 19

Как да напишем предложение за проект Полезни съвети ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 20

Основни принципи Ø Имайте винаги предвид трите критерия за оценка и бъдете подробни (с много подточки) в описанието на предложението си за проект. Стремете се при изложението да отговорите на всеки подкритерий от критериите за оценка. Много от кандидатите концентрират усилията си върху техническата част, но губят точки от планирането на проекта или описанието на въздействието; Ø Използвайте подточки (bullet points), оценителите ги търсят в предложението и поощряват наличието им; Ø Използвайте услугата за предварително подаване в електронната система “pre-proposal check service”, за да сте сигурни, че проектът Ви отговаря на на условията и обхвата на настоящия конкурс; Ø Опознайте електронната предложението! система преди подаването на Ø Имате възможност да подавате многократно, използвайте я! Ø Не правете промени в последната минута! Ø Използвайте Helpdesk, за да проверите финансови и правни елементи, Helpdesk за които не сте сигурни. В случай на проблеми, можете да се обадите на EPSS helpdesk - +32 2 233 3760 Направете го преди да изготвите проекта си! ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 21

Изготвяне на предложението Ø Не отделяйте време само на техническата част на предложението си, обърнете внимание и на планирането на дейностите и очаквания ефект. Старайте се да поддържате един езиков стил, колкото се може по-опростен. Ø Добре подредете съдържанието (следвайте структурата на форма Б). Ø Използвайте полезни и разбираеми диаграми и таблици. Ø Без печатни грешки, безсмислици, очевидни копирания и липсващи страници. Ø При оценяването се разглеждат само черно - бели копия на форма Б, затова е препоръчително да не използвате цветове във Вашия документ. Не използвайте хипер връзки към основния си документ, те няма да бъдат разгледани от оценителите, оценява се само основното съдържание. Ø Съкратеното име на проекта (акроним) се използва за идентификация на вашия проект. То не трябва да е по-дълго от 20 символа (без специални) и трябва да присъства на всяка страница от форма Б на вашето предложение. Ø Името на проекта не трябва да е по-дълго от 200 символа и трябва да е разбираемо и за хора, които не са специалисти във вашата област. Ø Името на файла на Вашата форма Б трябва е с дължина до 100 символа и да съдържа букви от A-Z, цифри от 0 -9, “_”, “-” и “. ”, без специални символи и “. ” интервали. Размерът на файла не трябва да е повече от 10 Mbytes. Подайте предложението си навреме! ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 22

Изготвяне на предложението Когато попълвате форма А уверете се, че: Ø всички числа са закръглени към най-близкото цяло число. Ø сте въвели “ 0” или “-”, където нямате разходи или схеми на финансиране. Ако оставите полетата празни това ще блокира подаването на вашето предложение. Ø всички разходи са дадени в евро, не хил. евро и няма включен Данък Добавена Стойност. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 23

Изготвяне на предложението Ø Направете предложението възможно най-лесно за четене. Направете го да бъде лесно за оценителите да Ви дадат високи оценки, не го правете трудно за тях. Не оставяйте нищо на въображението им! Ø Уверете се, че сте подали последната, пълна версия на вашето предложение. Ø Не пишете твърде кратко, спазвайте изискванията! Ø Не пишете твърде много! Ø Предложението може да бъде изготвено на всеки един от официалните езици на ЕС. Ако предложението ви не е на английски език пълен превод би бил от полза за оценителите. Английски превод на резюмето на предложението трябва да бъде включен във форма Б. Ø Не оставяйте оценителите да мислят с какво вашият проект е добър, кажете им го! Ø Повтаряйте силните си страни и това, което Ви прави уникални! ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 24

Фактори на успеха Ø Изградете доверие към себе си: изберете един проект и го направете победител; Ø Покажете иновативен и експлоатационен потенциал; Ø По-добре е да покривате критичната маса от участници, отколкото да имате дълъг списък с организации с ограничено участие; Ø Ключовите участници е по-добре да имат опит и постижения, отколкото дълъг списък с участие в различни проекти; Ø Направете проекта си завладяващ за заети читатели (първите 5 -10 страници са от съществено значение)! ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 25

Причини за неуспех Съдържание: Ø обхват на проекта, който не отговаря на целите на програмата и адресираната специфична цел; Ø липса на принос на проекта към очакваните резултати и въздействие, описани в адресираната цел; Ø липса на фокус, твърде общо формулирани цели; Ø невъзможност на проекта за развитие след края на периода на финансиране от Комисията. Планиране: Ø липсват връзки между целите и работния план; Ø липсват етапи на проекта или са посочени твърде общо; Ø рисковите фактори не са разгледани, няма планове за действие в непредвидени ситуации; Ø липса на мониторинг показатели и система, по която те да се следят. Управление: Ø Съставът на консорциума не е балансиран, има пропуски по отношение на компетентността; Ø Липса на интеграция между партньорите; Ø Неясна структура на управление; Ø Слаб или недоразвит план за разпространение на резултатите от проекта; Ø Зле дефинирани перспективи за експлоатация. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 26

Къде да търсим партньори Ø Собствени контакти; Ø Cordis има редица услуги и източници на информация, която може да Ви бъде полезна при търсенето на партньори за участие в проекти, както и база данни с организации, вече заявили интерес за участие в конкурсите на програмата (ICT-PSP Partners Database): http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/cf/partner/login/index. cfm Ø Мрежа от Национални контактни лица (National Contact Points) http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/contacts/index_en. htm Ø Списък на контактните лица за всяка цел в конкурса; Ø Услуга за търсене на идеалния партньор (Idealist Partner Search service): Ø Register as a Proposer http: //www. ideal-ist. net/create. Member Ø Reply to open Partner Searches http: //www. ideal-ist. net/partner-search ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 27

Помощ за изготвяне на предложение Използвайте всяка помощ, която можете да получите! Ø Pre-proposal check service; Ø Контактни лица от ЕК за всяка стратегическа цел от конкурса; Ø Бюро за помощ (Help desk) за отговор на въпроси, поставени от кандидати: infso-ict-psp@ec. europa. eu; Ø Бюро за помощ (Help desk) при проблеми с електронното подаване на предложенията: support@epss-fp 7. org; Ø Мрежа от национални контактни лица: http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/conta cts/index_en. htm; Ø Информационни дни по отворените конкурси; Ø Брифинги и работни срещи; Ø Специализирана информация, съвети и документи по конкурса може да намерите на уеб сайт: http: //ec. europa. eu/ict_psp; Ø Често задавани въпроси (FAQ) http: //ec. europa. eu/information_society/activities/ict_psp/faq/index_en. ht m. ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 28

Благодаря Ви за вниманието! Христина Добрева hdobreva@mtitc. government. bg Министерство на транспорта, информационните технологии и съобщенията + 359 2 949 22 19 ИНФОРМАЦИОНЕН ДЕН, ПЕТИ КОНКУРС 29