Основные требования к составлению и оформлению документа Лекция 4 Кафедра УЭЗи. Ф ИПО к. м. н. , доц. Максимова С. И.
Цель: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р 6. 30 -2003. План: 1. Бланки документов и требования к ним. Структура документа. 2. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
Литература по делопроизводству • Основная литература: 1. Кузнецова И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник /И. Н. Кузнецова. - М. : Изд-во Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – 576 с. 2. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. – М. : ТК Велби. Изд-во Проспект, 2008. – 240 с. 3. Кирсанова М. В. Деловая переписка: учебн-практ. пособие /М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов – 3 -е изд. – М. : Инфра-М, 2011. – 136 с.
• Дополнительная литература: 1. Делопроизводство. Учебник /Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялкова – М. : Изд. центр «Академия» , 2005. – 176 с. 2. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности – СПб. : Питер, 2004. – 208 с. 3. Басаков М. И. Делопроизводство. Конспект лекций /серия «Зачет и экзамен» - Ростов н/д. : изд-во Феникс, 2004. – 192 с. 4. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция: учебн. пособие – Ростов н/Д. : изд-во Феникс, 2004. – 320 с.
Бланки документов и требования к ним
• Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке. • Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией (реквизитами)
• Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. • Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. ▫ Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. ▫ Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.
• Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м 2 до 200 г/м 2 и по белизне – от 88% до 98%.
ГОСТ Р 6. 30 -2003 устанавливает два стандартных формата: • Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А 4 – (210* 297 мм) и А 5 (148*210 мм). • В делопроизводстве также находит применение формат А 3 (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов
20 мм Место указания номера страницы 20 мм 10 мм 20 мм • Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: • Левое - 20 мм; Правое - 10 мм; Верхнее - 20 мм; Нижнее - 20 мм.
• ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.
• В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: ▫ угловой; ▫ продольный. • В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: ▫ бланк организации; ▫ бланк структурного подразделения; ▫ бланк должностного лица. • В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: ▫ общий бланк; ▫ бланк письма; ▫ бланк конкретного вида документа (кроме письма).
В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия: • Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма); • Бланк для письма; • Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Классификация бланков документов
• Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка - угловое и продольное.
ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В. Ф. Войно-Ясенецкого Министерства здравоохранения и социального развития. РФ Крас. ГМУ Минздравсоцразвития РФ 660022, г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1 тел. (3912) 20 -13 -95, факс (3912) 23 -78 -35 E-mail: rector@krsk. info Угловое расположение реквизитов ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В. Ф. Войно-Ясенецкого Министерства здравоохранения и социального развития. РФ Крас. ГМУ Минздравсоцразвития РФ 660022, г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1 тел. (3912) 20 -13 -95, факс (3912) 23 -78 -35 E-mail: rector@krsk. info Продольное расположение реквизитов
ГОСТ Р 6. 30– 2003 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Издание официальное ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва Титульный лист ГОСТ Р 6. 30 -2003
• ГОСТ Р 6. 30– 2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационнораспорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011– 93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» • (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: • состав и схемы расположения реквизитов; • требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
• ОРД является наиболее распространенным видом документации. • Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:
1. Организационно-правовая документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); 2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); 3. Информационно-справочная документация, которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на: ▫ • оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п. ); ▫ • справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др. ); 4. Документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др. ).
• Требования ГОСТ Р 6. 30– 2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6. 30– 97 и его • предшественников ГОСТ 6. 38– 72 и ГОСТ 6. 39– 92).
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6. 302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
• Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов. • Реквизит - обязательный элемент любого официального документа. • Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
• Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. • Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Состав реквизитов ОРД • При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: • 01 — Государственный герб Российской Федерации; • 02 — герб субъекта Российской Федерации; • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); • 04 — код организации; • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • 07 — код формы документа; • 08 — наименование организации; • 09 — справочные данные об организации; • 10 — наименование вида документа; • 11 — дата документа; • 12 — регистрационный номер документа; • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа; • 15 — адресат; • 16 — гриф утверждения документа; • 17 — резолюция; • 18 — заголовок к тексту; • 19 — отметка о контроле; • 20 — текст документа; • 21 — отметка о наличии приложения; • 22 — подпись;
• • • 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; • 29 — отметка о поступлении документа в организацию; • 30 — идентификатор электронной копии документа.
• Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.
• Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. • Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. • Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А 4 УГЛОВОГО БЛАНКА
Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Основные требования к оформлению документов: • Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов. • При оформлении служебной документации указываются следующие сведения: название учрежденияавтора документа, наименование вида документа, заголовок (краткое обозначение содержания), адрес, дата, а также проставляются отметки о его согласовании, прохождения и исполнении. • Документ обязательно должен быть завершен удостоверением, т. е. подпись, гриф утверждения, оттиск печати.
01 — Государственный герб Российской Федерации • Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательств Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021). • Допускается воспроизведение герба производить в цветном и черно-белом варианте.
02 — Герб субъекта Российской Федерации • Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. • Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных • округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.
03 — Эмблема организации или товарный знак(знак обслуживания) • Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). • Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Пример оформления реквизита "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" на бланке письма
04 — Код организации • Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). • Код является элементом электронной идентификации документа.
05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) • Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 — Код формы документа • Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). • ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов.
08 — Наименование организации • Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. • Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии)
• Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. • Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
• Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах • организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного
Пример: ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В. Ф. Войно-Ясенецкого Министерства Здравоохранения и социального развития РФ Крас. ГМУ Минздравсоцразвития РФ • Наименование организации, полное и сокращенное, должно соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т. е. даваться с указанием организационноправовой формы и в строгом соответствии с наименованием (Гражданский Кодекс Российской Федерации, ч. 1, ст. 54). • Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование ниже полного.
09. Справочные данные об организации • Данный реквизит включает на сегодняшний день следующее: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номер телефона номер факса, номер электронной почты, если указывается расчетный счет в банке, то адрес становится юридическим.
Пример «Справочные данные об организации» : ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В. Ф. Войно-Ясенецкого Министерства Здравоохранения и социального развития РФ Крас. ГМУ Минздравсоцразвития РФ 660022, г. Красноярск – 22, ул. Партизана Железняка, 1 тел. (3912) 20 -13 -95, факс (3912) 223 -78 -35 E-mail: rector@krsk. info
10. Наименование вида документа • Обязательный реквизит. • Он позволяет выделять искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. • Оформляется, как правило, прописными буквами, кроме документов, написанных от руки. • Этот реквизит обязателен для всех документов, кроме деловых писем (исключение составляют информационные и гарантийные письма). В них имеются только заголовки к тексту. • Наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
11. Дата документа • Обязательный реквизит. • Дат в документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами. • Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. • Для внутренних документов – приказов, справок и т. п. – датой в бланке является дата подписания. • Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправления. • Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов - планов, инструкций и т. п. - датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения. • Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
03. 06. 05 03. 06. 2005 21 декабря 2005 г. • Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится восемь знаков - шесть цифр и две разделительные точки. Если число однозначное, то перед ним обязательно ставится ноль. • Но год может писаться полностью • Словесно-цифровой способ оформления дат применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, а иногда и в протоколах, актах, приказах.
12. Регистрационный номер документа • состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. • Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа • включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. • Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. • Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа
14. Место составления или издания документа • указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» . • Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15. Адресат • Обязательный реквизит. • Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные. . . ), передаваемых в структурные подразделения (указания, распоряжения. . . ). • 1. 2. 3. 4. 5. • Данный реквизит может состоять из максимального количества элементов: наименования организации (в Им. пад. ); наименования структурного подразделения (в Им. пад. ); указания должности получателя (в Дат. пад. ); фамилии и инициалов получателя (в Дат. пад. ); почтового адреса. Каждая из указанных составных частей размещается с новой строки, знаки препинания в конце каждой строчки не ставятся. Длина строки не должна превышать 9 -10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.
• В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. • При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. • Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Минюст России Управление систематизации законодательства
• Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: АОЗТ «Болшевский текстиль» Бухгалтерия Старшему экономисту А. С. Николаеву или Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод» В. И. Петрову
• Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области • В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например: Председателю садового товарищества «Можайские дали» В. А. Бунееву
При адресовании документа лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. И-ский государственный университет Зав. кафедрой английского языка д. п. н. проф. Д. К. Игнатьеву • Но с 1 января 1998 г. в соответствии с новыми Почтовыми правилами Россия перешла на международную систему написания адреса: • номер дома, название улицы (площади, шоссе и т. п. ); • название города и почтовый индекс; • название страны. • Почтовый адрес не проставляется в документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы и постоянным корреспондентам.
Пример «адресат» : Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации Департамент организации медицинской помощи населению или Российская Академия медицинских наук Управление кадров или КГБУЗ «Краевая клиническая больница» ул. П. Железняка д. 3 Г. Красноярск, 660027 Начальнику отдела кадров И. О. Фамилия
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например: ОАО "Медицинская техника" Планово-экономический отдел Старшему экономисту А. А. Петровой При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору СП «Медицинское оборудование» И. И. Иванову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Внештатным специалистам Агентства здравоохранения и лекарственного обеспечения администрации красноярского края или Главным врачам центральных районных больниц
16. Гриф утверждения • реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДАЮ Главный врач КГУЗ ККБ Маштаков Б. П. Маштаков 12. 05. 2005 • Данный реквизит состоит из: • слова УТВЕРЖДАЮ; • наименования должности лица, утверждающего документ (в Им. пад. ); • личной подписи, ее расшифровки; • даты. • Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование учреждения
17. Резолюция Зайцевой А. В. Никитину П. С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 21. 12. 2011 Личная подпись 25. 11 • реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей. • Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения
Это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: • текста; • подписи; • даты. На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель и срок исполнения.
Пример: • По своему характеру текст резолюции может быть двух видов: 1. Содержащий решение вопроса ("3 ачислить", "Отказать", "Выделить 200 р. . ). 2. Содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции содержит: • Ф. И. О. исполнителя; • характер и порядок решения вопроса; • срок исполнения; • подпись составившего резолюцию (без ее расшифровки); • дату составления. Резолюция пишется разборчивым подчерком под углом по отношению к тексту документа на отведенном ГОСТом месте; если имеются другие резолюции, они пишутся на свободных местах лицевой стороны документа.
18. Заголовок к тексту • Каждому служебному документу, независимо от вида, содержания и назначения дается заголовок. • Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Заголовки, как правило, начинаются с предлога «О» , «ОБ» . Примеры: «О внедрении системы оценки качества медицинской помощи в ЛПУ» «О дополнительном финансировании ЛПУ края в 2001 г. » Заголовок к документу дает возможность обеспечить поиск документа, заполнение регистрационной карточки, систематизацию дел. Заголовок выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. Отметка о контроле • означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. • Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» , словом или штампом «Контроль»
• Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка в вида буквы "К" (контроль) или контрольной даты на левом поле документа. • Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким карандашом, фломастером.
20. Текст документа • Обязательный реквизит. • Это главный реквизит ради которого составляется и оформляется весь документ. • Текст документа делится на абзацы – простейшие компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (не больше 2 -3 предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль. • Тексты документов сложных, больших по объему (обзоров, отчетов и т. д. ) разделяются на части, которые нумеруются арабскими цифрами: 1. Раздел (или глава). 1. 1. подраздел. 1. 1. 1. Пункт. 1. 1. подпункт.
• При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ( «имеете» , «владеете» или «были» , «находились» и т. д. ). • Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. • Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
• Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. • В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. • Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; • письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
• В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: ▫ ▫ ▫ наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. • Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. , то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
• В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д. ) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ( «приказываю» , «предлагаю» , «прошу» ). • В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ( «постановляет» , «решил» ). • В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ( «приказываем» , «решили» ). • Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ( «слушали» , «выступили» , «постановили» ).
• В письмах используют следующие формы изложения: • — от первого лица множественного числа ( «просим направить» , «направляем на рассмотрение» ); — от первого лица единственного числа ( «считаю необходимым» , «прошу выделить» ); — от третьего лица единственного числа ( «министерство не возражает» , «ВНИИДАД считает возможным» ).
21. Отметка о наличии приложений • Отдельные документы имеют приложения. Ими могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. • Это могут быть инструкции, правила, различные таблицы, справки и т. д. • Если приложения упомянуты в тексте, то оформляются они по следующей форме: Приложение на 5 л. в 2 экз.
• Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; • при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: • 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
• Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора Института от 15. 06. 2007 № 319
22. Подпись • Обязательный реквизит. • Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. • Данный реквизит включает в себя: 1. наименование должностного лица, подписывающего бланк (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное, если документ оформляется на бланке организации). На бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 2. личную подпись; 3. расшифровку личной подписи (ставится на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией)
• например: Директор Личная подпись Н. А. Федоров • При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. • При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например; Генеральный директор Личная подпись М. А. Медведев Главный бухгалтер Личная подпись Н. А. Логинова
• При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель Министра юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации Личная подпись В. М. Степанов А. П. Миронов
• В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Н. В. Куликов Члены комиссии Личная подпись К. М. Артемьева Личная подпись С. П. Матвеев Личная подпись В А. Филатов • Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. • При этом не допускается ставить предлог «За» , надпись от руки «Зам. » или косую черту перед наименованием должности.
Если лицо, подпись которого требуется, отсутствует, подписывает документ лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (заместитель или И. О. и его фамилия). Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога «За» или косой черты перед наименованием должности подписавшего , не разрешается. • В Вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. • При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Главный врач Гл. бухгалтер Кротов Иванова А. Д. Кротов К. П. Иванова
23. Гриф согласования документа • Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными организациями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. • Согласование проводится внутри организации и вне ее. • Гриф внешнего согласования имеет два варианта: 1. Согласование с конкретным должностным лицом. 2. Согласование с коллегиальным органом. • В первом варианте после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и дата.
24. Виза согласования документа - визирование документа является формой его внутреннего согласования в пределах конкретного учреждения • Обязательный реквизит. • Это подпись, подтверждающая факт ознакомления с документом. • Данный реквизит включает в себя: 1. должность (при необходимости); СОГЛАСОВАНО 2. личную подпись; Внештатный специалист 3. ее расшифровку; Министерства здравоохранения и 4. дату. лекарственного обеспечения ______Н. Ф. Крутяков "_________200_г. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае делается пометка "Замечания прилагаются".
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания координационного совета от 06. 11. 2005 № 11 • Место расположения грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа. • При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0 и 40 знаков. • Согласованный документ направляется для подписания. • Гриф внутреннего согласования оформляется визой.
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г Грязнова 23. 04. 2007 • Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. , гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30. 10. 2007№ 451 -805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «Планета» от 21. 06. 2007 № 10
25. Печать • Для придания юридической силы ряду документов необходимо заверить их печатью. • В организациях печати бывают, как правило, двух видов гербовая (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. • Печать ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. • Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба, а по окружности указывается полное название организации. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица • Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью. • Оттиск печати проставляется таким образам, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Директор М. п. Завьялов В. И. Завьялов
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать • Акты (приема оборудования; списания. . . ). • Доверенности (на веление дел в арбитраже. . . ). • Договоры (о поставках, аренде помещений; о производстве работ. . . ). • Задания (на оборудование, изобретение. . . ). • Заявления (на аккредитив. . . ). • Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в ВАК (высшую аттестационную комиссию). • Исполнительные листы. • Командировочные удостоверения. • Нормы расхода на драгоценные металлы. • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансовохозяйственных операций. • Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг. . . ). • Поручения (банковские, пенсионные; платежные. . . ). • Положения о министерствах (ведомствах). • Протоколы (согласования планов поставок. . . ). • Реестры (чеков; бюджетных поручений, предоставляемых в банк. . . ). • Сметы расходов (на капитальное строительство; на калькуляцию к договору. . . ). • Справки (лимитные; о выплате страховых сумм. . . ). • Спецификации (изделий, продукции. . . ). • Титульные списки. • Штатные расписания и изменения к ним. • Документы, удостоверяющие личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом…).
26. Отметка о заверении копии • Данный реквизит состоит из: 1. заверительной надписи "Верно"; 2. наименования должности сотрудника, завершившего копию; 3. его личной подписи; 4. ее расшифровки; Верно Секретарь-референт Краснова Ю. И. Краснова 5. даты 25. 10. 05 При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки за верительную надпись удостоверяют печатью, в этом случае копия имеет силу оригинала. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
27. Отметка об исполнителе • Эта отметка является особенно важной на документах, исходящих их крупных организаций. • Она позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы дела. • Располагается данный реквизит с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа. • Ниже иногда указывается индекс машинистки (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. • В случае необходимости, в числе в документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатается количество экземпляров с указанием адресатов Иванов В. П. Тел. 42 90 50
28. Отметка об исполнении документа и направлении его дело • Обязательный реквизит. • Этот реквизит может включать в себя: 1. краткую справку об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; 2. при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; 3. слова "В дело"; 4. индекс дела, в которое будет подшит документ; 5. дату направления документа в дело; 6. подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.
• Проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, и направления ответа. • Свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отвечено. 03 -06/ГЗ от 11. 04. 05. В дело. Петров В дело 04 -07 Чернова 09. 06. 05
29. Отметка о поступлении документа в организацию, учреждение • Является обязательным реквизитом для всех входящих документов. • Включает порядковый номер и дату поступления документа. • Для данного реквизита часто изготавливается штамп. Вход № Дата
30. Идентификатор электронной копии документа • Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа, размером не менее № 6 и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в учреждении. • Зона расположения этого реквизита: doc/11 -01. doc
Скачать презентацию Основные требования к составлению и оформлению документа Лекция
Основные требования к созданию и оформлению.ppt