ОСНОВЫВАЯСЬ НА СЛЕДУЮЩИЕ КРИТЕРИИ Стоимость лицензий СЭД и

ОСНОВЫВАЯСЬ НА СЛЕДУЮЩИЕ КРИТЕРИИ: Стоимость лицензий СЭД и других необходимых компонентов (аппаратное обеспечение, СУБД); Стоимость внедрения и поддержки СЭД; Возможность расширения системы за счет дополнительных модулей и интеграции с др. продуктами; Информационная безопасность; Используемая платформа и технологии; Репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы); Функциональная полнота.

МЕТОДИКА ВЫБОРА СЭД В настоящее время на рынке ПО существует только один стандарт, позволяющий качественно и объективно оценить функциональные возможности СЭД, - это вышедшая в 2008 г. Спецификация Mo. Reg 2, устанавливающая типовые требования к системам управления электронными документами.

Спецификация Mo. Reg 2, установившая типовые требования к системам управления электронными документами. Спецификация позволяет оценить функциональную полноту СЭД, опираясь на специально разработанный тестовый модуль, который содержит четкие сценарии для проверки того, выполняется ли то или иное требование в СЭД или нет.

Можно сказать, что соответствие Mo. Reg 2 в части функциональных требований – это ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА для любой СЭД! При выполнении проекта по развертыванию СЭД особое значение имеет методика ее проктирования и внедрения.

МЕТОДИКА ПРЕДСТАВЛЕНА В ВИДЕ ПОШАГОВОГО ПЛАНА: 1. Предпроектное обследование организации-заказчика; А)Предпроектная подготовка компании к этапу автоматизации; 2. Разработка функциональных и технических требований к СЭД; 3. Присвоение весовых коэффициентов (баллов) критериям для экспертной оценки; 4. Анализ рынка программных продуктов и внедрений, первоначальный отбор решений по задачам заказчика; А) Отбор и сводный анализ СЭД; Б) Тестирование СЭД; В) Интервьюирование пользователей отобранных СЭД;

5. Экспертный анализ отобранных систем; 6. Подготовка конкурсной документации; 7. Проведение конкурса; 8. Выбор СЭД и организации-поставщика; 9. Пилотный проект; 10. Аудит внедренной СЭД на предмет соответствия требованиям; 11. Внедрение и реализация СЭД в полном объеме.

ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ На данном этапе происходит выявление требований Заказчика СЭД и процедура ее внедрения, получения общей информации об объекте внедрения. Этот этап необходим для определения целей, задач и сложностей проекта, комплекса необходимых мер по подготовке компании к автоматизации. Сбор информации проводится на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования ключевых сотрудников.

ПРИ ЭТОМ ИЗУЧАЕТСЯ: Организационная структура; • Положения, регламенты структурных подразделений и их взаимоотношения; • система документооборота (состав документов, особенности их прохождения и др. ); • Действующая информационная система/системы. •

В ХОДЕ ОБСЛЕДОВАНИЯ: Составляется перечень и структура основных подразделений учреждения, с выделением удаленных подразделений; Определяется общее состояние документооборота и, в целом, делопроизводства в организации документооборота; Определяется количество потенциальных пользователей системы с разбивкой по подразделениям и выполняемым функциям (ролям); Определяются цели и задачи внедрения СЭД; Определяются основные участники проекта (формирование рабочей группы); Определяются границы проекта. РЕЗУЛЬТАТ – «Отчет об обследовании» , «Цели проекта» .

1 А. ПРЕДПРОЕКТНАЯ ПОДГОТОВКА КОМПАНИИ К ЭТАПУ АВТОМАТИЗАЦИИ Подразумевается: Перечень работ по предпроектной подготовке компании автоматизации определяется после проведения предварительного обследования; Назначение этапа – устранить недостатки, выявленные в ходе обследования; Разработка недостающих регламентов, положений и инструкций; Проведение аттестации и обучения (если требуется) сотрудников.

И ТЕХНИЧЕСКИХ ТРЕБОВАНИЙ К СЭД По результатам обследования Заказчиком: • Выделяются ключевые критерии для выбора СЭД и организации – поставщика решения на основе сформулированных целей проекта; • Разрабатываются функциональные требования к СЭД на основе требований российских и международных нормативных актов и стандартов, в том числе спецификации Mo. Reg 2, ГОСТ Р ИСО 15489 -12007 и др. ); • Определяются системно-технические требования к СЭД; Определяется оценка потребностей по миграции данных и интеграции с др. ПО. РЕЗУЛЬТАТ – «Функциональные требования к СЭД» , «Системнотехнические требования к СЭД» .

ПРИСВОЕНИЕ ВЕСОВЫХ КОЭФФИЦИЕНТОВ (БАЛЛОВ) КРИТЕРИЯМ ДЛЯ ЭКСПЕРТНОЙ ОЦЕНКИ На данном этапе: • производится оценка соответствия функциональных возможностей систем требованиям и задачам заказчика; • Критериям присваивается весовой балл по степени их значимости для заказчика.

АНАЛИЗ РЫНКА РЕШЕНИЙ. ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЙ ОТБОР СЭД ПО ЗАДАЧИ ЗАКАЗЧИКА • Проводится анализ рынка СЭД и результатов их внедрения, первоначальный отбор решений «под задачи» заказчика, сравнительный анализ систем, удовлетворяющих выбранным функциональным и системно-техническим характеристикам; • Выбирается от 5 до 11 систем подходящих для решения ключевых задач; • Налаживается контакт с разработчиком и поставщиком; Запрашивается необходимая информация для дальнейшей работы.

4 А. ТЕСТИРОВАНИЕ СЭД На данном этапе оценивается рыночное предложение. В рамках этапа проводится поиск и анализ информации об отобранном программном обеспечении по следующим критериям: • Функциональность систем; • Затраты на приобретение программного обеспечения (стоимость рассчитывается обычно по количеству клиентских мест или серверов); • Стоимость программного обеспечения системы управления базой данных (СУБД);

Стоимость поддержки, сопровождения ПО (системы и СУБД); • Затраты на внедрение (затраты на программнотехническое обеспечение, затраты на обучение пользователей); • Наличие отраслевых решений; • Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований; • Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов, степень доработок. РЕЗУЛЬТАТ – промежуточный отчет «Описание функциональности систем, ценообразование. •

4 Б. ТЕСТИРОВАНИЕ СЭД В рамках данного этапа формируется контрольный пример, который тестируется в определенном количестве СЭД. В ходе тестирования оценивается функциональная полнота СЭД (наличие значимых функциональных блоков), реализация в системе ключевых задач, выявление критичных функциональных недостатков и значимых функциональных достоинств систем. Оценка простоты настройки, установки, степень доработок и возможности развития. РЕЗУЛЬТАТ – «Заключение о тестировании.

4 С. ИНТЕРВЬЮИРОВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ОТОБРАННЫХ СЭД На данном этапе: • По информации об успешно завершенных проектах внедрения СЭД в определенной отрасли, полученной непосредственно от разработчика или с официального сайта разработчика, формируется лист для обзвона организаций – пользователей системы и анкета для сбора мнений о системе; • Производится телефонное интервьюирование организаций – пользователей системы и формируется сравнительная таблица по следующим основаниям: заказчик, поставщик ПО, сроки, функциональные возможности системы, степень удовлетворенности проектом и пр. РЕЗУЛЬТАТ – «Отчет о результатах опроса» .

ЭКСПЕРТНЫЙ АНАЛИЗ ОТОБРАННЫХ СИСТЕМ На данном этапе производится экспертная оценка отобранных решений и окончательный выбор системы, наиболее полно отвечающей требованиям Заказчика: • На основе функциональных критериев производится ранжирование систем, проводится сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением системы, опыт и репутация поставщика, данные о результатах тестирования; • Исходя из этих данных составляется заключение о достоинствах и недостатках каждой из систем и выбирается наиболее оптимальный вариант для организации. РЕЗУЛЬТАТ – заключительный сводный отчет (функциональный, стоимостной и экспертный анализ) о результатах выбора СЭД.

ПОДГОТОВКА КОНКУРСНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Этап предназначен для организации конкурсного отбора ПО и /или поставщиков ПО и получение конечных коммерческих предложений по осуществлению проекта внедрения, выбор лучшего предложения. Наличие качественной конкурсной документации необходимо для того, чтобы поставщики смогли реально оценить свои силы и сформировать окончательное ценовое предложение без навязывания Заказчику ненужных услуг в ходе проекта внедрения. РЕЗУЛЬТАТ – конкурсная документация.

ВЫБОР СЭД И ПОСТАВЩИКА На этом этапе по результатам конкурса осуществляется подписание пакета документов и подготовка к пилотному проекту. РЕЗУЛЬТАТ – договор с победителем конкурса.

ПИЛОТНЫЙ ПРОЕКТ (ИЛИ 1 -Й ЭТАП ВНЕДРЕНИЯ) На данном этапе выполняется пилотный проект по внедрению выбранной СЭД. Договором не всегда предусматривается выполнение пилотного проекта, но в любом случае сначала выполняется какой-то не большой этап. Пилотный проект подразумевает полную автоматизацию контура документооборота компании, либо автоматизацию выбранного подразделения. РЕЗУЛЬТАТ – акт о завершении пилотного проекта.

АУДИТ ВНЕДРЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДМЕТ СООТВЕТСТВИЯ ТРЕБОВАНИЯМ Обследование после пилотного проекта является неотъемлемой частью процедуры внедрения и использования СЭД. На этом этапе оценивается эффективность работы системы, выявляются недостатки и необходимые доработки, определяются направления дальнейшего развития системы. РЕЗУЛЬТАТ – «Отчет об аудите СЭД» .

ВНЕДРЕНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ По результатам аудита пилотного проекта проводятся комплексные мероприятия по автоматизации документооборота в компании. РЕЗУЛЬТАТ – акт ввода СЭД в опытную эксплуатацию.

Доклад закончен! Спасибо!