Основы разработки и управления проектом Лекция по программе

Основы разработки и управления проектом Лекция по программе Школы проектирования воспитательных систем «Университет семи искусств»

Логические таблицы командира… жизни • У профессионалов военного дела есть такое понятие, как «логические таблицы командира» – набор алгоритмов, устанавливающий последовательность этапов и содержание интеллектуальной работы командира с момента получения боевого приказа. • В гражданской жизни аналогом является курс MBA.

Правильно организованное мышление – мощное конкурентное преимущество в любой сфере деятельности В БОЮ – ЭТО ЦЕНА ПОБЕДЫ И ЖИЗНИ НА ГОССЛУЖБЕ И В БИЗНЕСЕ – ЭТО ЦЕНА УСПЕХА

Содержание «правильно организованного мышления» В АРМИИ • • • Уяснение полученной задачи; Отдача предварительных распоряжений (умение отделить «срочное» от «важного» ); Оценка обстановки: своих сил и средств/сил и средств противника; Разработка замыслов боя и принятие решения на использование своих сил и средств; Постановка боевого приказа; Организация управления, взаимодействия и тылового обеспечения; В ГРАЖДАНСКОМ УПРАВЛЕНИИ • • Анализ ситуации; Выявление угроз и описание проблемного поля; Генерирование креативных решений и разработка концепции работ по устранению проблем; Формулирование цели и декомпозиция цели на задачи; Планирование; Организация управления; Ресурсное обеспечение; Контроль и оценка.

Универсальные компетенции эффективности • Компетенции анализа (угроз, проблем, вызовов); • Компетенции создания креативных решений и проектирования концепций (способность решать проблемы и придумывать замыслы работы); • Компетенции целеполагания (способность разрабатывать цель, стратегии и механизмы её достижения); • Компетенции принятия решений и воплощения их в жизнь (лидерство); • Компетенции планирования (способность разрабатывать «дорожные карты» , ведущие к достижению цели); • Компетенции формирования команд, организации взаимодействия и управления ресурсами; • Компетенции контроля и оценки достигнутых результатов;

Осторожнее со словами – за каждым из них стоит Его Величество СМЫСЛ! Угроза Проблема Вызов Концепция Цель Задача Миссия Сетевой график План действий Ресурсы Критерии оценки Бюджет График платежей Эффективность и результативность Лист контроля

Подбираем свою «методику думать» Абрахам Маслоу: «Полезная теория не обязательно должна быть правильной»

«Три поросёнка» – вечная сказка про ключевые компетенции разработчика проекта Трагическая история братьевпоросят как ничто лучше показывает сущность и ошибки проектной деятельности

«Угрозы» в сказке «Три поросенка» «Ниф-Ниф» «Нуф-Нуф» «Наф-Наф» Одинаковы ли угрозы у трех братьев? «Да» 1. Угроза от дождя и солнца (сегодня) 2. Угроза холода (зимой) 3. Угроза физической безопасности (всегда)

Можно ли утверждать, что у поросят были одинаковые проблемы? «Нет» !!! «Ниф-Ниф» определил свою проблему как отсутствие укрытия от дождя и солнца «Нуф-Нуф» определил свою проблему чуть шире: как отсутствие укрытия от дождя, солнца и холодной зимы «Наф-Наф» определил свою проблему глубже и основательнее остальных братьев: как отсутствие укрытия от дождя, солнца, зимних холодов и прожорливого Волка ЧТО ТАКОЕ «ПРОБЛЕМА» ?

Что такое «проблема» ? Проблема – это разница между тем «как есть» и тем «как надо» Вызов – это проблема, обращенная к тебе с вопросам: «слабо» ? м Проблема Как надо Как есть

Что такое концепция? Концепция – это ОБРАЗ ЖЕЛАЕМОГО РЕЗУЛЬТАТА!!!

Можно ли утверждать, что у поросят были одинаковые концепции? Конечно «Нет» !!!

Что такое «цель» ? ЦЕЛЬ – это ОБРАЗ ДЕЙСТВИЙ ПО ДОСТИЖЕНИЮ ЖЕЛАЕМОГО РЕЗУЛЬТАТА. т. е. это: Концепция Стратегия достижения ВИДЕНИЕ того, что хочу ВИДЕНИЕ того, как сумею сделать то, что хочу

Цель – не «флаг» на крыше дома

Цель – это сам дом, который предстоит построить Технические коммуникации Крыша Стены Фундамент Окна Внутренняя отделка

Из чего состоит «цель» ? Декомпозиция (операционализация) цели – это разбивка цели на проектные задачи. Группа задач, выполнение которых приводит к достижению определенного законченного результата, называется фазой. Так, например, фаза «Строительство фундамента» может состоять из следующих задач: 1. Отрывка котлована 2. Изготовление опалубки 3. Установление арматуры 4. Заливка бетона и т. п.

Пример декомпозиции цели Наф-Нафом на фазы. Фаза № 1 «Строительство фундамента» Фаза № 2 «Возведение кирпичных стен» Фаза № 3 «Строительство крыши» Фаза № 4 «Подведение коммуникаций» Фаза № 5 «Отделочные работы» и т. д.

Вопрос на засыпку: может ли цель стать задачей?

Принцип «китайских сундучков» Цель может стать задачей, если она является средством достижения другой более масштабной цели. Пример: для поросят строительство дома – это цель. Но, если бы поросята строили город, то строительство дома рассматривалось в качестве одной из многочисленных задач.

Что такое миссия? Миссия – это то, ради чего мы ставим перед собой цели и добиваемся их исполнения. К примеру, дома-крепости, как у Наф-Нафа можно строить ради: - спасения всех несчастных поросят на Земле - «заманивания» и уничтожения злых волков - строительства Домов Дружбы всех зверей - возведения тюрем для людей и животных N. B. Миссия, Цель, Задачи, Средства и Методы всегда ОДНОПОДОБНЫ !!! (т. е. имеют одну природу)

Вопрос на засыпку: может ли цель «оправдывать» средства?

НИКОГДА !!! СССР Полет Гагарина Победа в ВОВ Гулаг Заградительные батальоны «Беломор канал» Средство, как часть Цели, навсегда «вмуровывается» в получаемый результат N. B. И наоборот: по «средствам» всегда можно вычислить истинные цели.

Что такое «сетевой график» ? Сетевой график представляет из себя «Диаграмму зависимостей» ( «Блок-схему» ), позволяющую определить последовательность выполнения фаз и задач проекта. Разработка концепции Поиск финансирования Приобретение материалов Строительство фундамента Возведение стен Строительство крыши Подводка коммуникаций Оборудование закладок для электросетей Установка окон Отделочные работы

Организационный план– это перечень задач проекта, привязанных к календарю и конкретным срокам их исполнения № Время Задачи 1 Разработка концепции 2 Приобрете нматериал. 3 Строительс тво фундамент а 4 Возведение стен и крыши 5 Техническ. коммуника ции 6 Отделочны е работы Янв. Фев. Март Апр. Май Июнь Июль Авг. Сент. Окт.

График Ганта (для сложных систем)

Лист контроля (для простых проектов) До 13 июня: • Разработать концепцию (проект) дома • Найти финансирование • Приобрести строительные материалы До 28 июня: • Выкопать траншею • Изготовить опалубок … и т. д.

Основные ресурсы проекта: Время Люди Материальнотехническое обеспечение Деньги

Закон «Проектного треугольника» ть Вр е с мо мя ои Ст Объем работ 1. Больше объема – больше времени и выше стоимость 2. При сокращении времени возрастет стоимость проекта, т. к. придется нанимать дополнительных людей 3. Если сократить бюджет, то придется урезать объем работ

Калькуляция расходов? Декомпозиция цели на задачи позволяет прокалькулировать объем затрат в целом: Задача № 1 Задача № 2 Задача № 3 ………. Затраты Задача № 45 Затраты ………. Общий бюджет Построение сетевого графика позволяет понять к какому времени потребуются деньги под ту или иную задачу График платежей

Расчет ресурсов (для несложных проектов) Период исполнения работы № Дата начала 1 1. 1. 2 Дата Завершения 3 Кол-во дней 4 Название работы 5 Описание работы 6 Необходимый Персонал (ФЗП) 7 Необходимое Материальнотехническое обеспечение (стоимость) 8 Требуемый объем финансирования (руб. ) 9

Как разработать систему управление проектом? • Описываем в деталях основной процесс • Составляем карту всех процессов и их взаимодействие друг с другом • Распределяем функционал среди необходимых для его исполнения сотрудников • Готовим штатное расписание

Целеполагание, организация работы, контроль Маркетинг и продвижение Заключение договоров Удалённое обучение (1) Группа управления и разработки (2) Группа маркетинга и продвижения (1) Группа обучения ( под задачу на аутсорсинге) Группа удалённой поддержки (3) Проведение Школ проектирования силами временных педагогических коллективов (аутсорсинг под конкретный заказ) Удалённое консультирование (1) Секретариат (1) Сеть УЗ (1)

Бюджет проекта № Статья расходов Объем финансирования 1 Расходы на приобретение материалов ? ? ? 2 Фонд оплаты труда ? ? ? 3 Расход на личную охрану (пока дом не построен) ? ? ?

«Эффективность» и «Результативность» ключевые критерии оценки Результативность – соответствие получившегося результата заданной цели ЭТО «ТО» ИЛИ НЕ «ТО» ? ? ? Эффективность – стоит ли «овчинка» выделки ? Соизмеримы ли полученные результаты с затраченными ресурсами ? «Ценометры» Результативность Как поймем, что это «то» ? Эффективность Как поймем, что это «того стоит» ?

Проектная логика (реальная последовательность проектных шагов) 1. Проблемный анализ (выявление угроз, составление рейтинга проблем, разработка проблемного поля) 2. Изобретение (креативное конструирование) способов решения частных проблем и сведение их к единому системному Замыслу, т. е. в Концепцию 3. Разработка Цели (соединяем образ желаемого результата со стратегией его достижения) 4. Декомпозиция Цели на проектные задачи 5. Составление сетевого графика (диаграммы зависимостей) 6. Разработка плана действий (организационного плана) 7. Описание основных рабочих процессов, формирование системы управления проектом, расчёт необходимого персонала, составление штатного расписания 8. Калькуляция общего бюджета проекта, составление графика платежей 9. Формулирование ожидаемых результатов в привязке к критериям эффективности и результативности, разработка KPI (ключевых показателей эффективности) для всех сотрудников и подразделений 10. Утверждение проекта, получение финансирования 11. Текущее управление (организация людей и ресурсов для достижения конкретной цели)

Презентационная логика проектной документации (структура «паспорта проекта» ) 1. Заявление Цели и Задач проекта, обоснование его актуальности N. B. На самом деле Цель не может быть заявлена! Цель может быть только разработана 2. Описание замыслов достижения Цели (т. е. по сути – объяснение Концепции) N. B. Реально разработка Концепции предшествует разработке Цели 3. 4. 5. 6. 7. Описание задач проекта, структурированных по линиям работы Представление Плана действий (обычно по этапам) Обоснование необходимого персонала (в привязке к рабочим процессам) Представление бюджета и финансового плана Описание критериев оценки проекта и ожидаемых результатов Полное несовпадение логик !!! (ловушка для неискушенных «проектировщиков» : проектирование в данной логике невозможно)

Качество проектирования Вр ем я ь ст мо ои Ст Качество Объем работ Качество проектирования определяется разумным балансом времени, стоимости и объема работ

Так что же такое «проект» ?

ПРОЕКТ – это временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги (не путать с проектным подходом в операционной деятельности).

Стандарт оформления проекта «Школы проектирования воспитательных систем» 1. 2. 3. 4. 5. Название Регион Актуальность проекта Цели и задачи проекта Ожидаемые результаты и ключевые показатели эффективности 6. Концепция работы 7. Содержание работы над проектом (этапы) 8. Управление проектом 9. Необходимые ресурсы 10. Бюджет проекта 11. План действий 12. Резюме

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Контактная информация: ermolinan@gmail. com Тел. +7 495 662 45 14