Over vertalen een andere aanpak en hoe het

Over vertalen, een andere aanpak en hoe het anders kan Bert Bourgonje 19 juni 2009

Prikkelsessie – L&L´s weg van vertaalbureau naar global information partner: • van vertalen naar strategisch informatiepartner • hoe pak je dat aan • wat doen we nu zoal • hoe zijn we er gekomen – Discussie

Bert Bourgonje – Engelse Taalkunde (Utrecht University) – Organisatiekunde, (Open Universiteit) – Toegepast Taalkundig Onderzoek tweedetaalverwerving (ZWO, Utrecht University) – Fokker, Digital, BSO, HCS • consultancy, project management, people management – B+B: (technische) documentatie – KSI International (Centric) • Business Unit Manager End User Support • Commercial Director Government & Large Accounts – L&L (2003) – Docent Wageningen University and Research Center (Scientific Report Writing)

L&L (1983): van 2003 naar 2009 2003 2009 • • • Technisch vertaalbureau 12 (vaste)medewerkers: – Management, OM, PM, vertalers, engineer – Freelance vertalers Bunnik, USA, Frankrijk en Duitsland ISO 9001: 2000 (vertalen) ´Woordjes´-sales (koffertje) Interne focus Omzet: € 1. 150. 000 2 grote (35 -40%-)klanten (80%); IT Omzet = vertalen • • Global information partner 18 (vaste) medewerkers: – Management, OM, PM, TCs, Techno. Team – Freelance vertalers en TCs Veenendaal ISO 9001: 2008 (hele pakket) Conceptuele sales (oplossing) Naar buiten gericht Omzet: € 2. 500. 000 Brede klantenmix; IT, zakelijke dienstverlening, handel, industrie Omzet = vertalen, schrijven, trainen

Moeten we dan veranderen? • Carrière-perspectief voor medewerkers – Vertaler schrijver – Vertaler Project Manager – Project Manager Localization Engineer • Toegevoegde waarde voor (bestaande) klanten – Kennis van organisaties en bedrijfsprocessen – Innovatie (single source, multiple documents) – Goedkopere (vertaal)oplossingen – Integratie van (gebruikers)documentatie in productontwikkeling (CV-ketel-leverancier) • Bedrijfseconomisch minder kwetsbaar – Betere risicospreiding door aanbod meerdere diensten – Minder afhankelijk, meer grip op eigen ontwikkeling

De essentie van de nieuwe aanpak • Verandering begint bij jezelf, en niet bij de klant: de noodzaak van de interne overtuiging • Een – – – andere organisatie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden nieuwe uitdagingen: vertalers, schrijvers etc. Sales-gedreven: verkopen is een vak • Andere producten – als we eerder mogen meepraten, maken wij betere en – vooral – goedkopere producten (vertalen en schrijven) – vertalen, maar ook (technisch) schrijven en trainen – geen woordjes, maar oplossingen (concepten)

Wat deden we niet goed? • De klant vertellen hoe we het doen: • Onze vertalers zijn native speakers, universitair geschoold, beëdigd, en heel goed in hun vak • Ze kunnen 2000 woorden per dag vertalen; maar als u meer nodig heeft, hebben we natuurlijk meer vertalers … • We leveren altijd stipt op tijd • We streven (!) naar de hoogste kwaliteit en de beste service • We werken met een vaste staf, maar kunnen ook beschikken over 350 freelancers • Bij aanvraag proefvertaling (!): 3 proefvertalingen en de klant laten kiezen. Wie is nou de expert? • Stelling: hoe meer we ons best doen om de klant te overtuigen, hoe onprofessioneler we overkomen

Wat zijn we de klant gaan vertellen? • Wij moeten er eerder bij zijn • Wij vertellen de klant wat goed voor ze is – Minder tekst is vaak betere informatie – Minder is in ieder geval (veel) goedkoper – Laat ons die bronteksten maar maken, want dat is ook een vak • Wij gaan voor resultaatverplichting: – Afspraak is afspraak – Wij bepalen (mede) de voorwaarden • Kwaliteit is: leveren wat je met de klant hebt afgestemd, tegen de afgesproken prijs, op het afgesproken moment

Wat doen wij dus nu om klanten te overtuigen? • Profiel van een modern (ver)taalbureau: • Geen woordjesbedrijf, maar een virtuele organisatie: – – klant in Japan vertaalteams in 18 landen opmaak in China, drukker in Japan Regie in Veenendaal • vs. vertaalbureau met universitair geschoolde vertalers, allen native speakers, met een netwerk van freelancers • Project (8 talen) van € 250. 000, -; 23 april 2010, EOB • Wij nemen voortaan het voortouw: • Durf: die bron is slecht en kan veel beter • Lef: wilt u ´t goedkoper, dan weten wij hoe • Kritiek op de bron hebben, maar dan ook: • Van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting • Aannamen, uitgangspunten en condities • Pro-actieve houding naar de klant (PM, Sales)

Voorbeeld van een´nieuw´ project Optimalisatie van bronteksten voorafgaande aan vertalen • • • 1. 3 mio OLH; Engelse bron; 5 talen Reductie bronmateriaal: 20% Besparing vertaalkosten: 15%

Projectbegroting: wat klanten graag zien • Totaal aantal woorden: 1. 300. 000, 5 talen • Vertaalkosten oorspronkelijke bronmateriaal: • Vertaalkosten na herstructurering en redactie: • Reductie vertaalkosten: € 885. 000, € 710. 000, € 175. 000, - • Minus: kosten herstructurering en reductie bronmateriaal: € 85. 000, - • Totale besparing: € 90. 000, -

Aannamen, uitgangspunten en afspraken • L&L verricht voorgestelde werkzaamheden – na beoordeling van bronmateriaal – op basis van fixed price, fixed date • L&L kan beschikken over alle benodigde bronmaterialen voor vertaling, en over de te vertalen programmatuur • L&L kan tijdig beschikken over benodigde materiedeskundigheid • Het management in de klantenorganisatie staat volledig achter de aanpak van L&L • Na goedkeuring fase 2: L&L heeft volledige vrijheid om teksten te wijzigen, in te korten, weg te laten

Wat is de boodschap? • Het kan anders • Maak een plan en ga ervoor! • Jij moet aan de bak: • de verandering zien, • erin geloven en uitdragen • verkopen

Discussie?