Основы делопроизводства Лектор: к. м. н.

Основы делопроизводства Лектор: к. м. н. , доцент кафедры менеджмента и управления Людмила Иннокентьевна Валентинович

План лекции: o Терминология документоведения o Классификация документов o Организационные документы o Распорядительные документы o Справочно-информационные документы o Документы по личному составу o Организация работы с документами o Организация документооборота и его основные этапы o Бланки документов o Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению o Работа с конфиденциальными документами o Компьютерные технологии в делопроизводстве o Правила хранения документов, подготовка к архивному хранение

o Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Современное делопроизводство включает: o обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); o организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

o Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением. o В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» .

o Документирование — это процесс создания и оформления документа. o Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам» .

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации o Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. o Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов. o Это необходимо для осуществления контроля управления, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

Документ и его функции

Документ Это информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, записанная любым способом, на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом.

Документ используется для передачи информации во времени и расстоянии. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда.

Документ выполняет следующие функции: o Информационную o Организационную o Коммуникативную o Юридическую o Воспитательную

Важнейшей среди них является информационная функция В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов

Документ несет юридическую функцию , поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений

Наконец, документ несет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает культуру управленческой деятельности как руководителя учреждения, так и учреждения в целом.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации

Делопроизводство и его структура

Делопроизводство Это сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называется документированием

Создание документа включает стадии: o. Изучение существа дела o. Сбор необходимой информации o. Подготовка проекта документа o. Согласование проекта o. Подписание документа

Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять контроль исполнения, называется документооборотом.

Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относят к архивному делу

Делопроизводство охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сдаче в архивное хранение

Совокупность правил работы с документами в организации, учреждении, подкрепленных соответствующими нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления (ДОУ) данной организации, учреждения.

Нормативно-правовая база делопроизводства

o. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др. ) o. Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" o. Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 152 -ФЗ (ред. от 04. 06. 2014) "О персональных данных" o. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63 -ФЗ «Об электронной подписи» o. Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирование. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией

Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использование архивных документов.

В настоящее время действует ГОСТ Р 6. 30 -2003 УСД. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Классификация деловых документов

Все документы, обращающие в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: o Видам деятельности o Юридической силе o Наименованию o Стадиям создания o Способу фиксации o Происхождению информации o Срокам хранения o Месту составления o Степени обязательности o Степени сложности o Степени унификации o Степени гласности o Характеру содержания (секретности) o Срокам исполнения

По видам деятельности (или назначению): Документы подразделяются на: -Нормативные -Научно-технические -По изобретениям и открытиям -Организационно-распорядительные -По личному составу -Финансово-расчетные -Социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновидностей: Некоторые из них: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, акты, протоколы, уставы, инструкции, записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают: Письменные (рукописные, машинописные, типографские, копировальные, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на: Документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация , в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности: Документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени гласности различают: Документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально» , «лично» ).

По юридической силе: Документы подразделяют на подлинные и подложные. Среди подлинных, в отличие от подложных, выделяют действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения классифицируются: Документы на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно» .

По стадиям подготовки: Документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными нормами. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению, документы классифицируют: На служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, организациях и личные - письма граждан с изложением жалоб, предложений и просьб.

По срокам хранения: Документы делятся на: o постоянного хранения. o временного хранения. Со сроком хранения до 10 лет свыше 10 лет

По степени обязательности, бывают: Документы информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической и технической нормы

По степени унификации: Различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы. Рассмотрим каждый из этих видов:

Индивидуальные документы По содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовые правила внутреннего распорядка, типовой технологический процесс.

Трафаретные документы Имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательной оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета Способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Таблица Форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. № Название раздела виды, типы , составляющие 1 2 3

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющиеся взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др. ), трудовые соглашения.

По характеру содержания: Документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Характеристика документов управленческой деятельности o Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. o В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

o Устав- свод правил, положений, устанавливающий порядок деятельности учреждения, организации. Текст устава (положения) содержит следующие основные разделы: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы.

o В разделе общие положения целесообразно указывать основание для образования учреждения (подразделения), его подчиненность и основные направления деятельности. o В разделе основные задачи и функции кроме перечисленных главных задач, целесообразно определить функциональные связи учреждения (подразделения) с другими учреждениями или структурными звеньями. o В соответствии с уставом предприятия, учреждения, разрабатывается его структура и определенная штатная численность, что закрепляется в соответствующих документах.

o Штатное расписание – документ, в котором отражается должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы. Составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем, согласовывается с главным бухгалтером, юристом и утверждается руководителем. o Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя.

o Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. o Должностные инструкции - документ, которым определяется правовое положение работников учреждения. Должностная инструкция устанавливает задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

o Договор – соглашение двух или более лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (заем, купля-продажа, подряд). o План – в нем фиксируются намеченные к выполнению работы или мероприятия, их последовательность, объем (в определенных показателях), сроки выполнения, исполнители. o Отчет – в него входят сведения о выполнении плана или поручений руководства, а также о выполнении определенных мероприятий. Он предназначается для представления вышестоящему лицу или учреждению.

o Письмо – наиболее распространенный вид служебной документации, используемый для обмена информации между учреждениями всех уровней государственного аппарата (запросы и ответы, разъяснения, отзывы и сообщения). Разновидностями письма являются заключения и извещения. o Заключения – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу. o Извещение – сообщение заинтересованному учреждению или лицу о предстоящем мероприятии (конференции, заседании, совещании) с предложением принять в нем участие.

o Докладом – называется документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями. Он предназначен для устного прочтения. o Справка – описание или констатация каких-либо фактов. Например, справка о выполнении планового задания, о численности штата, о зарплате. o Сводка - является разновидностью справки. Она содержит определенную сумму сведений, полученных от различных организаций и лиц. Оптимальным вариантом оформления сводок являются таблицы и графики.

o Докладная записка - в отличие от справки, составляется в том случае, если необходимо кроме перечисленных фактов отразить мнение организации или должностного лица по определенному вопросу и дать конкретные предложения. Как правило, докладная записка представляется в вышестоящую организацию или должностному лицу для принятия определенного решения. o Пояснительная записка – является введением (предисловием) к какому-либо основному документу: плану, отчету, проекту. От нее следует отличать объяснительную записку, составленную сотрудником по требованию администрации в случае серьезных нарушений трудовой дисциплины.

o Обзор – краткое сообщение, содержащее информацию для подведомственных и сторонних организаций о работе в той или иной области или о деятельности учреждения за определенный период. o Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения какого-либо вопроса любым коллегиальным органом (временным или постоянным) и принятые им решения. Он является одним из информативных управленческих документов.

o Акт – документ коллегиального характера, в котором в отличие от протокола, группой лиц подтверждается определенный факт или событие. Например, акт может подтверждать завершение какой - либо работы, уничтожение дел и др. o Приказ – является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. В приказах должны отражаться основные вопросы деятельности учреждения.

Документы делятся на 3 блока: o Организационные o Распорядительные o Справочно - информационные

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов учреждения. o ОД - устав, договор, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, план, отчет и др.

Распорядительные документы – комплекс документов, посредством которых осуществляется документируется распорядительная деятельность учреждения. o. РД – приказы, распоряжения, указания. Справочно-информационные документы - служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки.

Организационные документы: Должностная инструкция o Должностная инструкция - основной организационно - правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности. Определяет правовое положение работника в учреждении. o Основными целями должностной инструкции являются: Шсоздание организационно - правовой основы служебной деятельности работников; Шповышение ответственности работника за результаты его деятельности; Шобеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

o Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на учреждение, организацию или предприятие в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства, действующих нормативных и правовых актов. o Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ___________________________ (наименование учреждения, организации или предприятия) УТВЕРЖДАЮ Руководитель ____________________ (наименование учреждения, организации или предприятия) ___________ (подпись) (фамилия, инициалы) "__" ______ 200_ г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ______________________________ (полное наименование должности и структурного подразделения учреждения, организации или предприятия по штатному расписанию) I. Общие положения 1. 2. 3. и т. д. II. Должностные обязанности ____________ (наименование должности) 1. 2. 3. и т. д. III. Права ______________ (наименование должности) 1. 2.

IV. Ответственность ____________ (наименование должности) 1. 2. 3. и т. д. Руководитель структурного подразделения __________________________ (наименование должности) (подпись, фамилия, инициалы, дата) Согласовано: Начальник юридического отдела (юрисконсульт), профсоюзный комитет ___________________________ (подпись, фамилия, инициалы, дата) Ознакомлен: (дата и подпись работника) Примечание. Согласование должностной инструкции с другими должностными лицами проводится после согласования с начальником юридического отдела (юрисконсультом).

Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции o В должностной инструкции указывают наименование учреждения, организации или предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения o Должностная инструкция состоит из разделов: Ш общие положения; Ш обязанности; Ш права; Ш ответственность. o В разделе «Общие положения» указывают: 1) квалификационные требования, предъявляемые к работнику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью; 2) основополагающие организационно - правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

3) перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных данному работнику по службе (если таковые имеются); 4) порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия. В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности. o В разделе «Должностные обязанности» указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения учреждения, организации или предприятия с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. o В разделе «Права» приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

o В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством Российской Федерации материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению, организации или предприятию. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника. o Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется по прилагаемой форме. Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции o В соответствии с требованиями законодательства, действующих нормативных правовых актов и Положения устанавливается типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции. o Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) учреждения, организации или предприятия. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями учреждения, организации или предприятия, руководителем вышестоящего органа управления.

o Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения, организации или предприятия и хранят в отделе кадров учреждения, организации или предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. o Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения, организации или предприятия.

o Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения, организации, предприятия или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением. o Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ N п/п Фамилия, имя, Дата и подпись Дата и номер отчество работника после приказа об работника, ознакомления с назначении на освобождении назначаемого на инструкцией и должность от занимаемой должность получения ее должности копии 1 2 3 4 5 Примечания. 1. Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия. 2. На обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ______ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения, организации или предприятия или лицо, им уполномоченное с указанием даты.

Распорядительные документы Приказ - распорядительный документ организации, учреждения со статусом юридического лица. o Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально - техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа. o Проекты приказов могут быть подготовлены специалистами учреждения, согласовываются с главными ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписывается руководителем учреждения

o Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. o Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. По содержанию приказы делятся на два вида: oпо основной деятельности o по личному составу

Приказы по основной деятельности o Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управление по вопросам производственно- хозяйственной деятельности. o Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

o В первой, констатирующей , части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт вышестоящей организации , то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается организации, учреждения.

Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» , прописными буквами с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.

o В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения. o Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ o В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. o До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам. o Приказы подписываются руководителем ( в отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности) организаций, учреждений со статусом юридического лица.

Образец приказа по основной деятельности МУЗ ГКБ № 20 ПРИКАЗ 08. 02. 2002 № 2 г. Красноярск О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами в учреждении и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате МУЗ ГКБ № 20. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01. 02. 2002. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01. 02. 2002. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Ивановой А. И. Совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г. О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения учреждения до 01. 02. 2002. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Егорова П. А. Директор Личная С. Т. Борисов подпись Визы В дело 01 - 08 Иванова А. И. 243 435 Подпись 10. 02. 2002

Образец выписки из приказа по основной деятельности ТОО ''Маяк '' Выписка из приказа № 02 Москва О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 08. 02. 2002 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Директор С. Т. Борисов Верно. Секретарь- референт Личная подпись А. И. Иванова 15. 02. 2002

Форма приказа о внесении изменений в должностную инструкцию Наименование предприятия ПРИКАЗ 00. 00 № 00 Москва О внесении изменений в должностную инструкцию __________________ В связи с _____________________________ (основание) __________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: Внести в должностную инструкцию _. . . . . _________________ следующие изменения: _______________________________________________________________ Директор подпись расшифровки подписи Визы

Приказы по личному составу o Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования кадровой службы учреждения. o Т. е. приказами по личному составу документируют трудовые правоотношения. o Приказами оформляют: прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков, командировок, изменение условий оплаты труда, присвоение квалификационных категорий, разрядов, изменение анкетно- биографических данных, поощрения и наложение взысканий.

o Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное заявление работника, контракт, трудовое соглашение, докладная записка (о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (о нарушении трудовой дисциплины) и др. o Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. o Тексты не имеют констатирующей части и глагола «приказываю» . Сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать. o К приказам о командировании сотрудников органа или учреждения прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения.

o В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью. o Приказы подписывают руководители организаций, учреждений со статусом юридического лица или по их поручению - заместители. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. o Приказы по личному составу согласовываются с главным бухгалтером, юристом, руководителем структурного подразделения. o Согласно ТК доводятся до сведения работников под расписку.

Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла – от приема на работу сотрудника до его увольнения - подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника называется документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов: o по учету кадров o по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Образец приказа по личному составу МУЗ ГКБ № 20 ПРИКАЗ № 3 -к ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИНЯТЬ Егорову Александру Петровну на должность старшего бухгалтера с 17. 01. 04 с окладом _____руб в месяц, согласно заключенному контракту. Основание: контракт № ______ от _______ С приказом ознакомлена: личная подпись, дата 1. 2 Зиновьеву Нину Вячеславовну на должность старшей медицинской сестры кардиологического отделения с окладом согласно штатного расписания, с двухмесячным испытательным сроком. Основание: заявление Зиновьевой Н. В. С приказом ознакомлена: личная подпись, дата 1. 3 Яковлеву Антонину Матвеевну уборщицей склада временно с17. 01. 04 по 25. 01. 04, с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Яковлевой А. М С приказом ознакомлена: личная подпись, дата ПЕРЕВЕСТИ Петрову Галину Андреевну, старшего специалиста экономического отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста данного отдела с 16. 01. 04 с окладом ______руб. в месяц. Основание: заявление Петровой Г. А. , докладная записка заведующего экономическим отделом Ефимова В. С. С приказом ознакомлена: личная подпись, дата УВОЛИТЬ Антипову Ольгу Андреевну, секретаря референта канцелярии 19. 01. 04 в связи с истечением срока контракта, п. 2 ст. 29 ТК Российской Федерации. Основание: контракт № ______ от _______ С приказом ознакомлена: личная подпись, дата Главный врач Личная подпись А. Б. Иванов

Приказ об отпуске МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 118 О предоставлении отпуска ПРЕДОСТАВИТЬ: Ивановой Елене Ивановне, старшей медицинской сестре отделения урологии оплачиваемый отпуск с 5. 08. 2005 на 35 календарных дней. За период с 10. 05. 2005 по 10. 05. 2006. ОСНОВАНИЕ: Личное заявление работника, график отпусков. Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин

МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 128 О предоставлении отпуска ПРЕДОСТАВИТЬ: Ивановой Марии Ивановне, медицинской сестре отделения травматологии , учебный отпуск на сдачу промежуточной экзаменационной сессии за 2 курс с 01. 09. 2005 на 40 календарных дней. Ст. 173 ТК РФ ОСНОВАНИЕ: Справка – вызов с учебного заведения №, дата. Личное заявление работника. Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин

МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 113 О предоставлении отпуска В связи остановкой работы в отопительном цехе ПРЕДОСТАВИТЬ: административный отпуск с 01. 09. 2005 до восстановления работ в отопительном цехе, с начислением 2/3 от долженствующего оклада следующим работникам отопительного цеха: Мастеру цеха по производству Литвинову Ивану Геннадьевичу Технологу Губанову Михаилу Петровичу Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин

МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 114 О предоставлении отпуска ПРЕДОСТАВИТЬ: Ивановой Екатерине Андреевне, врачу-аллергологу пульмонологического отделения отпуск по беременности и родам с 01. 09. 2005 на 140 календарных дней. ОСНОВАНИЕ: Личное заявление сотрудницы. Листок нетрудоспособности №, дата Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин

МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 115 О предоставлении отпуска ПРЕДОСТАВИТЬ: Ивановой Екатерине Андреевне, врачу-аллергологу пульмонологического отделения , дополнительный отпуск на 54 календарных дня в связи с рождением 2 -х детей. ОСНОВАНИЕ: Личное заявление сотрудницы. Свидетельства о рождении детей, №, дата. Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин

МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 6 О предоставлении отпуска ПРЕДОСТАВИТЬ: Ивановой Екатерине Андреевне, врачу-аллергологу пульмонологического отделения, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. ОСНОВАНИЕ: Личное заявление работницы. Свидетельство о рождении ребенка, №, дата. Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин

МУЗ ГКБ № 20 Приказ 05. 08. 2005 № 7 О предоставлении Отпуска ПРЕДОСТАВИТЬ: Литвинову Ивану Васильевичу, хирургу отделения травматологии, отпуск без сохранения заработной платы с 1. 09. 2005 на 5 календарных дней, в связи с рождением ребенка. ОСНОВАНИЕ: Личное заявление работника. Справка о рождении ребенка имеется. Главный врач: А. Т. Борисов СОГЛАСОВАНО: Гл. бухгалтер: Т. И. Торосова Заведующий отделением: О. М. Иванов Юрист: М. Ю. Лопатин