Основы разработки социально -значимых проектов Когда организация

Основы разработки социально -значимых проектов

Когда организация хочет улучшить существующий продукт или разработать новый, ей нужно выйти за рамки рутинной деятельности. Термин ПРОЕКТ используется самыми разными организациями для описания дополнительных усилий, которые – в течение определенного времени – им нужно приложить в дополнение к стандартным видам деятельности.

Проект – это n n от projectus (лат) – брошенный вперед что-либо, что задумывается или планируется (слов. Вебстера) некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта (PMI, США) отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов (Ассоциация менеджеров Великобритании) n комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач, с четко определенными целями. . .

Определение проекта n n Временная деятельность, включая ее начало и конец Создание некоторого уникального продукта, услуги или достижение определенного результата Выполняется с определенной целью Находится во взаимодействии с другими видами деятельности 4

Как рождаются идеи для проекта Идея для проекта возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел, и начинают задумываться, ЧТО И КАК можно было бы изменить. n Проекты могут генерироваться как активно, т. е. предвосхищая будущее, так и оперативно, т. е. как реакция на уже возникшую проблему. n Примеры активного поиска проектной идеи: - анализ конкурентов - маркетинговое исследование - предполагает постоянное наблюдение и анализ всех сегментов окружающего мира. n Примеры пассивной разработки идеи: - следование тенденции - реагирование на изменения в вышедшем законе - устранение неисправностей в компьютерных программах - дополнительное обучение не справляющихся с растущей нагрузкой сотрудников n

Практически любое определение проекта указывает на такие его непременные особенности, как: ЯСНАЯ ЦЕЛЬ ТОЧНЫЕ СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ Бюджет

Например, в середине 50 -х годов 20 века была поставлена четкая цель: “Человек должен выйти в космос через пять лет. ”

Вторая часть фразы - “через пять лет” указывает на вторую обязaтельную характеристику любого проекта: ТОЧНЫЕ СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ

Третьим необходимым элементом, определяющим понятие «проект» , является объем ресурсов, которые необходимы для достижения поставленной цели в указанные сроки. Бюджет

Примеры проектов Разработка нового продукта или услуги n Проведение эффективных изменений в структуре, штатном расписании или стиле работы организации n Разработка новой программы обучения n Проведение политической выборной компании n Внедрение новых процедур или процессов в Вашей организации n 10

Большинство проектов имеют предсказуемый жизненный цикл: Дизайн Идея Реализация Одобрение Завершение

Жизненный цикл проекта - определенная последовательность составных частей; совокупность действий, дающих результат; этапы, реализующие различные функции управления

Проекты в социальной сфере часто продолжают давать результаты и после того, как деятельность по ним закончилась Дизайн Идея Реализация Одобрение Завершение «Круги по воде» деятельности

Проекты, которые направлены на: Увеличение социальной активности молодежи Создание равного доступа к информации Снижение уровня коррупции - Не заканчиваются с прекращением деятельности.

Иногда то, что мы считаем проектом, имеет: Несколько задач Разные подходы к достижению цели Это скорее совокупность нескольких проектов под «одной крышей» - – то есть программа.

Масштабные программы часто состоят из более мелких компонентов: Этап II Этапы Этап III Программа Отдельные проекты: Проект A Проект B Проект C

Три стадии жизненного цикла проекта: специфика управления Планирование Менеджмент / контроль Оценка / анализ Коррекция Разработка проекта Проблема, цели, задачи, методы, ресурсы, план, график Контроль на типичные ошибки, процесс обсуждения, конструктивная критика, ответственность Эксперты, анализ работ конкурентов из др. секторов и НКО, анализ опыта, опрос целевой группы Внесения поправок Осуществление проекта Этапы, частные результаты, технологии работы, организация рабочего процесса, "цельзадача-ресурсы". Расстановка исполнителей, формирование команд, материально ресурсное и орг. обеспечение, сетевой график, карты контроля, Измер. эффективности Узкие места, Консуль- танты, контроль качества, аттестация и поощрение, промеж. отчеты, файлы данных, апробации Узкие места, замена исполнителей Коррекция этапов и процессов, поиск ресурсов, Даты Управление финансовой деятельностью Бюджет, схемы учета Управление доходами и расходами, анализ Затраты- Эффективность Учет средств и финансовая отчетность, бухучет Уточнение и коррекция, снижение затрат, фандрайзинг

Ключевые этапы при разработке проекта Область деятельности спрос нужды ЦГ Проблема: потребности Цели Задачи Методы способы решения задач План мероприятий (+ график) Ресурсы (финансы, люди, материалы) Оценка эффективности (критерии, стадии, варианты, судьи) Маркетинг Потребители/Распространение

Основные этапы проектирования 1. Описание области (сферы), в рамках которой будет выполняться проект 2. Определение целевой группы и выявление ее потребностей. Идея 3. Формулировка проблемы, требующей разрешения как потребности

Основные этапы проектирования-2 4. Целеполагание - формулировка цели (целей), содержащая смысловую оценку ожидаемых результатов и время их достижения, но не приводящую к деструктивному разрушению миссии НКО 5. Составление перечня основных задач, которые требуется решить для достижения цели 6. Оценка внутренней ресурсообеспеченности по каждой из задач

Основные этапы проектирования-3 7. Оценка трудоемкости задач и потребности во внешних соисполнителях 8. Составление матрицы "Задачи - способы решения" 9. Составление графика работ 10. Составление сметы расходов и “встраивание” в бюджет НКО 11. Определение контрольных точек и способов оценки

Проекты НКО: от идеи до осуществления Проектная активность Кто Что Как Описать сферу деятельности Сформулировать проблему Лидер Всё на тему Упорядоч. файлы Разработчик Потребность Текст (до 1 стр. ) Целеполагание Разработчик Перечень задач Разработчик, исполнители Формулировки целей (что, когда), ожидаемые результаты Перечни связанных задач, приоритеты, сложность, опыт Списки (дерево) целей, критерии достижения Список с № и кодами, план-график Ресурсное обеспечение Лидер, исполн. , фин. директор Что есть и чего недостает по всем видам ресурсов Расчеты, варианты, обоснования Оц. трудоемкости работ по задачам разработчик Трудозатраты в человеко -месяцах Расчет с учетом добровольцев "Задачи - способы освоенность" Исполнители консультант Обоснование выбора способа Технологич. карты Сводный график работ Лидер Сетевой график, схема Бюджет проекта Лидер "Задачи -исполнители ресурсы - время" Список доходных и расходных статей Маркетинг Специалист Оформление и распространение Лидер и специалист Оценки возможно-стей по продвижению продукции, услуг, идей, знаний Содержание, форма, география, кол-во С учетом др. бюджетов, резервы и недостатки Самоконтроль Имеющиеся или новые схемы

Концепция проекта Проблема n Цель и задачи проекта n Механизм реализации проекта n Ожидаемые результаты n Примерный бюджет n

Мини-проект Цели Механизм реализации Задачи Ожидаемые результаты

Концепция проекта может быть самой разной: q Фокусом проекта может быть что угодно. q Он может длиться годы – или только один день. q Он может быть очень дешевым – или очень дорогим. q Он может включать одного человека или целую страну. q В результате проекта могут появиться результаты, которые можно «попробовать на вкус» , или результаты, выражающиеся в изменении мнений, настроений и т. д.

Дизайн привлекательного проекта – это «предпродажная» подготовка вашего продукта (проекта, программы) потенциальному жертвователю, спонсору, донору, грантодателю.

Цель проекта У каждого проекта есть своя ЦЕЛЬ n Например, n Создать новые формы работы по вовлечению молодых семей в жизнь общины n Улучшить доступность культурных ценностей для малообеспеченных членов общины n Разработать и внедрить систему организации досуга детей 7 -14 лет n n Это то, для чего осуществляется проект

Общая цель n Сама по себе ЦЕЛЬ проекта – это причина для его осуществления. n Тем не менее, выполнение ЦЕЛИ проекта позволяет осуществить более возвышенную ОБЩУЮ ЦЕЛЬ (цель Программы «ДЖОЙНТ» ) n Например, n Повышение активности семей n Внедрение новых программ n Развитие взаимодействия и партнерства n Это то, ради чего осуществляется проект и Программа

Иерархия задач Общая цель ЕСЛИ ЦЕЛЬ, ТО ОБЩАЯ ЦЕЛЬ Цель проекта ЕСЛИ РЕЗУЛЬТАТЫ, ТО ЦЕЛЬ Результаты ЕСЛИ ДЕЙСТВИЯ, ТО РЕЗУЛЬТАТЫ Действия

Пример иерархии задач Общая цель: Повышение уровня активности молодежи в решении социально значимых проблем сообщества Цель проекта: Развитие добровольческих и лидерских молодежных программ Результаты: 40 молодых людей провели 4 добровольческие акции; 25 человек приобрели лидерские навыки; сформировано позитивное отношение к добровольчеству у 150 человек Действия: Обучающие тренинги для молодежи по добровольчеству; Круглый стол по вопросам актуализации добровольческих инициатив; информирование населения о добровольческой деятельности; проведение 4 добровольческих акций;

n n Если заявка не содержит прямых формулировок основных предположений, из которых исходят авторы проекта, то это лукавство самих с собой и с теми, у кого запрашивается финансирование Когда предположения и задачи сформулированы ясно, то это – «необходимые и достаточные условия» для успеха проекта

Объективные индикаторы n n n Недостаточно определить общие намерения проекта в терминах допущений и предположений на каждом уровне проекта Формулировки ЦЕЛЕЙ, РЕЗУЛЬТАТОВ И ДЕЙСТВИЙ часто понимаются и интерпретируются неоднозначно ИНДИКАТОРЫ являются средством для определения того, какие признаки можно считать доказательствами успешного выполнения проекта

Индикаторы и показатели Объективный показатель То Вода закипает Если Нагрев Температура воды равна или выше точки кипения Нагрев необходим для закипания воды

Индикаторы Должны быть показательными в отношении качественных и количественных характеристик n КОЛИЧЕСТВО --- сколько? n КАЧЕСТВО ---- насколько хорошо? n ВРEМЯ ------- когда?

Типы индикаторов Количественный индикатор можно определить как меру количества, такую как численность людей, которые принимают участие в мероприятиях. Качественный индикатор можно определить как суждения людей и представления о предмете, например, убеждение в том, что те люди, которые участвовали в мероприятиях, обладают возможностью влияния на проблему.

Типы индикаторов § Индикаторы риска и благоприятных факторов § Индикаторы средств и ресурсов § Прямые и косвенные § Продукт и процесс

Способы проверки n n n Последний шаг для того, чтобы избежать разногласий по поводу достижений на момент окончания проекта состоит в том, чтобы установить СПОСОБЫ ПРОВЕРКИ ОТКУДА мы возьмем информацию, необходимую для установления выбранных показателей? КАК мы будем собирать эту информацию?

Методы n. Замеры в сообществе в целом (например, социологический опрос). n. Оценка влияния на участников программ (например, оценка тренингов). n Контрольные группы.

Пример индикатора «Осознанное участие в мероприятиях»

Для более эффективной оценки проекта лучше сужать или более точно определять понятие «участие» на этапе подготовки проекта. Иначе можно столкнуться с трудностями в ходе оценки. При этом существует угроза, что суженное понятие «участие» не будет реально отражать активность или изменение поведения целевой группы.

На стадии разработки проекта необходимо: Более четкая систематизация/структурирование понятия «участие» . Использование для дальнейшего анализа качественных методов в дополнение к количественным, чтобы выявить разнообразие участия целевой группы. Проводить анализ изменения поведения Максимально использовать простые и универсальные индикаторы. Нежели создавать индикаторы, которые могут содержать неявные предположения.

Разработка бюджета и комментарии к нему n n n - Статья «Оплата труда» Статья «Командировочные и транспортные расходы» Статья «Проведение семинаров» Комментарии должны включать: обоснование необходимости включения в бюджет того или иного вида расходов, обоснование стоимости расходов, подробности производимых расчетов (все то, что трудно увидеть из таблиц бюджета).