ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Нижневартовск 2012 ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА История

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Нижневартовск 2012

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов. Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественнополитической терминологии того времени.

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА При Петре I от свитков перешли к тетрадям. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу. В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры» . В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т. п. ).

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Уже с петровских времен основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяется делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины. В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний", согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений. В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным. С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел.

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В XX веке унификация документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации. В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма. В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70 -80 -х годах сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы Делопроизводство (далее ДП) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Перед ДП стоят следующие цели: – фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления); – организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе ДП). Цели ДП определяют его основные задачи: создание документов (т. е. фиксация их на каком либо носителе бумажном, электронном и т. п. ); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и т. п.

Основные принципы организации современного ДП: -оперативность в составлении и прохождении документа, -высокое качество документов, -оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и тп. ). Успешной реализацией этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры: -оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками, -оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, -внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий, -применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами. Для решения основных задач ДП на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, телекоммуникационные технологии и Интернет.

Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении ОБЯЗАН: – принимать документы для структурного подразделения (далее СП); – регистрировать входящие документы в журнале подразделения, передавать их на рассмотрение руководителю СП и направлять их на исполнение в соответствии с резолюцией; – осуществлять рассылку документов для исполнителей; – осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении руководителю СП, проставлять необходимые отметки в журнале регистрации документов; – проверять правильность составления и оформления документов; – разрабатывать номенклатуру дел СП; – формировать дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации; – участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив; – подготавливать документы к последующему хранению и использованию; – разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования вычислительной техники.

ЭВОЛЮЦИЯ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ

ЭВОЛЮЦИЯ ОФИСНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ГОСТ 6. 10. 3 -83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» ГОСТ 6. 10. 4 -84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами ВТ. Основные положении» . ГОСТ 13699 -91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения» ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р ИСО 9000 -2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» ГОСТ Р ИСО Требования» 9001 -2008 «Системы менеджмента качества. ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ 7. 1 -2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание» .

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: - наименование организации – автора документа, - название вида документа, - заголовок к тексту, - дату, - регистрационный номер, - текст, - визы, -подпись, - отметку об исполнении документа и направлении его в дело. При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый редактор MS Word for Windows с иcпользованием шрифтов Times new Roman размером № 12 через 1, 5 межстрочный интервал.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Документы должны оформляться на бланках организации и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А 4 (201 х297 мм), А 5 (148 х210 мм). Поля для бланков документов: верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм; левое – 20 мм (допустимо 30 мм); правое – 10 мм. В организации могут применять следующие бланки: 1) бланк письма (для ведения переписки) 2) бланк приказа, распоряжения (для составления распорядительных документов) 3) общий бланк (при изготовлении любых документов) 4) бланк должностного лица (бланк директора, бланк руководителя структурного подразделения и т. п. )

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов (ГОСТ Р 6. 30 -2003) 01 – Государственный герб РФ (помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ» ); 02 – герб субъекта РФ (помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ); 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом или положением об организации); 04 – код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций – ОКПО) 05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами) 06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов (ГОСТ Р 6. 30 -2003) 07 – код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческих документации – ОКУД) 08 – наименование организации, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах 09 – справочные данные об организации (почтовый адрес, контактные телефоны, электронный адрес, сайт) 10 – наименование документа; 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа (состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел) 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (на который отвечаем)

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов (ГОСТ Р 6. 30 -2003) 14 – место составления или издания документа 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – резолюция 18 – заголовок к тексту (о чем) 19 – отметка о контроле 20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения 22 – подпись 23 – гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 25 – оттиск печати 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка об исполнителе 28 – отметка об исполнении документа и направлении в дело 29 – отметка о поступлении документа в организацию 30 – идентификатор электронной копии документа.

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «наименование вида документа» Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д. ) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Реквизит «Дата документа» Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом – дата его принятия; для документа, требующего утверждения – дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты – 25 января 2011 г. , а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год – 25. 01. 2011. При словесно-цифровом способе изображения дат обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например 08 января 2011 г.

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Регистрационный номер» Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения (индекса дела) и порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: 205 -СД/12 -02 Реквизит «Место составления или издания документа» В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, то есть название местности, где был создан документ. В документах, которые издаются и составляются в филиалах, указывают наименование города, в котором находится филиал.

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Адресат» Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже: Министерство образования и науки РФ Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном Министерство образования и науки РФ Управление делами Ведущему специалисту А. И. Петрову

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Адресат» При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата: Генеральному директору ЗАО «Промтехстрой» В. Д. Иванову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно: Ректорам (директорам) общеобразовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, руководителям предприятий и организаций

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Адресат» Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский Институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул. , д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес: П. А. Иванову ул. Садовая, д. 5, к. В. 12 г. Бавлы, Р. Татарстан 353000

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Гриф утверждения документа» Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или специально издаваемым распорядительным документом (приказом) Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа УТВЕРЖДАЮ Директор А. М. Михайлов ________ УТВЕРЖДЕНО Приказом директора филиала ОАО «НВБН» № 25 от 20. 01. 2010 Вносить какие либо изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ – НЕ ДОПУСКАЕТСЯ. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Резолюция» Резолюция – реквизит документа, в котором руководитель организации или структурного подразделения указывает задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретных исполнителей. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Сидорову И. В. Михайлову А. Н. Прошу подготовить ответ до 23. 03. 2011 Личная подпись дата В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А 6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, такой документ в практике делопроизводства называется поручением.

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Заголовок к документу» Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа: Приказ о составе ученого совета Письмо о приглашении на конференцию Протокол заседания ученого совета Должностная инструкция лаборанта Положение об учебно-методическом отделе Правила внутреннего трудового распорядка Справка о контингенте студентов Реквизит «Текст документа» Содержательная часть документа должна быть представлена связным текстом, а при необходимости иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Общие требования к тексту документов: – краткость и точность изложения информации, изучение двоякого толкования; – объективность и достоверность информации; – составление по возможности простых, то есть содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; – структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение; – использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. При составлении документов используется деловой стиль со специфическими признаками: – нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения; – точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений, дополнений); – краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей; – употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период… направляем на рассмотрение…. . проверкой установлено, что……) – ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставлять кредит, а не выдавать кредит; обладать правом, а не владеть правом, вступать в силу, а не входить в силу);

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ – использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать); – безличный характер изложения текста; – употребление специальных терминов; – использование сокращенных слов (СНГ, Москапремонт, зам. , зав, г-н, кв. м. ) – исключение и текста архаизмов (сего года, при сем направляем и. т. п) – исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать). Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные в именительном падеже. Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатается только номер графы. Если таблиц несколько, то над каждой таблицей указывается ее порядковый номер, но без знака № (Таблица 1)

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Отметка о наличии приложения» Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п. ) Если в тексте документа дана ссылка на приложение с указанием его наименования, то приложение оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. В 2 экз. Если приложение в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Приложение 1 к приказу директора от 08. 10. 2010 № 253

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Подпись документа» В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о. » , «зам. » ). НЕ ДОПУСКАЕТСЯ подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Гриф согласования документа» Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которыми согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии При правительстве Российской Федерации А. Л. Клюева личная подпись дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. , то гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии Медицинских наук От 05. 08. 2009 № 437 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета филиала от 28. 12. 2010

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания. Например: Главный бухгалтер личная подпись С. Ю. Гуревич дата Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются» . Замечания обязательно докладываются руководителю, подписывающему документ. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). В наиболее важных многостраничных документах визируется каждая страница юридическим отделом или службой делопроизводства. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Виза располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа от поля. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования» если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В таких случаях на документе делается отметка «Лист согласования прилагается» .

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Оттиск печати» Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, ПРЕДУМАТРИВАЮЩИХ ЗАВЕРЕНИЕ подлинной подписи. Документы заверяются печатью ОРГАНИЗАЦИИ. Реквизит «Отметка о заверении копии» При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» , должность, расшифровку подписи и дату. Например: Верно Секретарь личная подпись Т. Л. Левченко дата ДОПУСКАЕТСЯ копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Л. С. Дайнека 27 -35 -99 Реквизит «Отметка об исполнении» Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело» и номер дела, в котором оно будет храниться. Например: В дело №_____ Отметка об исполнении и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем СП, в котором исполнен документ.

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) ДОПУСКАЕТСЯ виде штампа. отметку о поступлении в организацию проставлять в Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» Данный реквизит проставляется в виде колонтитула, проставляемого в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например: C: Documents and SettingsblnРабочий столИстория делопроизводства. doc

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОЛОЖЕНИЕ – это документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации и т. п. или правовой акт, содержащий свод правил, регулирующий определенный вид деятельности. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ: Текст положения печатается на специально разработанном бланке. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту (отвечает на вопрос «о чем? » ), подпись, гриф утверждения, гриф согласования. В положения о подразделении, как правило, включаются следующие разделы: - общие положения -основные задачи - функции - права - структура и штат - ответственность - взаимоотношения с другими СП Положение подписывают разработчики, утверждает руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил. Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись. Должностная инструкция (ДИ) – документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. ДИ создаются на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России 21. 08. 1998 № 37) ДИ содержат следующие разделы: -общие положения (сфера деятельности, порядок его назначения и освобождения, нормативные документы); -Основные задачи (основные направления деятельности работника); -Должностные обязанности (конкретные виды работ); -Права (определяют права работника, необходимые для выполнения работ) -Ответственность (устанавливается какую ответственность и за что несет работник)

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Договор – представляет собой правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Согласно ст. 420 ГК договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор можно разделить на 4 части: -Преамбула (вид договора, дата и место подписания, наименования сторон, ФИО подписывающих договор); полные -Существенные условия договора (определяют объект договора, цену и любые другие условия, относительно которых достигается соглашение) -Обычные условия договора (срок действия расчетов, ответственность сторон и т. п. ); договора, порядок -Случайные условия договора (изменяют или дополняют обычные условия договора, или условия не предусмотренные законом). Реквизиты удостоверения договора: личные подписи представителей сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, количество экземпляров, печати сторон, регистрационный номер).

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ С помощью распорядительных документов решают важнейшие вопросы управления. К основным видам распорядительных документов относятся: приказы, указания, протоколы, решения. Приказ – самый распространенный распорядительный документ на предприятии, который предназначен для решения конкретных задач. Процесс подготовки приказов: - определение задачи или проблемы; - сбор необходимой информации; - подготовка приказа; - согласование; - подпись руководителем. Приказ оформляется на специальном бланке или на общем с указанием вида документа, № и даты. Дата приказа – дата его подписания руководителем. Приказы нумеруются в пределах календарного года. Текст приказа должен содержать заголовок который начинается с предлога «О» . Далее излагаются цели, задачи, ответственные и т. п. Приказы могут отменять действие предыдущих документов и являться дополнением к действующим приказам с указанием соответствующей отметки.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Указание (распоряжение) – распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «ОБЯЗЫВАЮ» , «ПРЕДЛАГАЮ» .

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях и т. п. Краткий протокол – это документ, который фиксирует: - обсуждавшиеся на заседании вопросы; - фамилии докладчиков; - принятые решения. Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях: -когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон; -когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения. Полный протокол - позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. С Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается. Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т. е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение. Протокол оформляют на общих бланках или специально разработанных. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ» , «ВЫСТУПИЛИ» , «ПОСТАНОВИЛИ» ( «РЕШИЛИ» ). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» ( «РЕШИЛИ» ). Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем. Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится. Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫМ ДОКУМЕНТАМОТНОСЯТСЯ ПИСЬМА, ДОКЛАДНЫЕ (СЛУЖЕБНЫЕ) И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ, СПРАВКИ, АКТЫ, ТЕЛЕГРАММЫ, ФАКСОГРАММЫ И ТЕЛЕФОНОГРАММЫ. Акт – документ составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируют факты, события или действия (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, указываются наименования должностей, организации и ФИО (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи его составления, существо и характер проведенной комиссией работы. Акт подписывается всеми членами комиссии, с указанием должностей и расшифровкой подписей. С содержанием актов знакомят лиц (под роспись), чью деятельность они затрагивают. Акты затрагивающие финансовые вопросы, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Справки бывают двух видов: - Содержащие информацию, необходимую в процессе управления (например, бухгалтерские справки) -Подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам. Справки могут быть внутренними и внешними. Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а внешние справки подписывает руководитель предприятия. В конце справку подписывает уполномоченное лицо и она заверяется печатью организации. Если справки регистрируют в журнале, то в справке проставляется порядковый номер. В справке обязательно должна стоять дата.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Докладная записка – документ, информирующий руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившихся ситуациях. По своему содержанию докладные записки могут быть инициативными, информационными или отчетными. В докладной записке должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О» ( «Об» ). Докладную записку оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: - наименование структурного подразделения; - вид документа; - дата; - адресат; - заголовок к тексту; - текст и подпись. В конце документ подписывается составителем.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета). Объяснительные записки бывают двух видов: - в записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа; - в записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события. Объяснительные записки оформляются на простом листе бумаги, с указанием структурного подразделения, вида документа, даты, адресата, заголовка к тексту, основного текста. Подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Письмами называют различные по содержанию документы, которые пересылают по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. п. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и т. п. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Письмо простого вида может состоять из одной или двух частей (причина написания и заключительная часть). Письмо сложного вида может содержать до 5 страниц текста, которые состоят из вступления, основного содержания и заключения.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Электронное письмо – документ, передаваемый по физическим каналам связи между ЭВМ, получаемый в виде телетекста или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (по телеграфу). Телефонограмма обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по физическим каналам факсимильной связи Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1) С конкретной датой исполнения – в указанный срок. 2) Без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «СРОЧНО» - исполняются в 3 -х дневный срок; имеющие пометку «ОПЕРАТИВНО» - в 10 -и дневный срок; остальные – в срок не более 30 -и дней. 3) По парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения. 4) По запросам членов Совета федерации, депутатов ГД (депутатскому запросу) – не позднее , чем через 30 дней со дня получения. 5) По обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки – до 30 дней со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней. 6) Телеграммы, требующие срочного решения – до 2 -х дней, остальные в течении 10 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующему нерабочему дню.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (далее НД) –представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве СП, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в НД включаются все дела, заводимые в делопроизводстве, в том числе содержащие копии документов. При составлении номенклатуры дел необходимо определиться с принципом ее построения. За основу берется штатное расписание организации. Последовательность расположения названий СП переносится в схему построения НД. За составление НД СП ответственность несет – служба делопроизводства, при ее отсутствии делопроизводитель. При определении сроков хранения дел следует руководствоваться типовыми перечнями документов, утвержденными Росархивом Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения) утв. 15. 08. 1988 в ред. От 31. 07. 2007). Сроки хранения обязательны для всех организаций всех форм собственности, занижать сроки хранения документов запрещается. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документа дела. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ( «разные материалы» , «общая переписка» , «текущая научная и методическая работа кафедры» , «работа с аспирантами» и т. п)

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ Формирование дел – группировка исполненных документов соответствии с НД и систематизация документов внутри дела. в дела в Дела формируются в СП. При формировании дел необходимо соблюдать общие правила 6 помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по НД; группировать в дело документы одного календарного или учебного года 4 раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1» , «т. 2» и т. д Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в СП.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Экспертиза ценности документов – это отбор документов государственное хранение или установление сроков их хранения. на Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем организации (если документы сдаются в архив, то руководитель утверждает акты после согласования с экспертнопроверочной методической комиссией Архива). Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела и документы всей организации.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ: 1. Проекты документов. 2. Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции и т. д. 3. Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т. д. 4. Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы. 5. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т. д. ). 6. Прейскуранты (прайс-листы). 7. Финансовые документы (подлежат учету в бухгалтерии). 8. Поздравления.

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-просьб (основные формулировки): Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой… …об отправке в наш адрес… …о направлении в мой адрес… …о высылке в адрес нашей организации… …о скорейшей передаче нашему полномочному представителю… …о предоставлении мне… Просим (прошу) Вас (вас)… …сообщить (нам)… …выслать (мне)… … срочно представить (министру)… … немедленно доложить (научно-техническому совету)… …известить 9 руководство предприятия) о… …проинформировать меня о…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-просьб (основные формулировки): Прошу Вашего согласия на… …отправку в мой адрес 9 вверенной мне организации)… …предоставление нам… …ознакомление (господина (ФИО)) с … …передачу (предприятию…(название организации)) следующего оборудования… Просим Вашего содействия в. . …получении… …скорейшей отправке… …предоставлении дополнительной информации относительно (условий поставок продукции)… …проведении…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-просьб (основные формулировки): Прошу Ваших указаний… …на заключение договора о…с… …на выдачу со склада предприятия… представителю… …на оформление документов о… (на господина …(ФИО))… …на пересмотр… Для писем-просьб (вспомогательные формулировки): В связи с (обращением в наш адрес)… В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью)… Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)… Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)… Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)… Согласно (действующему соглашению о том-то и том-то)… Просил бы Вас (проинформировать)…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-просьб (вспомогательные формулировки): Не могли бы Вы (уточнить)… Мы хотели бы 9 полуить от Вас информацию, касающуюся)… Ссылаясь на Ваше письмо от … Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от … Как, вам, вероятно, известно в ходе телефонного разговора между. . и… (такого-то числа). . Основу для решения данного вопроса образует содержание Вашей телеграммы (телефонограммы и т. п. ) от…за… №… (за подписью)…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-сообщений (основные формулировки): Сообщаю (сообщаем) Вам (вам)… …о (том-то и том-то)… …об имевшем место… …об изменениях в… …о необходимости… …о фактах… …о предпринятых нами мерах по… …о предварительных результатах… …о достижении окончательной договоренности с … Представляю… …сведения о… …проект (плана, программы)… …предложения о… …перечень… …материалы… …отчет о… …акт… …доклад о…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-сообщений (основные формулировки): Направляю… …указания о… …распоряжение… …выписку из приказа (копию директивы, экземпляр соглашения, решение, протокол, резолюцию)… Высылаю… …прайс-лист (каталог, формуляр, прейскурант, описание, документацию)… Для писем-сообщений (вспомогательные формулировки): Сообщаем к Вашему сведению, что… Направляем для использования в работе… Высылаю для руководства в повседневной деятельности… Представляю во исполнение Ваших указаний… Доводим до сведения руководства Вашей компании…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-сообщений (вспомогательные формулировки): К сведению Вашего руководства Вашей компании… Считаем своим долгом сообщить о… Полагаем необходимым направить в Ваш адрес… Имеем честь представить… Для писем-запросов (основные формулировки): Представляю запрос… Направляю запрос… …запросить у Вас следующую информацию… …обратиться к Вам с запросом о… Для писем-запросов (вспомогательные формулировки): Мы испытываем необходимость запросить у Вас… Обстоятельства побуждают нас направить в Ваш адрес запрос о… Руководство организации поручило мне обратиться к Вам (вам) с запросом…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-заявлений (основные формулировки): Уполномочен (уполномочены) заявить …. . о намерении руководства (о планах предприятия, о стремлении нашей организации, о желании дирекции учреждения)… Имею (имеем) честь сделать следующее заявление… …относительно (в связи с … , касающееся…, по поводу)… Для писем-подтверждений (основные формулировки): Подтверждаем (подтверждаю)… …факт получения…(получение, участие, прибытие, отправку, настоятельную необходимость)… Для писем-заказов (основные формулировки): Просим рассмотреть наш заказ… Прошу изыскать возможность для удовлетворения заказа Наше предприятие предполагает заказать…

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ Для писем-предложений (основные формулировки): Предлагаю (предлагаем)… …Вам (вам). . (Вашему вниманию, к Вашим услугам). . . Имеем честь предложить… …Вашему вниманию (вниманию Вашего руководства, на ваше рассмотрение)… Для писем-предложений (вспомогательные формулировки): В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку… В счет взаимных поставок на текущий год предлагаем вам дополнительно приобрести у нашего предприятия… Исходя из результатов предварительных переговоров, мы могли бы предложить Вам… Предлагается следующий порядок оплаты… Срок действия данного предложения - … дней с даты его отправки…

КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ ? Четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А 4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23. 12. 2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141 -98 "Делопроизводство и архивное дело".

Нумерация листов u Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно ЛИСТЫ, а не страницы документа. u Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе - в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. u Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. u Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. u Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1 -го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. u Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Нумерация листов u u Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (форматов А 3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с «наглухо» наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др. ) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Нумерация листов u u u Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др. ), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др. ) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др. ).

Лист-заверитель дела N ____ В деле подшито и пронумеровано ___________ лист (ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ____________________; пропущенные номера листов___________________ листов внутренней описи____________________. Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности работника Дата Формат A 5 Подпись Расшифровка подписи

Лист-заверитель u Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. u Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др. ), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов u На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией - для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи. Общество с ограниченной ответственностью "Луч" Москва 00. 0000 Опись документов дела № _______ N Дата документа Заголовок документа 2 3 п/п 1 Номера листов Количество листов Примечание 5 6 4 Итого _______________________ документов. (цифрами и прописью) Документовед __________ Т. В. Зайцева

Обложка дел u Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. u Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. u Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. u При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Прошивка документов u Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия). u Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза - для надежности. u Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 - 6 сантиметров свободного конца. u Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью. u Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 - 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо. u Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Образец наклейки для многостраничных документов и образец расположения печати Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 75 (Семьдесят пять) листов Документовед (подпись) ___ Т. В. Зайцева "__" _______ 2010 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ