PENATAAN ARSIP YANG BENAR DALAM RANGKA PELAKSANAAN TATALAKSANA

PENATAAN ARSIP YANG BENAR DALAM RANGKA PELAKSANAAN TATALAKSANA PEMERINTAHAN Oleh: Dra. Diah Ismiatun, M. Hum. ARSIPARIS MADYA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIIPAN PROVINSI JAWA TIMUR Disampaikan pada kegiatan In-House Training Bidang Tatalaksana di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang diselenggarakan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur di Ruang Rapat Bhinaloka Adhikara Kantor Gubernur Jawa Timur, Jalan Pahlawan No. 110 Surabaya, tanggal 12 dan 13 Juli 2017

Perkenalkan…… Nama : Dra. Diah Ismiatun, M. Hum. NIP : 19680607 199303 2 002 Jabatan : Arsiparis Madya. Pendidikan Pengalaman Kerja : S 1 Sejarah Universitas Padjadjaran Bandung 1992 S 2 Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia 2006 : 1. ANRI Jakarta 1993 -1998 2. ANRI Wilayah DI Aceh 1998 -2000 3. ANRI Wilayah Jawa Timur 2000 -2001 4. Badan Arsip Jawa Timur 2001 -2008 5. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim 2008 -2016 6. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. 5/23/2017 Jatim 2016 -sekarang 2

SIKLUS HIDUP MANUSIA DAN ARSIP Penciptaan Penggunaan dan pemeliharaan Penyusutan permanen Kelahiran Masa Aktif/Produktif Masa Inaktif Musnah

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 5/4/2016 PENGERTIAN ARSIP Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 5

KEARSIPAN URUSAN SIAPA? Kearsipan adalah urusan pemerintahan wajib bagi pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota (UU 23/2014, ps 11 ayat 2 ) Bagi Pemerintah masalah kearsipan merupakan urusan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar (UU 23/2014, ps 12 ayat 2) Amanah Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 18/03/2018 6

URUSAN PEMERINTAHAN (Menurut UU No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah) Kewenangan Pemerintah Pusat: 1. Politik Luar Negeri 2. Pertahanan 3. Keamanan 4. Yustisi 5. Moneter dan Fiskal Nasional 6. Agama (Psl 10 ayat 1) Urusan Pemerintahan Absolut (Psl 9 ayat 2) Pem. Pusat melaksanakan sendiri atau melimpahkan wewenang kepada instansi vertikal yang ada di daerah atau Gubernur berdasrkan asas dekonsentrasi (Psl. 10 ayat 2) Urusan Pemerintahan Konkuren (Psl. 9 ayat 3) Urusan Pemerintahan Umum (Psl. 9 ayat 5) Kewenangan Pemerintah Pusat dan Daerah: 1. Urusan Pemerintahan Wajib 2. Urusan Pemerintahan Pilihan Kewenangan Presiden sebagai Kepala Pemerintahan

URUSAN PEMERINTAHAN KONKUREN URUSAN PEMERINTAHAN WAJIB UP yang berkaitan dengan Pelayanan Dasar: 1. Pendidikan 2. Kesehatan 3. Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang 4. Perumahan Rakyat dan Kawasan Pemukiman 5. Ketenteraman, Ketertiban Umum, dan Perlindungan Masyarakat 6. Sosial (Psl. 12 ayat 1) URUSANPEMERINTAHAN PILIHAN UP yang tidak berkaitan dengan Pelayanan Dasar: 1. Tenaga kerja 2. Pemberdayaan perempuan dan pelindungan anak 3. Pangan 4. Pertanahan 5. Lingkunganhidup 6. Adminstrasi kependudukan dan pencatatan sipil 7. Pemberdayaan masyarakat dan desa 8. Pengendalian penduduk dan KB 9. Perhubungan 10. Komunikasi dan informatika 11. Koperasi , usaha kecil dan menengah 12. Penanaman modal 13. Kepemudaan dan olah raga 14. Statistik 15. Persandian, 16. Kebudayaan 17. Perpustakaan 18. Kearsipan (Psl. 12 ayat 2)

1. Kelautan dan perikanan 8. Transmigrasi 7. Perindustrian 2. Pariwisata Urusan Pemerintahan Pilihan (Psl. 12 ayat 3) 6. Perdagangan 3. Pertanian 4. Kehutanan 5. Energi dan sumber daya mineral

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan; 2. Menjamin ketersed. Iaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; 3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan peraturan perundangan; 4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (UU 43/2009 psl. 3) 5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; 5. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa, dan bernegara; 6. Menjamin keselamatan aset nasionaldalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa 7. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

APA YANG HARUS DILAKUKAN PEMERINTAH DAERAH? Melakukan penyelenggaraan kearsipan Menjalankan peraturan kearsipan Pemerintah Daerah Prov. /Kab. /Kota Menjalankan amanah UU No. 23/2014 tentang Pemerintahan Daerah

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI PEMERINTAHAN DAERAH MELIPUTI: Penetapan Kebijakan Pembinaan Kearsipan Pengelolaan Sumber: PP 28/2012 pasal 4

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ( Psl. 4 Perda 4/2015 ttg Penyelengaaraan Kearsipan) : Mewujudkan Tercipta dan tersedianya arsip diseluruh PD T U J U A N Mendorong tercipta dan tersedianya arsip pada LEMDIK, ORPOL, ORMAS, BUMD, perusahaan dan perorangan Terwujudnya pengelolaan arsip yang handal Keberlangsungan penyelenggaraan kearsipan di daerah sebagai suatu sistem yg komprehensif Keamanan dan keselamatan arsip Pemda Keselamatan aset daerah sbg identitas diri Peningkatan kualitas pelayanan publik dan meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraansosdpkprov 2016 kearsipan. 14

LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN LA LO E NG PE AKUISISI: Menilai Serah-terima Arsip Statis AN PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN v Penyusunan Tata Naskah Dinas v Penyusunan Klasifikasi Arsip v Penyusunan Klasifikasi Keamanan & Akses v Penyusunan Jadwal Retensi Arsip v Dll PENCIPTAAN ARSIP: Membuat Menerima Meregistrasi Mengontrol Distribusi ST IS AT AN LA O EL SIP AR IS M NA DI PENYUSUTAN: Menilai & Menyeleksi Memindahkan Memusnahkan Menyerahkan SIP NG PE PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN: Memberkaskan Menggunakan Memelihara Mengamankan AR PENGATURAN & DESKRIPSI: Mendeskripsikan Arsip Mengatur Arsip Membuat finding aids PRESERVASI: Menyimpan Memelihara Mengamankan AKSES & LAYANAN: Penentuan Akses Layanan Arsip PEMANFAATAN & PENDAYAGUNAAN: Pameran Publikasi

Arsip Dinamis: Arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Statis: Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan Pembedaan Arsip

ARSIP DINAMIS YANG DIKELOLA: ARSIP DINAMIS Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui Dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang Arsip Vital Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannnya telah menurun Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus

SIAPA SAJA PENGELOLA ARSIP DINAMIS? Dilaksanakan oleh : Pemerintah Daerah Kab/Kota Perangkat Daerah Provinsi BUMD Provinsi Lembaga Pendidikan, Orsospol yang dibiayai APBD Pihak ketiga yg diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dgn Pemerintah Prov atau BUMD Provinsi Pasal 16 Ayat 1 18

TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien. Menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang. Menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dilestarikan. Pengelolaan mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Pengantar Manajemen Arsip Dinamis 3/18/2018 19

Arsip seperti apa yang perlu diperhatikan? Asli/autentik & Legal Dapat dipercaya Utuh / lengkap Dapat digunakan LENGKAP

“Informasi” pada Arsip harus memuat unsur? Isi • Informasi (Content) Struktur • Format (Structur): Konteks (Contex) • Situasi, waktu

INSTRUMEN DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS YANG EFEKTIF DAN EFESIEN (UU 43/2009 PSL. 40 AYAT 4) 1. TATA NASKAH DINAS 4. KLASIFIKASI AKSES DAN KEAMANAN ARSIP 2. KLASIFIKASI ARSIP 3. JADWAL RETENSI ARSIP

SIAPA YANG TERLIBAT LANGSUNG DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS? (Pergub Jatim No. 7/2016) UNIT PENGOLAH INSTANSI UNT KEARSIPAN UK III

MENCIPTAKAN, MENDOKUMENTASIKAN, MELAKUKAN PEMBERKASAN, MEMBUAT DAFTAR ARSIP, MENGOLAH ARSIP MENJADI INFORMASI, MEMBERI LAYANAN PEMINJAMAN, MEMELIHARA ARSIP, DAN MELAKUKAN PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUP KERJANYA (PASAL 10 AYAT (2)) TUGAS UNIT PENGOLAH:

KEDUDUKAN UNIT KEARSIPAN I: Pada Lembaga Kearsipan Provinsi dan dilaksanakan oleh Unit Kerja yang mengelola arsip inaktif Perangkat Daerah (Psl 3 ayat (1) UNIT KEARSIPAN II: Pada - Sekretariat Perangkat Daerah - Biro Umum pada Setda. Prov. - Bagian Umum pada Sekretariat DPRD (Psl. 3 ayat (2) UNIT KEARSIPAN III: Pada Sub Bagian Tata Usaha UPT Perangkat Daerah dan Sub Bagian Tata Usaha pada Biro di lingkungan Setda. Prov. , kecuali pada Biro Umum.

TUGAS UNIT KEARSIPAN • Mengelola arsip inaktif perangkat daerah provinsi yang memiliki masa simpan lebih dari 10 tahun • (Pasal 4 ayat (1)) UK I • Merencanakan, mengorganisasikan, membina, mengendalikan penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip dinamis, mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi, serta mengelola arsip inaktif yang memiliki masa simpan paling lama 10 tahun (Pasal 5 UK II ayat (1)) • Merencanakan, menciptakan, mendistribusik an, mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi, mengelola, melakukan penyusutan, dan membuat daftar arsip di lingkup kerjanya (Pasal UK III 6 ayat (1))

ARSIP AKTIF ARSIP VITAL Hasil penataan arsip aktif

Hasil Penataan arsip inaktif

PENYUSUTAN ARSIP (Berdasarkan Pergub. Jatim No. 10/2016 ttg Pedoman Penyusutan Arsip) Dilakukan lembaga pencipta berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang ditetapkan pimpinan lembaga Meliputi kegiatan: a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta kepada lembaga kearsipan Arsip dari hasil kegiatan penyusutan atau pemusnahan arsip bersifat permanen (Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahan)

MOTOR REFORMASI Reforma si Birokrasi Reformasi Administra si Reformasi Kearsipan Komitme Regula n si kontrol Kepemimpin masy an Regulasi : Lembag a, Sistem, sarpras SDM: skill & manajemen SDM: Komitmen, skill, manaj, mindset & culturset ICT kontrol masy. Partisipasi masyarakat

PENATAAN ARSIP YANG BENAR TERWUJUD JIKA? DUKUNGAN PIMPINAN SDM BERKOMPETEN ADA DUKUNGAN SARANA/ PRASARANA KEARSIPAN REGULASI KEARSIPAN

SANKSI ADMINISTRATIF PASAL 78 -80 UU 43/2009 NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 1 Pejabat/pelaksana di Lembaga Kearsipan dan Perguruan Tinggi Negeri yang tidak melaksanakan kewajiban dalam pengelolaan arsip statis yang diterimanya Teguran tertulis 2 Pejabat/pelaksana lembaga negara, pemerintah daerah dan Perguruan Tinggi Negeri, BUMN, BUMD yang tidak melaksanakan kewajiban memiliki JRA Teguran tertulis 3 Pejabat/pelaksana Lembaga kearsipan yang tidak membuat DPA dan tidak melaksanakan kewajiban mengumumkannya kepada Publik Teguran tertulis 4 Pejabat/pelaksana yang selama 6 bulan tidak melakukan perbaikan atas terguran tertulis pada nomor 1 -3 diatas Penundaan Kenaikan gaji berkala paling lama 1 tahun 5 Pejabat/pelaksana yang selama 6 bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan atas sanksi Penundaan Kenaikan gaji berkala pada nomor 4 diatas Penundaan Kenaikan pangkat paling lama 1 tahun 32

SANKSI ADMINISTRATIF NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 6 Pejabat/pelaksana lembaga negara, pemerintah daerah dan pergirian tinggi negeri, BUMN, BUMD yang tidak melaksanakan kewajiban membuat program Arsip Vital Teguran tertulis 7 Pejabat/pelaksana Lembaga kearsipan yang tidak melaksanakan kewajiban menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip Teguran tertulis 8 Pejabat/pelaksana yang selama 6 bulan tidak Penurunan gaji melakukan perbaikan atas terguran tertulis sebesar satu kali pada angka 6 -7 diatas kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 tahun 9 Pejabat/pelaksana yang selama 6 bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan atas sanksi Penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala pada nomor 8 diatas Penurunan pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling 33 lama 1 tahun

SANKSI ADMINISTRATIF NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 10 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem kalsifikasi keamanan dan akses arsip Teguran tertulis 11 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang tidak melaksanakan kewajiban menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak Teguran tertulis 12 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang Teguran tertulis terkait dengan kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan maslah pemerintahan yang strategis tidak melaksanakan kewajiban memberkaskan dan melaporkan serta menyerahkan salinan outentik dari naskah asli kepada ANRI. 34

SANKSI ADMINISTRATIF NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 13 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang selama 6 bulan tidak melakukan perbaikan atas terguran tertulis pada nomor 10, 11 dan 12. Penurunan pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 tahun 14 Pejabat, pimpinan instansi/pelaksana yang selama 6 bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan atas sanksi penurunan pangkat yang setingkat lebih rendah pada nomor 13. Pembebasan dari Jabatan 35

SANKSI PIDANA UU 43/2009 PASAL 81 -87 NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 1 Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak Pidana 5 tahun Denda 250 juta 2 Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhak Pidana 3 tahun Denda 125 juta 3 Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga. Pidana 1 tahun Denda 25 juta 4 Sengaja tidak memberkaskan dan Pidana 10 tahun pelaporan yang terkait dengan kegiatan Denda 500 juta kependudukan, kewilayahan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintahan yang strategis 36

Manfaat Tertib Arsip Pelayanan (Publik) Pengaturan Kerahasiaan Informasi Perencanaan , pelakssanaan, pengasawan ARSIP TERTATA RAPI MEMUDAHKAN Perlindungan Batas Wilayah Perlindungan Kekayaan Intelektual Pengambilan Keputusan Pertanggung jawaban Perlindungan Hak Perlindungan Aset

18/03/2018 38