Основы документационного обеспечения и управления (ОДО) Лектор: Мальцева Елена Александровна
Форма проверки знаний – зачет 100 -бальная оценка больше 70 баллов зачет автомат 60 70 баллов 1 контрольный вопрос меньше 60 баллов контрольный тест Посещение занятий 2 балла 8 лекций 16 баллов Тест по лекциям 6 баллов 8 тестов 46 баллов Контрольные по практике Зачетный тест 10 баллов 3 контрольных 30 баллов 1 тест 30 баллов
ТЕМА 1 Роль документационного обеспечения в деятельности организаций. Основные задачи документооборота на производстве.
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организаций и составляет основу любого бизнеса. Документ бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Современные рекомендации российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!» Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. При работе с документами необходимо нормативными актами Российской Федерации. руководствоваться Требования к оформлению документов даны на основе нового стандарта ГОСТ Р 6. 30 2003.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство включает: • обеспечение своевременного и правильного создания документов • организацию работы с документами Документационное обеспечение управления (ДОУ) – специфическое направление деятельности, которая заключаются в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Документирование — это процесс создания и оформления документа. Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
К управленческой информации предъявляется ряд требований: • полнота • оперативность • достоверность • точность • адресность • доступность для восприятия человеком
Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, придающее ему юридическую силу. Минимальный срок хранения первичных документов 5 лет. Организацией хранения учетных документов занимается руководитель. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Официальные документы — это документы, созданные юриди ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: • распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку ментов • планирование — посредством подготовки различных планов • учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно технической документации • контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т. д.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. Орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны: • соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства • издавать документы только в пределах своей компетенции • соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. Наиболее юридически значимые реквизиты: • наименование организации • дата и регистрационный номер документа • подпись • печать • грифы согласования и утверждения.
Разделение документов по степени их подлинности подлинник копия факсимильная свободная Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Система документации — это совокупность документов, взаи мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Организационно-распорядительные документы — это письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов» . Унификация — это процесс приведение чего либо к единой системе, форме, единообразию. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен ной сфере деятельности.
Скачать презентацию Основы документационного обеспечения и управления ОДО Лектор Мальцева
ОДО.pptx