Осуществление контроля в организации Контроль это

Осуществление контроля в организации

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Существует три аспекта управленческого контроля: ▫ установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. ▫ измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. ▫ подготовка необходимых корректирующих действий.

Система контроля в организации решает следующие задачи. 1. С помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. 2. Контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения. 3. Результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

• В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала. Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

• 1. Контроль должен быть всеохватывающим. • 2. Система контроля должна иметь стратегическую направленность. • 3. Система контроля в организации должна быть гибкой. • 4. Система контроля должна быть экономичной. • 5. Эффективный контроль требует индивидуализированности. • 6. Ориентированность на человеческий фактор. • 7. Контроль должен быть ориентирован на результаты.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: • производственные характеристики; • характеристики технического потенциала; • характеристики кадрового потенциала организации; • финансовое состояние предприятия; • промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; • показатели расходования ресурсов; • показатели экономической эффективности.

Технология контроля осуществляется по следующей схеме: • выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка); • определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля); • установление норм контроля (этические, производственные, правовые); • выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный); • определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Виды контроля Выделяют следующие виды контроля: - предварительный контроль; - текущий контроль; - заключительный контроль

Предварительный контроль Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок). В организациях предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем: • выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям; • обеспечения запасов материальных ресурсов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов • заключается в обеспечении уверенности: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет.

Текущий контроль • осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь.

Можно выделить две формы текущего контроля: стратегический и оперативный. • Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. • Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса; загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов сырья, материалов, топлива; незавершенного производства и готовой продукции; уровень текущих затрат; расходование денежных средств.

Заключительный контроль • выполняется по истечении определенного времени после окончания работ.

Функции заключительного контроля: • предоставление руководству организации информации, необходимой для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем; • совершенствование мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением» .

Процесс контроля включает три этапа • Выработка стандартов и критериев. • Измерение достигнутых результатов и их сопоставление с установленными стандартами. • Принятие необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Выработка стандартов и критериев Этот этап процедуры контроля предусматривает определение: • показателей результативности; • масштаба допустимых отклонений.

• Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Показатели результативности – это совокупность конкретных критериев, анализ значений которых позволяет оценить степень выполнения работы.

Масштаб допустимых отклонений • диапазон, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Измерение достигнутых результатов и их сопоставление с установленными стандартами Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, включает: • измерение результатов и сравнение отклонений от плановых показателей с их допустимыми значениями; • передачу и распространение информации; • оценку информации.

Передача и распространение информации • Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах. • Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да, то как. Действия • На этом этапе процесса контроля менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: • - ничего не предпринимать (если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются); • - устранить отклонение (проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения). • - пересмотреть стандарт (иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты).

Внешний и внутренний контроль • Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками – контролерами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

• Внешний контроль основывается на том, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Можно выделить ряд причин эффективности внешнего контроля. • По результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе. • Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение. • Итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться.

Для того, чтобы внешний контроль был эффективен необходимо • Цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, но исполнимыми. • Необходимо помнить, что могут иметься сотрудники, которые, ничего не делая, пытаются создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть. • По итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо, то и наказание.

Внешний контроль эффективен в следующих ситуациях • При авторитарном стиле управления, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично. • Если возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело. • Если подчиненные недобросовестны и неаккуратны. • При неблагоприятном климате в коллективе. • В условиях преобладания индивидуальной формы системы вознаграждения за результаты деятельности

Внутренний контроль эффективен в следующих ситуациях: • от стиля управления организацией (при авторитарном, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично, преобладает внешний контроль; при демократическом стиле управления организаций; • если нет возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело; • если подчиненные добросовестны и педантичны; • при благоприятном микроклимате в коллективе; • при коллективной системе вознаграждения за результаты деятельности. Внутренний и внешний контроль часто применяются в определенной пропорции одновременно.