От автоматизации документооборота к созданию среды Автоматизация специализированного управления компанией в «реальном времени» . прикладного процесса на базе Автоматизация специализированного на базе стандартных функций системы документооборота стандартных функций системы прикладного документооборота процесса Андреев Владимир Docs. Vision Директор
§ Типы управления на современном предприятии, специфика § Место цель процессного управления § Задачи традиционного документооборота, ограничения программного обеспечения § Требования к программному обеспечению для поддержки процессного управления § Как избежать разрывов в процессе автоматизации www. docsvision. com Слайд: 2
§ Типы управления на современном предприятии, специфика § Место цель процессного управления § Задачи традиционного документооборота, ограничения программного обеспечения § Требования к программному обеспечению для поддержки процессного управления § Как избежать разрывов в процессе автоматизации www. docsvision. com Слайд: 3
Директивное Основные объекты Документ - резолюция Контроль Факт исполнения Пользователи Выделенная служба Цель Контролировать факт исполнения атомарного действия (распоряжение) Охват Верхний уровень Глубина автоматизации Контурная Класс ПО АСКИД www. docsvision. com Слайд: 4
Директивное Проектное Основные объекты Документ - резолюция Проект- документ Контроль Факт исполнения Сроки исполнения этапов, ресурсы Пользователи Выделенная служба Руководитель проекта, руководитель этапа Цель Контролировать факт исполнения атомарного действия (распоряжение) Достижение целей проекта и этапов, с помощью заданных ресурсов Охват Верхний уровень Детальный на уровне конкретного проекта Глубина автоматизации Контурная Частичная, только для типовых подпроцессов Класс ПО АСКИД СУП www. docsvision. com Слайд: 5
Директивное Проектное Операционно Основные объекты Документ - резолюция Проект- документ Первичный документ - отче Контроль Факт исполнения Сроки исполнения этапов, ресурсы Наличие необходимых ресурсов Пользовател и Выделенная служба Руководитель проекта, руководитель этапа Функциональны службы Цель Контролировать факт исполнения Достижение целей проекта и атомарного действия этапов, с помощью заданных (распоряжение) ресурсов Оптимизация ресурсов для обеспечения пл выпуска Охват Верхний уровень Детальный на уровне конкретного проекта Тотальный для автоматизиров ых подсистем Глубина Контурная автоматизаци и Частичная, только для типовых подпроцессов Тотальная для охваченных подсистем Класс ПО СУП MRPII, ERP АСКИД www. docsvision. com Слайд: 6
объекты резолюция документ - отчет документ, отчет Контроль Факт исполнения Достижение целей этапов Наличие необходимых ресурсов Целевые показатели процесса Пользователи Выделенная служба Руководитель проекта, руководитель этапа Функциональные службы Исполнители соответствующих ролей в процессе Цель Контролировать факт исполнения атомарного действия (распоряжение) Достижение целей проекта и этапов, с помощью заданных ресурсов Оптимизация ресурсов для обеспечения плана выпуска Контроль процесса, Накопить статистику о качестве процесса с целью его улучшения Охват Верхний уровень Детальный на уровне конкретного проекта Тотальный для автоматизирован ных подсистем Адаптивный Глубина автоматизаци и Контурная Детальная на уровне типовых подпроцессов Тотальная для охваченных подсистем Адоптированная к степени формализации процесса Класс ПО АСКИД СУП MRPII, ERP Workflow, BPM www. docsvision. com Слайд: 7
На современном предприятии: § Присутствуют все типы управления § В рамках отдельных процессов они пересекаются § Требуется последовательная автоматизация процессов от простого к сложному § Необходима общая платформа для реализации всех типов приложений www. docsvision. com Слайд: 8
§ Типы управления на современном предприятии, специфика § Место цель процессного управления § Задачи традиционного документооборота, ограничения программного обеспечения § Требования к программному обеспечению для поддержки процессного управления § Как избежать разрывов в процессе автоматизации www. docsvision. com Слайд: 9
Современное понимание управленческого процесса Организация Обеспечение качества Адекватное управление Ресурсы Ответственность руководства Управление ресурсами Требования потребителя www. docsvision. com ЦНУ Надежность процесса управления Имидж организации Измерение анализ улучшение Оказание услуги Средства автоматизации Удовлетворение потребителя Продукция / услуги Слайд: 10
Современное понимание управленческого процесса § Тотальное управление • Контролируются не факты а процессы • Процесс контролируется полностью • Контролируется все ключевые процессы • Накапливается статистика • Имеется возможность непрерывного улучшения процессов www. docsvision. com Слайд: 11
Сбалансированная система показателей Source: Kaplan and Norton, 1993, p. 136 www. docsvision. com Слайд: 12
Конечная цель автоматизации процессов § Цель - получить метрики процессов и информацию об их адекватности и качестве § Метрики процессов содержатся в документах и базах данных § Собрать метрики в ручную – практически не возможно § Автоматизация процессов документооборота и сбора метрик процессов – ключевой момент успешности внедрения СМК в компании www. docsvision. com Слайд: 13
Примеры метрик процессов § Управленческие • Время обработки документов • Количество просроченных заданий • Среднее отклонение времени исполнения • Количество осуществленных аудитов в квартал • … www. docsvision. com Слайд: 14
Примеры метрик процессов § Производственные • • Процент возвратов % удовлетворенных запросов Количество бракованных изделий Среднее время хранения комплектующих Количество ремонтов оборудования Среднее время простоя техники … www. docsvision. com Слайд: 15
§ Типы управления на современном предприятии, специфика § Место цель процессного управления § Задачи традиционного документооборота, ограничения программного обеспечения § Требования к программному обеспечению для поддержки процессного управления § Как избежать разрывов в процессе автоматизации www. docsvision. com Слайд: 16
Традиционные система автоматизации документооборота § Делопроизводственные системы • Регистрация и учет документов • + автоматизация цикла контроля исполнения § Архивы документов (EDMS, ECM) • Хранение и поиск документов • Системы управления записями (RMS) • Метаданные, атрибуты • Стандарты управления юридически значимыми документами (Mo. Req) § Маршрутизация документов Какая-то из функций превалирует www. docsvision. com Слайд: 17
Традиционные система автоматизации документооборота § Закрывают задачи директивного управления § Обеспечивают инфраструктуру хранения документов для всех приложений ( например, проектная документация, внешние документы ERP) § Не решает задачи процессного управления www. docsvision. com Слайд: 18
§ Типы управления на современном предприятии, специфика § Место цель процессного управления § Задачи традиционного документооборота, ограничения программного обеспечения § Требования к программному обеспечению для поддержки процессного управления § Как избежать разрывов в процессе автоматизации www. docsvision. com Слайд: 19
Важно § Мощность языка описания процессов § Средства интеграции § Требуют унифицированного доступа ко всем ручным этапам – общая очередь задания § Насыщенность функций обработки ручных этапов § Возможность получения структурированных данных о ходе процесса § Средства накопления статистики § Средства реинженеринга процессов www. docsvision. com Слайд: 20
Важно § Мощность языка описания процессов § Средства интеграции § Требуют унифицированного доступа ко всем ручным этапам – общая очередь задания § Насыщенность функций обработки ручных этапов § Возможность получения структурированных данных о ходе процесса § Средства накопления статистики § Средства реинженеринга процессов www. docsvision. com Слайд: 21
Возможности шлюзов Docs. Vision § Мониторинг событий в ERP… • появление новой информации, документов • модификация имеющихся документов § Синхронизация информации (обмен данными) между ERP и переменными процесса § Создание новых объектов ERP / документов на WEB портале § Формирование файлов, включающих данные ERP по шаблонам / из WEB портала § Маршрутизация файлов и указателей на объекты ERP / WEB портала § Изменение бизнес-процессов в зависимости от состояния объектов ERP / документов портала www. docsvision. com Слайд: 22
Work. Flow и интеграция бизнес процессов § Служит средством интеграции ИС § Клиент взаимодействует как со стандартными объектами Work. Flow системы, так и с объектами прикладных систем § Средство интеграции – Work. Flow процесс, обеспечивающий доступ к данным прикладных систем … Склад Пр оц Бухгалтерия есс оц Пр есс Пр оце сс Подсистема автоматизации бизнес процессов Процесс це сс Процесс П ро Web Портал Канцелярия www. docsvision. com Кадры Help Desk … Слайд: 23
Важно § Мощность языка описания процессов § Средства интеграции § Требуют унифицированного доступа ко всем ручным этапам – общая очередь задания § Насыщенность функций обработки ручных этапов § Возможность получения структурированных данных о ходе процесса § Средства накопления статистики § Средства реинженеринга процессов www. docsvision. com Слайд: 24
§ Типы управления на современном предприятии, специфика § Место цель процессного управления § Задачи традиционного документооборота, ограничения программного обеспечения § Требования к программному обеспечению для поддержки процессного управления § Как избежать разрывов в процессе автоматизации www. docsvision. com Слайд: 25
Степень зрелости процесса Стиль управления Методики Приложения Платформа интеграции Базовые системы www. docsvision. com Директивное Типовые шаблоны документов, отчеты… АСКИД Проектное Процессное Типовые шаблоны процессов, типовые этапы, планирование ресурсов отчеты… Методология развертывания СМК СУП Workflow Базовая платформа документооборота ERP MRP Кадры …. Portal Слайд: 26
Базовая платформа автоматизации § EDMS, ECM § Разнородные механизмы доступа и навигации § Интеграция с порталом, легкий интерфейс § Возможность кастомизации форм документов • Встроенный редактор форм • Office Forms, VBA • XML (Microsoft Info. Path, Adoby Forms…) • Программные компоненты § Отчетная подсистема • Структурированное представление данных • Экспорт, печать www. docsvision. com Слайд: 27
Базовая платформа автоматизации § Мощная Work. Flow • Встроенная или интегрированная • Механизмы интеграции § Универсальный механизм Заданий • Программно расширяемая • Очередь • Интеграция с почтой • Гибкие отчеты § Настройка заданий • Делегирование, декомпозиция, замещение • Параметры завершения • Различные действия • Отчеты по заданиям www. docsvision. com Слайд: 28
Базовая платформа автоматизации § Модули • • • Канцелярия КИД Согласования документов Управления совещаниями Интеграция с системой управления проектами PDM (как правило реализуется отдельно) www. docsvision. com Слайд: 29
Управление в «реальном времени» § § Активизация системы поддержки управления Развитые механизмы нотификации • Задания, делегирование, переадресация • Уведомления об отклонениях от процесса • Напоминание • Подписка • Интеграция с почтой и календарем Доступ из любой точки • HTTP • Mobile Отчеты • Гибкость размещения и представления отчетов • Максимальная специализация • Маршрутизация отчетов www. docsvision. com Слайд: 30
Вопросы? Спасибо за Ваш интерес к Docs. Vision! Контактная информация: Санкт-Петербург ул. Беринга, д. 32 корпус 2 Тел. : (812) 356 -7124 Москва Варшавское шоссе 36, офис 505 Тел. : (495) 975 -7445 E-mail: sales@docsvision. com Web: www. docsvision. com Слайд: 31
Скачать презентацию От автоматизации документооборота к созданию среды Автоматизация специализированного
88942e81f13236c210b7c5611daef068.ppt