P. 1 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V 4 avril 2013
P. 4 Présentation contexte Déploiement, planning et versions q Le CNRS a acquis l’outil « OS-Congés » de la société OS –Concept, en s’appuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par l’outil, déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF, ) q Adaptations de l’outil aux spécificités du CNRS q Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans : § 2013 : 500 -600 unités (80% des effectifs CNRS) + les unités le souhaitant § 2014 : les unités restantes q Planning et versions : § Première version (depuis janvier 2013) : gestion des congés annuels, des absences et des RTT Pour les unités avec badgeuses : 3 options dans l’ordre de priorité suivant : 1. Abandon des badgeuses et passage à Agate 2. Utilisation en parallèle des deux outils non intégrés (double saisie mais import possible) 3. Report du démarrage à 2014 avec une offre intégrée Agate-badgeuses (à
Présentation contexte P. 5 q AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel : q pour disposer dans AGATE des effectifs des unités q pour disposer dans Sirhus des congés q Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit à RTT et/ou CA. Ces absences entrant en compte dans le calcul des droits, leur suppression est interdite dans Agate. L’absence Sirhus prime sur l’absence Agate. q Les agents présents dans AGATE § sont les personnels présents dans les unités du CNRS • • § Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à l’exception des élèves stagiaires et des vacataires) Des agents non CNRS issus de Labintel sont rattachés à une implantation d’unité
Présentation informations pratiques P. 6 q Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo § AGATE est accessible via : navigateur web (Firefox , IE, safari) : https: //agate. cnrs. fr smartphone (navigateur web) § § La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS Les horaires d’ouverture d’AGATE (au démarrage): de 7 H à 20 H , 7 jours/7 q Versions minimales des navigateurs : § Firefox 5 § IE 7 q Mise à jour de l’agenda : Outlook (messagerie centralisée CNRS)
Présentation informations pratiques formation P. 7 q La formation se fait sur une base de formation AGATE : https: //agate-form. cnrs. fr q La connexion se fait via janus : Adresse mèl , Mot de passe janus (via sésame) ou via le mot de passe de votre certificat Ø Le calendrier de la messagerie Outlook est mis à jour Connexion Agate: L’identifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS) suivi du mot de passe XXXXXX. Ø • Ø Le matricule Labintel est consultable sur « Labintel Consultation » (à partir de la page Annuaire CNRS), et peut être extrait dans AGATE menu « Exploitation » du profil «Gestionnaire » La base de formation est pérenne sur 2013. Sa mise à jour par les livraisons de corrections et d’évolution est décalée par rapport à la base de production compte
Présentation P. 8 principes de navigation Zone menus Le champ « E-Mail » est issu de l’interface Labintel ANDRE Henri Zone sousmenus Zone résultats
Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation principes de navigation P. 9 A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spécifiques. § Agent q L’agent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs. § Valideur (inclut les droits du profil Agent) Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir à une autre unité, et être un agent Non CNRS. § Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent) Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut l’implantation pour le gestionnaire labo, toutes les unités de la DR pour le gestionnaire SRH. § Administrateur L’administration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH
Présentation Périmètre de gestion selon les profils P. 10 q Le périmètre de gestion selon les profils Le profil est défini dans le dossier de l’agent dans l’onglet Général. Les droits définis par ce profil s’appliquent sur un périmètre défini en termes d’équipes dans l’onglet Planning par les équipes apparaissant dans la liste de droite. En principe, un gestionnaire ne gère pas son propre compte q Principe de diffusion des droits § L’administrateur donne le profil Gestionnaire au premier gestionnaire Agate du SRH d’une DR. Il le coche « SRH » , ce qui lui donne un périmètre composé de toutes les équipes des implantations de sa DR. § Ce gestionnaire octroie le profil Gestionnaire à des gestionnaires du SRH de son choix sur tout son périmètre, ou un périmètre réduit, § Les gestionnaires ainsi définis au SRH peuvent donner le profil Gestionnaire aux gestionnaires de laboratoires, qui ont par défaut leur implantation comme périmètre. Ces gestionnaires de laboratoires ainsi définis peuvent à leur tour donner le profil Gestionnaire à d’autres gestionnaires de l’implantation, en définissant le(s) équipe(s) )composant leur périmètre d’agents à gérer. Didacticiel : Comment affecter le droit gestionnaire à un agent ? (56 secondes)
Accompagnement et documentation P. 11 q Assistance Profil Bouton Assistance Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur Formulaire Assistance Utilisateurs DSI interne S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation q Documentation § A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/vosdroits. htm) et au site web dédié AGATE : (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/Presentation. AGATE. pdf)
P. 12 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Agent V 4 avril 2013
Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent menus P. 13 Le profil Agent v L’agent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés Indication du profil L’agent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu « dépôt » avec saisie classique des jours de début et de fin.
Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent menus P. 14 v L’agent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire. L’agent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s). Dans le « Mon compte » / « Informations générales » , l'adresse mail n'est plus modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par le gestionnaire ou l’interface Labintel.
Profils Agent écran d’accueil P. 15 L’écran d’accueil, identique quelque soit le profil : Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont Agent Tableau des demandes de congé (en cours et historique)
Profils Agent dépôt de demande P. 16 Préalable : Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un « solde » suffisant. Le dépôt d’une demande de congé peut se faire de 2 façons possibles : q À partir du menu « Dépôt » 1 - Dans « Type de congés » , Choisissez le compteur à décompter 2 -Sélectionner la période de congés Facultatif 3 –Cliquer sur «Déposer » Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire
Profils Agent dépôt de demande P. 17 q À partir du menu « calendrier » 1 - Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. Facultatif 2 - Dans la fenêtre «Demande d’absence » , les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence » 3 - Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre Dans les cas de régularisation, une demande peut demande de congés ou sur «Annuler » pour être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le annuler votre saisie passé.
Profils Agent dépôt de demande P. 18 q Une fenêtre de confirmation apparaît : q Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande q Votre valideur est informé par courriel de votre demande q Le compteur sélectionné est mis à jour Validation de la demande q Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook). q
Profils Agent statuts demandes P. 19 statut signification Actions possibles déposée L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée L’agent peut encore annuler sa demande ouverte Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée L’agent ne peut plus l’annuler refusée Le valideur a refusé la demande L’agent peut saisir une nouvelle demande validée Le valideur a accepté la demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification demande d’annulatio n L’agent a demandé à annuler sa demande validée Attente de l’action du valideur. demande de L’agent a demandé à modifier sa demande validée Attente de l’action du valideur
Profils Agent annulation/modification des demandes P. 20 Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés Votre demande est toujours au statut déposée : Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation. q Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte. Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter. q
Profils P. 21 demandes Agent annulation/modification des Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés q Votre demande est refusée. Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées q Votre demande est validée. L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour. L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à régulariser l’absence si elle ne l’initiative de la demande correspond pas à la réalité.
Profils Agent crédits et soldes P. 22 Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes q Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes : Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et global nommé « CA 2013 en jours » pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014 Dans la colonne « Crédit » , s’affiche le nombre de jours que vous avez acquis. C’est le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur) La fraction « Congés payé » = 32 J X (Nombre de jours travaillés par semaine / 5 J) La fraction « jours RTT » varie en fonction de la durée hebdomadaire de travail de l’unité et de la quotité. => 13 J pour une durée hebdomadaire de travail de 38 H 30 à 100% Le crédit CA n’est pas modifiable Dans la colonne «Régul» du compteur « CA » , nombre de jours en positif ou en négatif impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu d’une situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET.
Profils Agent crédits et soldes P. 23 Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes La colonne « Validés » correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur. La colonne « En attente » correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur. La colonne « Solde » correspond à «Crédit » + « Régul » - « Validé » - « Attente» Les jours de congés sont décomptés sur la base des obligations hebdomadaires réelles de service de l’agent renseignées dans AGATE au moyen du cycle de travail
Profils Agent planning P. 24 Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.
Profils Agent en bref P. 25 q Dépôt des congés annuels par l’agent. q AGATE gère les absences de l’agent au sens réglementaire RH (congés, AEA, jours de récupération, etc. ). L’application applique les règles en vigueurs au CNRS. ü Les absences impactant la paie, faisant l’objet d’une décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH. Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de l’équipe (sans indiquer le type d’absence) q Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Un compteur « récupération » peut être activé, alimenté, et la demande d'absence est à saisir par l'agent (soumise à validation du valideur) q Modification et annulation des demandes Tant qu'une demande n'est pas consultée par son valideur, il est possible de l'annuler.
Profils Agent en bref P. 26 q Suivi des compteurs q Visualisation du planning de son équipe. Dans AGATE, l’agent multi-affecté apparaît uniquement dans l’implantation à laquelle il est administrativement affecté dans Sirhus. Pour consulter le planning de l’autre équipe où il travaille également, le gestionnaire SRH AGATE doit l’indiquer dans le dossier de l’agent. q Suite au changement d’affectation dans Sirhus, l’agent apparaît dans une nouvelle implantation dans AGATE. Le gestionnaire de la nouvelle affectation en est averti par mèl. Comme un nouvel arrivant, le gestionnaire vérifie son cycle de travail et les demandes en attente de traitement, l’affecte dans une équipe et lui assigne un valideur. q Pour les agents non CNRS, l’unité a deux options : - gérer les congés à minima : Le gestionnaire initialise le compteur et calcule le droit de l’agent conformément à la règlementation appliquée dans son établissement. - ou saisie par l’agent de ses absences. : dans le menu « Calendrier » , l’agent indique la période et sélectionne « Absence non CNRS » dans la liste déroulante « Type d’absence. => Dans les deux cas, les congés sont soumis à validation q Bientôt Afin que le responsable puisse voir sur le planning de l’équipe qui est en formation ou en mission, les agents pourront bientôt saisir ces informations dans AGATE.
Accompagnement et documentation P. 27 q Assistance Profil Bouton Assistance Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur Formulaire Assistance Utilisateurs DSI interne S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation q Documentation § A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/vosdroits. htm) et au site web dédié AGATE : (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/Presentation. AGATE. pdf)
Annexes P. 28 Glossaire
Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE P. 29 Connexion et déconnexion q Se connecter A partir de l’URL suivante https: //agate. cnrs. fr q Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. q Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame
Annexes P. 30 Touches de fonction et icônes Passeport pour la navigation dans AGATE
Annexes P. 31 Touches de fonction et icônes Passeport pour la navigation dans AGATE
P. 32 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Valideur V 4 avril 2013
Processus de validation valideur P. 33 q Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire : Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie
Processus de validation schémas P. 34 q Par délégation : Le congé est validé dès que l’un des valideurs l’a accepté q si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont pas avertis
Processus de validation schémas P. 35 q Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé. q
Profils Valideur menus P. 36 Le profil Valideur Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les siennes et celles de ses agents (validées ou à valider ) Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents. A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congés de ses agents et les siens. Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il dispose aussi de l’outil « Edition des zones » permettant d'indiquer à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité. Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a donné un droit de visualisation. Il peut aussi créer une « Liste personnalisée » .
Profils Valideur P. 37 L’écran d’accueil du valideur : Accès aux crédits et soldes agents dont il est valideur écran d’accueil Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont DUPONT JEAN DURAND Anne Tableau des demandes de congé
Profils Valideur traiter une demande P. 38 q Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congé DURAND Anne 1 - Le point rouge clignotant vous indique qu’une (des) demande(s) sont en attente de validation 2 - Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter.
Profils Valideur traiter une demande P. 39 3 - Votre action provoque l’ouverture du détail de la demande. L’agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier. Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter les droits de l’agent et le planning de l’équipe DURAND Anne 4 - Cliquer sur « Traitement de la demande »
Profils Valideur traiter une demande P. 40 5 - Acceptez, refusez ou transférez la demande 6 - Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire 7 - Après avoir effectué votre choix, cliquer sur « Suivant » 8 - Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus) Un courriel d’information est automatiquement envoyé à l’agent demandeur
Profils Valideur dépôt de demande P. 41 Menu Gestion permet de déposer des congés pour ses agents (ou pour lui-même par défaut) DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie Liste des agents du valideur
Profils Valideur dépôt de demande P. 42 Menu Gestion > Dépôt de demande permet de déposer en masse des congés pour ses agents Sélectionner les agents concernés
Profils Valideur dépôt de demande P. 43 Menu Calendrier Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant l’agent ou lui-même. DURAND Anne MARTIN Jean (en tant que valideur) CHEMIN Pierre (en tant que valideur) PIERRE Anne (en tant que valideur) BULLE Sophie (en tant que valideur)
Profils P. 44 Valideur périodes d’activité Pour informer l’équipe des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu Gestion > Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents de l’équipe
Profils Valideur planning P. 45 Menu Planning Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Affiche également les plannings des équipes comprenant au moins un agent dont vous validez les congés. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : Pour un agent CNRS travaillant elles apparaitront aussi dans cet dans plusieurs implantations, seule écran. l’affectation issue de Sirhus est prise en compte. Autre exemple : Si l’agent travaille dans deux unités et si les congés doivent être validés par les responsables deux unités, le gestionnaire peut indiquer : - les deux responsables comme valideurs (avec un ordre de priorité) dans le dossier de l’agent. Les deux valideurs ont une vue sur le planning de l’équipe de l’agent. Dans ce cas, les congés de l’agent sont validés si les deux valideurs les acceptent. - Ou un unique valideur (ex. : le responsable de l’équipe à laquelle l’agent n’est pas affecté). Le planning de l’équipe de l’agent s’ajoute à la liste « Planning des équipes » à laquelle le valideur a déjà droit. Pour l’autre responsable, dans son dossier agent, le gestionnaire ajoute l’équipe à laquelle l’agent est affecté afin de lui
Profils Valideur Mon compte P. 46 Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents qu’il valide, et de déléguer son rôle de valideur « Nom » « Prénom » Matricule Sirhus (agent CNRS) ou N° Labintel (Agent non CNRS Courriel renseigné dans Labintel Matricule du référentiel des agents CNRS Numéro du référentiels des personnels unités Affectat ion administrative de l’agent issue de Sirhus (pour les CNRS) ou fiche agent de Labintel (pour les non CNRS). Dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte Dans AGATE, tout agent est rattaché à une équipe (code unité _ N° de l’implantation _ nom d el’équipe) Adresse de l’Unité Dans le « Mon compte » / « Informations générales » , l'adresse mail n'est pas modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par l’interface agent ou le gestionnaire.
Profils Valideur Délégation P. 47 Permet de déléguer son rôle de valideur Pour supprimer la délégation, cliquer sur de la ligne La délégation permet d’attribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant. Dès sa désignation, l’agent délégué a dans l’onglet « Nouvelles demandes » toutes les demandes à traiter. Il reçoit aussi par mèl les nouvelles demandes à traiter et peut les traiter. Si le délégué les traite, celles-ci n’apparaissent plus dans l’onglet «Nouvelle demande » de l’écran d’accueil du valideur. L’agent demandeur reçoit le mèl de validation. Exemple : avant de partir en vacances
P. 48 Focus Valideur Etats
Profils Valideur Exploitation Etats et Extractions P. 49 Le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. En un seul coup d'œil, le valideur consulte les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. « Prénom » « Nom » du valideur Il peut aussi traiter les demandes de congés à valider (également accessibles dans l’onglet « Nouvelles demandes » de l’écran « Accueil » )
Profils Valideur Demande en attente de validation P. 50 Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou. pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix. Résultat de l’export
Profils Valideur Demande en attente de validation P. 51 Menu > Visualisation Click DURAND Jean Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND Le gestionnaire peut valider des demandes en attente DURAND Anne
Profils Valideur Exploitation Extraction P. 52 Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : Þ Pour l’’état « Export des agents » : Sélections possibles Þ Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe » , sont proposées : - Les équipes saisies par votre gestionnaire Agate dans votre dossier - et l’équipe de l’agent dont vous êtes le valideur. L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur.
Profils Valideur Exploitation Extraction P. 53 C R I T E R E S C H O I X Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnab les Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés C H A M P S - Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double -flèches - Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite)
Profils Valideur exploitation P. 54 => Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères. Sélections Choix format Choix des champs à exporter dans le rapport Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents Export du résultat Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur
Profils Valideur Exploitation Extraction P. 55 C R I T E R E S C H O I X I N F O Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Valideur » . Le matchcode de « Type absence » propose CA 2012, CA 2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS. Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné L’extraction peut être enregistrée ou exportée
Profils Valideur Exploitation Extraction P. 56 L’extraction peut être exporté ou enregistré C R I T E R E S C H O I X C H A M P S - Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.
Profils Valideur Exploitation P. 57 C R I T E R E S Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : C H O I X C H A M P S Extraction
Profils Valideur en bref P. 58 q Tous les agents dans la base AGATE, CNRS et non CNRS, fonctionnaires ou CDD, peuvent être désignés valideur. q Le valideur de l'agent peut être dans une autre équipe ou même dans une autre unité. q Il valide ou refuse les congés des agents dont il est le valideur. q Il visualise les compteurs de ces mêmes agents. q Il gère ses demandes de congés, et a lui-même un valideur. q Il ne peut pas être son propre valideur. q Le valideur peut également déposer une absence pour un agent dont il est le valideur, ou collectivement pour l'ensemble de ses agents. Les demandes saisies par le Valideur passent automatiquement au statut «Validé » . q Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés. q Tous les agents peuvent se faire déléguer ce rôle par un valideur. q Le valideur délégué reçoit les mêmes demandes que le valideur délégant.
Profils Valideur en bref P. 59 q Pour l’agent valideur changeant d’affectation : → il reste le valideur des agents de l’unité d’origine tant qu’aucun remplaçant n’a pas été désigné par le gestionnaire de l’unité cédante. Pendant une période de transition, une organisation temporaire peut être mise en place par les gestionnaires de unités concernées pour la gestion des congés des agents de l’unité cédante. → Le nouveau valideur, reçoit les demandes de congés saisies après sa désignation par le gestionnaire.
Accompagnement et documentation P. 60 q Assistance Profil Bouton Assistance Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur Formulaire Assistance Utilisateurs DSI interne S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation q Documentation § A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/vosdroits. htm) et au site web dédié AGATE : (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/Presentation. AGATE. pdf)
Annexes P. 61 Glossaire
Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE P. 62 Connexion et déconnexion q Se connecter A partir de l’URL suivante https: //agate. cnrs. fr q Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. q Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame
Annexes P. 63 Touches de fonction et icônes Passeport pour la navigation dans AGATE
Annexes P. 64 Touches de fonction et icônes Passeport pour la navigation dans AGATE
P. 65 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Gestionnaire V 4 avril 2013
Profils Gestionnaire P. 66 Le profil Gestionnaire Les fonctionnalités du profil gestionnaire permettent : § de préparer l’unité au démarrage § d’effectuer les actions quotidiennes de gestion Cette partie décrit les menus et écrans du profil Gestionnaire.
Profils Gestionnaire menus P. 67 Le gestionnaire (non valideur) accède à l’espace de gestion de ses congés : Tableaux du solde de ses compteurs et de ses demandes Le gestionnaire (non valideur) peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier. Permet de déposer ses congés (pour soi ou pour le compte des agents de son unité), de visualiser le planning de son implantation, et les calendriers Prénom, Nom, Matricules, Implantation, Equipe Unité, DR et adresse de l’unité Vos valideurs Cas d’un gestionnaire valideur Agents dont vous êtes le valideur Liste de vos délégués
Profils Gestionnaire menus P. 68 Permet de visualiser les demandes en attente de traitement par les valideurs appartenant à votre périmètre de gestion. Sont disponibles des requêtes prédéfinies (absences déposées après la date de fin, congés pris sans accord préalable, volume par type et temps moyen de validation) et des extractions selon certains critères Mise à disposition d’outils permettant d’importer les congés saisis dans un outil de gestion des temps (ex. : GLOP ou PHP-congés) et de renseigner les valideurs de chaque agent. Permet la gestion des équipes et l’affectation en masse des agents aux équipes, le planning des fermetures, la gestion des agents et de leurs compteurs et d’ajouter des cycles de travail inexistants. Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE
Profils Gestionnaire écran d’accueil P. 69 L’écran d’accueil du gestionnaire (non valideur) : Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont Tableau des demandes de congé Si le gestionnaire est aussi valideur, son écran d’accueil est semblable à celui du profil « valideur »
P. 70 Focus Gestionnaire Gestion des dossiers agents
Profils Gestionnaire paramétrage P. 71 Menu Paramétrage > Général Permet la gestion des équipes, des jours de fermeture, des agents et de leurs compteurs. Par défaut, s’affiche l’écran gestion des agents, qui donne accès à la fiche agent sélections Agents sélectionnés Jean Pierre Lucien Anne CNRS ou non. CNRS Cliquer sur l’agent recherché
Profils Gestionnaire paramétrage Agent P. 72 Menu Paramétrage > sous-menu Gestion des agents Jean MARTIN La fiche Agent Onglets du dossier agent MARTIN Jean. martin@cnrs. fr Informations modifiables Le gestionnaire est le seul profil utilisateur, autorisé à modifier l’adresse mèl d’un agent. Elle n’est plus modifiable par l’agent lui-même dans l'onglet "Mon compte"
Profils Gestionnaire paramétrage agent P. 73 Un gestionnaire peut donner le profil gestionnaire pour désigner un nouveau gestionnaire Modifier le profil utilisateur : utilisateur -> gestionnaire dans la liste déroulante puis « MODIFIER » DUPONT Jean XXXX@cnrs. fr - Le mail est modifié par le gestionnaire, par exemple pour saisir une adresse générique. - Décocher pour empêcher la mise à jour par l’interface labintel
Profils Gestionnaire paramétrage agent P. 74 Autres éléments paramétrables dans l’onglet général DUPONT Jean. dupont@cnrs. fr Si coché, ne décompte pas la journée de solidarité Permet de sélectionner un autre calendrier des jours fériés Permet de modifier l’affectation à une équipe
Profils Gestionnaire paramétrage agent P. 75 Cas des directeurs d’unité : Les DU (identifiés dans Labintel) sont repérés dans AGATE. Par défaut, leurs absences ne sont pas soumises à validation. CHEMI N Jean. chemint@cnrs. fr UMR 1234_direction Pour cet agent, ses demandes de congés seront automatiquement La gestion de la coche « Pas de workflow » est assurée par l’administrateur central (SSTIDRH)
Profils Gestionnaire paramétrage agent P. 76 Cas des gestionnaires SRH des Délégations : Les SRH sont identifiés dans AGATE. Dans l’onglet « Planning » du dossier agent, le tableau de gauche indique automatiquement toutes les équipes gérées par la Délégation.
P. 77 Focus Gestionnaire La gestion des équipes et l’affectation des agents aux équipes
Equipes P. 78 Structure CNRS : q Rq : dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte
Equipes gestion P. 79 Au démarrage une « équipe par défaut » est créée et tous les agents de l’implantation y sont automatiquement affectés. Le gestionnaire peut créer les équipes reflétant l’organisation de l’unité. Les équipes sont créées pour une implantation. Menu Paramétrage > Gestion des équipes Permet de créer, modifier et supprimer les équipes pour une implantation sélectionnée Création d’une nouvelle équipe Enregistre r
Equipes gestion P. 80 Modifier et supprimer des équipes pour une implantation sélectionnée Supprimer une équipe Modification du nom d’une équipe Enregistrer
Equipes affectation P. 81 Menu Paramétrage > Affectation des équipes Permet d’affecter tous les agents du laboratoire à leur équipe sur un seul écran Sélection de l’implantation Une fois tous les agents affectés, enregistrer Sélection de l’équipe par liste déroulante pour chaque agent Rq : l’équipe de l’agent peut aussi être modifiée individuellement dans l’onglet Général de la fiche agent
Equipes multi-affectation P. 82 Cas des agents travaillant dans plusieurs implantations d’unité AGATE permet de désigner un valideur dans une autre unité Unité 1 Affectation administrative Unité 2 Responsable B délègue Responsable A valideur (Agent X) valideur Travaille aussi Agent X Les responsables d’un même agent peuvent s’organiser au moyen de la délégation de droit
Equipes Agent en stage dans une unité EXT P. 83 Certains agents affectés dans Sirhus en EXT, sont placés provisoirement en stage dans un laboratoire et, à ce titre, leurs congés doivent être gérés au sein de cette unité. q Comment permettre la gestion des congés de ces agents aux gestionnaires AGATE des unités où ils effectuent leur service ? => Le gestionnaire SRH peut créer une équipe nommée par exemple EXT 200_UMR 1234, et y affecter l’agent en stage. => Puis le gestionnaire SRH donne un droit de visualisation à la gestionnaire du laboratoire sur cette équipe, dans l’onglet planning de la fiche agent de la gestionnaire. De cette manière, la gestionnaire du laboratoire gère l’agent dans AGATE, et l'agent peut bien déposer ses congés.
Equipes exercice P. 84 Exercice 4 Pour votre implantation, créer tout d’abord vos équipes, puis affecter vos agents à celle(s)-ci Didacticiel : Comment gérer les équipes de mon implantation ? Didacticiel : Comment affecter en masse les agents dans mes équipes ?
Equipes autorisation de visualisation P. 85 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning Équipes disponibles (périmètre gestionnaire) 1 click : sélection équipe Équipes autorisées L’équipe passe à droite enregistrer Le périmètre de visualisation des plannings ne dépend pas du profil de l'utilisateur, mais des équipes affectées à l’agent dans cet onglet. A ces équipes s'ajoutent automatiquement, pour un valideur, les équipes contenant des agents dont il est le valideur.
Equipes autorisation de visualisation P. 86 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning Coche Accès au filtrage du planning Consultation du planning x Consultation du planning
Equipes exercice P. 87 Exercice 5 : Pour un des valideurs de votre implantation ou d’une autre implantation de votre unité, permettre la visualisation du planning d’une équipe de votre choix
P. 88 Focus Gestionnaire Les cycles de travail
Paramétrage Gestion des agents Cycles de travail P. 89 Le cycle de travail décrit l’obligation de service de l’agent q Le gestionnaire doit : § S’assurer de la durée hebdomadaire de travail dans l’unité : 38 h 30, 37 h , 36 h 11 (Cf. règlement intérieur de l’unité) § Créer dans la base AGATE des cycles de travail, les cycles utilisés par les agents de son unité, s’ils n’existent pas déjà Ex. : 100% 38 h 30 , 100% 36 h 11, 80% 38 h 30 et ne travaille pas le mercredi , 80% 37 h 30 et ne travaille pas le vendredi § Affecter les cycles aux agents du laboratoire Un cycle de travail a une périodicité de 1 ou 2 semaines
Cycles de travail création P. 90 q q Ajout d’un nouveau cycle de travail : Paramétrage > Gestion des cycles Recherche : Quotité – horaire hebdomadaire – ½ j non travaillés ½ journée travaillée saisir le début du nom Mercredi non travaillé
Cycles de travail création P. 91 Nomenclature des cycles de travail Le nom du cycle est déterminé automatiquement par AGATE en fonction des caractéristiques saisies Quotité Horaire hebdomadaire 80%-1 L-1 M-0 M-1 J-0. 5 Vpm-38 h 30 Jour de la semaine : 0 : journée non travaillée 1 : journée travaillée 0. 5 demi-journée travaillée : Ø am : matin Ø pm : après-midi Exemple sur 2 semaines :
Cycles de travail création exercice P. 92 Exercice 2 – Création d’un nouveau cycle dans la base Créer un nouveau cycle Modifier le cycle d’un agent avec ce nouveau cycle
Cycles de travail affectation P. 93 Affectation du cycle de travail à l’agent q A la création d’un agent CNRS dans Sirhus ou à la modification de la quotité de travail d’un agent CNRS existant, par l’interface, il sera affecté automatiquement à l’agent le cycle de travail par défaut lié à sa quotité de travail, avec un horaire hebdomadaire 38 h 30. Un mèl est envoyé au gestionnaire. q Le gestionnaire doit alors vérifier que le cycle affecté est correct (horaire hebdomadaire, jours travaillés) et sinon, le modifier q La modification du cycle de travail d’un agent déclenche le calcul ou le recalcul des droits CA et RTT q Pour les agents NON CNRS, le cycle de travail par défaut 100% à 38 h 30 sera systématiquement affecté
Cycles de travail affectation P. 94 Exemple de représentation d’un cycle de travail sur le calendrier : un cycle à 80% mercredi non travaillé les jours non travaillés sont grisés (ici le mercredi)
Cycles de travail modification P. 95 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Cycle de travail permet de modifier le cycle de travail d’un agent Sélectionner le nouveau cycle Modifier le cycle Enregistrer
Cycles de travail modification P. 96 Les droits recalculés s’affichent : Calcul selon le nouveau cycle Nombre de jours impactant s (ex. : abs Sirhus) le calcul des droits RTT et CA Présente l’effet de la modification Validation du changement, ou annulation
Cycles de travail simulation P. 97 Simuler l’effet d’un changement de cycle de travail sur les droits à congé Ajouter un cycle Saisir la date de début Sélectionner le nouveau cycle Enregistrer
Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 q Changement de quotité : 80% à 100% le 1 er mars 2013 Cycles de travail simulation P. 98 Les droits recalculés s’affichent : Calcul sur la 1ère période Calcul sur la 2ème période Présente l’effet de la modification Annulation (si simulation)
Cycles de travail affectation exercice P. 99 Exercice 3 – Modifier le cycle de travail de l’agent et consulter le recalcul Didacticiel : Comment affecter un cycle de travail à un agent ? Permet d'affecter un cycle de travail à un agent et de lancer le recalcul des droits CA/RTT.
P. 100 Focus Gestionnaire Le processus de validation des congés
Processus de validation schémas P. 101 q Par délégation : Le congé est validé dès que l’un des valideurs l’a accepté q si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont pas avertis
Processus de validation schémas P. 102 q Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé. q
Processus de validation Ecran d’accueil du valideur P. 103 q Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire : Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie
Processus de validation Désignation du valideur de l’agent P. 104 Désignation du valideur d’un agent par le gestionnaire Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Valideur Exemple : un seul niveau de validation <<< DETROIE Alain Saisir les 1ères lettres du nom et attendre la complétion automatique… . . puis ajouter PIERRE Sylvie >>> Sylvie PIERRE est maintenant valideur de Alain DETROIE
Processus de validation Modifier le valideur de l’agent P. 105 Modification des valideurs d’un agent par le gestionnaire Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Validants Supprimer le valideur PIERRE Sylvie DURAND Jean Ou alors… Modifier l’ordre de validation
Processus de validation Valideur (vue de l’agent) P. 106 Vue de l’agent : Menu Mon compte > Mes valideurs permet à l’agent de visualiser son valideur ou ses valideurs PIERRE Sylvie DURAND Jean Exemple : Ici l’agent a deux valideurs , donc deux niveaux de validation successifs >>> Sylvie PIERRE et Jean DURAND sont valideurs de l’agent, dans cet ordre
Processus de validation Affectation de valideurs (en masse) P. 107 Affectation en masse des valideurs depuis un fichier au format. csv menu Interfaces > Import des validants DURAND Jean Ce fichier doit comporter 2 colonnes : le matricule labintel de l’agent et le matricule labintel du validant
Processus de validation exercice P. 108 q Exercice 7 : - Sélectionner un valideur parmi les participants et affecter le à un de vos agents - L’agent saisit des congés - Le valideur traite les demandes Didacticiel : Comment attribuer ou modifier le valideur d’un agent ?
P. 109 Focus Gestionnaire Règles de gestion des congés dans AGATE agents CNRS
Règles congés agents CNRS P. 110 q Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont cumulés et gérés dans un compteur unique et global nommé « Congés annuels » (CA) q Tout agent en position d’activité, employé par le CNRS, bénéficie de 32 jours de congés annuels pour une année de service accompli du 1 er janvier au 31 décembre (cas d’une obligation de service sur 5 jours) et de 13 jours de RTT (cas d’un horaire hebdomadaire de 38 h 30) q Le crédit CA ne peut pas être modifié par un gestionnaire RH : il est piloté et calculé uniquement par AGATE. Le gestionnaire ne peut agir que sur la notion de « régul » afin de corriger CA = congés annuels + RTT + fractionnement – 1 j solidarité certaines situations prévues réglementairement.
Règles congés agents CNRS P. 111 q Explication du calcul des droits à congés : § Le nombre de jours de congés annuels dépend de l’obligation de service de l’agent. Ex: § Le nombre de jours de RTT dépend de l’horaire hebdomadaire fixé dans le R. I de l’unité de l’agent. Ex : § …. et est proratisé par la quotité de l’agent. Ex : Les résultats des calculs de congés annuels/RTT sont arrondis à la demi-journée la plus proche
Règles congés agents CNRS CDD P. 112 q Les CDD : § § § Le calcul des droits est fait sur le contrat en cours, et est donc réinitialisé en cas de nouveau contrat, Règle : l’agent en CDD doit consommer tous ses congés avant la fin de son contrat En cas de prolongation de contrat, la date de fin du contrat en cours est mise à jour et les droits à congé annuel sont recalculés. A la fin du contrat, les soldes du contrat précédent sont envoyés au gestionnaire RH par E-mail, dans le rapport émis par l’interface « agents » , Ce solde, normalement perdu, pourra éventuellement être réaffecté à l’agent dans des cas exceptionnels autorisés par le DU, par le gestionnaire RH en agissant sur le compteur « Ajustement » . Attention : le report de congés sur le contrat suivant n’est pas réglementaire, et peut aussi pénaliser le financeur de celui-ci.
Règles congés agents CNRS fractionnement P. 113 q Les « jours de fractionnement » sont accordés aux agents sous certaines conditions : § 1 jour de congé supplémentaire est attribué à l’agent dont le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1 er mai au 31 octobre est de 5, 6 ou 7 jours § 1 deuxième jour de congés supplémentaires est accordé à l’agent lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1 er mai au 31 octobre est au moins égal à 8 jours. § Les jours de fractionnement ne sont pas proratisés (ni en fonction de la quotité, ni en fonction de l’obligation de service de l’agent) § Ils sont calculés après un traitement de nuit q Les jours de fractionnement des CDD sont calculés par contrat.
Règles congés agents CNRS journée solidarité P. 114 q La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA q Pour les agents à temps partiels, la récupération en heures de la différence avec la journée de solidarité due est à gérer au sein de l’unité. q Si l’agent intègre le CNRS et a déjà effectué sa journée de solidarité de l’année, ou s’il n’est pas présent toute l’année au CNRS : Cocher x
Règles congés agents CNRS proratisation P. 115 q Il y a proratisation de la fraction « Congés annuels » du compteur CA : § En fonction du nombre de jours travaillés par l’agent par semaine (obligation de service) § En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement § En fonction des absences impactant la fraction « Congés annuels » q Il y a proratisation de la fraction « RTT » du compteur CA : § En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement § En fonction de la quotité du temps de travail de l’agent § En fonction des absences impactant la fraction « RTT »
P. 116 Focus Gestionnaire Gestion des compteurs de congés
Gestion des compteur CA P. 117 Sur l’écran d’accueil : q Le crédit du compteur CA Année N comprend les droits CA + RTT + JF - JS q Les droits CA année N sont ouverts jusqu’au 28/02/année N+1 q Les droits CA année N+1 sont ouverts à partir du 1/11/année N, pour prise sur l’année N+1 q Pour les agents CNRS, le crédit CA n’est pas modifiable q La colonne « Régul » affiche les corrections effectuées sur le droit Solde = Crédit + Régul – Validés – En attente Jean DURAND
Gestion des compteur CA P. 118 q Les jours saisis dans le champ « régul » sont exclusivement des jours de congés éligibles au CET q Régul est à utiliser pour des cas prévus dans le réglementaire : § Reprise de jours de congés acquis dans un autre établissement, cas des détachements « entrants » ou les accueillis par exemple § Report au-delà du 28 février de congés non pris en raison d’absences maladie.
Gestion des compteurs de l’agent P. 119 Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH Dates de contrat issues de Sirhus <<< Jean DURAND c PIERRE Sylvie Traçabilité : quoi, quand, pourquoi DURAND Jean
Gestion des compteurs de l’agent P. 120 Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH <<< Jean DURAND c 1 ligne par compteur activé PIERRE Sylvie DURAND Jean Compteurs activés et non-activés
Gestion des compteurs de l’agent P. 121 Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Etat des compteurs <<< Jean DURAND Régul Ajustement : activé et alimenté par le gestionnaire q La loupe de la colonne « crédit » permet de voir le détail du calcul
Gestion des compteurs de l’agent P. 122 <<< Jean DURAND La loupe de la colonne solde permet de voir le détail du calcul du solde
Gestion des compteurs de l’agent exercices P. 123 Exercice 8 : consulter les compteurs d’un agent à temps partiel de votre unité
Gestion des compteurs Compteur Ajustement P. 124 q Compteur Ajustement - Le compteur Ajustement permet aux gestionnaires RH, localement dans les unités, de régler des situations particulières nécessitant de réattribuer des jours de congés NON ELIGIBLES AU TITRE DU CET - Chaque modification de la valeur « crédit » du « compteur ajustement » par le gestionnaire RH fait l’objet d’un commentaire obligatoire Activation du <<< Jean DURAND compteur Saisie du nb de jours et commentaire obligatoire Enregistrer PIERRE Sylvie DURAND Jean
Gestion des compteurs P. 125 Compteur Ajustement Résultat : Jean DURAND q Détail par la loupe L’agent peut saisir des demandes de congé de type « Ajustement » pour consommer ces jours
Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération P. 126 Un compteur récupération est créé pour la gestion des jours de récupération donnés à l’agent par son responsable au titre d’heures supplémentaires, d’astreintes effectuées, etc. . q Si l’unité pratique le système de la récupération, le gestionnaire doit activer ce compteur pour ses agents et saisir un droit. <<< Jean DURAND
Gestion des compteurs de l’agent P. 127 q Le compteur étant activé, l’agent voit apparaître l’absence « récup. » dans la liste des absences à déposer. q Cette absence est soumise à validation. Exemple : si droit insuffisant Compteur récupération
Gestion des compteurs cas particuliers P. 128 q Comment "simuler" le droit à congé d'un agent dans le cas d’un départ ? 1 - Indiquer la date de fin prévue à simuler dans le dossier agent : Dans le menu "Paramétrage" > Onglet "Info RH" > Modifier la zoner "Fin de contrat" par la date prévue de fin du contrat ou la date du dernier jour travaillé de l'agent > Enregistrer en cliquant sur "Modifier". 2 - Lancer le recalcul du droit à congé de l'agent : A partir de l'onglet "Etat des compteurs « , cliquer sur la loupe de la colonne "Crédit" afin de consulter le détail du calcul des fractions CA. Puis annuler la modification de la date de fin du contrat q Comment gérer un mi-temps thérapeutique ? La gestion est identique à un temps partiel.
Gestion des compteurs cas particuliers P. 129 q Comment gérer un Temps Partiel Annualisé ? (Temps partiel dont les journées chômées ne sont pas fixes) Si l’agent a obtenu un temps partiel annualisé auprès de son SRH, il est possible de le gérer dans AGATE. 1. Affecter à l’agent un cycle de travail sur 5 jours, avec sa quotité 2. Corriger ses congés annuels (32 j) par Régul, pour les ramener au droit CA d’un cycle sur le minimum de jours (ex. pour 90% : cycle sur 4, 5 j donne 29 j de CA , donc Regul à saisir : -3 j ) 3. Activer le compteur TPA, et saisir en Droit le nombre de jours non travaillés à répartir sur toute l’année (ex: pour 90%, 0, 5 j x 52 = 26 j) 4. Poser les absences TPA de l’agent sur toute l’année jusqu’à épuisement du crédit conformément au document validé par le SRH. Les absences TPA sont automatiquement validées
Gestion des compteurs cas particuliers P. 130 q Comment faire quand un agent à temps partiel déplace son jour non travaillé ? A moins qu'il ne soit en TPA (Temps Partiel Annualisé), les jours non travaillés sont fixes, et définis sur un cycle de 1 ou 2 semaines. La demande de cet agent n'est pas réglementaire. Ce cas peut être géré dans l’unité par une autorisation de présence pour le jour travaillé « hors cycle » , et saisir dans AGATE une absence « récupération » sur le jour non travaillé. q Les agents à temps partiel dont le cycle de travail n’est pas basé sur une journée de 7 H 42 (pour les unités à 38 H 30) L’agent travaille à 50% sur 4 jours. Lorsque l’agent pose une semaine de congés, il utilise plus de jours de CA+RTT qu’un agent à 50% sur 2, 5 jours. Le plus grand nombre de jours CA dont il dispose, ne suffit pas. La DRH admet qu’une compensation lui soit accordée, égale à la différence entre leur droit RTT calculé et le droit RTT théorique d’un agent travaillant le même nombre de jours mais sur un horaire plein (7 H 42). Exemple : Un agent sur 4 jours- à horaire de base 7 h 42 - Quotité 80% aurait 10, 5 J de RTT. L’agent à 50%, son droit RTT est 6, 5 J (13 J X 0, 5). Il faut compenser 4 J (10, 5 – 6, 5) dans la zone « REGUL » du compteur CA 2013
Gestion des compteurs cas particuliers P. 131 q Cas particulier des congés bonifiés ü Le congé bonifié fait l’objet d’une décision et est saisi dans Sirhus. ü Il apparaît dans AGATE comme « absence Sirhus » ü Sa durée maximale est 65 jours calendaires. ü L’année où le congé bonifié est pris, l’agent n’a pas de droit Congé annuel. ü Il faut donc corriger son solde CA, en saisissant une « régul » négative, égale à la totalité de sa fraction CA (exemple : -32 j pour un temps plein)
Gestion des compteurs cas particuliers P. 132 q Cas du démarrage d’AGATE en 2013 - - q Le compteur « CA 2012 » va disparaître le 1 er mars. Théoriquement tous les jours du CA 2012 auront été consommés. Néanmoins s’il restait des jours non consommés, et que le responsable de l’unité permet exceptionnellement leur utilisation au-delà du 28 février, le gestionnaire peut activer le compteur « Ajustement 2013 » et saisir le nombre de jours restant dans le champ Droit. L’agent pourra utiliser ces jours en sélectionnant le type d’absence « Ajustement 2013 » . Remarque : le champ « Régul Ajust» du compteur ajustement ne doit pas être utilisé. Rappel : le report des jours du CA de l’année N au-delà du 28 février N+1 n’est pas réglementaire
Gestion des compteurs exercice P. 133 Exercice 9 : - Consulter le solde du compteur « CA » d’un agent et analyser le détail du crédit - Modifier ce compteur par saisie d’une Régul Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés réglementaires à un agent ? Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés non réglementaires à un agent ?
P. 134 Focus Gestionnaire Gestion des crédits en masse
Gestion des crédits en masse P. 135 menu Paramétrage > Gestion des crédits Sélection des agents à gérer en masse Sélectionner le type de crédit (compteur) à gérer Sélectionner l’équipe et le groupe (CNRS / non CNRS)
Gestion des crédits en masse P. 136 Cliquer sur + et – pour fixer le nombre de jours à ajouter Aussi utile pour activer un compteur en masse Valider q Cet écran permet d’ajouter un même nombre de jours sur un compteur selon une sélection d’agents
Gestion des crédits en masse exercice P. 137 Exercice 11 - Saisir en masse une régul « CA 2013 » pour les agents de votre unité, sauf certains.
P. 138 Focus Gestionnaire Jours de fermeture
Jours de fermeture ajout P. 139 Menu Paramétrage > Planning des fermetures sélection implantation DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean ajout DURAND Jean La journée de fermeture est une absence particulière, il n'est pas possible de la déposer sur une période. Il faut procéder jour par jour. Les journées de fermeture sont réglementairement des absences. Elles sont automatiquement décomptées du compteur CA de l'agent, dès qu‘elles sont saisies. Leur impact sur le calcul des jours de fractionnement n'intervient qu'au calcul de nuit, ou en forçant le recalcul des droits, comme les autres absences.
Jours de fermeture ajout P. 140 Affichage du rapport d’ajout du jour de fermeture pour l’implantation DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean PIERRE Sylvie Le jour de fermeture apparaît dans la colonne « Validé » du tableau des crédits et soldes Si des congés avaient été déposés sur le jour de fermeture avant que celui-ci ne soit fixé , alors il sera nécessaire d’annuler les congés concernés de l’agent
Jours de fermeture P. 141 suppression Un jour de fermeture peut être supprimé : DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean PIERRE Sylvie La suppression d'un jour de fermeture supprime automatiquement ce jour des calendriers des agents et recalcule le solde des congés. Il est également possible de supprimer une fermeture dans le Menu Gestion > Absences agents : lancer la recherche sur le type "fermeture", préciser la date de la journée à supprimer, cliquer sur "Lancer la recher" et cocher les absences à supprimer.
Jours de fermeture exercice P. 142 Exercice 6 : Saisie des journées de fermeture du laboratoire Ajouter un jour de fermeture dans votre implantation Consulter cette journée dans le planning de l’équipe et le calendrier d’un agent Supprimer le jour de fermeture pour un agent
Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 P. 143 Focus Gestionnaire Autorisations Exceptionnelles d’Absence (AEA)
AEA P. 144 q Les AEA sont saisies dans AGATE par le gestionnaire d’unité au vu des justificatifs fournis par l’agent. Elles sont réglementées par la circulaire DRH du 18 juin 2012. q Un type d’absence AEA est créé. La saisie du motif est obligatoire. Une liste d’aide pour la saisie du motif est présentée. q Les AEA sont accordées en 1/2 journées ou journées q Les AEA ne sont pas soumises à un compteur q Les gestionnaires posent une AEA et cette AEA est validée par le valideur (cf. circuit de validation mis en place pour une demande de congés du gestionnaire). q Les gestionnaires peuvent maintenant déposer des AEA pour eux-mêmes. Cette AEA suite le circuit de validation des congés. Cas particulier de l’AEA Enfant malade Un compteur « AEA enfant malade » est créé pour faciliter la gestion des absences enfants malades. Ce compteur est annuel et valable du 01/01 au 31/12. A la réception de la 1ère demande d’AEA Enfant malade, le gestionnaire active le compteur pour l’agent, et saisit le Droit pour l’année, compte tenue de la situation de l’agent (ex: 6 j). Ce droit est ensuite décompté à chaque saisie d’une absence AEA Enfant malade
AEA P. 145 Via le Calendrier - Le commentaire est obligatoire - Il doit indiquer le type d’AEA
AEA exercice P. 146 Exercice 10 - Déposer une « AEA » pour un agent
P. 147 Focus Gestionnaire Gestion des congés et des absences
Profils Gestionnaire Gestion Absences P. 148 Menu > absences agents Permet de visualiser des absences, sous forme de liste ou de calendrier, et déposer des congés pour le compte des agents. Affiche le calendrier de l’agent sélectionné, et permet le dépôt Visualisation de demandes Les congés déposés par un gestionnaire ne sont pas soumis à validation
Profils Gestionnaire Dépôt de congés en masse P. 149 Menu Gestion > Dépôt de demande permet au gestionnaire de déposer en masse un congé identique pour une sélection d’agents (par exemple, pour une équipe) Sélectionner les agents concernés Les congés saisis par le gestionnaires sont auto-validés Jean Pierre Lucien Anne Alain Sylvie
Profils Gestionnaire calendrier P. 150 Menu Le gestionnaire dépose ses propres demandes et gère ses congés à partir de ce menu 1 - Sélectionn er la période par une « cliquéglissé » de la souris 2 - Choisir le type d’absence à partir de la liste déroulante. 3 - Cliquer sur « Déposer » . Si vous souhaitez déposer d’autres congés ou modifier votre demande Si vous voulez consulter le tableau de vos compteurs
Profils Dépôt de congés du gestionnaire P. 151 q À partir du menu « calendrier » 1 - Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. Facultatif 2 - Dans la fenêtre «Demande d’absence » , les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence » 3 - Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre Dans les cas de régularisation, une demande peut demande de congés ou sur «Annuler » pour être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le annuler votre saisie passé.
Profils Dépôt de congés du gestionnaire P. 152 q Une fenêtre de confirmation apparaît : q Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande q Votre valideur est informé par courriel de votre demande q Le compteur sélectionné est mis à jour Validation de la demande q Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook). q
Annulation/modification des demandes par l’agent P. 153 Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés Votre demande est toujours au statut déposée : Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation. q Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte. Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter. q
Profils demandes P. 154 Agent annulation/modification des Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés q Votre demande est refusée. Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées q Votre demande est validée. L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour. L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à régulariser l’absence si elle ne l’initiative de la demande correspond pas à la réalité.
Statuts demandes P. 155 statut signification Actions possibles déposée L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée L’agent peut encore annuler sa demande ouverte Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée L’agent ne peut plus l’annuler refusée Le valideur a refusé la demande L’agent peut saisir une nouvelle demande validée Le valideur a accepté la demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification demande d’annulatio n L’agent a demandé à annuler sa demande validée Attente de l’action du valideur. demande de L’agent a demandé à modifier sa demande validée Attente de l’action du valideur
I Interface Liste des interfaces Import historique des congés P. 156 Dans le cadre du démarrage d’une unité sous AGATE, le but de cette fonctionnalité est de disposer dans AGATE au moyen d’une reprise de données, de toutes les absences impactant les compteurs de l’année en cours afin de continuer le décompte avec des valeurs exactes. Cette transaction est uniquement disponible dans le profil Gestionnaire. Modèle du fichier d’import (fichier excel au format. csv): l’ordre et le contenu des colonnes La ligne d'en-tête n'est pas obligatoire 1 - Matricule Labintel; 2 - Date de début congé (format JJ/MM/AAAA); 3 - Indicateur début (0 : l’absence commence le matin ou 1: l’absence commence l’après-midi); 4 - Date de fin congé (format JJ/MM/AAAA); 5 - Indicateur fin (0 : retour l’après midi ou 1: retour le lendemain); 6 - Type d’absence (sauf les ajustements 2013 et enfant malade); Les types d'absences doivent être écrits impérativement de cette façon : CA 2013 Fermeture Recup. AEA Absence Le type d'absence indique le compteur qui va être décompté par l'absence Ex. : les congés pris sur le contingent CA 2013 doivent indiquer « type d'absence » CA 2013
I Interface Liste des interfaces Import historique des congés P. 157 Les champs doivent être séparés par un point-virgule (ficher. csv) sous cette forme : Exemple : matricule_labintel_agent; date_debut; indicateur_debut; date_fin; indicateur_fin; type_conges 1094713; 21/12/2013; 0; 21/12/2013; 1; CA 2013 1099347; 24/12/2013; 1; 26/12/2013; 0; CA 2013 Rq : la ligne d’en-tête est facultative. Principe de fonctionnement de l’import des données - Absences importées sont automatiquement validées - Décompte du nombre de jours et recalcul du droit s’effectuent dès l’import pour les absences associées à un compteur - Sur la même période, l’absence importée est ajoutée si aucune autre absence présente dans AGATE, - Impossible de poser des congés en dehors de la période autorisée Ex. : impossibilité d’importer des congés CA 2012 au-delà du 28/02/2013 (même s’il commence avant et finit après) Dans le cas de données importées concernant un compteur à 0 ou insuffisant, le compteur passe en négatif. L'absence importée peut être à cheval sur deux mois ou plus Pour les agents non CNRS sans compteur, le type d’absence est «Absence » - Rappel - Vérifier avant l’import les compteurs des agents du fichier d’import (compteurs actifs, solde des compteurs, …) - Pour obtenir le matricule Labintel, il est possible d’utiliser l’extraction «Export des agents » Remarque La reprise des absences prises sur les reliquats de l’année n-1 n’est pas obligatoire : en effet, elles n’impactent pas les compteurs de l’année en cours
Profils Gestionnaire Demande en attente de validation P. 158 Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou. pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix. Résultat de l’export
Profils Gestionnaire Demande en attente de validation P. 159 Menu > Visualisation Click Jean DURAND Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND Le gestionnaire peut valider des demandes en attente RITO Anne
Profils P. 160 Gestionnaire périodes d’activité Pour informer les agents de l’unité des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu Gestion > Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents
Profils Gestionnaire règles de dépôt P. 161 § § § § Deux absences ne peuvent se superposer. C’est structurant. L’ agent, le valideur et le gestionnaire déposent leurs congés pour leur propre compte. Un valideur peut déposer des congés pour tous les agents dont il est le valideur. Ces congés sont auto-validés. Un gestionnaire peut déposer des congés pour tous les agents dans son portefeuille de gestion. Ces congés sont auto-validés. Ajout d’un contrôle pour interdire un solde négatif des compteurs lors de la saisie d’une demande par le gestionnaire. L’agent et le valideur ne peuvent déposer des congés que si le solde des compteurs est suffisant. Saisie rétroactive : les profils « agent » et « valideur» peuvent déposer, faire une demande de modification ou une demande d’annulation jusqu’à 14 jours dans le passé. Les gestionnaires n’ont pas cette limitation. NB : cette limitation est désactivée pour 2013, pour permettre la saisie des congés pris avant le démarrage d’AGATE dans l’unité. Didacticiel : Comment déposer, modifier ou supprimer un congé pour un agent ?
Profils Exercices P. 162 Exercice 1 – Naviguer dans le bandeau du menu 1 - Si vous êtes un gestionnaire… 2 - Si vous êtes un valideur… 3 - Si vous êtes un agent…
P. 163 Focus Gestionnaire Agents à l’étranger
Agents à l’étranger P. 164 q Les agents en poste à l’étranger peuvent bénéficier de droits supplémentaires de congés selon le barème du MAE. Ces droits sont à ajouter manuellement par les gestionnaires d’unité via le champ « régul » q Le gestionnaire d’unité affectera sur le dossier de l’agent la base de jours fériés du pays d’affectation (également utilisable pour les régions de France ayant un calendrier de jours fériés particulier). q Une évolution ultérieure Agate et Sirhus génèrera automatiquement une décision Sirhus pour chaque congé validé.
Agents à l’étranger P. 165 Menu Paramétrage > gestion des agents > onglet général Modifier le pays de base des jours fériés Jean DURAND DUPONT Jean Donnera les jours fériés de Hong-Kong
P. 166 Focus Gestionnaire Gestion des congés agents non CNRS
Agents non CNRS P. 167 q Lors de la création d’un agent non CNRS : § Le cycle de travail 100% du lundi au vendredi à 38 h 30 est affecté par défaut, § Aucun compteur n’est activé, ni alimenté, § Seul le type congés « absence non CNRS » est accessible q Le gestionnaire d’unité peut activer le compteur « CA » de l’année en cours manuellement et y saisir un droit. Ce droit n’est pas calculé automatiquement par Agate pour les agents non CNRS q Aucun autre compteur ne peut être activé q Le gestionnaire d’unité doit modifier le cycle de travail si l’agent est à temps partiel q Le gestionnaire d’unité devra gérer manuellement la perte de droits liée aux absences maladie et autres proratisations. q Les congés des agents non CNRS sont aussi soumis à validation
Agents non CNRS P. 168 q Rappel des 2 options possibles : § Si le souhait du labo est uniquement d’avoir une visibilité du planning : l’agent saisit uniquement ses absences ( visible sur le planning) – pas de décompte § Si le souhait du labo est de gérer le compteur CA : le gestionnaire active le compteur « CA » et initialise un droit (crédit de jours) qui sera décompté à chaque saisie d’absence. Le droit CA n’étant pas calculé, aucun fractionnement n’est généré. Rq: pour se connecter à AGATE, l’agent Non CNRS doit être déclaré dans Labintel avec une adresse mèl. Il doit se connecter avec son adresse mèl et demander un mot de passe via Sésame / janus. Si l'agent n'a pas d'adresse mèl saisie dans Labintel, il faut en saisir une. Le lendemain, la connexion sera possible dans Agate.
Agents non CNRS sans compteur P. 169 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet infos RH Jean DURAND
Agents non CNRS sans compteur P. 170 Menu Calendrier Jean DURAND Menu Dépôt
Agents non CNRS avec compteur P. 171 Gestion du compteur CA pour les agents non-CNRS Jean DURAND Activer le compteur CA 1 - cocher CA 2013 2 - cliquer sur Modifier 3 - indiquer le nombre de jours 4 - cliquer sur Modifier (deux fois) Jean DURAND
Agents non CNRS P. 172 Menu Calendrier Jean DURAND Menu Dépôt avec compteur
Agents non CNRS avec compteur P. 173 L’activation et l’alimentation peuvent aussi se faire en masse Sélection Non CNRS Cliquer sur + pour alimenter Activation
Agents non CNRS avec compteur exercice P. 174 Exercice 12 Le gestionnaire Agate active le compteur CA 2013 d’un agent non CNRS et saisit le crédit - Vous êtes un agent non CNRS : - Saisir une absence Didacticiel : Comment activer un compteur CA pour un agent Non CNRS ?
P. 175 Focus Gestionnaire Etats
Profils Gestionnaire Exploitation Extraction P. 176 Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : Þ Pour l’’état « Export des agents » : Sélections possibles Þ Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe » , sont proposées celles saisies par votre gestionnaire et celles des agents pour lesquels vous êtes également désignés comme « Valideur » . L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur.
Profils Gestionnaire P. 177 C R I T E R E S - C H O I X Exploitation Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnab les Extraction Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés C H A M P S - Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double -flèches - Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite) La colonne "Nombre de valideurs" indique le nombre de valideurs de l’agent (une valeur entre 0 et plus). Cette information permet également de connaître le nombre de niveaux de validation de l'agent. Pour chaque agent, le gestionnaire peut pointer le cycles de travail affecté à l’agent. Le cycle
Profils Gestionnaire exploitation Extraction P. 178 Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères Sélections Choix format Choix des champs à exporter dans le rapport Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Export du résultat
Profils Gestionnaire Exploitation Extraction P. 179 C R I T E R E S C H O I X I N F O Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Gestionnaire-Valideur » . Le matchcode de « Type absence » propose CA 2012, CA 2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS. Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné L’extraction peut être enregistrée ou exportée
Profils Gestionnaire Exploitation Extraction P. 180 L’extraction peut être exporté ou enregistré C R I T E R E S C H O I X C H A M P S - Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.
Profils Gestionnaire Exploitation P. 181 C R I T E R E S Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : C H O I X C H A M P S Extraction
Profils Gestionnaire exploitation Extractions P. 182 Menu Exploitation > Extraction > Export des compteurs effectuer des requêtes sur les compteurs en fonction de critères sélections Export du résultat Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents
P. 183 Feuille de route du gestionnaire
Feuille de route du gestionnaire P. 184 q Au niveau de l’unité 1. Vérification des gestionnaires de l’unité, désignation éventuelle d’autres gestionnaires 2. Définition sur papier de l’organisation en équipes (si nécessaire) et création des équipes 3. Définition sur papier de la hiérarchie de validation 4. Saisie des jours de fermeture de l’implantation
Feuille de route du gestionnaire P. 185 q Pour tous les agents (CNRS et non CNRS) : 1. Modification si nécessaire du cycle de travail de l’agent 2. Saisie du valideur de l’agent 3. Affectation des agents à une équipe (si nécessaire) 4. Saisie ou import des reliquats de congés année N-1 (si nécessaire) 5. Saisie des congés déjà pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agent) Date démarrage 1 er janvier 1 er mars Reprise des reliquats Reprise des congés À faire
Feuille de route du gestionnaire P. 186 q Si l’unité comporte des agents non CNRS : § Si le souhait est de gérer à minima les congés 1. Saisie des crédits CA année N 2. Saisie des congés pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agentviua ) § Si le souhait est uniquement d’avoir une visibilité du planning Le gestionnaire n’a rien à faire
Accompagnement et documentation P. 187 q Assistance Profil Bouton Assistance Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur Formulaire Assistance Utilisateurs DSI S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du interne valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation q Documentation § A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/vosdroits. htm) et au site web dédié AGATE : (http: //www. dgdr. cnrs. fr/drh/conges/Presentation. AGATE. pdf Bientôt…
Annexes Liste des AEA P. 188 Participation à un jury d'assise Candidature à une fonction publique élective Exercice d'un mandat local Motif syndical pour participation aux organismes paritaires Congé pour naissance ou adoption Examens médicaux obligatoires pour surveillance médicale agents Examens médicaux prénatal et postnatal obligatoires Décharge pour bénéficier d'une action de préparation aux examens, concours et autres procédures de sélection Mariage ou PACS Décès/maladie très grave proche Préparation à l'accouchement Soin/garde enfant malade Charge d'une personne handicapée Concours et examens professionnels : préparation ou jour des épreuves Motif syndical pour participation aux congrés syndicaux Exercice d'un mandat d'élu représentant des parents d'élève Fêtes religieuses Mission ou formation pompier volontaire Déménagement Autres AEA laissées à l'appréciation du chef de service
Annexes P. 189 Glossaire
Annexes P. 190 Impact absences Sirhus sur CA et RTT
Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE P. 191 Connexion et déconnexion q Se connecter A partir de l’URL suivante https: //agate. cnrs. fr q Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. q Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame
Annexes P. 192 Touches de fonction et icônes Passeport pour la navigation dans AGATE
Annexes P. 193 Touches de fonction et icônes Passeport pour la navigation dans AGATE
Скачать презентацию P 1 Application de Gestion des Absences et
33b737a04c631c4b862d59a47960f2bc.ppt